订货会组织流程★.doc

订货会组织流程1. 目的：为了规范定货会流程，明确各岗位职责和操作要求，确保定货会准时、有效召开。（流程的内容主要是以目的为方向，写这个流程是为了什么目的，决定了流程如何编写）2. 适用范围：本流程适用于公司每年每季定货会。3. 权责：3.1 营销部经理：为定货会的牵头人，负责具体工作计划、分配和跟踪。3.2 营销部人员：负责按此流程服从工作分配，并有效执行。3.3订货品牌负责人：负责定货会走秀货品的收集，产品讲解、协助相关手册的制作。3.4 行政部：负责订货会车辆接送客户3.5 企划部：负责定货会场地布置规划和定货会场地布置，定货会相关资料、手册的制作。3.6 总经办：负责审批订货会计划和预算，跟进订货会各项工作落实4. 操作流程4.1 订货会前准备 订货会时间确定 结合各品牌公司的定货会时间安排 结合本公司内部品牌上货按排 根据公司营销部的年销售指标和渠道开发计划营销部确认当季设计部开发进度及订货会时间。 订货会形式确认 营销部召开部门会议，通报当季订货会时间，部门对当季订货会提出召开形式，包括订货会是否安排培训、走秀、活动等，并达成统一意见。 营销部经理根据相关信息制定当季订货会预算及方案上报总经理处审批。 营销部按总经理签字后方案进行操作。 订货会指标 营销部召开部门会议，将年初已制定全年计划按季分到每个区域，由每个品牌经理将每个客户当季指标、目标及订货会指标、目标分解明细上报营销部经理处。营销部经理将各区域汇总单项及订货会政策、订金要求等相关信息汇总后递交总经理处审批。 由总经理签字确认后的指标为当季订货会考核指标及PK指标，如遇上报客户中途取消合同则指标依次减，如客户未来则仍参照原签字指标考核，如遇新加客户则产生指标不计入已签字指标考核内。 确定定货会销售人员激励政策 订货会酒店、会场确认 根据总经理审批后预算寻找相应酒店、会场，并寻找3家附上相关基本资料报总经理处定夺（含房价、会场费等）。 根据总经理签字确认酒店和酒店签字合同，确认时间。 发邀请函和统计人数 根据确认时间由企划部设计邀请函，由营销部各参定品牌负责将邀请函发到每个客户处，并在710日内回传参会人名单。营销部做好每一次订货会人数统计工作，并和酒店进行联系，并将预计人数上报定货会负责人。 在订货会召开前3天进行最后一次人数确认，并将人员名单汇总。 订货会会场布置 订货会会场含签到台及订货会现场展厅。 （企划部）根据酒店实际尺寸在确定酒店一周内完成会场布置后方案，在设计订货会现场展厅方案时必须和设计部进行沟通。 （企划部）将方案上报营销部进行审批、修改，最迟在订货会召开一周前必须确认方案并进行实施工作。 订货会日程安排及相关部门需协助工作 营销部在订货会召开20天前将订货会日程安排及需相关部门需协助工作进行确认。 订货会日程安排包括日期、时间、内容、地点、负责人。 需相关部门协助工作包括行政部订货会期间车辆接送要求，样衣到位时间及订货会订货现场要求及需其他相关部门协助工作。 建立订货会进度表，由订货会召开日倒推，将上述时间按项目及完成时间进行表单跟踪（见附件图表）。 订货会订货本制作与保管 各品牌经理收集品牌标准订货本摸版，并且将公司已订款式作出标记，列为重点推荐款式，准备好订货会建议与订货会数据分析表。并在订货会召开3天前打印完成 订货本在订货会期间一律不准带出会场，客户在休息及用餐期间，订货本交由区域负责人员保管。在订货会结束后，订货本交由营销部保管。4.2 订货会召开 客户接待工作 根据客户到沈时间和行政部进行车辆安排，确认每趟接站人员及司机。 酒店签到台统一服装，准备好签到本、签到笔、贵宾证（贵宾证含客户名及日程安排表），陪同客户到总台开设房间，并将客户房间号登记在客户签到本上。 口述就餐点及会场分布和大概日程安排。 当天签到台一般至晚10：00左右结束，如还有未到客户，负责接待人员和酒店前台进行相关工作交接安排。 动态秀 确认动态流程/主持人/及穿插娱乐节目丰富动态时间安排（多品牌走秀） 公司总经理发言 确定模特公司和模特及相关费用。 确认走秀品牌及走秀顺序和走秀时间 各品牌主管与公司人员确认走秀服装套数和走秀音乐及讲解 安排固定人手做后场的模特穿衣助理 物品方面准备8-10个中导货架/大批发袋若干等 确认走秀现场的座位安排（品牌），营销部做好相应客户引领工作，并按规定站立不足位置。 工作人员控制现场秩序，并监督客户不要拍照 公司准备好拍摄工具，后期制定招商光盘 静态订货 各品牌样衣到后，安排出样。产品讲解会，对当季产品从风格、颜色、构架、设计理念上进行全方位讲解，时间大约20分钟左右。各安排2个试衣模特、1个品牌公司人员、3个销售人员，进行每组衣服试穿，大约时间差为1小时1.5小时完成1个色系。在下午15：00前完成所有衣服展示工作，进入各自订货客户完成订货会指标后交现场统计组进行输入工作，给出客户订货款量、颜色、结架汇总单，由各品牌负责人给予审核，符合公司要求通过，不符合重新调整，直至通过为止。 再次确认定货指标和订金到位时间4.3 订货会结束 客户返程 根据客户返程车次和人数汇总后和行政部提前进行送站安排，确认送站时间、司机。 提前将送站司机电话通知客户，并确认送站时间。 客户订货会期间建议汇总 各区域负责人在订货会结束第二天将自己区域客户建议（含对公司建议、订货会安排建议、产品建议等），汇总后交营销部经理，营销部经理在当天交总经办。 各区域负责人对公司回复方案和对应客户进行沟通回复。 加单工作 各品牌负责人对客户订单在订货会结束第二天进行核对，对有疑问订单经客户确认后方可进行修改。 各品牌负责人对订单汇总后对区域实际情况进行合理加单备货，以确保各区域当季总指标的完成。 制定上货计划 订金通知 根据客户订单及订货会政策确认每个客户订金通知单。 以传真形式发送订金通知单。 根据订金通知上货时间，跟踪订金到位情况。一般在订货会后1个月内订金到位。 下定单： 品牌经理把定单（包括试销、首批、备货）审核。 结合省代定单，与营运经理确认调整下单。5. 持续改进：5.1 营销部经理是本流程管理人。5.2 在召开定货会过程中，营销部收集出现的问题，采取相应纠正措施，并总结经验，避免下次再发生类似问题。5.3 如果发现需要在流程上更改以便更好的满足公司需要，由营销部经理负责对本流程进行更改，并培训发布。6. 附