05档案管理办法0506.doc

北京桑德环保集团档案资料管理办法版本号：2.0版批准时间：2005年6月23日批准人：为加强集团档案管理工作，实现档案工作制度化、规范化，根据中华人民共和国档案法、国家档案局企业档案管理办法等法律法规和集团具体情况，制定本办法。第一章 总则第一条“对历史负责，为现实服务，替未来着想”是档案管理的指导思想。第二条 集团公司及成员单位在各项工作中直接形成的，不同形式和载体的历史记录，均为本办法管辖范围，具体包括：国家各部委颁发的公司业务范围内所要执行的普及性、非业务范围需要贯彻执行的法规性文件，公司经营过程中形成的内部文件资料，公司业务关系方的有效文件资料，政府部门、有关机构颁发的各种资质证明，其他应进入档案管理范围的文件资料等。第三条 凡与档案归档、保管、借阅、统计、销毁、保密有关的部门和人员均须按本制度执行。各单位产生的属于集团公司保存的档案，应上缴集团公司总裁办统一管理。属于集团各成员单位保管的档案，均由自己的档案室（综合管理部）集中统一管理。属于集团各部门保管的专业性档案，由部门指定专门人员管理，并定期向集团档案室移交，接受集团档案室的检查与监督管理。第四条 凡是反映集团公司和各成员单位的工作活动，具有查考利用价值的各种形式的文字资料、实物，均应妥善使用保管并及时归档保存，任何部门和个人不得据为己有和随意处置。第二章 管理部门第五条 集团公司总裁办和各成员单位综合管理部负责档案管理工作。集团公司总裁办下设档案室，负责做好集团公司的档案工作及集团系统档案工作业务的指导和监督。第六条 各单位要明确一名领导主管档案工作。档案工作要列入本单位的工作计划，并在经费、房屋、设备和人员配备等方面给予保证。第七条 各单位、部门要有专职（或兼职）负责档案管理工作的人员，实行在行政上由各单位、部门领导，业务上由集团档案室指导的双重管理方式。第八条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备良好的职业道德和专业知识。要保持档案工作人员相对的稳定性。第三章 档案资料归档管理第九条 按照档案的内容，应归档的档案分为行政文书档案、营销档案、项目档案、设备档案、产品档案、财务档案、人事档案，按照记载档案的载体，分为文字档案、实物档案和电子档案。应归档的内容和责任部门见相关附件。第十条 单条目归档的内容由责任部门的具体执行人员在取得或完成档案要求的归档内容五个工作日内向档案室完成归档。原则上需要两份文件归档。需要归档处理的文件资料及电子版档案，由责任人员和部门按各自的职责进行收集、整理后向档案室移交。职责分工如下：1、各部门的文件材料，由兼职档案员负责，如果出现人员变动，应及时通知档案室；2、公司级文件及公文，由总裁办公室的总裁秘书负责。3、由多个部门共同执行一项工作的，在工作中形成的文件材料，由牵头组织工作的部门负责；4、纳入归档范围的考察调研材料、会议的主要文件资料，由参加者负责； 5、重要会议的文字及声像材料，由会议主办部门负责。特殊规定：1、在京的基建工程项目、产品试制、科技开发、技术创新、技术引进等项目，进行鉴定、验收、设备开箱时，须有公司专职档案员参加并负责归档文件的收集、整理；2、外埠的工程项目，有关资料收集、整理由项目主管部门负责。第十一条 凡归档文件与资料均与归档条目存在有机联系，责任部门责任人员按照具体归档的要求进行初步整理，内容齐全完整，标题准确，排列有序，文件来源、出处及作者清楚明了，文字类一律采用A4规格纸张，图纸类符合制图标准。第十二条 公司经营和管理部门以法人名义进行的每项活动后，要及时把档案整理好，送公司档案室（综合管理部）统一管理；各单位进行的同集团公司有关的工作，应及时把档案整理好，送集团档案室统一管理。各单位每年将整理好的永久、长期档案目录报送集团档案室并接受检查和考核。各单位分管档案工作的领导，负责督办上缴档案事宜。集团各部门主要负责人，负责督促本部门相关管理人员及时向档案室移交档案。集团参股企业产生的涉及我方权益的文件资料，由我方派出的主要代表负责归档事宜。各单位、部门要定期向集团档案室移交永久保管的档案。第十三条 凡列入归档目录的内容，责任部门和责任人员要及时办理归档手续。交接双方要根据供方目录进行清点核对。收方发现供方应提供的档案不健全，供方应尽快补齐。在核对无误后，收方要提供一式两份签字收据（附目录清单），双方各存一份。档案管理人员每月与各部门联系，核对已归档状况并预约下月归档条目，通知未按要求归档的人员和部门尽快归档。第四章 保管期限第十四条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。无限期的为永久保管，1030年的为长期保管，10年以下的为短期保管。第十五条 反映公司重要工作活动，长远对自身或国家建设有利用价值的档案，应列入永久保管范围；反映公司一般工作活动，在较长的时间内对自身的建设有利用价值的档案，应列入长期保管范围；反映单位一些事务性工作，在较短的时间内对自身的建设有利用价值的档案，可列为短期保管范围。第十六条 不论是永久、长期、短期的档案，都应完整、系统、集中统一进行管理。第五章 档案借阅与使用管理第十七条 集团公司和各成员单位都应根据工作需要，由档案管理人员对归档的档案进行整理，编制系统目录、卡片、索引等检索工具，编辑汇集和独立主题参考资料，便于档案的利用。第十八条 借阅人凭领导批准的申请单借阅与工作岗位相关的档案材料。根据档案密级，秘密档案由部门领导批准借阅，机密档案由部门领导及公司主管副总批准借阅，必要时需经公司总裁批准，绝密档案必须由总裁批准方可借阅。第十九条 借阅人必须珍惜现存档案，严格禁止对档案进行涂改、勾划、剪裁、拆散。因工作需要复制与摘抄档案的，须报请主管副总批准并登记后才允许复制与摘抄，并因此承担泄密带来的责任。复制必须由档案管理人员办理。行政文书档案需由使用人员部门公司级主管领导与行政副总协商后批准使用复印件。第二十条 借阅档案资料，根据档案密级，借阅期限最长为1天、5天和15天（日历时间），一次不得同时借阅三份以上档案资料。借阅到期，确因工作需要延续使用所借资料，借阅人需持借阅资料及批准单办理续借手续，续借不得超过两次，到期必须归还。第二十一条 相关部门或责任人员按规定要求取得或完成归档文件后，因工作需要而继续使用该资料时，应首先进行归档处理，再办理借阅或复制手续。第二十二条 遇节假日或借阅人出差或调离公司，借阅人必须提前归还借阅档案材料。第二十三条 未取得档案管理人员的签证手续，部门领导及人事部门均不得许可离职员工办理相关手续，否则应承担相应责任。第二十四条 借阅人丢失所借资料应在一天内将详述原因的书面报告部门领导并通报公司主管领导，还需及时至档案管理人员处登记备案，立即采取补救措施。如十天内隐藏不报，视为窃取公司情报，承担相应的法律责任。第六章 档案的安全保管第二十五条 档案库房（存放档案的办公室）要有良好的卫生环境，门窗要坚固，要有防盗、防火、防尘、防光、防鼠、防虫、防潮的功能。室内严禁烟火，严禁存放危险物品，严禁在整理和阅读档案资料时吸烟。消防器材不准移动和损坏。第二十六条 档案管理人员根据归档材料的门类和载体进行科学分类，按照国家标准要求使用档案装具，科学安排档案排序。第二十七条 档案管理人员要定期对库藏档案进行清理和校对工作，做到帐物相符。对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制。第二十八条 档案管理人员要按季就档案的归档、移交、利用、销毁、保管等情况进行统计，报主管领导，并在每年年初准确编制档案统计年报。季、年档案情况统计表也要单独按照时间顺序立卷归档。第七章 档案密级与鉴定注销第二十九条 根据国家保密法的相关规定，公司档案分为“绝密、机密、秘密”三个密级。第三十条 根据档案保管期限的规定，公司要在每年的六月至八月对档案进行鉴定，确定对档案的继续保存、作废、解密、销毁。第三十一条 鉴定工作应在公司主管领导带领下，由总裁办（综合管理部）与相关部门共同组成鉴定小组。经过鉴定小组决定销毁失去保存价值的档案，要登记造册，并经单位主管领导审批后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。销毁档案清册，各成员单位要报集团公司备案。第八章 奖惩条件和附则第三十二条 有下列事迹之一的单位和档案工作人员，应给予表彰和奖励：1、对档案的跟踪、收集、整理、利用作出显著成绩的；2、对档案的安全保护、抢救、严格保密做出贡献的；3、在档案现代化管理上有显著成果的；4、在严格档案管理纪律上表现突出的。有下列行为之一的，应给予处罚：1、单位档案工作较长时间处在无主管领导、无部门负责、无人员管理状况的；2、损毁、丢失或擅自销毁档案的；3、擅自提供抄录、公布属于密级档案的；4、涂改、伪造档案的；5、将应归档档案据为己有，拒绝向档案室移交的；6、玩忽职守，造成档案损失的。第三十三条 本办法自批准之日起实行，原1.0版管理办法同时废止。第三十四条 本办法由总裁办负责解释。附表一：营销项目归档目录 -1序号类别归档目录保管期限归档时机文件资料来源市场营销总部设计研究院 工程部经营计划部运营管理部总裁办法务部(一)经营合同生效前基础管理及技术文件1.项目建议书、可行性研究报告长期合同前2.环境影响评价报告及批复文件长期合同前3.项目立项批复文件（复印件盖红章）长期合同前4. 招标书及文件长期投标前5. 投标书及投标保函长期合同前6.项目选址地形图、红线图长期合同前7.设计用测试报告长期合同前8.双方正式会谈纪要短期合同前9.关于项目建设标准承诺书短期合同前10.经甲方批准认可的技术方案短期合同前11.正式提交给甲方技术资料及签收单短期合同前12.中标通知书长期合同前13.项目代理人委托书（我方）短期合同前14.项目甲方代表委托书短期合同前15.合同书、协议书、委托书长期合同前(二)设计基础文件 与设计成果1. 工程地质初勘报告长期初设完成2. 工程地质详勘报告长期施工图完成3.规划设计条件通知书及附图长期批准日4.初步设计咨询审查结论永久批准日5.施工图设计咨询审查结论永久批准日6.项目背景会议纪要短期合同签订7.设计条件或设计变化协商批文长期初设完成8.初设说明、图纸、概算书、初步设计长期初设完成9.施工图图纸、设计说明、设计计算书（工艺、结构、电气、自控、采暖）长期施工图完成10.工艺操作说明书长期施工图完成11.维护手册长期施工图完成12.调试启动方案长期施工图完成13.设计输入改变函件、会议纪要短期施工图完成14.设计预算书短期施工前15.设计基础数据来源资料交付给甲方设计成果签收单短期初设前16.顾客提供的相关技术资料短期收到时 -2序号类别归档目录保管期限归档时机文件资料来源市场营销总部设计研究院 工程部经营计划部运营管理部总裁办采供中心(三)工程经营文件1.设计招投标文件（含分包）短期开标后2.施工招投标文件（含分包）短期开标后3.监理招投标文件短期开标后4.设备、材料采购合同长期签订日5.设备出厂检测报告、使用说明书短期出厂日6.出售设备、材料合同书长期签订日7.设计合同书及补充协议长期签订日8.工程成本预测分析报告长期完成日9.施工、监理合同书及补充协议长期完成日10.甲、乙双方协商纪要、书面承诺书短期签订日11.与甲方取得的设计变更、工程洽商短期实际变更前12.工程决算书长期决算后(四)工程实施技术与商务管理文件1.放线记录、水准点、坐标点交移长期开工日2.施工方对设计图审查结论短期开工日3.施工组织设计、施工方案、审批意见短期开工日4施工网络进度计划（含安装）短期开工日5.开工报告、开工许可证长期开工日6.开工前厂址原貌照片长期开工日7.设计交底、技术交底会议纪要长期开工日8.工程项目大事记长期竣工日9.施工日志长期竣工日10.形象进度报表、每月工程量报表短期每月30日11.工程物资（含设备）进场报表及甲方批复短期计划节点日12.施工用产品出厂合格证、证明文件、试验报告短期计划节点日13.桩基施工记录及检测报告短期计划节点日14.验槽记录、地基处理记录及检测报告短期计划节点日15.隐蔽工程检查与记录短期计划节点日16.质量检查与评定记录长期竣工日17.不合格项处理记录长期完工日18.工程质量事故报告长期完成日19、工程质量评定报告长期完成日20.设备运转记录、单机试运转记录长期竣工日21.清水联动试车记录长期竣工日22.工程完工验收备案表、报验表长期竣工日23.工程完工验收报告、验收记录长期竣工日24.工程全貌照片长期竣工日25.竣工图、竣工资料长期26.调试过程记录、总结长期计划申请日27.工程总体验收申请报告及批复长期验收日28.总体验收记录（第三方认证）、环保验收长期交工前29.总体验收批准文件、交接手续长期交工后10天序号类别归档目录保管期限归档时机备注（海斯顿提供）(五)项目设备制造及售后文件1.生产运行控制文件，包括：工程项目计划单短期发货时产品生产计划单短期发货时生产设备明细短期发货时产品材料定额短期发货时表面处理喷漆施工记录短期发货时焊接过程参数记录短期发货时表面处理玻璃钢施工记录短期发货时项目会议纪要短期发货时信息联络短期发货时发货通知单及装箱单短期发货时外购设备入厂检验报告及随机文件短期发货时2.质量控制文件，包括工艺流程卡短期发货时质量不合格报告及纠正短期发货时预防措施短期发货时出厂安装调试验收报告短期发货时3、安装与售后，包括：项目产品登记表短期发货时现场信息联络单短期发货时现场设备修改白图短期发货时委托代购协议短期发货时项目会议纪要短期发货时项目单机与联机现场运行验收文件（包括试车方案）短期发货时过程记录及用户签字短期发货时项目设备安装技术支持工作总结短期发货时售后服务任务单短期发货时售后服务过程一览表短期发货时售后服务联络单短期发货时售后质量问题记录短期发货时客户满意度满意度调查表短期发货时说明：其中 刻录光盘存档 取得（从处部）文件部门 形成文件部门移交文件是复印件的，要注明原件存放处（地）。在外埠施工项目按工程竣工资料归档管理办法执行。附表二：（BOT）建设项目归档目录 -1序号类别归档目录保管期限归档时机文件资料来源投资发展部设计研究院工程部经营计划部运营管理部总裁办项目公司资本运营部(一)工程立项与管理文件1.投标文件长期完成日2.项目建议书长期完成日3.项目建议书批复文件长期批准日4.可行性研究报告长期完成日5.可研批复长期批准日6.批准立项文件长期批准日7.项目公司成立文件、工商注册登记资料长期批准日8.批准征用土地计划任务书永久批准日9.国有土地使用证永久批准日10.技术（含专用权）转让协议书长期签订日11.特许权协议书永久批准日12.批准选址规划意见的文件及附图1份长期批准日13.建设用地规划许可证及附件、附图1份长期批准日14.环评报告及批复长期完成日(二)设计基础文件1.工程地质、水文勘察报告及地质图、地形图长期完成日2.建筑用地钉桩通知单永久取得日3.验线通知单永久取得日4.工厂工艺设计软件包长期取得日5.规划设计条件通知书及附图1份长期批准日6.审定设计方案、通知书及附图1份长期批准日7.审定设计方案通知书征求、消防、环保部门审查意见长期批准日8.初步设计说明与图纸长期初设完成9.初步设计审批意见、批复永久批准日10.施工图、设计说明、设计计算书长期施工图完成11.施工图设计审查意见书、批复永久批准日12.消防设计审核意见长期批准日13.设计合同、委托书、协议书长期签订日-2序号类别归档目录保管期限归档时机文件资料来源投资发展部设计研究院工程部经营计划部运营管理部总裁办项目公司资本运营部(三)工程投资控制与开工文件1.勘察设计招投标文件短期开标日2.设计招投标文件短期开标日3.施工招投标文件、邀标文件短期开标日4.监理招投标文件短期开标日5.勘察、设计、施工、监理方面的合同、协议书长期签订日6.谈判函电、会谈、会议纪要短期完成日7.工程投资估算材料短期初设评审前8.工程设计概算短期开工前9.施工图预算及工程标底长期开工前10.建设工程规划许可证、附件、附图长期开工前11.固定资产投资许可证长期开工前12.施工任务批准文件（建筑施工许可证）长期开工前13.修改工程施工图纸通知单长期开工前14.工程开工证或开工报告（含停工、复工报告）长期开工前15.工程质量监督手续长期开工前(四)工程竣工备案文件1.开工前、完工后工程现场全景照片长期开工前完工后2.全部施工过程质量评定资料长期验收前3.竣工图长期验收前4.工程竣工验收备案表、报验表长期验收前5.工程竣工验收报告、验收记录长期验收前6.设备移交目录及附机资料、安装资料长期验收前7.联动试车合格记录与批准书长期验收前8.规划、环保部门出具的认可文件长期验收前9.工程决算书长期验收后10日10.工程投资审计报告长期验收二月内11.转固定资产登记证长期三月内12.房产使用证、土地使用证长期半年内 -3序号类别归档目录保管期限归档时机文件资料来源投资发展部设计研究院工程部经营计划部运营管理部总裁办项目公司资本运营部(五)建设过程管理文件1放线记录、水准点、坐标点交移长期交工2施工方对设计图审查结论短期交工3施工组织设计、施工方案、审批意见短期开工前4施工网络进度计划短期开工前5设计交底、技术交底会议纪要短期开工前6工程项目大事记短期交工7工程日志短期交工8施工进度月报表短期交工9工程物质进场报表、批复短期交工10施工用产品出厂合格证、证明文件、试验报告短期交工11桩基施工记录及检测报告长期交工12验槽记录、地基处理记录及检测报告长期交工13隐蔽工程检查与记录长期交工14质量检查评定记录长期交工15不合格项处理记录长期交工16工程质量事故报告长期交工17设计变更、工程洽商长期交工18设备运转记录、单机试车记录短期交工19、调试运行记录、维护手册注： 形成文件部门 取得（从外部）文件部门 刻录光盘存档附表三：研究开发项目归档目录序号类别归 档 目 录保管期限归档时间备 注（一）立项材料1.开题报告短期完成日2.专题文献综述短期完成日3.研究项目申报报告短期完成日4.研究项目申报报告批复意见短期完成日5.专利申请书长期完成日（二）项目实施准备1.项目小组成员成员简历表短期立项批准2.项目进展计划书短期立项批准3.项目设备购置计划短期立项批准4项目资金安排计划短期立项批准5.研发项目开工报告短期立项批准（三）项目研究过程与结论1.研究开发项目设计文件（含图纸）长期前期形成2.研究进展过程记录资料长期结束前3.研究开发进度计划调整会议纪要短期形成日4.研究开发成果（报告、实物、照片）长期结束前5.工作总结报告长期结束前6.技术总结报告长期结束前7.查新报告长期结束前8.鉴定记录及鉴定成果长期结束前9.用户反馈信息长期结束前10.专利、发明等证书长期批准日11.获奖证明、发表的论文长期批准日（四）推广应用记录1.技术成果登记表长期鉴定后2.技术转让合同书长期鉴定后3.特许机授权书长期鉴定后4.示范项目申报短期上报日5.示范项目验收证明长期完成日6.市场销售统计报表短期年度报表7.技术改进建议书短期完成日8.重大科技成果推广项目申请书短期每年二、九月说明：文件形成部门为研发中心、总裁办、企划部、经营计划部以及技术委员会附表四：行政文件及日常管理文件归档目录 -1序号类别归档目录保管期限归档时机文件资料来源总裁办企划部人力资源部行政部经营计划部(一)内部1、董事会、监事会及经理办公会会议记录、纪要、决议及有关声像资料永久次年一季度2、公司建立、名称变化、印章启用及各部门设置、撤并、董事会成员变化、经理任免永久3、集团各部门负责人任免、聘用、职称评定、员工培训、年度总结报告长期4、集团制订的发展长远规划、年度经营计划长期5、集团大事记、重要活动记录、荣誉证书、有