人物档案管理暂行办法.doc

人物档案管理暂行办法 人物档案是指我校建校以来，国内外知名的学者、专家、教授、历任校党政领导等人物在一生中所形成的具有重要价值的历史性文字材料。主要反映这些名人的经历和他们的教育、学术思想及其为发展我国教育、科技事业所做出的卓越贡献。收集、管理人物档案将对维护我校历史真实面貌和名人历史地位的重要手段。对维护教学、科研发展史的真实面貌起到重要作用。充分利用这些档案将对我校各项工作起到推动作用。为永久、妥善保管好我校“名人全宗”档案，特制定本办法。一、人物档案的归档(一) 人物档案的归档对象 凡我校历届党政领导、中国科学院院士、中国工程院院士、教授及有重大贡献和重要学术地位的知名人士均属于人物档案的归档对象。(二)人物档案的归档范围1. 生平传记类材料：个人自传、履历表、学历证明、身份证明、职务、职称晋级情况等。2. 创作类材料：专著、译著、论文及正式出版的教材、参考书、重要讲义、为书刊撰写的重要文章或前言、出席重要会议的讲稿、重要的研究课题、理论数据等。3. 重要的手迹材料：日记、笔记、重要书信、珍贵手稿、记事等。4. 获奖类材料：教学成果、科研成果、获奖情况及其它各类获奖情况。5. 社会活动类材料：参加国际、国内学术活动、外事活动及在国际、国内学术组织任职的材料、担任人民代表、政协委员以及在各种社会组织中担任职务的有关材料。6. 评价类材料：国际、国内对其评价、介绍、纪念、回忆等文章及报刊上登载过的专题报道等。7. 奖状、证章类：各类奖状、奖章、纪念品(礼品)、聘书、任命书、委任状、证章、荣誉证书、代表证等。8. 音像类材料：包括各个时期的重要活动。如：教学、科研、外事、社会活动及个人生活的照片、底片、录音带、录像及影片等。9. 其它类材料和实物：包括收藏的有重要保存价值的文件资料及对巳故全宗构成者的悼词、唁函、唁电等。(三)人物档案的归档办法1. 凡归档对象所在单位分管档案工作的领导应重视做好本单位人物档案的收集、归档工作，讲清目的，意义和作用。取得名人、家属和各方面的支持与配合。2. 收集对象所在单位的专(兼)职档案员负责人物档案的具体收集、整理、组卷工作。3. 校档案馆负责人物档案在收集、整理、组卷过程中的监督、检查和业务指导。4. 为永久妥善保管人物档案一律存放校档案馆。5. 对于人物档案建档后陆续形成的各种材料，应及时整理向校档案馆补充归档。6. 捐赠人物档案时，应填写捐赠移交单。(见附件)二、人物档案的管理(一)整理1. 校人物档案以个人为保管全宗，进行分类、组卷、排列、编目。2. 人物档案采用“问题一年代”分类法。具体分类如下：(1)生平传记 (2)创作 (3)手迹 (4)奖励 (5)社会活动(6)评价 (7)奖证、证章 (8)音像 (9)其它(二)保管1.由于人物档案的特殊性，故全部人物档案定为永久保管。2. 档案馆要有防虫、防鼠、防光、防潮、防热、防火等一系列技术性保护措施。(三)人物档案的提供利用1. 要充分发挥人物档案的作用，积极为学校各项工作服务。2. 根据档案法二十一条规定：向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。3. 查阅人物档案要履行登记手续，根据限制利用条件履行不同的手续。4. 人物档案原则上一律不外借，如特殊需要，档案馆可提供复印件。5. 为不影响本人