Web Mail功能概述.docx

Web Mail功能介绍页面概述今天的培训我们主要是针对IceWarp邮件系统中的Webmail的一些功能进行培训，其中包括了webmail下的邮件分类，搜索文件夹，邮件规则，日历，联系人，文档。功能介绍1. 邮件（分类邮件，搜索文件夹）分类邮件IceWarp邮件系统内置的邮件分类可以很精确的通过您的需求分类到不同的文件夹中，可以减少邮件的混乱，假如：我每天收取的邮件在200封左右。现在我需要看下今天总经理发送给我的邮件都是什么内容，是否有未处理的邮件，通过普通的方法只能一封一封的进行筛选然后把他拉到指定文件夹内。这样不但增加了工作的时间，且降低了工作效率，使用爱思华宝的分类邮件，则可以把今天收取的200封邮件自动按照您的需求存放到指定的文件夹中。这样可以很明确的找到总经理的邮件，一看就知道是否有未处理的邮件。下面我们来看下分类邮件的设置方法：1. 需要建立一个新的邮件文件夹。 2. 在弹出的界面中，名称处写出建立的文件夹的名称，类型选择为邮件。为了方便识别，这里我们设定名称为boss。（Icewarp的类型不单可以新建邮件文件夹还包括包括日历、事件、便签、联系人、等） 3. 用于接收指定邮件的文件夹建立完成后，需要建立规则来进行邮件自动分类。首先通过工具箱中的规则打开规则页面。4. 规则界面中我们可以看到。界面比较简单，只有添加、编辑、删除、向上、向下按钮。这里我们选择添加按钮添加规则。5. 点击添加后弹出一个新增规则的框，在名称处可以写入规则的标题，为了方便对应，我们建立一个boss的规则6. 下面我们来添加条件，需要把收到来至BOSS的邮件自动存放到BOSS文件夹中，首先我们需要先设置动作，我们选择当收件人包含BOSS（这里可以写域名也可以写邮箱地址）的时候自动执行设定的动作或设定当邮件正文包含BOSS则自动存放到BOSS文件夹中。根据自己的需求来进行条件的设定。规则除了用来处理邮件分类还可以用来处理已知的垃圾邮件，对垃圾邮件进行拦截。 7. 设定好条件后接下来我们来设定动作。即当符合以上的条件后邮件需要需要做出怎样的动作，点开动作界面，在这里界面当中我们可以看到很多选项，包括邮件 （可以选择接收/拒绝/删除/垃圾邮件/隔离），停止处理（将不处理后续规则），将邮件转发到（将邮件转发给指定的邮箱），将邮件移动到（将邮件移动到指定的地方），将邮件复制到（将邮件复制一份到指定的地方），将邮件加密（加密接收到的邮件），修改邮件头（添加邮件头的信息），发送信息（发送一封新邮件），设置邮件优先级（可以设置邮件的级别，当邮件多时可以通过该规则来进行先后处理顺序）8. 这里我们只需要设置当收到邮件时移动到指定的地方。勾选移动到，点击选择你需要移动到的文件夹。这里我们选择BOSS。9. 点击确定后，邮件分类就建立好了，后续收到收件人为BOSS或者主题内容包括BOSS的邮件将移动到BOSS文件夹中2. 搜索文件夹搜索文件夹，即用于搜索邮件，联系人，文件等用处，如上面做的邮件分类后，我们的邮件虽然分开了。方便对邮件进行管理，但是如果需要搜索其中一份邮件或搜索一个时间段的邮件，只能一个一个文件夹进行查看，这样搜索邮件或文件的时间就大大的增加了，爱思华宝的搜索文件夹可以不更改文件夹架构的情况下，对整个邮箱进行搜索，这样可以很快的列出你需要查询的邮件或文件。webmail的搜索文件夹设置体步骤：1. 将鼠标移至新建，弹出的下拉菜单中点击新建搜索文件夹2. 在弹出的窗口中输入文件夹名称，需要进行搜索的文件夹，建议选择所有邮件文件夹，避免遗漏邮件。3. 建立后点击搜索文件夹，可以看到你邮箱里包括收件箱，发件箱，垃圾篓，隔离区，spam文件夹中的邮件都可以在这里看到，这样搜索起来就可以很方便。4. 我们可以看到所有设定的文件夹里的邮件都存在这里。这样搜索就可以方便很多3. 日历（共享日历，事件/日历提醒）共享日历邮箱里面的日历可以做什么，用户一般第一感觉的就是做事件记录的。其实日历除了记录之外还可以做到同步日历，方便随时随地查询日历。共享日历，给允许的人授予查看的权限，设定事件/日历提醒。时刻提醒你需要做的事情如：总经理经常出差在外地，无法实时的知道公司内部的工作情况，icewarp的共享日历能让总经理无论身在何方，只要有网络的地方即可查询到公司内部员工的最新工作进展。使得总经理在外出差也可随时随地掌握员工的工作进度。接下来我们就来创建一个共享日历1。首先新建文件夹，类型选择，不同的类型拥有不同的作用。请选择日历。1. 建立成功后你可以看到日历下拥有两个日历，一个为默认的，一个是刚刚建立的。我们可以看到两个日历前有个正方形。显示不同的颜色，这个延时是方便您区分事件属于哪个日历。这里白色代表默认的日历，黄色代表新建的日历，2. 日历前方的钩代表是否显示该日历的事件，如果两个日历都钩选则可以看到所有的日历事件，如果只勾选一个则另外一个日历的事件会隐藏。这里我们把两个日历都勾选，显示所有的日历时间。右键你需要共享的日历，点击共享与权限3. 在打开的页面中点击添加其他人。4. 添加的方式有两种（1）选择已有的用户，点击已选择，（可以单选也可以多选）（2）手动在已选择后面的文本框中输入给予共享的用户（手动添加的用户需要支持日历同步与共享，否则无法共享）点击确定5. 设定好需要共享的用户后我们可以给予不同的用户拥有不同的权限!默认所有用户只能读取您的日历，不能进行修改，如果需要修改则可以通过勾选不同的权限来进行权限的划分。这里我们给予boss拥有读的权限，这样无论总经理身在何处，只要有网络的地方就能看到部指定员工的共享日历，从而了解公司的工作进度。事件提醒1. 在公司内部经常会有一些日历提醒来提醒工作者在特定的时间段内做特定的事情，某经理要求该属下需要在25号前完成一个工作，由于手上正在进行另外一个工作，所以那个工作先放一边，到了25号经理询问他的工作进度如何他才记起没有任何进展，这样对上级对自己的评价会很差。对于这种情况我们可以设定一个日历提醒。如：经理交任务给予该同事，且规定在25号前完成，则我们可以建立一个日历提醒，选择结束日期为25号，为了避免时间错失我们设置提醒时间为提前3天。这样可保证工作不被耽误。2. 首先需要新建一个日历事件，选择提醒的时间段和提醒的时间，这里我们设定每天的提醒时间为下午1点30分到2点，且设定在3天前提醒我，这样就不会耽误工作进度了。3. 在日历计划中加入你需要同时提醒的用户，这样就可以在提醒时进行大家都能收到提醒，避免耽误工作。4. 联系人（自动记录到联系人）自动记录到联系人对于销售行业的同事来说，每天都有新客户，不可能一个一个的添加到联系人列表中， 这样太痛苦了如：销售部同事每天发送邮件上千封。几天下来联系人数字达到上万。元旦到了。现在该销售需要给所有客户发送一个祝福邮件，发现客户无法通过联系人取得。只能一个一个的打。等该同事打完所有人已经下班。爱思华宝邮件服务器提供了自动记录联系人的方式。可以让您在发邮件的同事把收件人的地址存储到联系人中。方便后续联系或者发送一些节日邮件。只要你在书写邮件时写入用户的完整信息则系统会自动把邮件地址存储到联系人当中。具体设置方法：1. 选择工具下的选项，打开选项后只需要勾选”自动添加育检收件人到地址薄”2. 勾选之后我们可以在测试发送一封邮件。看是否会自动记录。3. 发送之后我们到联系人查询结果。 4. 测试结果看到用户已经成功自动添加到联系人中。5. 文档（共享文件夹）共享文件夹我们可以把一些文件存在在我们的文档中，方便出差时随时调用，也可以把指定的文档进行共享方便同事让多人下载。如：一IT部同事出差，把所有的IT资料都带走了。现在公司内另一IT同事需要用到该同事带走的工具。由于该同事在外出差无法取得该工具。只能等该同事回来后才可以拿到，这样大大的耽误了工作。针对这种情况，Icewarp提供一个共享文件夹的功能。该功能可以共享文件。相对于外面的网盘要安全很多，由于数据存在服务器端，而服务器在自己公司中。这样很好的保证了数据的安全性。当用户出差时。只要该用户把文件放到共享文件夹中，且给予需要访问的用户读取权限即可让需要用到该工具的同事进行下载使用。具