煤炭规范解读(修改稿).ppt

煤矿建设项目档案管理规范 解读 1 规范 制定目的2 规范 起草单位3 规范 制定过程4 规范 指导地位 一 煤矿建设项目档案管理规范 的总体情况 1 规范 制定目的 确保煤矿建设项目档案的完整 准确 系统和安全 更好地服务于煤矿基本建设和生产经营管理及今后的改扩建工作 根据国家有关法律法规和标准规范 制定 煤矿建设项目档案管理规范 煤矿建设项目档案工作存在问题 总体水平较低 与国家的要求和企业的发展很不适应 与其它行业相比也有一定差距主要表现在三个方面 一是管理方面 二是文件归档质量方面 三是现代化建设方面 档案工作与项目建设不同步安排 档案管理机构设置 人员配备不适应工作的需要 档案管理制度不健全 职责不明确 措施不到位 或严重滞后 档案收集工作错过最佳时机 使制度形同虚设 起不到应有的作用 管理方面存在的主要问题 文件归档质量方面的主要问题 归档文件不齐全 不完整 不系统 缺失文件较多 粗制滥造 弄虚作假现象普遍存在 复印 制 件多 而且质量不高 手续不全 不具法律效力 事故档案不归档或隐瞒事故真相 竣工图不符合要求或破旧不堪 竣工图印章 签名不规范 有的是别人代签而没有授权 现代化建设方面存在问题 主要反映在信息化程度低 与煤矿现代化管理水平很不协调 2 规范 起草单位 国家档案局 中国煤炭工业协会档案分会 煤炭工业档案馆 陕西省 山西省 内蒙古自治区3省 区 档案局 神华集团 中煤能源集团等13个单位 3 规范 制定过程 历时3年 数易其稿从理论到实践 再从实践到理论 4 规范 地位 煤矿建设项目档案管理规范 是煤矿建设项目档案工作的管理标准 是煤矿建设项目所有参与者档案工作的行为准则 也是国家组织对煤矿建设项目档案竣工验收的主要依据 各煤矿建设单位应结合实际认真组织落实 严格遵照执行 关于标准的几个名册 标准 为了在一定的范围内获得最佳秩序 经协商一致制定并由公认机构批准 共同使用和重复使用的一种规范性文件 按照标准化的对象 通常把标准分为技术标准 管理标准和工作标准三大类 技术标准 技术标准是指对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准 技术标准包括产品标准 工艺标准 检测试验方法标准及安全 卫生 环保标准等 技术标准时根据国家技术经济政策和市场需要 经主管部门批准 在规定的范围内必须执行的统一技术规定 管理标准 管理标准是指对标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准 管理标准主要是对管理目标 管理项目 管理业务 管理程序 管理方法和管理组织所做的规定 管理标准是技术标准的措施和保证 工作标准 工作标准是实现技术标准和管理标准的手段 主要是为实现工作或活动过程的协调 提高工作效率和工作质量 对每个职能和岗位的工作制定的标准 包括 工作的责任 权利 范围 质量要求 程序 效果 检查方法 考核办法等 二 规范 的条文释义 规范分正文和附录两大部分 正文共十一章1 范围 2 规范性引用文件 3 术语和定义 4 项目档案工作总则 5 项目档案工作组织和职责 6 项目文件的归档 7 项目档案的整理 8 项目档案的保管和利用 9 项目档案信息化建设 10 项目档案登记 11 项目档案验收工作 从对象上讲 适用于新建 改建 扩建 技改 续建的煤矿建设项目 含与其配套建设的洗煤厂 的档案管理工作 与煤矿项目配套建设的电厂 铁路专用线 化工厂等单项工程的档案管理可参照执行本规范或相关行业标准从工作内容上讲 适应档案工作的各环节 1 适用范围 2 规范 引用标准和文件 4个国家标准 1个行业标准 3个规范性文件 4个国标 GB T17678 1 1999CAD电子文件光盘存储 归档与档案管理要求GB T11821 2002照片档案管理规范GB T18894 2002电子文件归档与管理规范GB T11822 2008科学技术档案案卷构成的一般要求 1个行业标准3个规范性文件 行标 DA T28 2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 文件 煤炭部 煤炭企业档案分类规则 煤办字 1994 第110号 国家档案局 国家重点建设项目档案管理登记办法 档发字 1997 15号文件 国家档案局 国家发改委 重大建设项目档案验收办法 档发字 2006 2号 2个标准 煤矿科技术语 GB T15663 2008 档案工作基本术语 DA T1 2000 3个名词 煤矿建设项目煤矿建设项目文件煤矿建设项目档案 3 规范 涉及的名词 术语和定义 煤矿建设项目 煤矿建设项目 为了开采煤炭 按照一个总体设计而建设的工程 它包括矿建 土建和机电安装三类工程 包含一个或多个单项工程 在经济上统一核算 行政上统一管理 建成后统一移交生产 煤矿建设项目文件 煤矿建设项目文件 煤矿建设项目 以下简称项目 在地质勘探 立项审批 招投标 勘察设计 设备材料采购 施工 监理 试生产及竣工验收全过程中形成的文字 图表 声像等形式的全部文件 煤矿建设项目档案 煤矿建设项目档案 指经过鉴定 整理并归档的全部项目文件 文件是档案的前身 档案是文件的归宿 文件转化为档案条件 经过鉴定 系统整理 煤矿建设项目档案特点 成套性原始性专业性多样性动态性 煤矿建设项目档案工作涉及的常用名册 建设单位指建设项目的法人单位 单项工程指建设项目中具有独立设计文件 可独立组织施工 建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程 如矿井 洗煤厂 铁路专运线 办公楼等 单位工程指具有独立设计文件 可独立组织施工 但建成后不能独立发挥生产能力或效益的工程 如井筒 巷道等 煤矿建设项目档案工作涉及的常用名册 分部工程是单位工程的组成部分 按专业和建筑部位确定 如 地基与基础工程 主体结构 装饰装修 建筑屋面 建筑给排水 电气安装等 分项工程是分部工程的组成部分 一般按主要工程 材料 工艺 设备类别进行划分 如土方回填工程 模板工程等 几个常见名词的关系 单项工程单位工程分部工程分项工程 项目前期文件指工程开工以前在立项 审批 招投标 勘察 设计以及工程准备工程中形成的文件项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑 安装情况的文件项目竣工图项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸 项目监理文件指监理单位在项目监理工作中形成的文件 可分为监理管理文件和监理审核文件 项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件 项目前期文件 项目施工文件 项目竣工图 项目监理文件 项目竣工验收文件构成了项目竣工文件 项目档案工作应以建设单位为主 实行统一领导 统一制度 统一管理 统一标准 4 项目档案工作总则 5 项目档案工作组织和职责包含五个部分的内容 第一部分 对机构 人员的要求 1 明确的责任人项目档案工作实行项目法人负责制 项目法人全面负责本项目的档案工作 并接受档案行政管理部门和行业主管部门的监督和指导 明确建设单位档案工作的法律责任 2 要有明确的分管领导及档案机构 分管领导档案机构档案机构负责人各部门分管档案工作的负责人 项目建设单位档案机构应配备适应项目档案工作需要的专职人员 各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员 3 配备专 兼 职档案人员 A能够适应项目档案工作的需要 B档案人员保持相对稳定 C项目档案工作人员应具有档案专业和相关专业专业知识 D档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历 4 人员素质要求 第二部分做好项目档案的具体保障措施 1 档案 建设 同步进行项目建设单位应从项目开始筹建起把项目档案管理工作纳入项目建设计划 纳入项目建设管理程序 纳入分管领导和工作人员的岗位职责 并与项目建设管理同步实施 同步检查 同步考核 2 岗位职责 年度考核按项目法人制要求 组建由设计单位 施工单位 调试单位 监理单位等参加的档案工作领导组 按照项目所属关系 把项目档案工作纳入各参建单位领导责任进行监督 考核 纳入各职能部门分管领导和工作人员的岗位职责进行考核 3 档案质量 合同约束项目建设单位在与地质勘探 勘察设计 施工及监理单位 以下简称参建单位 签订勘探 设计 施工 监理及采购 服务 技术等合同 协议时 应设立专门条款 明确规定相关单位的归档职责及文件归档范围 质量要求 整理标准 提交套数 时间等 并将 档案部门签字认可 纳入合同的结算程序 三纳入 项目文件材料的形成 积累 整理 归档纳入项目建设各项程序 纳入项目建设管理计划 纳入有关部门与有关人员的岗位职责 四同步 下达工程计划任务与提出项目文件归档要求同步 检查项目计划进度与检查项目文件积累情况同步 工程验收与档案验收同步 项目总结与归档的项目文件交接同步 四参加 档案人员参加工程管理相关会议及质量检查 参加重要设备仪器开箱 验收 参加项目建设竣工验收 参加项目可研成果审定 4 关键节点 参与检查 5 参建单位 配备人员各参建单位应按建设单位要求或合同规定 明确负责档案工作的部门 配备满足项目档案工作需要的专 兼 职档案人员 6 加强培训 提高素质项目建设单位应建立以档案部门为中心 各职能部门 各参建单位档案部门或专 兼 职档案人员为基础的档案工作管理网络和档案人员培训制度 第三部分 项目建设单位档案部门职责 1 建立制度 组织培训建立制度总原则 项目法人在制定规章制度时 应从建设项目的整体通盘考虑 把归档内容涵盖项目建设各阶段 各专业及各参建单位 对归档职责 归档范围 项目文件的编制等作出统一规定 建设项目档案管理主要制度 归档范围 分类标准 领导责任制 岗位责任制 技术 图纸 资料管理制度 竣工文件编制要求 档案移交办法 档案借阅制度等 2 依照标准 指导监督对本单位各职能部门 参建单位档案工作进行监督 指导 检查 3 参加活动 参与验收参加项目建设的重要会议 重大活动 重要设备开箱验收 项目建设各阶段 标段 交 竣 工验收 4 收集保管 验收移交 第四部分 各职能部门档案工作职责 1 收集整理承担本部门履行职责所涉及项目文件的收集 整理和归档工作 并对归档文件形成质量和完整 准确情况负责 2 归档移交工程完工验收前要将相关整理好的档案移交档案室 3 协助监督协助档案部门 监督 指导和检查其所负责的参建单位的文件归档质量 第五部分 参建单位档案工作职责 主要涉及以下参建单位 1 地质勘探单位 2 勘察设计单位 3 施工单位 物资 设备供货单位 含厂家或中间商 设备生产监造单位 4 监理单位 总体来讲 收集整理 按时移交 按合同或协议负责所承担工程或任务的文件的收集 整理和归档工作 对归档文件形成质量和完整 准确情况负责 并在规定时间内按要求向建设单位移交 地质勘探单位 负责收集 整理地质勘探各阶段的地质文件 并按国家有关规定 标准 和合同要求向建设单位提供相应的地质报告及审批文件 勘察设计单位 负责所承担的工程地质勘查 预可行性 可行性研究及设计文件的收集 整理工作 并按国家有关规定 标准 和合同要求向建设单位提供报告和设计文件 施工单位 负责收集 积累 整理其所承担工程 或标段 形成的施工文件 竣 交 工验收文件 系统调试文件 系统使用维护与保养说明文件及竣工文件 并按要求向建设单位移交 竣工文件的编制质量应符合 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 第6条 第7条的要求及相关合同的约定 由施工单位收集的还有以下两种资料 1物资 设备供货单位 含厂家或中间商 提供的物资 设备质量证明文件 矿用产品安全标志证明文件及生产许可文件 产品安装 使用 维护 操作说明等随机文件 连同设备材料及构配件 开箱 进厂检验单等 由施工单位负责收集 整理 经监理单位查验并签字后编入施工文件 2设备生产监造单位 负责收集 整理设备监造工作中产生的监造文件 并负责检查 审核设备生产单位所提交文件资料的完整 准确 系统情况 交施工单位复检签字后 编入施工文件 监理单位 负责收集 积累 整理其所形成的监理文件 负责审核施工单位 设计单位提交文件的完整 准确 系统情况 审核 签署竣工文件 并向建设单位提交有关档案情况专项报告和验证文件 几种特殊情况档案材料的收集 1 工程发包由建设单位发包的专业承包施工工程 承包单位负责所承包工程施工文件的收集整理 并直接提交建设单位 项目实行总承包的 由总承包单位负责项目全部文件的收集整理 或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集 整理 并分别提交总承包单位汇总 2 安全 质量事故安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收集整理和归档工作 建设单位应保存一套齐全完整的与管理和技术有关的文件 3 声像档案及时归档 写清说明 6 项目文件的归档 1 归档原则 谁形成谁负责 2 归档依据及具体要求 依据 煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表 制定本项目文件归档范围和保管期限表 保管期限一般定为10年 30年 永久 但不应低于相应工程或设备的服务年限 3 整理依据 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA T28 2002 科学技术档案案卷构成一般要求 GB T11822 2008 电子文件归档与管理规范 GB T18894 20 技术制图复制图的折叠方法 GB T10609 3 4 移交要求 严格交接手续编制移交清册移交清册应明确移交的时间 内容 数量 载体形式等 必要时应编写归档说明 将归档过程中一些情况进行说明 接收方应认真清点核对 准确无误后交接双方负责人和经手人签字 移交清册各留一份 7 项目档案的整理 1 编制分类方案 2 档案排序编号 3 档案按期移交 8 项目档案的保管和利用 保管 1 保管原则 2 保管场所 3 工作设备 4 防护设施 5 保管设施 利用 1 编制档案检索工具 2 建立利用登记制度 9 项目档案信息化建设 1 信息化建设原则 档案信息化与项目信息化同步进行 技术与管理并重 以档案信息化促进和保障项目建设信息化 2 系统开发要求宏观上 满足项目建设全过程信息系统高效 高质运行的需要 微观上 具备收集整编 数据管理 检索浏览 借阅管理 统计汇总 权限设置 安全保密 系统维护等基本功能 能与建设项目各信息系统之间衔接 注意事项 关注电子文件的收集 归档电子文件是项目档案的重要组成部分 建设单位应将电子文件的收集 归档纳入项目文件的管理范围 在与地质勘探 勘察设计 施工 监理等相关单位签订合同或协议时 应将电子文件的移交纳入其中 10 项目档案的登记 1 主动登记依据 国家重点建设项目档案管理登记办法 项目开工半年内向项目主管部门报送 国家重点建设项目登记表 每年报送一次 直至项目竣工验收止 2 逐级汇总项目主管部门汇总本系统情况报送项目所在地省级档案行政管理部门 省级档案行政管理部门汇总后报国家档案行政管理部门 11 项目档案验收 1 验收必要性项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分 未通过档案验收的项目 不得通过竣工验收 2 项目档案验收的组织 3 项目档案验收组的组成 4 验收申请 报送档案验收申请报告 项目档案验收申请报告 项目档案验收前应自检 5 申请项目档案验收条件 项目档案验收申请报告的主要内容 一 项目建设及项目档案管理概况 二 保证项目档案的完整 准确 系统所采取的控制措施 三 项目文件材料的形成 收集 整理与归档情况 竣工图的编制情况及质量状况 四 档案在项目建设 管理 试运行中的作用 五 存在的问题及解决措施 项目档案验收前应自检 项目建设单位 法人 应组织项目设计 施工 监理等方面负责人以及有关人员 根据档案工作的相关要求 依照 重大建设项目档案验收内容及要求 附件2 进行全面自检 5 申请项目档案验收条件 一 项目主体工程和辅助设施已按照设计建成 能满足生产或使用的需要 二 项目试运行指标考核合格或者达到设计能力 三 完成了项目建设全过程文件材料的收集 整理与归档工作 四 基本完成了项目档案的分类 组卷 编目等整理工作 验收时间 项目竣工验收3个月之前完成 验收形式 召开会议 现场抽查 验收结果 分为合格和不合格 6 验收要求 验收形式 召开会议 项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行 项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议 项目的建设单位 法人 设计 施工 监理和生产运行管理或使用单位的有关人员及建设单位各职能部门负责人列席会议 建设单位汇报材料 建设单位概况 工程概况 包括核准单位 总投资 工程完成情况 主要施工 设计 监理单位 单位工程数量 等 档案管理概况 领导体制 机构情况 人员情况 保管状况 库房面积 设备配备等 主要制度 档案管理所采取的措施 档案基本情况 单位工程数量及每个单位工程档案数量 主要内容 分类情况 整理状况 检索工具编制情况 竣工图数量及情况等 存在问题及采取措施 施工单位 监理单位 要有对施工单位 设计单位档案情况检查监督的内容 现场抽查 检查项目档案 采用质询 现场查验 抽查案卷的方式 抽查档案的数量应不少于100卷 抽查重点为项目前期管理性文件 隐蔽工程文件 竣工文件 质检文件 重要合同 协议等 验收结果 项目档案验收结果分为合格与不合格 项目档案验收合格的项目 由项目档案验收组出具项目档案验收意见 项目档案验收不合格的项目 由项目档案验收组提出整改意见 要求项目建设单位 法人 于项目竣工验收前对存在的问题限期整改 并进行复查 复查后仍不合格的 不得进行竣工验收 7 必须重点把握的验收内容 第一 组织管理总体要