信息技术在学校档案管理中的应用论文.doc

信息技术在学校档案管理中的应用论文 摘要：信息技术在各个领域都得到广泛应用智能化发展已经成为各个行业的主流发展特别对于学校的档案管理工作来说利用信息化技术能促进学校管理模式以及教学模式的效率性因此本文以信息技术为依托对传统性的学校档案管理进行分析阐述信息技术在学校档案管理工作中的意义并提出有效决策予以解决 关键词：信息技术学校档案管理应用 学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料是从事教育教学活动、学校管理、教学科研工作和教育督导评估必不可少的资料也是学校历史发展的写照在信息技术背景下学校档案管理工作能够实现数字化以及智能化不仅能提高档案管理制度以及工作效率还能实现学校档案管理的完整性以促进学校的可持续发展 一、学校档案管理在传统方式中产生的问题 传统的档案管理方式主要产生的问题体现在三个方面其一档案管理更新工作难度比较大目前学校的档案管理工作多数呈现卷宗式的档案保存由于档案保存的时间比较久、档案数量多学校在对档案管理期间就会形成较大难度而且学校保存的档案一般为纸质性的长久保存会容易出现腐烂等现象从而为学校的档案管理与更新工作带来较大难度其二档案管理的保密性相对较低因为学校的档案管理工作都是人为操作的不仅人员流动性比较大在档案管理工作中还会发生一些意外事故特别是信息泄露事件时常发生从而降低了档案管理工作的安全性其三对档案的查找方式也比较复杂降低了实际的工作效率主要是由于学校领导对档案管理工作的重视度不够在一定程度上抑制了学校的积极发展而且也不利于学校对师生思想管理、生活管理以及学校实际情况的管理学校档案管理工作受较多因素的制约在对资料进行查找期间主要是利用人工进行操作的面对大量的卷宗材料不仅降低了实际的工作效率也降低了档案管理工作的质量 二、信息技术在学校档案管理中的意义 高校档案的内容在一般情况下主要包括为：学生的就业通知书学生的毕业登记表以及与学生相关的成绩单等对于一些师范院校的学生还具有的专业的教师资格证对于医学类的学生还会增加学生的实习档案等由于学生的专业不同相关的档案信息也不同因此高校档案内容呈现较大复杂性在管理工作中具有重要意义 1.科学决策的合理性 信息技术在学校档案中的应用能够为学校做出有利的决策因为学校制定的决策与学校的事业发展形成直接关系所以管理层制定的决策与学校的可持续发展具有紧密联系学校档案是学校发展的重要材料其中掌握着学校发展的各种信息根据信息内容作出正确的发展决策能够有利于学校的积极发展因此实现学校档案管理的信息化提高信息的利用效率不仅能为学校增加信息支撑还能保证决策的合理性、科学性 2.社会需求的时代性 当今时代属于信息、网络时代信息技术在世界各国领域都得到广泛应用无论在社会需求发展、各国商业领域以及教育行业等都得到广泛应用在教育活动中信息技术实施的主要手段是利用多媒体、办公自动化等技术实施教学的在一定程度上促进了学校档案管理信息化的发展历程学校的档案管理能够发挥学校的整体性只有将信息技术应用在学校档案管理工作中才能使学校适应社会发展 3.信息资源的共享性 信息技术在档案管理工作中的利用能实现信息资源的有效共享在传统的档案管理工作中不仅档案管理工作内容比较多实际利用的手段也比较复杂而利用信息技术能打破时间与空间的限制促进用户在不同时间、不同空间能够实现信息的共享、交流从而创建了信息交流的共享平台在这种信息技术平台建立下不仅保证了学校档案管理的安全性通过信息资源的有利共享在更大条件上提高了档案的利用效率 4.档案管理的效率性 在学校的日常教学活动中形成的各种教学任务、学籍管理以及相关的教学活动都存在较多的档案信息其中具有较高利用价值以及保存价值因此学校实现的信息化管理模式应优化传统的档案管理模式不仅要提高档案管理的工作效益还要提升档案管理工作的效率水平 三、信息技术在学校档案管理的重要举措 1.建立信息化办公系统 2.加大领导的重视 要发挥档案管理工作的信息化、自动化发展要加大学校领导者的认识与重视学校管理者以及档案管理人员都应充分理解信息技术在档案管理工作中发挥的重要性认识到信息技术在档案管理工作中实现的应用价值根据学校在档案管理中的实际发展情况不仅要对各个阶段的信息发展情况进行记录完善学校的教育活动还要促进教学研究以及教学改革发展的积极形式而且将档案管理工作中的信息技术与学校的管理形式有效结合能够为档案管理工作形成有效的绩效考评方式 3.规范档案信息的收录与整理 在信息技术利用形式下对档案工作进行管理能够实现整体性以及持续性的发展情况信息技术的有效利用将学校的档案管理工作由传统的整理、收录形式发展为自动化的信息管理方向利用信息技术档案管理人员能够将纸质档案进行保存、归档然后利用网络形式对档案资料进行审核、传阅最后实现归档形式根据信息技术的整理、归档形式不仅保证了信息收录的完整化还促进了校园发展的网络化形式利用校园网促进了档案管理的标准化不仅提高了档案管理工作的质量还提升了档案管理工作效率 4.提高人员素养 提高工作人员的专业素养主要对档案管理人员在工作中的实际情况进行考核特别是工作人员掌握的计算机知识、掌握的信息技术基础进行考评还要具有较强的责任意识以及组织意识培养工作人员掌握的知识能力、创新能力以及信息的整理能力等不仅提升了工作人员的管理还促进了管理人员综合素质水平的有效提升 综上所述学校已经成为社会发展的主体部分利用信息技术能够促进社会的经济发展在学校管理中利用信息技术对档案工作进行管理不仅优化了系统的档案管理模式还发挥了档案管理的时效性从而为社会发展以及经济效益水平的提升创造有利条件 参考文献 1苏友华.浅谈信息技术在学校档案管理中的应用J.黑龙江档案（3）：104104 2郑玉环.浅析信息技术在学校档案管理中的应用J.中国信息技术教育（6）