第三章中文Word2000.doc

计算机应用基础Computer Basic Application第三章Word文档处理第一节 中文Word概述一、办公自动化软件概述 1、常见的中文办公自动化软件种类：国产的WPS系列软件，美国的Microsoft Office系列软件。 2、办公自动化软件Office的版本：Word5.0 for Win32、Word6.0 for Win32、Office 97、Office 2000、Office XP。 3、Office 2000的组成： 字处理软件(Microsoft Word) 电子表格软件(Microsoft Excel) 演示文稿软件(Microsoft PowerPoint) 数据库软件(Microsoft Access) 网页设计软件(Microsoft FrontPage) 离线浏览器( Microsoft Outlook)二、Word 的功能与特点： 1、所见即所得：用户编辑的效果与打印输出效果一致 2、直观的操作界面：界面友好、工具丰富 3、多媒体混排：支持文字、图形、图像、声音、动画、艺术字等 4、强大的制表功能：制作方法多样、灵活、美观、快捷 5、自动功能：自动排版、自动更正、自动摘要 6、强大的模板与向导功能：可使用默认模板、自定义模板 7、丰富的帮助功能： 8、Web工具支持：可堪入并制作网页 9、超强兼容性：支持多种文件格式，提供多种格式编辑 10、强大的打印功能：支持打印预览、打印参数设置三、Word的启动与退出 1、启动： 法一：“开始”菜单“程序”“Microsoft Word” 法二：如果桌面上有“Microsoft Word”图标，双击该图标 法三：如果“快速启动区”有“Microsoft Word”图标，单击该图标 法四：在“我的电脑”或“资源管理器”中找到“WORD.EXE”文件，双击该文件 法五：打开“开始”菜单的“运行”对话框，在该对话框中输入带路径的“WORD.EXE” 法六：选择一个WORD文档，并双击该文档（间接打开） 2、退出： 法一：双击控制菜单或右上角的“” 法二：选择“文件”菜单下的“退出”，注意与“关闭”区别 法三：使用组合键“Alt+F4”四、Word 2000的窗口 1、窗口组成：标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、标尺、编辑区、状态栏、滚动条、绘图工具栏、Office助手。 2、常用工具栏按钮说明： 3、格式栏按钮说明： 4、标尺说明：五、Word 2000的帮助 途径一：使用帮助命令菜单的“帮助”功能获得帮助 途径二：使用工具栏上的“？”按钮获取Office助手的帮助 途径三：按“F1”键获的在线帮助 途径四：在对话框中用鼠标点击“？”按钮，再点击需获取帮助的对象，获得在线帮助第二节 文档的基本操作一、文档的基本操作 1、文档的新建： (1)、新建的方法及途径: 方法一：使用文件菜单的“新建”，灵活不快捷 方法二：使用常用工具栏“新建”按钮，快捷不灵活 (2)、新建文档的注意事项: 注意区别“方法一”与“方法二”的异同 一次只能新建一个文档，不能新建多个文档2、文档存盘： (1)、保存： 方法一：使用“文件”菜单的“保存” 方法二：使用工具栏上的“保存”按钮 方法三：使用快捷键“Ctrl+S” (2)、全部保存：一次保存所有文件 方法：先按住“Shift”键(不松开)，然后操作 (3)、另存：换一个名称保存， 方法：使用“文件”菜单的“另存为”功能(4)、文档保存的三要素： 第一要素：确定保存文档的准确位置 第二要素：查看或指定正确的文件类型 第三要素：输入准确的文件名称（不输入扩展名）第一要素第二要素第三要素(5)、保存文档的注意事项： 文档保存一般在该文件处理完毕或当天操作结束时，但强烈建议把文件保存放在新建文件时。 文档保存位置特别重要，尤其在参加相应考试的时候。 文档的类型不能错误，否则会造成文件格式错误，而无法打开或编辑 输入文件名时，要注意文件名的扩展名，最好不输入其扩展名；同时还要注意文件中英文字母的全角与半角的区别 在Word 2000中，没有“打开”对话框，只有“另存为”对话框 通过“Shift”按键，可实现一次保存所有打开的文档3、文档打开： (1)、文档打开的方法： 方法一：使用“文件”菜单的“打开”菜单项； 方法二：使用常用工具栏的“打开”按钮； 方法三：使用“资源管理器”或“我的电脑”； 方法四：通过“文件”菜单的历史记录区。 (2)、打开文档的注意事项： 使用快速打开方法，必须是要打开的文档在最近使用记录表中； 一次可以打开多个不同文档。具体方法是：在“打开”对话框中同时选中多个文档即可； 一个文档不能重复打开。二、文档编辑的基本操作 1、文本录入的注意事项： 处理中文时，标点符号用中文方式，不能用西文方式；处理西文时，标点符号使用西文，不能使用中文； 英文字母、单词等用半角(西文方式)，最好不用全角(中文方式)； 在录入时，如果有大量重复出现的内容，可以使用“复制”-“粘贴”法、替代法或自动更正法，以加快录入速度； 在录入时，只有自然段结束的时候敲回车键，段内不要敲回车键； 录入文本时，不应该使用“空格”的地方，不能使用“空格”。例如每一段落开始的“空两格”、大标题的居中等。2、选定文本操作： 注意：文本选定与Windows窗口选定对象一样，必须是“先选定后执行”。 (1)、选定一个英文单词或一个中文词组 鼠标指向待选定文本双击 (2)、选定若干文本 使用鼠标选定：指向待选定文本的起始(结束)位置，然后拖动 使用键盘：将“插入点”设置在起始(结束)位置，然后按Shift键拖动 (3)、选定一行(多行)文本 鼠标指向选定区相应位置，然后单击(拖动) (4)、选定一段文本 鼠标指向选定区相应位置，然后双击 鼠标指向待选定段落，然后三击(5)、选定整个文档 鼠标指向选定区任意位置，然后三击 鼠标指向选定区任意位置，然后使用“Ctrl+单击” 使用快捷键“Ctrl+A” 使用编辑菜单中的“全选”功能 (6)、选定列块 按住Alt键，然后用鼠标选定文本 (7)、取消选定内容 用鼠标单击工作区任何位置，或者按任一光标移动键3、插入与改写文本： 光标的两种状态：插入状态(默认)、改写状态 光标的两种状态互换方法：用鼠标双击“状态行”的“改写”或使用键盘上的“Insert”键 插入与改写的步骤： 第一步：定位光标 第二步：确定并修改光标状态 第三步：输入具体内容 改写的特殊操作：选定要改写的内容，输入修改的内容 注意：在插入或改写之前，一定要注意插入点（光标）的位置4、删除文本： 删除单字：光标前的字符(退格键)、光标后的字符(“Delete”键) 删除选定文本：首先选定文本，然后用“Delete”键或“退格键”，也可以用菜单中的“删除”选项或工具栏中的“剪切”按钮5、移动文本： 快速移动：将鼠标指针移到选定文本区域，按住左键并拖动。主要用于短距离的文本移动 间接移动：首先将选定的文本“剪切”到剪贴板中，然后将其“粘贴”到指定位置。主要用于长距离移动6、复制文本： 快速复制：将鼠标指针移到选定文本区域，按住Ctrl键并拖动。主要用于短距离的文本复制 间接复制：首先将选定的文本“复制”到剪贴板中，然后将其“粘贴”到指定位置。主要用于长距离复制7、撤消与重复操作： 当用户进行插入、改写、删除、剪切、复制、粘贴等操作时，Word 2000都将记录下其操作的过程，如果用户在编辑时操作出错想回到以前的某一状态，可以用工具栏上的“向左撤消”按钮，返回到该状态；撤消以后，也可以用工具栏上的“向右撤消”按钮，返回到撤消以前的某一状态。 注意：一但关闭该文档之后，就不能再撤消以前操作。8、窗口显示比例调整： 方法一：“视图”菜单中的“显示比例” 方法二：常用工具栏中的“显示比例”按钮 注意：调整窗口显示比例，并不影响文本的打印输出效果。9、显示/隐藏状态： 转换方法：使用常用工具栏中得“显示/隐藏”按钮转换。 作用：控制非显示或打印字符是否在屏幕上显示出来。 特例（文字内容的隐藏）：首先选定内容，然后选择“格式”菜单的“字体”功能，在对话框中的“效果”处单击“隐藏”选项10、文档的显示方式（视图）： 显示方式：普通视图、页面视图、Web版式视图、大纲视图等四种。 说明：页面视图是唯一能实现“所见即所得”功能的视图，它可以准确反映文档中每一对象的准确位置，是文档处理常使用的一种视图。 切换方法： 方法一：通过“视图”菜单切换； 方法二：通过水平滚动条左边按钮切换 注意：文档的四种视图的相互切换不会影响到文档的具体内容。第三节 文档的排版设计一、字符格式设置 1、字体、字形和字号的设置： (1)、常见字体：“宋体”、“黑体”、“仿宋”、“楷体”、“隶书” (2)、常见字形：“常规”、“倾斜”、“加粗”、“加粗 倾斜” (3)、常见字号：“初号”、“小初号”、“一号”、“小一号” (4)、设置方法：（注意：首先选中对象） 菜单方式：“格式”菜单“字体”选项 按钮方式：使用“格式按钮栏”中对应的按钮 快捷菜单方式：鼠标指向选中对象，单击鼠标右键选择“字体”(5)、字符格式设置注意事项： 在“字体”对话框中，以中文表示的字体对中文有效，以英文表示的字体对英文有效； 字号有大写和小写两种格式，对于大写字号，字号越小，字越大；对于小写字号，字号越大，字越大。两种字号对中文、英文均有效。(6)、默认设置： 字体：中文默认为宋体、英文默认为Times New Roman 字型：中英文均默认为常规 字号：中英文均默认为五号字2、字符上、下标： 设置方法：与设置字体方法相同（注意：首先选中对象）。 说明：字符的上下标功能的“按钮”没有被放在“格式按钮栏”中，但可以通过“工具”菜单的“自定义”功能自行加入。3、字符间距： 设置方法：与设置字体方法相同（注意：首先选中对象）。 说明：字符的间距有“标准”、“加宽”、“紧缩”三种，其默认为“标准”。4、字符颜色： 设置方法：与设置字体方法相同（注意：首先选中对象）。 说明：在字符颜色设置时，要注意颜色的分类及名称，不要设置成相似颜色。如“蓝色”不能设置成“深蓝”或“浅蓝”。5、其他属性： 下划线：在Word2000中，下划线可以单独设置颜色。 着重号： 字符缩放：其默认缩放比例为100%，大于100%为加宽，小于100%为压缩。 动态效果： 首字下沉：“格式”“首字下沉”。 边框与底纹：“格式”“边框和底纹”。二、段落格式设置 1、段落的对齐方式： (1)、类型：左对齐(格式栏中没有)、右对齐、居中对齐、两端对齐(常用)、分散对齐。 (2)、设置方法： 菜单方式：“格式”菜单“段落”选项 按钮方式：使用“格式按钮栏”中对应的按钮快捷菜单方式：鼠标指向选中对象，单击鼠标右键选择“段落” (3)、默认设置：两端对齐2、段落的缩排方式： (1)、缩排类型： 首行缩进：段落的第一行向右缩进 左缩进：段落各行均向右边的缩进 右缩进：段落各行均向左边的缩进 悬挂缩进：首行外其他行向右缩进 (2)、设置方法： 菜单方式：“格式”“段落”选项 标尺方式：使用“标尺”中对应的按钮 快捷菜单方式：鼠标指向选中对象，单击鼠标右键选择“段落”3、段落的行间距、段间距： (1)、类型： 段前：与前一段的距离 段后：与后一段的距离 行距：段内各行的距离 (2)、设置方法： 菜单方式：“格式”“段落”选项 快捷菜单方式：鼠标指向选中对 象，单击鼠标右键选择“段落” (3)、注意：在段落的行间距中，有单倍行距、最小值、固定值等几种，要注意他们之间的区别。4、换行与分页： 孤行控制：防止 Word 在页面顶端打印段落末行或在页面底端打印段落首行。 段中不分页：防止在段落之中出现分页符。 与下段同页：防止在所选段落与后面一段之间出现分页符。 段前分页：在所选段落前插入手动分页符。 取消行号：防止所选段落旁出现行号。 此设置对未设行号的文档或节无效。 取消断字：防止段落自动断字。三、格式刷的使用 作用：将“选定”的文字或段落的格式复制到指定的文字或段落。 使用方法： 第一步：选定所需格式的文本或段落。 第二步：单击“格式刷”按钮，使鼠标带上格式刷。 第三步：将带格式刷的鼠标指向待改变格式的文本或段落。 第四步：按住鼠标左键不放，拖动鼠标到结束位置。 注意： 、如果要使多处复制相同的格式，第二步时双击“格式刷”按钮。使用结束后按“ESC”键或单击鼠标，关闭格式刷。 、如果复制的属性是段落属性，在确定源格式时应包含段结束符。四、查找与替换 1、查找文本： 功能：在当前文件中，查找指定的文本（属性）。 使用方法：“编辑”菜单“查找” 说明：、待查找文本内容不得超过255个字符 、不仅可以查找文本内容，而且可查找文本的属性，如颜色。 2、替换文本： 功能：在当前文件中，查找指定的文本（属性），并替换为目标文本（属性）。 使用方法：“编辑”菜单“替换” 说明：、查找文本不得超过255个字符 、不仅可以查找普通文本，而且可查找特殊五、插入页码、设置页眉页脚 1、插入页码： 功能：为当前文件增加页码。 方法：“插入”菜单“页码”选项 说明：当插入页码时，系统会自动为每页顺序加入页码，不需要逐页插入页码。 2、设置页眉与页脚： 功能：为当前文件的每页增加顶端及低端显示的文本（有效页面范围之外）。 方法：“视图”菜单“页眉与页脚”选项六、插入特殊符号和数字 1、插入符号： 方法：、通过键盘输入 、“插入”菜单“符号”选项 、通过软键盘输入 说明：以上方法除第二种方法外，其余方法都不能输入全部字符 2、插入数字： 方法：同上 说明：如果插入的数字是项目编号，则最好采用“项目编号”法七、编号及项目符号 1、编号与项目符号的区别：编号是一组连续的数字或字母，项目符号是一组相同的特殊符号。 2、自动建立编号及项目符号： 自动建立编号的方法：首先输入一数字或字母，然后输入一空格或制表符，最后输入相应文本回车。 自动建立项目符号的方法：首先输入“*”号或两个连续的“-”号，然后输入一空格或制表符，最后输入相应文本回车。其中“*”号转换成“”，两个连续的“-”号转换成“”。 说明：如果需用其它的项目符号，则必须首先输入该符号。3、添加编号及项目符号： 作用：对已经存在的文本添加编号或项目符号。 方法：第一步：选定相应文本 第二步：单击“格式”栏的“编号”按钮或“项目符号”按钮 说明：如果不满意，可使用“项目符号和编号”对话框中的“自定义”按钮进行修改。4、编号的多级列表： 作用：使文本更具有层次感。 方法：与上同 说明：当使用多级编号时，要注意相邻两级的缩进量的大小一定要适当，否则起不到预期的效果。八、分节、分栏、脚注和尾注 1、分节： 、节的概念：文档中可以独立设置某些页面格式选项的部分。系统默认一个文档为一节。 、分节符的种类： 下一页：插入分节符并分页，使下一节从下一页顶端开始。 连续：插入分节符并立即开始新节，不插入分节符。 偶数页：插入分节符，下一节从下一偶数页开始。如果分节符位于 偶数页，系统将留出下一奇数页为空页。 奇数页：与“偶数页”相似。 、插入分节符： 定位插入点：将光标定位在要插入分节符的位置。 选择“插入”菜单，并选择“分隔符”，出现对话框。 选择相应选项，并确定。2、分栏：(默认为1栏) 、选定要分栏的段落（不选则为当前节或全文） 、选择“格式”菜单中“分栏”选项，并弹出对话框 、设置栏数、栏宽、间距、分隔线等 、确定3、脚注和尾注： 、概念：页面底端的注释称为脚注，文章末尾的注释称为尾注。 、插入方法：“插入” “脚注和尾注”九、页面设置 1、相关概念： 分隔符：用来分隔页面，出现在两页交界处，页面视图下才能看到。 页面大小：一般选用预设值，如A4、B5等，也可以自定义大小。 页边距：内容与页边缘之间的距离，分为上、下、左、右四个边距。 页眉和页脚：一页顶部与底部预留的区域。用来加注标题、页码等。 2、页边距设置： 设置方法：选择“文件”菜单中的“页面设置”。 3、设置纸张大小： 设置方法：同“页边距设置”。 注意：每页可单独设置页面。十、打印设置 1、打印机设置：选择使用的打印机 2、页面范围设置：设置当前打印范围，包括：全部、当前页、页码范围等三项。 3、副本设置：设置打印份 数及打印顺序。 4、缩放设置：设置每页的 板数及缩放打印的方式。十一、样式 1、样式的概念： 概念：以组的方式命名和保存的格式的集合。 特点：减少文件编排时间，提高工作效率，可以确保文件格式的一致性，使文档编辑、修改容易。 2、样式的应用方法： 选择待应用格式的段落或文字，不选则为当前段 单击“格式按钮”栏按钮，选择要应用的格式即可 3、样式的建立方法： 选定已设置好的段落 单击格式栏左端的“样式”按钮框 输入新的样式名称，回车即可（注意：此方法只能建立段落样式） 4、样式的修改与删除： “格式”菜单“样式”选项十二、模板 1、模板的概念： 一种特殊文档，是提供塑造最终文档外观的基本工具和文本，是文档的一种模式。 2、模板的使用方法： 使用默认模板：单击“常用工具栏”中“新建”按钮 使用其它模板：单击“文件”菜单中“新建”选项 3、创建自己的模板： 用普通方式创建一个带有部分必需文字和格式的文档，保存时格式选择“模板”即可第四节 表格制作一、表格的基本操作 1、创建表格： 法一：利用“常用工具栏”按钮 法二：利用“表格”菜单 法三：利用“表格和边框”工具栏按钮 2、表格中输入文本的注意事项： 输入文本时，不同的单元格之间用“鼠标”、“Tab”或“方向键”切换,不能用回车键切换。 当单元格不能容纳输入内容时，系统会自动在该单元格中增加一行。此时用户可以加宽单元格的宽度或缩小字号来容纳相关内容3、表格中的光标定位： 用鼠标定位 用键盘定位4、表格转换成文本： 选择待转换的全表格或部分行（必须以行为单位）选择“表格”菜单中的“将表格转换成文字”选项5、文本转换成表格： 方法与“表格转换成文本”方法相同6、表格中选定文本或单元格： 文本的选定：与普通文本相同 单元格的选定：选定该单元格内所有文本即可选定该单元格；鼠标指向该单元格左侧适当位置（鼠标变成斜向右上方箭头）时单击 行列的选定：选定一行（列）所有单元格；鼠标指向一行（列）的左（上）方适当位置（箭头变成“或”）时单击二、表格的编辑 1、调整单元格： 使用标尺调整：若不选定则调整行（列）；若选定单元格，则调整选定的单元格。不能调整某一个单元格的行。 直接使用表格线调整 使用“表格”菜单调整 2、增加行和列： 选定行（列）或多行（列），再“菜单”或“工具按钮”插入即可 若不选定行（列），则默认当前行（列），且只能插入一行（列） 当表格位于一页的开始时，若要在表格之前加入一行，可将光标置于该行的最左边单元格文字的左侧，然后敲回车键即可。 若将光标置于一行的末尾位置，然后敲回车键也可加入一行。 若将光标置于最后一行的末尾，然后敲“Tab”键，也可在表格的最后一行加入一行。 若要在表格的最后一列右边加入一列，可选定该表格的最后一列右边的回车符，然后使用插入列的方法插入一列。3、删除单元格、行、列及整表： 删除单元格：首先选定要删除的单元格，然后使用“表格”菜单的“删除单元格”功能即可。 删除行和列：首先选定要删除的行（列），然后使用“表格”菜单的“删除行（列）”功能即可。 删除整表：首先选定要删除的表格，然后使用“表格”菜单的“删除行(列)”功能即可。 说明：在进行以上删除时，选定删除对象后，也可使用“剪切”按钮来完成；但不能使用“Del”键完成，“Del”键只能删除表格内容。4、移动、复制行和列： 表格的移动和复制与文本相同5、合并、拆分单元格： 合并单元格：选定要合并的单元格，然后使用“表格”中的“合并单元格”即可 拆分单元格：选定要拆分的单元格，然后使用“表格”中的“拆分单元格”即可 拆分表格：将光标定位要拆分的行，然后使用“表格”中的“拆分表格”即可三、表格的格式化 1、表格内容的格式化： 字符格式化：设定字体、字号、字型、颜色、间距、缩放等。 段落格式化：在表格中，系统将一个单元格看成若干段（大多数情况下，一个单元格中只有一段），对单元格进行段落格式设置和常规段落设置方法相同，不过表格内段落设置用得最多的是居中对齐。 2、表格边框格式化： 对表格边框格式化一般用“表格和边框”工具栏 对表格边框格式化包括：边框线型、颜色、对齐、底纹等。3、表格及其内容的对齐： 表格对齐：左对齐、右对齐、居中对齐，常用居中对齐 内容对齐： 水平方向：左对齐、右对齐、居中对齐 垂直方向：顶端对齐、底端对齐、水平对齐 设置方法：用“格式”工具栏与“表格和边框”工具栏相应工具4、表格中行与列的平均分布： 行的平均分布：行高相同 列的平均分布：列宽相同 设置方法：“表格和边框”或菜单5、对表格加边框和底纹： 工具：“格式”菜单的“边框和底纹”6、表格的自动套用格式： 实质：用已设置好的表格格式进行套用（类似摸板） 工具：“表格”菜单中“表格自动套用格式”7、表格格式设置的注意事项： 表格整体与页面位置要适当 表格标题位置与表格距离要适当 表格标题的字体、字型、字号与内容性质要适当 表格内部行、列、单元之间位置宽窄比例要适当四、表格的计算和排序 1、表格的计算： 常见计算类型：加、减、乘、除、平均值、最大值等 方法：“表格”菜单中“公式”选项 单元格的编号：列用字母（不分大小写），行用数字。如左上角单元格编号为：A1，表示范围可用“：”号，如表示A1到C3范围的矩形，可表示为：A1：C3 其他一般公式：与数学中表示方法相同 注意：所有公式前面必须有等号 2、表格的排序： 类型：升序、降序 排序关键字：最多可有三个关键字，且有先后顺序 注意：排序时要注意表格是否有标题行第五节 复合文档使用一、文本框： 1、文本框的概念：文本框是一个可包含文本、图形或表格等内容的矩形框，可实现图文混排及环绕功能。通过鼠标即可方便地移动、复制、缩放、删除。 2、插入文本框的方法： 使用“插入”菜单 使用“绘图”工具栏 3、文本框的内容添加： 普通文本的添加 图形的添加 表格添加4、文本框的属性设置： (1)、打开属性设置对话框的方法