办事处费用及票据报销(暂行)管理办法.doc

编制单位：六安*有限公司办事处费用及票据报销（暂行）管理办法为客观反映公司经济业务的发生或完成情况，明确有关单位（部门）和人员的经济责任，规范公司费用及票据报销管理程序，确保会计核算的真实性、及时性和准确性，根据国家税法和公司的相关规定有关办事处费用及发票管理规定，针对公司的具体情况，特制定本办法。1、 办事处费用本办法所称费用主要为销售部及办事处的日常费用报销以及业务费（销售提成）的报销。（1） 销售部及办事处日常费用报销。 1、日常费用报销自本年度10月1日起执行一季度报销一次，即每年4月、7月、10月、次年1月进行费用报销，同时在规定报销月份15日前必须提交至财务。 2、日常费用报销的发票必须是业务真实发生的并且是符合本办法规定的合规发票，不得弄虚作假，不得要求在票据上填写与实际经济业务不符的内容，否则不予报销。（2） 销售部及办事处业务费（销售提成）报销。1、业务费（销售提成）自本年度10月1日起执行一季度报销一次，即每年4月、7月、10月、次年1月进行费用报销，同时在规定报销月份20日前必须提交至财务。2、关于业务费贴票事宜，业务费贴票建议使用大额的会务费、咨询费、办公费、劳保费、加油费、销售区域内过路费等发票，禁止使用销售区域外大额过路费发票；会务费、咨询费发票相关支撑材料另行规定，其他发票具体要求见本办法有关票据报销相关规定。二、票据及报销相关规定（一）基本要求从外部取得的票据，必须具备以下基本要素：（1）购货单位名称（在发票上体现为付款人、客户、购货人名称）；（2）开具票据日期（增值税专票日期要控制在360天有效期内）；（3）开具票据单位的名称或者开票人的姓名；（4）经济业务内容（即购买商品的名称，如住宿费等）。（5）经济业务的数量、单价和金额。（6）公司的名称、税号、账号等开票信息的正确。密码区无图划。发票资料不完整或有误均不予以办理，并退回业务部门。公司完整开票资料如下：公司全称：六安*有限公司账 号：340017462*开 户 行：建行六安*纳税识别号：913415007255*地 址：六安市金安区*电 话：0564-*（二）公司各业务部门从外部取得的票据必须真实及时，未发生经济业务一律不准虚开票据。票据上的服务项目、品名、数量、单价、金额必须如实填写，不得弄虚作假，不得要求在票据上填写与实际经济业务不符的内容。（三）付款人与接受票据人（或收款人与出具票据人）的名称要一致，否则不予以办理。（四）购买商品、接受服务或管理，必须取得与之相应的符合规定的票据。注：业务单位在发生经济业务时，未能索取以上票据，如收据等非有效票据，一般情况不予报销。（5） 由于我公司是一般纳税人，增值税专用发票、运输专用发票等均可以抵扣增值税，各部门和业务经办人在对外经济交往中应充分考虑上述因素，合理定价，要求对方提供相应的发票，并在合同中加以明确。业务部门在具体政策上不能确定时，应及时向财务部门咨询，避免因发票原因给公司造成不应有的经济损失。（六）取得的任何发票除非在发票注明“除付款单位外，手填无效”或者“除客户名称外，手填无效”的，都必须开具单位名称，否则不予报销。（七）自取得发票之日起超过四个月未报销的发票，将不予报销（即在费用发生取得发票后必须在四个月内进行报销）。（八）税法新规1、2017年7月1日之后开具的增值税普通发票未填列纳税识别号的不予报销入账。2、对于购买商品取得的发票名为“食品”、“日用品”、“办公用品”、“礼品”、“劳保用品”等发票必须附具体清单，否则不予报销。3、自2016年7月1日起地税发票不得作为报销依据，所以对于在2016年7月1日之后取得地方税务局监制的发票不予报销。4、2017年7月1日后开具的增值税专用发票认证抵扣期延长至360天，超过360天不得认证抵扣。（九）关于我司发票不符合规定的具体案例1、非销售区域的大额过路费发票报销。2、 取得的发票单位名称存在问题：（1） 如发票购货单位名称为车牌号（主要为加油票）；发票购货单位名称为个人；发票购货单位名称为具体人名等。（2） 公司名称有误，如取得发票单位名称为“江淮电机有限公司”、“六安江淮电机”、“安徽六安江淮电机有限公司”等。（3） 开具增值税普通发票，购买方为空白未填写我司名称。3、发票未加盖发票专用章、发票上的发票专用章模糊不清。4、使用收据作为报销依据。5、使用地方税务局监制的发票作为报销依据。6、以“办公用品”等名义开具的增值税普通发票没有附物品清单。7、用开具给其他单位的发票（客户或者付款单位为其他公司名称）在我司进行报销。8、自本办法下发之日起发票报销出现上述问题的不予报销。（十）我司常用类型发票及需要注意的事项1、办公用品、办公耗材发票：应注意索取清单明细。2、住宿费发票：能开具税率为6%的发票的宾馆，为一般纳税人应索取增值税专用发票；住宿费金额较大时，应要求开票时备注住宿人次及天数。3、会务费、咨询费：应该要求开具增值税专用发票，同时大额会务费需要合同以及会议签到表作为支撑材料；大额的咨询费发票需要合同、咨询报告作为支撑材料。4、邮寄费、印刷费：邮寄费若金额较大时应索取增值说专用发票同时需要附快递单作为支撑材料；印刷费应该签订合同并取得专用发票。5、汽油费、汽车修理保养费、车辆保险费、ETC充值：如果是定点加油以及油卡充值、ETC充值的应该根据消费金额开具增值税专票；汽车修理保养费、汽车保险费应开具增值税专票并取得结算单。6、通信费、网费、电费、水费、燃气费：应签订合同并取得专用发票。7、代理报关费、运输代理费、运输费：应签订合同并取得相关发票；其中运输费应取得增值税专用发票。