050调拨管理.doc

TexcelRS用户手册调拨管理调拨管理（文档内容在发布之前需要根据各项目的具体配置情况进行修正，否则不予发布）1业务模型调拨管理基于异常业务情况下商品库存从一家店转移到另外一家店，或者从一家配送中心转移到另一家配送中心。调拨管理主要基于以下几种情况下产生：1、在全局物流管理中，由于商圈或者品类管理原因商品在一家店销售不好甚至滞销而另外的店销售较好，为了降低系统成本，将商品库存进行调拨转移，甚至是清场调拨；2、由于补货等运营的失误需要兄弟店进行库存消耗的情况； 3、商品保质期出现问题需要协助处理库存；4、由于特殊的销售导致库存的缺失，需要及时满足销售降低损失，通过系统内部进行库存调拨支援；5、物理上存在的供应商供应问题，通过调拨解决供应链问题，必须地址较偏、由于店小导致的批次要货量较少且供应商不愿送货等情况。 调拨其实属于物流中的一种，存在物流就存在物流成本（多方面的，商品损失、管理成本及其他），所以在决定是调拨的时候需要权衡是“合算”，不要为了调拨而调拨。2系统处理方式2.1调拨管理流程3各功能模块操作方式3.1调拨申请 【目的】对调拨业务提出基于管理和数据的申请，从品项、数量到价格，该申请单是后续调拨业务的前奏。在同振系统中对于调拨的申请支持三种申请模式，调入店申请、调出店申请以及总部申请，调出店申请模式因为没有办法从系统的角度判断调入店商品主档存在性，而且从系统的角度没有与调入店沟通的过程，所以在商品出库后可能会造成调入店无法进货或验货，所以这种模式一般不使用。总部申请的模式由于在管理上会产生沟通的不足，造成业务的堵塞，所以一般也不采用。所以一般的实施系统都采用调入店申请的模式，以下的业务及操作说明也已此种方式为基准。在TexcelRS中通过【调拨申请】维护。【界面示意图】申请单据主体，概要区申请商品记录区1、 在实现调拨的最初始阶段，作为调拨业务的双方需要进行有关调拨细节的沟通，有时甚至需要总部进行参与，双方达成一致后才可以做调拨申请。不建议直接通过系统发生申请，在没有沟通的基础上往往申请得不到反馈，造成调入店缺货，或者调出店的货调入店不接受等问题，不利于管理。2、 单据按部门进行设置，如果是调入店申请，则调入店自动由系统设置成当前机构号，如果调出店申请则调出店系统自动设置当前机构号，如果为总部申请则调出、入店皆放开供用户录入，系统控制调入店和调出店不能相同。（在这个系统体系中，每个门店的调拨模式设置是相同的）3、 在商品明细数据区的最下方有本张调拨申请单的数据汇总信息，包括品项数，总数量以及总金额（该金额为暂估金额，具体的情况根据系统的配置计算，具体的方式在明细维护中会涉及）。4、 商品明细区的记录可以使用右键菜单上的新增、修改明细、插入明晰和删除明细的功能分别实现各自的功能，明细处理时会弹出如下的明细数据维护窗口界面：【明细窗口操作】1、明细数据中的部门信息，从概要信息中继承过来。2、在录入商品编码后系统会自动从系统中提取商品的有关信息显示在界面上，主要是两个库存数量和调拨价格。如果是调入点申请则库存数量表示的是调入店本身当前的库存数量，如果是总部或者调出店的申请则显示的库存都是调出店的库存。系统默认提取的调拨价格比较复杂，系统支持以下几种模式：价格方式说明及描述AvgPrice平均进价（调出店自动）系统的调拨价格在调拨出库的时候取调出店的库存成本价格（平均进价）作为调拨的结算价格（调出店的出库价，调入店的入库价），在申请的时候该价格暂取申请方当时的库存平均价格，价格不能修改，参照用。LastPrice最后进货（调出店自动）系统的调拨价格在调拨出库的时候取调出店的最后进货价（如果没有最后进价，比如加工品，初始损溢进来，则使用库存成本价）作为调拨的结算价格（调出店的出库价，调入店的入库价），在申请的时候该价格暂取申请方当时的库存商品的最后进价，价格不能修改，参照用。PoPrice普通订货价（调出店自动）系统的调拨价格在调拨出库的时候取调出店的商品的主供应商的普通订货价作为调拨的结算价格（调出店的出库价，调入店的入库价），在申请的时候该价格暂取申请方当时的商品的主供应商的订货价，价格不能修改，参照用。LessPoPrice录入但=poprice系统自动提取申请门店商品的主供应商的订货价作为默认的调拨价格，但是用户可以修改该价格，系统控制用户修改的价格必须小于等该订货价，该价格将会作为将来调拨的结算价格。（世纪联华采用此模式）LessLastPrice录入但=lastprice系统自动提取申请门店商品的最后进价作为默认的调拨价格，但是用户可以修改该价格，系统控制用户修改的价格必须小于等该最后进价，该价格将会作为将来调拨的结算价格，如果最后进价没有，系统自动设成0，当时在保存的时候会报错，不能进行调拨。LessAvgPrice录入但=poprice系统自动提取申请门店商品的主供应商的订货价作为默认的调拨价格，但是用户可以修改该价格，系统控制用户修改的价格必须大于等该订货价，该价格将会作为将来调拨的结算价格。MoreLastPrice录入但=lastprice系统自动提取申请门店商品的最后进价作为默认的调拨价格，但是用户可以修改该价格，系统控制用户修改的价格必须大于等该最后进价，该价格将会作为将来调拨的结算价格，如果最后进价没有，系统自动设成0 。MoreAvgPrice录入但=avgprice系统自动提取申请门店商品的库存平均进价作为默认的调拨价格，但是用户可以修改该价格，系统控制用户修改的价格必须大于等该平均进价，该价格将会作为将来调拨的结算价格。KeyInDefPo申请方手工录入不控制系统默认提取商品的主供应商的订货价，但用户可以任意的修改，只要价格大于0。对于以上的价格系统在保存的时候控制了必须大于0，否则不能申请。1、 上表中前三种价格是由系统自动控制的，基本上人工是不能干预的，后7种价格都是可以在程度上可以人工干预，这种情况下调拨的双方需要在充分价格沟通(谈判)的基础上才能做申请，否则会产生矛盾，同时这种价格在确认后后续的调拨管理中都是不能控制修改的。如果确实发生了差错，只能在调出方收到申请单后，在出库时将单据作废，重新进行调拨申请，原来调拨申请产生的订单必须在过期后才能由系统自动作废。2、 调拨的数量根据调拨双方实际决定的调拨数量填写，不要乱写，因为调拨申请确认后会形成订单，并增加商品的在途库存，所以如果乱写的话可能会对正常的补货及库存管理带来影响。【单据操作】作废状态录入确认单据作废单据确认调拨录入出库维护调拨确认单据作废调拨出库确认单据状态（包括调拨出库一体）：a) 单据确认确认当前单据并不再进行申请修改，申请确认后将会通过通讯系统经过总部系统传递到调出门店，调出门店进行出库处理。b) 单据作废将该单据的所有信息作废，作废后数据不能修改，但可以查询。c) 单据选择将处于调拨申请步骤状态的单据选择出来进行相应的操作，作废和确认状态 的单据不能做修改，只能查看。3.2 调拨出库 【目的】调拨申请数据（调入方维护并审核确认）通过通讯系统经过总部传递到调出门店，调入店在确认后需要在一定的时间（根据通讯的周期）内通知调出店进行调拨出库，调出方在收到申请数据后根据实际的商品情况进行调拨出库。在TexcelRS中通过【调拨出库】中维护。【界面示意图】1、 在进入管理模块时系统自动弹出已经处于申请确认（审核）状态的调拨申请单进行选择，界面如下图所示，用户根据需要选择相应的调拨申请单，进入调拨出库管理界面，如果没有选择单据，直接取消则进入的空界面中，可以通过单据选择菜单功能进行调拨出库步骤单据的管理维护。在调拨出库参照申请单只有这唯一的入口(通过单据新增也是弹出上输的选择窗口)。2、 所有的概要信息和明细信息都默认由调拨申请单转入而来，调拨申请数量来源于申请单，实际调拨数据初始设置为0，由用户根据实际的调拨商品数量进行修改。3、 调拨出库单的单号就是调拨申请的单号，他们是同一数据只是流转状态不同。4、 在商品明细数据区的最下方有本次调拨出库的数据汇总信息，包括品项数，总数量以及总金额。5、 商品明细区的调拨申请商品记录只可以使用右键菜单上只用修改明细功能进行维护，不能进行新增和删除。在进行明细处理时会弹出如下的明细数据维护窗口界面。【明细窗口操作】（应该是明细修改，没找到此窗口）1、 明细数据中的部门信息，商品信息以及其他的信息继承过来，不能修改，在此处能够维护的只有实调数量，价格在调拨申请的时候确定或者由系统自动确定不能修改。2、 明细中的库存数量与申请中的库存数量有所差异，此处的库存数量表示出库方本身拥有的该商品库存，用户客户检查是否该商品的库存是有问题。3、 调拨实掉数量要根据实际出货的商品数量进行填写，如果某个商品不调出，则直接将实调数量设置成0。4、 如果调出店的库存管理比较细致，则可以先将调拨申请单打印处理，然后根据调拨申请单进行捡货，将捡货的实际数量填写在申请单的上，将申请单交到相应调拨出货制单部门（收货/IT/财务），制单部门的人员根据申请单上的实际出货数量制单调拨出库单，并打印调拨出库单与调入店进行交接。【单据操作】单据状态：作废状态调拨录入调拨确认单据作废单据确认a) 单据确认确认当前单据并不再修改，将调出的商品按照指定的价格出库，扣减库存提取出库成本，调拨的差价在系统中处理到成本调整中。调拨确认后运输到调入店进行验货入库，在此两个出入过程中可能会存在差异，差异的处理原则同配送进货差异谁承担谁处理的原则，如果差异的损失由调出店承担，则调出店对原调出单通过调拨红冲功能进行差异数量的冲减，增加库存；如果属于调入店承担，则调入店按实入库后进行库存的调整处理。调拨出库确认后，会形成调拨出库数据，该数据会通过通讯系统经总部传递到相应的调入门店，并最终形成预检确认状态的调拨进货单。b) 单据作废将该单据的所有信息作废，作废后数据不能修改，但可以查询。调拨出库作废后，系统不反馈到调入店，调入店过期后会自动作废订单和调拨申请单。c) 单据选择将处于调拨出库过程的调拨单据选择出来进行相关的操作，作废和确认状态的单据不能做修改，只能查看。3.3调拨红冲 【目的】在我们发生调拨出库后，在调入方验货时可能会产生数量的差异(包括无形差异和有形差异)，这个差异如果双方协商下来有出库方承担，则调出方需要针对原来的调拨出库单进行红冲，最终将出货和验收调平。在TexcelRS中通过【调拨红冲】维护。【界面示意图】1、 调拨红冲必须针对原有的调拨出库单进行红冲，不能空冲，红冲的商品系统控制必须是已经调拨出货的商品，并且在数量上不能超过未冲的调拨出库数量。2、 原调拨单号可以手工进行录入或者双击弹出调出单进行选择，系统自动提取相关概要信息，部门、调拨等。 3、 在商品明细数据区的最下方有本次红冲的数据汇总信息，包括品项数，总数量。 4、 商品明细区的红冲记录可以使用右键菜单上的新增明细、修改明细、删除明细的功能分别实现各自的功能，新增功能与其它模块的有所不同，它会弹出一个原有调拨出库单中未冲的并且没有进行选择的记录，用户可以多项进行选择，并自动生成到主界面中。选择的界面窗口如下：在窗口中系统会提取出原调拨出库单的未退完的记录，并且该记录没有被选过，这些调拨出库明细可以进行多项选择，然后按确认钮进入系统，进入系统的每个商品的正常数量默认为调出数量 已退数量。不能通过其它的任何方式增加红冲明细记录。如果某条记录不需要红冲，则可以通过删除功能将其剔除（系统控制了红冲数量必须小于0，所以不能通过设置数量=0来处理）。在进行明细修改时会弹出如下的明细数据维护窗口界面：【明细窗口操作】（已修改）1、 明细数据中的部门信息以及商品、价格自动从原有调拨出货记录信息中继承过来，并且这些信息都是不能修改的。2、 系统默认的红冲数量是原调出数据，用户可以根据实际需要修改，但不能超过原来的数量，并且必须小于等于0。【单据操作】单据状态：作废状态调拨录入调拨确认单据作废单据确认 调拨红冲单与调出单为同一调拨单数据，但状态不涉及到申请部分。a) 单据确认确认当前单据并不再修改，将指定红冲数量的商品库存进行入库处理增加库存，同时记录原调出单的已退数量。商品的成本等于原来的调出成本，差价同调拨出库处理到成本调整中。b) 单据作废将该单据商品的所有信息作废，作废后数据不能修改，但可以查询。c) 单据选择将调拨红冲单据选择出来进行相关的操作，作废和确认状态的单据不能做修改，只能查看。3.4调拨进货 【目的】门店的商品库存的来源主要有三个方面：一个是供应商的直接送货进货，一部分在有配送中心的情况下的配送进货，上面的两种方式在进货管理中已讲解。另外还有一块是针对特殊库存处理的调拨进货，本节将重点讲述。如果系统的配置为调拨进货自动验货入库的话，则系统在收到调拨数据后，会自动生成调拨进货单并将其确认掉，这种方式从管理的角度没有关连性，而且数据先于实物商品，所以会造成短时的商品库存虚增。调拨进货的管理操作在TexcelRS中通过【调拨进货】维护。【界面示意图】1、 在同振的统一物流管理系统中，调出店的调拨出库数据和调拨红冲数据会通过通讯系统传递到相应的调入门店，调入门店在收到调拨数据后系统会自动将调拨出库单转化成门店的调拨进货单，该单据处理为预检确认状态，没有预检的过程，等待商品到门店后进行验货入库。2、 在进入管理模块时系统自动弹出已经处于预检确认状态的调拨进货单进行选择，界面如下图所示，用户根据调拨带来的调拨出库单选择相应的调拨进货单（根据选择列表中的送货单号进行判断，该送货单号就是调出门店的调拨单的单号），进入验货数据管理界面，如果没有选择单据，直接取消则进入空界面中。选择界面如下：3、 所有的数据都是从调拨出库单自动转换过来，并且保证品种、数量和价格与原来一样，调拨进货的明细数据只能查看不能进行任何的修改，没有查看明细数据界面。4、 调拨进货的价格等于调出门店的出货价格(该价格根据调拨申请时的原则确定)，调入门店无条件接受这个价格，并且以该价格作为本笔进货的成本。并且这个价格在进货确认时会更新商品的最新进价和最后进货日。5、 在调拨进货生成的库存明细帐中，由于调出门店只是商品物流的流转服务提供者，不是商品的真正供应者，所以同振系统在入库的时候会将该笔调拨进货商品的原有供应商带回(在调拨出库的时候调拨明细会从库存中带回)，并生成到库存明细帐中，这样在考核供应商的库存以及贡献时才准确。6、 调出门店的商品到货以后进货人员需要清点商品的实际数量，但是在调拨进货的功能模块中对商品的数量是不能进行修改的(同时单据也是不能作废的)，这个是为了防止整个运作系统的库存不一致性。在实际的操作中肯定会发生实物和单据的数量不一致的情况（如果数量多了则退回，下面主要针对数量少的情况进行讨论），这个时候进货单据还是按照原来的数量进行确认验货入库，差异的数据根据谁承担谁处理的原则进行处理，具体解释为：如果差异是由于调出店少发货，运输过程中的差异，这个由调出店承担差异，经与调出店沟通后（验货时送货人员会签收实际数量），调出会对原调出数据进行调拨红冲，形成一张新的调拨出库单（红冲单），这张调拨红冲单同样会通过通讯系统传输到调入门店，并生成调拨进货单（红冲类型），门店做验货确认后，一样进行入库，由于是负值，所以会减少库存，