公共行政学_第七章_机关管理.ppt

公共行政学 第七章机关管理 目录 机关管理的主要内容 机关后勤事务管理及其改革 第一节原理概述 依据机关内在的活动机理 利用先进的科学技术 综合运用机关中的人力资源 从而有效地实现组织目标的过程 广义理解就是利用科学方法 有计划 有效率 有技术的规划 管制 联系 协调和运用机关的组织 人员 经费和物资 做适时 适地 适人和适事的处理 以提高内部管理效率 发展机关业务 完成机关的使命 狭义理解指的是对行政机关本身办公地点的管理 具体内容有合理地安排机关的办公处所 配置合适的设备 保持优美的工作环境 系统的处理公文和案卷等 此外 还包括对行政单位内的综合性的日常事务 规章制度和工作秩序等所进行的管理活动 一 机关管理的含义与地位 一 机关管理的内涵界定 第一节原理概述 机关单位的管理体系一般由 一个龙头 和 三类部门 组成 整个管理体系的沟通和联系主要是通过办公室 形成一个单位的信息网络中心 是各种信息的交汇点和 集散地 机关管理工作虽然不是直接对外行使国家行政权力 但它却是行使行政决策 行政执行 行政监督等职能所必不可少的 一 机关管理的含义与地位 二 机关管理的作用 第一节原理概述 具体表现 辅助决策 提高决策水平塑造机关整体风貌 对外形成良好沟通直接改进工作 提高行政效率保证后勤服务 促进行政管理任务的完成 一 机关管理的含义与地位 二 机关管理的作用 第一节原理概述 机关环境的选择要遵守实用 简洁和美化的原则 最好能体现单位文化的基调 一般划分为硬环境和软环境 机关环境选择标准的设定 总的原则就是为机关整体营造一个能使人感到轻松 舒服 情绪安定 精神振奋的工作环境 二 机关管理的环境和条件 一 机关环境内容及其制约因素 第一节原理概述 绿化环境 内部 外部空气环境 四度光线环境颜色环境 适用 美观 效率 有益机关工作人员的身心愉快和健康 声音环境安全环境 二 机关管理的环境和条件 二 机关硬环境建设 第一节原理概述 人际环境 确立一致的目标实现统一的行动形成融洽的凝聚力气氛环境 心境是建立机关和睦气氛的最根本因素 工作作风 认识 情感 意志 行为 一种较稳定的精神状态和具有一定特色的行为规范环境 二 机关管理的环境和条件 一 机关软环境建设 第一节原理概述 二 机关管理的环境和条件 四 办公室的布置 第一节原理概述 明确责任制 专人负责 专人使用 专人保管 机器的操作必须严格遵循规定的程序和方法 建立起安全操作规程 机器所安置环境符合要求 注意保养 发现故障及时检修 建立设备档案登录制度 保证有关资料的完备 配合技术人员 提高办公设备的利用率 拓展应用范围和功能 二 机关管理的环境和条件 五 办公设备和用品的管理 第二节机关管理的主要内容 秘书指的是以全面处理信息和实物的方式直接辅助领导者实施管理的人员 行政秘书 管理一般事务对领导活动进行辅助 主要职责 起草文稿 接待来访 办理领导交办的事宜 安排其他具体事宜 机要秘书 专门从事文书管理 档案管理 对领导活动进行辅助的秘书 生活秘书 专门管理领导日常生活事务和生活后勤 对领导活动进行辅助的秘书 专业秘书 从事某一专业方面对领导活动实施扶助的秘书 一 秘书工作 一 秘书的地位和作用 第二节机关管理的主要内容 秘书的事务工作主要包括 日常事务管理 办公室管理 通信管理 值班事务 日程管理 印章管理 接待事务 来访接待 安排服务等 会议事务 会议安排 会场布置 会议服务 会议文件的处理等 行政事务 后勤管理工作等 信访事务 群众的来信来访或投诉处理等 调查研究事务 搜集信息 提供可行性的方案供领导选择 文书档案事务 文书撰写 制作 处理和档案管理 写作事务 各种文体的写作 协调工作做 政策 工作 地区 部门 人际关系等 督查工作 督促 检查领导交办批办工作的落实情况 其他领导临时交办的任务 一 秘书工作 一 秘书的地位和作用 第二节机关管理的主要内容 秘书服务的对象 直接领导 相关领导 普通群众秘书首先应为直接领导服务 任何秘书都不得抛开直接领导去搞越级服务 一 秘书工作 一 秘书的地位和作用 第二节机关管理的主要内容 秘书服务的对象 直接领导 相关领导 普通群众秘书活动的基本方式 处理信息和事务 秘书活动的根本性质是辅助性 一 秘书工作 一 秘书的地位和作用 秘书首先应为直接领导服务 任何秘书都不得抛开直接领导去搞越级服务 第二节机关管理的主要内容 辅助决策 在决策过程中 在知识 包括理论 能力 包括技术 经验和精力等方面给予决策主体全面的协助和支持 以提高决策的科学性和时效性 一般经过如下四个阶段 协助领导确定目标 协助领导设计方案 协助领导评估选优 协助领导实施反馈 二 秘书职能 第二节机关管理的主要内容 2 协调关系 秘书人员在自己的职权范围内 自觉地调整各类组织 各项工作 各个人员之间的关系 促进各项活动趋向同步化与和谐化 以实现组织目标的行为过程 一般协调过程如下 摸清情况 找出症结 恰当协调 督促落实 坚持反馈 二 秘书职能 第二节机关管理的主要内容 3 处理信息 对信息进行收集 筛选 加工并进行存储等 一般过程如下 信息的收集 信息的加工 分类 筛选 加工 信息的传递 信息的反馈 感受 分析 决断 信息的存储和检索4 办理事务 二 秘书职能 第二节机关管理的主要内容 会议是指某一社会群体为解决某一问题而吸收有关人员进行讨论 协商或表决的一种组织形式 按照不同的标准可将会议分成多种类型 规模划分 时间划分等 有大型会议 小型会议 定期会议 非定期会议 二 会议管理 一 会议的含义与种类 第二节机关管理的主要内容 1 会议的作用 是组织存在的表现 是领导活动 决策 的有效手段 是发扬民主 统一思想的表现方式 是群体沟通 集思广益的渠道2 会议的局限性 不是万能的 二 会议管理 二 会议的作用和局限性 第二节机关管理的主要内容 1 会议失败的原因 掌控不利 缺乏筹划 不重视会议 拙劣的环境 不必要的会议 二 会议管理 三 会议的效率 第二节机关管理的主要内容 2 控制会议成本的途径 会议内容控制 会议规模控制 地点控制 时间控制 经费控制 二 会议管理 三 会议的效率 第二节机关管理的主要内容 人们在社会实践中 以文字的方式 在一定的书写材料上表达思想意图 交流社会信息 处理问题的一种书面记录 对于公务文书 国家行政机关公文处理办法 中曾下过一个定义 就是指传达贯彻党和国家的方针 政策 发布行政法规和规章 施行行政措施 请示和答复问题 指示 布署和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 三 文书 档案和印信管理 一 文书管理 第二节机关管理的主要内容 机关文书的管理要遵循准确 迅速 时效和保密的原则要求 严格按制度办事 主要做到三个方面 切实保证收文制度的有序进行 收文 拟办 批办 承办 传阅 催办 办复 并建立起各种有效地文件管理系统 认真做好行政机关的发文工作 交拟或批办 拟议 撰拟 审核 签发 盖印 封发 立卷归档 并建立相应的文件管理制度 搞好立卷和归档工作 三 文书 档案和印信管理 一 文书管理 第二节机关管理的主要内容 具有查考使用价值 经过立卷归档保存起来的各种形式的材料 包括电文 会议记录 人事材料 技术文件 印模图标等 机关档案管理的主要内容有 指导 监督各文书部门或业务部门的归档工作 按照档案工作管理的原则和方法 收藏 保管并开展档案的提供利用工作 按规定将具有长远保存价值的档案向档案馆移交等 三 文书 档案和印信管理 二 机关档案管理 第二节机关管理的主要内容 印信工作是指单位公务印章和介绍信的管理 使用工作 公章是单位职责权力的象征 是单位对内外行使权力的标志 具有法定性 权威性和效用性 三 文书 档案和印信管理 三 印信管理 第二节机关管理的主要内容 公章的种类 单位正式印章套印章钢印领导人签名章其他印章 专用章 收发章 办事章 封条张等 三 文书 档案和印信管理 三 印信管理 第二节机关管理的主要内容 公章的式样 材质 形状 印文 印文的排列 图案 尺寸 三 文书 档案和印信管理 三 印信管理 第二节机关管理的主要内容 公章的刻制 颁发和启用 刻制 由上级主管机关刻制颁发或由本单位法人代表申请 由主管部门批准 公安部门登记后 由专门刻制厂刻制 三 文书 档案和印信管理 三 印信管理 第二节机关管理的主要内容 介绍信的使用和管理 1 介绍信共有四类 普通介绍信 存根介绍信 专用介绍信 证明信 2 介绍信鸽公章由同一人保管 严禁开空白介绍信 3 介绍信在落款处及骑缝线上应加盖两次公章 4 介绍信的存根要归档 介绍信如有丢失 应及时向上级汇报 三 文书 档案和印信管理 三 印信管理 第三节机关后勤事务管理及其改革 机关的设施及设备条件是机关办公地基础条件 机关的工作环境 既影响职工工作的情绪 有关系机关的形象 机关的服务质量和水平 关系机关工作效率 机关的生活福利条件对提高机关工作人员生活质量 解除后顾之忧起到重要作用 一 机关后勤事务管理的重要性 第三节机关后勤事务管理及其改革 物资管理 日常管理 使用与维护保养管理 检查与检修管理 改造与更新 财务管理 财务计划 会计核算 收支管理 财务监督 审计 生活后勤管理 房产 食堂 环境 服务后勤管理 车辆 水电等 协助接待工作 二 机关后勤事务管理的主要内容 第三节机关后勤事务管理及其改革 方向 适应社会主义市场经济体制的要求 实现后勤服务社会化 目标 自主经营 自负盈亏 自我约束 自行发展 最终改制为公司 成为独立参与市场竞争的市场主体 从而使后勤服务充满生机和活力 更好地服务于机关和社会 三 机关后勤工作改革的方向与目标 ThankYou 第六章完谢谢 美国麻省政府楼 美国田纳西州拉菲特市市政厅 怎么看也象个内地的大型汽车加油站 缅因州拉莫尼市相当于中国的苏州大小 北卡州的一个市政厅 广东顺德区政府 昆明五华区政府 昆明五华区政府 长兴县政府 常州市政府 重庆丰都区政府 湖州市织里镇政府 大庆法院 惠州市政府 泰安市 上海市浦东新区政府大楼 浙江长兴县政府 海南省政府办公楼 潍坊 济南 河北省大名县县委组织部办公场所 麦迪逊市政府大楼 麦迪逊市 内部 山东东营市东营区行政办公中心办公楼中庭 台北市政府 远安检察院 海南省政府办公楼大厅 广东省人大办公楼 山西省林业厅办公室 印章 1 审批及办理 1 公司党委公章刻制须报经党委书记批准 由党委办公室办理 2 公司行政公章 财务专用章 合同专用章 法人签名章 钢印等刻制须报经法定代表人批准 由公司办公室办理 3 地区管理总部 营业部行政公章 财务专用章的刻制须由用印部门申请 当地第一负责人签署意见并报经总监以上 含总监 分管领导批准 由公司办公室或授权当地部门办理 4 公司职能部门的部门公章刻制须由用印部门申请 部门第一负责人签署意见并报总监以上 含总监 分管领导批准 由公司办公室办理 5 各部门 各营业部的业务便章 如银行转入收讫章 银行转出付讫章等 由各部门 各营业部第一负责人审批后自行刻制 6 申请部门需填写 印章刻制申请表 并履行相应的审批程序 2 样式 规格 材质 1 公司党委 党委办公室公章为圆形 直径42毫米 2 公司行政公章为椭圆形 长轴42毫米 短轴28毫米 3 公司合同专用章为圆形 直径42毫米 4 公司财务专用章 圆形章直径42毫米 条形章长30毫米 宽15毫米 5 各职能部门 地区总部 营业部的行政用章为圆形 直径40毫米 6 地区总部 营业部财务专用章为长条形 长30毫米 宽15毫米 当地有特别要求的按当地要求办理 7 公司党委公章 行政公章 合同专用章以及营业部行政公章制作成红色印油的防伪原子印章 8 所有财务专用章制作成红色印油的防伪原子印章 9 职能部门的行政公章一般可制作成红色印油的普通原子印章 10 业务便章由用印部门自定 3 名称和印文 1 印章名称 公司党委公章 公司行政公章名称以主管部门批复文件为准 部门行政章的名称由公司拟定 营业部行政章名称以主管部门批复文件为准 2 印章文字 行政印章的印文采用汉文宋体 文字较多的可采用仿宋体 并且是国家公布实行的简化字 财务专用章采用隶书简体字 3 印文排列 公司党委公章 党徽居中 名称绕党徽自左向右弧形排列 党委办公室公章 党徽居中 中国共产党湘财证券有限责任公司委员会 字样在党徽上方自左向右弧形排列 办公室 字样在党徽下方直线排列 公司行政公章 中文名称从左至右居中排列 英文名称从左至右沿上半圆弧形排列 职能部门 地区总部行政章 中间为五角星图案 公司名称在五角星外方自左而右弧形排列 部门名称在五角星下方自左而右直线排列 营业部行政章 五角星图案居中 公司名称 营业部名称绕五角星自左而右弧形排列 公司合同专用章 五角星图案居中 公司名称在五角星外方自左向右弧形排列 合同专用章字样在五角星下方直线排列 公司财务专用章 圆形章按合同章方式排列 条形章按公司名称 财务专用章自上而下二排直线排列 地区总部 营业部财务专用章 公司名称 部门 营业部 名称 财务专用章自上而下三排直线排列 4 刻制手续经办人需携带公司介绍信 主管部门批复和印章草图到具有合法资格的刻印社办理 印章使用 1 启用前印样留存与报备 1 所有行政公章和财务专用章以及合同专用章 法人签名章等启用前 印章领用部门须填写 印章启用表 并将留有印样的 印章启用表 交公司办公室留存 2 各部门及营业部的业务便章印样 填写 印章启用表 后 由使用部门留存 3 分支机构的行政公章启用后 使用部门应及时填写 印章报备函 向有关往来单位报备 公司办公室负责公司及其职能部门行政公章的对外报备 同时向各职能部门和分支机构通报公司内部印章启用情况 2 严格履行用印程序按用印性质填写用印审批表格 1 发文 填写 发文审批表 并按该表要求履行有关审批程序 2 项目 合同 协议 填写 项目立项审批表 并按该表要求履行有关审批程序 3 其他事务 填写 用印申请单 并按要求履行有关审批程序 3 职能部门 地区总部 营业部对外签署经济合同和行政事务合同 要特别注意风险防范 分两种情况进行 1 一般授权按公司有关规定 公司已给予各职能部门 地区总部及营业部等分支机构一般授权范围的财务 业务及行政事务合同 事项 所在部门第一负责人审批同意并签字后即可签署 相关合同使用部门用章 2 特别授权在一般授权以外 涉及资金拆借 对外担保 特殊业务 房屋租赁 购买 大额固定资产购买等财务 业务 行政事务合同 协议 承诺书等 所在部门第一负责人签署意见后 报主管职能总部 经相关负责人会签 由董事长或总裁 或由其授权的人员签署同意后 方可办理 此类合同签署采用两种形式 一是报送公司 以公司印章签署 二是由公司给授权书 委托部门办理 加盖部门用章 4 各地 各部门办公室负责人或指定人员须认真核查用印审批程序 并有权拒绝未按审批程序的用印要求 但有义务协助他人完成审批程序 5 用印人员须认真填写 用印登记表 并妥善保管用印登记 6 合同 协议 文件 重要事项通知等盖印后须留存两份原件 并立卷归档 7 各职能部门 地区管理总部 营业部对外签署的财务 业务 行政事务合同 协议 承诺书等 除自己留存原件外 还须向公司办公室交送一份原件 以作备案 8 用印时需注意 齐年盖月 即印章的左边缘与落款日期的年相齐 月 日盖在印章下面 注意印迹端正 清晰 三 印章保管 1 公司党委公章 由党委办公室负责人或指定专人保管 使用 2 公司行政公章 合同专用章 法人签名章 钢印由公司办公室负责人或指定专人保管 使用 3 公司财务专用章 包括圆形章和条形章 由财务总监指定专人保管 使用 4 职能部门 地区总部 营业部的行政公章由其第一负责人或其指定的办公室人员保管 使用 5 地区管理总部 营业部财务专用章由其财务负责人或指定的财务人员保管 使用 6 营业部的业务便章由其负责人指定人员保管 使用 7 各职能部门 地区总部 营业部须将行政公章 财务专用章的保管 使用人员名单向公司办公室报备