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第三章办公自动化软件应用办公自动化 OA OfficeAutomation 于20世纪70年代兴起 它将现代化办公和计算机网络功能结合起来 成为一种新型的办公方式 它是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域 是信息化社会的产物 办公自动化系统的构成应包括三个部分 办公自动化设备 办公自动化软件和办公人员 美国微软公司开发的MicrosoftOfficeXP是办公人员最常用的通用软件 3 1文字处理软件WordXP学习目标了解办公自动化的原理 理解电子表格 文字处理和多媒体演示软件的基本功能 掌握OfficeXP办公类软件基本操作方法 启动与退出 工作窗口的基本组成与操作 文件的建立 打开与保存 文本编辑区通用编辑方法 了解WordXP的各种视图的意义与应用 掌握WordXP文档的编辑 查找和替换 文档格式的设置 包括字符格式 段落格式 和页面格式的设置 包括节的设置 分页 分栏和插入页眉和页脚 样式的使用 掌握WordXP表格的创建与编辑 插入图片 文本框 艺术字和绘图及图文混排的方法 3 1 1认识工作窗口3 1 2创建和编辑文档3 1 3设置文档格式3 1 4表格制作3 1 5图文混排 3 1 1认识工作窗口WordXP的启动方法1 开始 程序 MicrosoftWord 方法2 双击桌面上WordXP的快捷方式图标 方法3 双击Word文档图标 以Doc为扩展名的文件 打开WordXP 进入编辑该文档的MicrosoftWord界面 退出WordXP的方法方法1 单击标题栏上的 关闭 按钮方法2 文件 关闭 方法3 文件 退出 方法4 单击标题栏上控制按钮 关闭 窗口的基本组成标题栏 标题栏上有 控制按钮 文档标题 最小化 还原 关闭按钮 菜单栏 菜单栏上含有九个菜单项 文件 F 编辑 E 视图 V 插入 I 格式 O 工具 T 表格 A 窗口 W 帮助 H 各菜单项后面的字母称为快捷键 按Alt 字母 即可打开该字母所对应的菜单项的下拉菜单 例按Alt F 下拉菜单中的各命令后的字母称为热键 当打开下拉菜单后 单击该字母 即可执行该命令 下拉菜单中的各命令后的Ctrl 字母称为快捷键 在不打开下拉菜单时 直接按Ctrl 字母 即可执行相应的命令 例按Ctrl O 常用工具栏 一般有23个按钮 用鼠标指向它 即可显示它的功能 主要用于快速执行命令 格式工具栏 主要用于快速改变文档的外观 如设置字体 字号等 滚动条 滚动条有水平滚动条和垂直滚动条 水平滚动条最左边有四个按钮 分别为普通视图 Web版式视图 页面视图 大纲视图 垂直滚动条下面有三个按钮 分别为前一页 选择浏览对象 后一页 文档编辑区 用于编辑文档 分割框 位于垂直滚动条上端肩关之上 用于将文档编辑区分割成两部分 状态栏 用于显示有关命令 工具栏按钮等正在进行的操作状态信息和插入点位置的信息 标尺 水平标尺用于指示文档的行宽情况 对齐方式等 标尺上端 有一个倒三角形按钮 叫首行缩进按钮 下端的三角形叫悬挂缩进按钮 下端的一个方形按钮 叫左缩进按钮 垂直标尺位于工作区的左侧 用于调整页面的上下页边距 表格行高等 常用工具栏 格式工具栏的打开与关闭 视图 工具栏 按需要进行选择 3 1 2创建和编辑文档创建 打开 保存与关闭文档创建新文档打开已经建立的文档选择当前文档保存文档关闭文档 文档的建立 打开 保存与保护1 新建文档方法1 文件 新建 方法2 单击常用工具栏上的 新建 按钮 2 在Word窗口中打开文档方法1 文件 打开 在出现的 打开 的对话框中选定要打开的文档 单击 打开 方法2 单击常用工具栏上的 打开 按钮 在出现的 打开 的对话框中选定 打开 3 保存文档在编辑一篇文档时 为了防止突然断电或意外死机造成编辑内容的丢失 可以每间隔一段时间对文档进行保存 整篇文档编辑完成后 也要进行保存 方法1 文件 保存 方法2 单击常用工具栏上的 保存 按钮方法3 文件 另存为 4 自动保存为了防止意外造成文档的丢失 Word提供了让用户选择每隔一定时间间隔自动保存文档的功能 方法 工具 选项 在选项对话框中选 保存 标签 单击 自动保存时间间隔 复选框 并在文本框中输入或选择时间 缺省为10分钟 确定 5 文档保护方法 工具 选项 在选项对话框中选 安全性 标签 在 打开权限密码 文本框中输入打开密码 确定 再次输入密码 确定 6 设置文档为 只读 属性方法 工具 选项 在选项对话框中选 安全性 标签 在 建议以只读方式打开文档 单选框上打勾 3 1 2创建和编辑文档输入文本汉字输入符号和特殊字符的输入切换插入与改写状态删除字符操作段落的拆分与合并 插入点 在工作区中有一闪动的竖线 称为插入点 输入的文字 会在插入点处出现 随着输入的进行 插入点会自动向后移动 如果要把插入点移到某处 只要将鼠标光标移到该处单击即可 段落标记 在插入点的后面 有一个小箭号 称为段落标记 用来表示一个段落的结束 段落标记的开启 关闭 视图 显示段落标记 插入 与 改写 状态 插入 状态 是Word默认状态 这时状态栏上的 改写 字样呈灰色 在插入状态下 输入的文字显示在插入点处 且原插入点后的文本顺序右移 改写 状态 双击状态栏上呈灰色的 改写 字样 使它以黑体显示 即为 改写 状态 在这种状态下 新输入的文本覆盖插入点位置的文本 中文输入状态的选择中文WindowsXP提供了多种中文输入法 智能ABC 微软拼音 全拼 郑码等 中文输入法选定以后 屏幕上会出现一个中文输入法状态框 输入法设置如下 中英文切换 Ctrl 空格 中英文标点 Ctrl 软键盘按钮输入法切换 Ctrl Shift 全 半角切换 Shift 空格 输入法的选择 方法1 单击任务栏上输入法指示器 由弹出的菜单中进行选择 方法2 CTRL SHIFT 半角 全角的切换 方法1 单击输入法状态显示栏中的半角 全角按钮方法2 SHIFT 空格 键盘上找不到的字符 标点符号 数学序号以及特殊符号的输入法 右击软键盘 从中进行选择 一些标点符号的输入 顿号 省略号 SHIFT 破折号 SHIFT 简单删除 删除插入点左边的一个字符或汉字 按退格键 BackSpace 键删除插入点右边的一个字符或汉字 按 Delete 删除插入点左边的一个单词 按 CTRL BackSpace 键删除插入点右边的一个单词 按 CTRL Delete 键 恢复删除的文字和图形 在删除之后要立即恢复删除的文字和图形 只要单击 常用 工具栏上的 撤消 按钮 段落的拆分与合并 段落的拆分 如果要把一段分成两段 把插入点移到要拆分处 按回车键 段落的合并 方法1 把插入点移到第二段的段首 然后按退格键 方法2 把插入点移到第一段的段末 然后按Delete 编辑文本选择文本文档区中使用鼠标选择栏中使用鼠标选择矩形文本块删除文本移动与复制文本使用鼠标拖放使用剪贴板技术撤消与恢复撤消操作恢复操作查找与替换 选定文本在编辑文本时 若要对某一区域的文本进行操作 必须先选定该文本 选定的文本以黑底白字显示 使用鼠标选定文本有下列几种方法 文档区选定文本单词 双击这一单词句子 按CTRL 单击该句子中的任何位置光标所在的段落 三击插入点开始到指定位置 单击插入点 按住SHIF 单击要选定的的文档的结束点 选择栏中选定文本工作区最左侧的一个狭长区域为选择栏 在其内鼠标指针变成反向倾斜箭头 光标所指向的行的选定方法 单击光标所指向的段落的选定方法 双击整个文档的选定方法 三击或CTRL 单击 选择矩形文本块 列方式选择 方法1 ALT 鼠标从矩形块的左上角拖曳到右下角释放 方法2 CTRL SHIFT F8 1 然后鼠标从矩形块的左上角拖曳到右下角释放 2 或使用箭头键 使用键盘选定文本 右侧一个字符 SHIST 左侧一个字符 SHIFT 单词结尾 CTRL SHIFT 单词开头 CTRL SHIFT 插入点到行尾 SHIFT END插入点到行首 SHIFT HOME 插入点到下一行 SHIFT 插入点到上一行 SHIFT 插入点到段尾 TRL SHIFT 插入点到段首 CTRL SHIFT 插入点到文档开始处CTRL SHIFT HOME整篇文档 CTRL A 取消选定 方法1 使用鼠标 在文档窗口中单击选定内容的外面 方法2 使用键盘 按任一箭头键 如果使用F8键或CTRL SHIFT F8选择选定方式 请按ESC键 对选定文本字体 字号的设置方法1 选中要改变字体或字号的文本 单击常用工具栏上的 字体 下拉列表框和 字号 列表框从中进行选择 方法2 格式 字体 从中进行设置 删除 移动 复制选定的文本删除 方法1 按退格键盘BACKSPACE方法2 选中 DELETE方法3 选中 剪切 CTRL X 复制 方法1 选中 CTRL 拖曳到目标处方法2 选中 复制 插入点放到目标处 粘贴方法3 选中 CTRL C 插入点放到目标处 CTRL V 移动 方法1 选中 拖曳到目标处方法2 选中 剪切 插入点放到目标处 粘贴方法3 选中 CTRL X 插入点放到目标处 CTRL V 替换查找文本 步骤1 编辑 查找 2 在 查找内容 文本框内键入要搜索的文本 3 单击 查找下一个 按钮 注释 按 ESC 键可取消在进行的搜索 设置查找选项 步骤1 编辑 查找 2 如果要根据某些条件进行查找 单击 高级 3 在扩展的对话框中设置所需的选项 例如 选中 区分大小写 复选框 就会只查找那些大小写与 查找内容 框内所键入的内容相符的字符 查找特定格式 步骤 编辑 查找 如果没有显示出 格式 按钮 单击 高级 要搜索指定格式的文本 在 查找内容 文本框内输入文本 如果只搜索指定的格式 请删除 查找内容 文本框内的文本 单击 格式 按钮 然后选择所需的选项 例如 格式 选择 宋体 黑体 五号 确定 查找下一处 查找段落标记 省略号等特殊字符 步骤1 编辑 查找 2 如果没有显示出 特殊字符 按钮 单击 高级 3 单击 特殊字符 按钮 然后选择所需的选项 例如 格式 选取 段落标记 查找下一处 替换文本 步骤1 编辑 替换 2 在 查找内容 文本框内键入要搜索的文本 3 在 替换为 文本框内键入要替换的文本 如果替换的文本不同 则单击 替换 4 单击 替换 或 全部替换 在 替换为 文本框内键入要替换的文本 设置替换选项 步骤1 编辑 替换 2 在 查找内容 文本框内键入要搜索的文本 3 在 替换为 文本框内键入要替换的文本4 如果要根据某些条件进行替换 单击 高级 5 在扩展的对话框中设置所需的选项 例如 选中 区分大小写 复选框 就会只替换那些大小写与 查找内容 框内所键入的内容相符的字符 6 单击 替换 或 全部替换 替换指定的格式 1 编辑 替换 2 在 查找内容 文本框内键入要搜索的文本 3 在 替换为 文本框内键入要替换的文本 4 如果没有显示出 格式 按钮 单击 高级 5 单击 格式 按钮 然后选择所需的选项 6 单击 替换 或 全部替换 光标的移动行首HOME行尾END文档首CTRL HOME文档尾CTRL END返回到上一次编辑位置SHIFT F5 定位到特定位置 步骤1 编辑 定位 2 在 定位目标 框中选定要移动到的项目类型 例如 指定的页 批注 脚注 书签等 3 在输入框中输入项目名称或号码 4 单击 下一个 或 定位 3 1 3设置文档格式字符格式设置使用 格式 菜单使用格式工具栏使用 格式刷 利用格式刷能把文本中设置好的字符格式 重复用于其它文本处 操作方法 选定已设置好字符格式的文本 单击常用工具栏上的 格式刷 按钮 使鼠标指针成为格式刷形状 将鼠标移到其它文本处 按下鼠标左键拖到末尾 松开鼠标左键 该文本就被格式化 鼠标也被还原 若要重复使用 格式刷 可双击 格式刷 按钮 段落格式设置段落标志使用 格式 菜单使用格式工具栏使用样式使用标尺为原有段落添加项目符号和编号 格式菜单的使用单击 格式 段落 弹出 段落 对话框进行设置 单击 格式 边框和底纹 在弹出的对话框中进行设置 在该对话框中可为段落或整篇文章添加自定义的边框 以增加显示效果 单击 格式 分栏 可以为选定的文本进行分栏 可设定栏数 宽度和间距 单击 格式 样式和格式 只需选取定一种样式 就可以设定一系列的格式 例如 使用 标题1 样式 就可将所在段落设置为2号字体 加粗 多倍行距等效果 为一段文字创建目录的方法 选中一段文字点 格式 样式和格式 做标题 此时可见该段文字前多了一个黑点 表示做标题成攻 这时把光标移在标题上 不要选中标题 点 插入 索引和目录 点目录标签 点 确定 添加项目符号和编号选定要添加项目符号和编号的段落 点 格式 项目符号和编号 之后可以选取需要的项目符号 编号等 页面格式设置节的设置分页页面设置插入页眉和页脚分栏 节的设置 把光标移到要分节的位置上 点 插入 分隔符 可选择分页或分节符 在分节符内有四种功能 分别为 下一页 将新的一节放到下一页的顶端 连续 在插入点处开始新的一节 偶数页 使新的一节总是从下一个偶数页开始 奇数页 使新的一节总是从下一个奇数页开始 页面设置 点 文件 页面设置 可设置纸张大小 页边距 版式 文档网格 横排竖排 页眉页脚等 在版式中可选择奇偶页不同或首页不同 还可以添加行号和设置边框和底纹 在文档网格中可指定每页多少行每行多少个字等 创建页眉和页脚 视图 页眉和页脚 要创建 奇偶页不同 或 首页不同 的 页眉和页脚 单击页眉和页脚工具栏上 页面设置 按钮 选 版式 标签 进行设置 不同节要创建不同的页眉和页脚 单击页眉和页脚工具栏上 同前 或 链接到 按钮 要调整页眉或页脚的垂直位置 单击页眉和页脚工具栏上 页面设置 按钮 选中 页边距 标签 在 距边界 的 页眉 文本框中键入所需的页面顶边到页眉顶部的距离 页脚 文本框中键入所需的页面底边到页脚底部的距离 可以在页眉和页脚中创建水印 设置行号 文件 页面设置 版式 行号 添加行号 设置首字下沉 格式 首字下沉 文本的横排和竖排 格式 文字方向 3 1 4表格制作创建表格利用菜单命令创建表格利用常用工具栏上的 插入表格 按钮创建表格使用 绘制表格 工具快速创建复杂的表格 三种创建表格的方法 方法一 点菜单栏上 表格 插入 表格 方法二 点常用工具栏上 插入表格 选中所需的行数与列数 方法三 点 视图 工具栏 表格与边框 在弹出的对话框中设置行数和列数或自动套用格式等 可以利用其中 绘制表格 按钮 人工绘制表格 编辑表格选定表格单元格 行或列的插入与删除单元格的合并与拆分表格属性的修改表格的合并与拆分表格的格式化表格的对齐方式边框和底纹自动套用格式 在表格中输入文本 每按一次TAB键 插入点移到同行的下一个单元格 若插入点在上一行的最后一个单元格 按下TAB键 插入点将移到下一行的第一个单元格上 若插入点在表格的最后一个单元格中 按下TAB键 自动在表格的后面增加一行空白表格 选定表格 选择一个单元格 将鼠标单击单元格左侧边界 可以选定该单元格 选择一行 将鼠标移到待选择行的左边 表格之外 当鼠标变成向右上箭头时单击左键可选择该行 选择一列 将鼠标移到待选择列的上端线上 当鼠标变成向下箭头时单击左键可选择该列 当表格中已有被选择内容时 按下Shift键再按光标移动键盘 可以选择相邻的单元格 行或列 当然也可以用 表格 菜单中的 选定行 选定列 选定表格 来进行操作 单元格 行 列的插入 删除和合并拆分选定要插入的单元格或行列 点 表格 插入 单元格或行列 选定的单元格数与要插入的单元格数相同 删除 选定要删除的单元格或行列 点 表格 删除 单元格或行列 合并与拆分的方法大致相同 选定要合并或拆分的单元格 点 表格 合并单元格 或 拆分单元格 表格属性的修改单击 表格 表格属性 在弹出的对话框中有四个标签 包括表格 行 列 单元格 可以对其属性进行设置 在表格的选项卡下 可以设置文字环绕方式以及边框和底纹等 在行和列的选项卡下可以精确设置行高和列宽在单元格选项卡中可对单元格的宽度和内容的对齐方式进行设置 表格的合并与拆分合并表格 将两个表格放置于相邻处 表格间只有空行而没有文字时 按Delete键删除表格间的空行即可合并表格 拆分表格 将光标移至要拆分处 单击 表格 拆分表格 插入点被分到下面的表格中 绘制表头斜线将插入点置于表头 点 表格 绘制表头斜线 在 插入斜线表头 的对话框中 选取表头样式 字体大小 行列标题 点 确定 表格的格式化表格的对齐方式 选中要操作的单元格 点右键 执行 单元格对齐方式 选择相应的方式即可 边框和底纹 选中要设置边框的单元格 点 格式 下的 边框和底纹 在打开的对话框中设置 自动套用格式 将光标放在要套用格式的表格中 点 格式 下的 自动套用格式 选取一种样式 点 确定 将表格转换为文字 将文字转换为表格 选中表格 或文字 表格 转换 选 将表格转换成文字 将文字转换为表格 点 制表符 或确认 列数 并点中 制表符 确定 3 1 5图文混排在文档中插入图片插入剪辑管理器中的剪贴画插入图片文件编辑图片调整图片的大小调整图片的位置设置图片版式 在文档中绘图绘图工具栏创建图形在图形中添加文字图形的颜色 线条和三维效果图形的叠放次序图形的组合图形的微移 插入文本框插入文本框文本框的编辑插入艺术字插入艺术字编辑艺术字 插入图片插入剪贴画 插入 图片 剪贴画 在 类别 列表框中选择一个类别 选中要插入的剪贴画 插入 插入图像文件 插入 图片 来自文件 在 查找范围 列表框中找到要插入的图片文件 插入 插入文本框WORD的文本框 可以对图形 图片进行文字说明 方法1 在 绘图 工具栏上单击文本框图标 有横排和竖排两种 拖动光标 至合适位置处释放 方法2 插入 文本框 选 横排 或 竖排 拖动光标 至合适位置处释放 注释 要删除文本框 将光标在文本框线上单击 按 DELETE 插入艺术字体方法1 在 绘图 工具栏上单击插入艺术字图标 在 艺术字库 对话框中双击要选的 艺术字 式样 在 编辑艺术字 对话框中输入艺术字内容 然后选择 字体 字号 确定 方法2 插入 图片 艺术字 在 艺术字库 对话框中双击要选的 艺术字 式样 在 编辑艺术字 对话框中输入艺术字内容 然后选择 字体 字号 确定 注释 插入艺术字后 WORDXP将自动打开 艺术字 工具栏 用它可以进一步编辑艺术字 要删除艺术字 选中该艺术字 DELETE 绘制简单图形打开或关闭绘图工具栏 视图 工具栏 绘图 绘图工具栏一般位于WORD工作窗口底部如何绘制图形 单击绘图工具栏上的某个图标 鼠标在编辑工作区上呈 字形时 按住鼠标左键拖曳 释放即可绘出与图标相似的图形 注释 1 SHIFT 拖曳 绘出标准的 正 的图形 如选择椭圆图标 SHIFT 拖曳 则绘制出圆 2 CTRL 拖曳 绘制的图形中心固定 编辑图文对象选中对象 1 选中一个对象 单击2 选中多个不连续对象 SHIFT 单击3 选中多个连续对象 单击绘图工具栏上的 选择对象 按钮 斜向箭头图标 在要选的范围内进行拖曳 把要选的对象包含在虚线框内 改变对象的尺寸 将鼠标置于已选中图象的句柄上 当鼠标呈双箭头时 拖动鼠标直到需要的大小时释放 选中对象的删除 移动 复制与文本的一样填充颜色 单击绘图工具栏上的 填充色 按钮可以设置对象的填充颜色 组合对象 要将一组对象组合在一起作为一个对象处理 操作步骤 组合 选取一组对象 绘图 组合 或 选中一组对象 右击鼠标 绘图 组合 取消组合 选中一组对象 右击鼠标 绘图 取消组合 或 选中一组对象 绘图 取消组合 图形图象的应用图形 指的是利用 绘图 工具在文档中绘制的各种图形 图象 指的是 剪辑库 中的剪贴画和文件中的图片 设置图片与文档的位置关系 选中图片 格式 图片 选 版式 标签 在 文字环绕 方式中选择一设置 1 默认的图片环绕方式为 嵌入型 在这种情况下不能在对话框中设置图片的对齐方式 只能使用格式工具栏的对齐按钮进行设置 2 当要将图片嵌入到文字中 选择 四周型 或 紧密型 3 当要将图片作为背景图片 选择 衬于文字下方 嵌入对象嵌入对象 指的是将其他应用程序所产生的对象放置在当前的应用程序中使用 方法是 插入 对象 在 对象 对话框中选 由文件创建 通过 浏览 找到要嵌入的对象 例如ExcelXP工作表 确定 说明 由文件创建的对象有两种类型 一种是从外部文件中将对象复制到文档中 在这种情况下 当外部文件发生改变的时候不会影响文档中的对象 另一方式是将创建的对象链接到外部文件上 使用这种方式 当外部文件发生改变的时候 文档中的对象也会发生相应的改变 如果需要文档中的对象与外部文件同步 可以使用这种方式 要使用这种链接方式 只需在对话框中选中 链接到文件 选项 如果要将插入的对象显示为图标 只需在对话框中选中 显示为图标 选项 需要查看时 右击图标 激活它 就可查看了 在WordXP文档中 还可以嵌入其他对象来增强WordXP的功能 例如嵌入 数学公式 插入 对象 新建 Microsoft公式 由此可以编辑任何的数学公式 文档的修订和审阅批注 批注是审阅文档时给文档添加的注释或注解 插入批注 选定文本或对象 插入 批注 文本或对象插入批注后 以某种颜色加强显示 鼠标落在该文本或对象上时 将显示批注内容 删除批注 右击加了批注的文本或对象 选 删除批注 修订 想让审阅者帮助修改文档 则在审阅者开始审阅文档之前 先打开修定功能 打开修订功能 工具 修订 突出显示修订 进行其他设置 保护文档 给文档设置密码后 对文档进行有效的保护 以免文档遭他人恶意破坏 操作 工具 保护文档 进行所需的设置 其中 选中保护 修订 将保护修订的内容 选中保护 批注 将保护批注的内容 选中保护 窗体 将保护整个文档的内容 该窗体的内容只能阅读 不能修改 不能增删等操作 文档打开权限密码的设置 工具 选项 选 保存 或安全性 标签 在 打开权限密码 框中输入密码 再输入一次密码 确定 文档的打印常用工具栏上有一 打印 图符 这个 打印 图符将文档按顺序完整地逐页打印出来 如果只想打印文档的一部分或打印多份 必须进行如下操作 文件 打印 打开 打印 对话框 进行所需的设置 其中 页面范围 有 全部 打印整篇文档 当前页 打印正在浏览的那一页 选定内容 打印选中的内容 页码范围 在文本框中输入要打印的页码 不连续的页码用逗号分隔 如 1 4 7 8 15 连续的页码 头尾页码间用减号相连 打印份数 在 份数 框中选择或输入要打印的份数 并选择 逐份打印 或不 逐份打印 双面打印 要双面打印 选中 人工双面打印 这样将先打印所有的奇数页 然后再打印所有的偶数页 并在开始打印偶数页时 提醒用户将刚打印过奇数页的纸张反过来放入打印机 以便双面打印 将文档打印到文件 选中 打印到文件 确定 将打开 打印到文件 对话框 在其中确定保存位置 确定 打印文件的扩展名是 PRN 打印文档的属性 批注 单击 选项 在打开的对话框中选中该复选框 确定 文档显示方式普通视图 普通视图是WordXP默认的视图模式 在普通视图中可以键入 编辑 设置文本格式 普通视图可以显示文本格式 但不显示页边距 页眉和页脚 背景 图形对象 也不显示多栏方式 Web版式视图 Web版式视图中 可以创建能显示在屏幕上的Web页或文档 在Web版式视图中 可以看到背景和适应窗口而换行显示的文本 且图形位置与在Web浏览器中的位置一致 页面视图 页面视图能显示文档的打印效果 所见即所得 大纲视图 大纲视图显示模式就象写文章的提纲一样 它将文档组织成多层次标题 子标题和正文文本 以帮助用户组织文档 全屏幕显示 执行 视图 全屏幕显示 命令 会隐藏标题栏 菜单栏 工具栏 状态栏等 让文档占据整个屏幕 并弹出一个快捷菜单 单击 关闭全屏幕显示 可还原窗口 补充 一 超级链接 一 在同一个文档中插入超级链接步骤 1 首先 在文档需要链接处建立书签 选中要作为书签的文本 插入 书签 输入书签名 添加 2 将光标定位在文本中要插入链接的地方 然后 插入 超级链接 选 在文档中的位置 标签 选中标签名 确定 二 在不同的文档之间创建超级链接步骤 插入 超级链接 选 文件或Web页标签 文件 选择作为链接内容的文件 确定 确定 三 要从链接处返回到文档的原位置 视图 工具 Web 可打开 Web 工具栏 单击 Web 工具栏上 前往 按钮旁的下三角形 选 返回 四 删除超级链接右击链接处 超级链接 取消超级链接 选中代表超级链接的文字 按 DEL 五 删除书签 插入 书签 选中要删除的书签出现在文档的当前页末尾 由注释参考标记和与之对应的注释文本组成 删除 确定 二 插入脚注 尾注 脚注 出现在文档的当前页末尾 由注释参考标记和与之对应的注释文本组成 尾注 出现在文档的末尾 由注释参考标记和与之对应的注释文本组成 操作 将光标定位在要插入脚注或尾注后 插入 引用 脚注或尾注 选 脚注 或 尾注 单击 选项 按钮 打开 注释选项 对话框 进行必要的设置 在脚注或尾注的注释 单击文档任何处 在OFFICE的高级版本中 只需单击出现在页面末尾的注释符号 输入注释文本就行了 不必打开注释选项对话框 因为没有注释按钮 删除脚注或尾注 选中脚注或尾注的编号 按 Del 查看注释内容 将光标移动到文档中的注释引用标记上 注释文本将出现在标记之上 三 插入题注 在写文章的时候 常会遇到对公式 表格和图形编号问题 如果改变了其中的某一个公式或图表 后面的相关内容都要修改 一不小心就会忘了某个编号 而Word可以自动为公式 表格和图形建立编号 如果删掉了其中的某一个 Word将自动修改后面的所有编号 这个功能就是 题注 具体步骤是 1 选定要建立编号的图形 公式或表格 2 插入 引用 题注 出现 题注 对话框 根据所选的对象 选择不同的 标签 Word默认的标签有图表 公式和表格 选择标签的 位置 单击 自动插入题注 复选 MicrosoftWord表格 确定 确定 说明 如果需要对其他的对象建立题注 可以选择 新建标签 在 新建标签 对话框中输入新标签的名称 确定 确定 如果要改变编号 单击 编号 在出现的 题注编号 对话框中设置不同的编号形式 3 2电子表格ExcelXP学习目标理解ExcelXP工作簿 工作表 单元格 单元格区域 名称的概念与意义 掌握电子表格的建立 编辑及格式化操作 公式 函数 包括SUM AVERAGE MAX COUNT等常用函数 的使用与操作 名称的使用 相对引用 绝对引用和混合引用的使用方法 理解电子表格的数据清单 掌握使用记录单向数据清单输入数据和编辑数据的方法 通过数据清单对数据进行排序 筛选 包括自动筛选 自定义筛选 高级筛选等 及分类汇总的操作 理解ExcelXP数据透视表的意义 掌握使用数据透视表对多字段进行分类汇总的操作方法 理解图表的使用原理 掌握图表的创建与编辑的操作方法 3 2 1ExcelXP工作窗口介绍3 2 2工作表和单元格3 2 3输入数据和编辑电子表格3 2 4格式化工作表3 2 5计算数据3 2 6管理和分析数据3 2 7使用图表分析数据 3 2 1ExcelXP工作窗口介绍启动ExcelXP与启动WordXP方法一样 启动ExcelXP后 系统进入主窗口界面 该窗口主要由标题栏 菜单栏 常用工具栏 格式工具栏 编辑栏 工作表编辑区域 状态栏 任务窗格等组成 其中编辑栏和工作表编辑区是ExcelXP特有的 编辑栏 是用来显示和编辑当前活动单元格中的数据和公式 工作表编辑区 是用来记录数据和文本信息的区域 表格区的上端横排的是单元格的列号 编号 A Z AA AZ AB BZ IV 共256列 左方是行号 编号 1 65536 任务窗格 3 2 2工作表和单元格工作簿在Excel中 工作簿是处理和存储数据的文件 通常所说的Excel文件指的就是工作簿文件 扩展名为 xls 工作表工作表是在Excel中用于存储和处理数据的主要文档 也称为电子表格 每个工作簿可以包含多张工作表 默认为3张 每张工作表有256列 65536行 工作表的主要操作有 工作表的添加 删除 更名 复制和移动等 可以通过工作表标签的快捷菜单实现 单元格每一张工作表都是由 256 65536 个单元格构成 每个单元格可以存储不同类型的数据 除了通常的文字 日期 数字外 还可以存储声音 图形等数据 单元格由它们所在的行和列位置来命名 例如 A5 工作表表签 工作簿窗口底部的工作表表签上显示工作表的名称 如果要在工作表间进行切换 只要单击相应的工作表表签 编辑栏 用于输入 编辑单元格或图表中的数据及公式 编辑栏显示了活动单元格中存储的常量或公式 显示 隐藏编辑栏 视图 编辑栏 名称框 用于指示当前选定的单元格 图表项或绘图对象 3 2 3输入数据和编辑电子表格输入数据 在工作表中输入数据之前必须先选择单元格 然后再输入数据 输入的数据同时出现在当前活动单元格和编辑栏中 当输入完毕时应按回车键结束输入 输入数值 作为数字使用的字符包括 0 9 输入文本 文本包括汉字 字母 数字字符 空格及各种符号 是作为字符串处理的数据 输入日期和时间 Excel将日期和时间视为数字处理 输入日期可使用 号或 分割 输入时间使用半角冒号 或汉字分割 工作薄格式的设置 1 设置背景 格式 工作表 背景 2 设置网格线 工具 选项 将 窗口选项 中的 网格线 不选 有的版本的 网格线 在 视图 标签下 3 开始绘制所需的电子表格 在工作表中适当的位置拖曳鼠标选中m行n列 作为电子表格占用的区域 4 设置表格边框和内部的网格线 格式 单元格 边框 先设置外边框 后设置内边框 5 为电子表格定义标题 选中绘制好的电子表格上方的单元格 单击常用工具栏上的 合并并居中 按钮 将其合并成一个单元格 在其中输入表格的标题 6 在表格中输入行标题和列标题 然后将数据填入电子表格相应的单元中 7 对表格中的各个单元格进行其他的格式设置 格式 单元格 在弹出的 单元格格式 对话框中进行单元格格式的设置 3 2 3输入数据和编辑电子表格自动填充为了使用户能够快速地实现数据的输入 Excel为用户提供了自动填充的功能 如果输入的数据是一组有规律的数据序列 用户可以通过拖动 填充柄 选中单元格右下角的 快速地进行填充 数值型数据的填充文本型数据的填充日期型数据的填充若填充数据比较复杂 例如 等比数列 等差数列 按日 月 年或工作日 变化的日期时可以通过执行菜单栏中的 编辑 填充 序列 命令进行序列填充 利用填充柄自动填充单元格内容在相邻的一个或多个单元中输入同一内容 先在某单元格输入一内容 把鼠标移到填充柄上后 待光标呈实心十字时 拖动填充柄向要填充的行或列方向移动 当虚线框覆盖了要填充的行或列里的单元格后 松开左键即可 输入等差数列 在相邻两单元格输入等差数列的前两项 把指针移到填充柄上后 拖动填充柄向要填充的行或列方向移动 当虚线框覆盖了要填充的行或列里的单元格后 松开左键即可 向右或向下拖动填充柄为递增 向左或向右拖动填充柄为递减 输入固有序列 Excel内部提供了一些序列 例如 星期日 星期一 星期二 星期六 可以一次就把某一序列输入到某些相邻单元格中 方法是 先在基本单元格输入序列信息中的某个元素内容 例如星期三 并激活该单元 把指针移到填充柄上后 拖动填充柄向要填充的行或列方向移动 当虚线框覆盖了要填充的行或列里的单元格后 松开左键即可 建立与输入自定义序列 除了Excel已提供的序列之外 用户还可以创建自定义序列 方法是 工具 选项 自定义序列 在 输入序列 框中输入自定义序列 每一个项目占一行 用回车分开 点 添加 确定 在 自定义序列 列表框中有默认的11个序列 这11个固定序列不能修改 编辑电子表格工作表中区域的选择选定单个单元格选定多个单元格选定行或列选定整个工作表单元格数据的编辑和清除编辑单元格数据清除单元格数据单元格数据的移动和复制使用鼠标拖放使用剪贴板技术 复制 移动 删除及合并单元格1 复制数据选择被复制的区域 点 复制 选择目标位置 点 粘贴 2 移动数据选择被复制的区域 点 剪切 选择目的位置 点 粘贴 3 删除 合并单元格删除单元格 选定要删除的单元格 点 编辑 删除 在删除对话框中选择删除单元格后的填充方向 点 确定 合并单元格 选定要合并的单元格的区域 点 格式 单元格 对齐 合并单元格 确定 插入复制数据 移动行标题位置 在复制数据时 如果目标单元格区域中有数据 则所复制的数据会覆盖原有的数据 而有时 我们会需要保留原有单元格中的数据 并插入新的数据 这时应使用 插入复制 功能 操作方法是 选择被复制的区域 点 复制 剪切 右击目标位置 点 插入复制单元格 活动单元格右移 确定 给单元格添加批注为包含特殊数据的单元格添加批注 是十分有用的注释方式 首先选中要添加批注的单元格 点击右键 在快捷菜单中选择 插入批注 命令 或执行菜单栏中的 视图 批注 命令 在所打开的 审阅 工具栏中 单击 新批注 按钮 出现一个输入批注的框 在批注框中输入批注信息即可 重命名工作表右击工作表的默认名 sheet1 点 重命名 这时工作表标签sheet1被选中 输入新名 如 总调查数据表 按回车 保护工作表 为了使自已创建的工作表不让他人随意修改或删除 可以对工作簿中自已创建或使用的工作表进行保护 方法 点 工具 保护 保护工作表 在 保护工作表 对话框中选择要保护的项目 在 密码 框中输入密码 点 确定 在 确认密码 对话框中再次输入密码 点 确定 3 2 4格式化工作表设置单元格格式设置单元格格式包括数字格式 对齐方式 字体设置 边框设置 图案等 设置标题为合并居中设置单元格格式数字格式字体格式对齐格式边框颜色和图案 调整行高和列宽当单元格中的数据内容超过列宽时 可以调整行高和列宽以便于数据的完整显示 利用菜单命令利用鼠标拖动自动套用表格格式自动套用格式的操作方法是 先选取要格式化的区域 然后执行 格式 自动套用格式 菜单命令 在弹出的 自动套用格式 对话框中 选择所需要的格式 单击 确定 按钮即可 使用格式刷Excel与Word一样也可使用格式刷进行格式复制 调整行高和列宽方法1 点击 格式 列 最适合的列宽 点击 格式 行 最适合的行高 方法2 将鼠标指向要调整宽度的列的左右分隔线处 或指向要调高度的行的上下分隔线处 当鼠标指针变为双箭头时 按下鼠标右键 在弹出的快捷菜单中输入列 或行 的宽度 高度 按下鼠标左键 直接拖动可以手工调节该列 或行 的宽度 高度 方法3 选定要调整宽度的列 点 格式 列 或 行 列宽 或 行高 在 列宽 或 行高 对话框中输入所要的 列宽 或 行高 的值 点 确定 自动套用格式 使用Excel中的 自动套用格式功能 可以快速生成一个规则的具有专业外观的表格 从而避免繁琐的单元格格式设置的操作 操作方法 格式 自动套用格式 单击需要套用的格式 点 确定 说明 如果有必要 单击 自动套用格式 对话框中的 选项 然后在 应用格式种类 区中选择套用格式中是否包含这些选项 例如 如果套用了某个格式 然后单击 边框 和 字体 两个复选框中的复选符号 则在套用的格式中将不应用原工作表格式中的边框和字体格式 3 2 5计算数据输入公式公式是对单元格中数据进行计算的等式 通过公式可以对单元格中的数值进行加 减 乘 除等简单运算 也可以使用公式对字符串进行比较 连接等运算 还可以通过公式进行统计 财务等复杂运算 公式的输入必须以等号 开头 其后为常量 函数 运算符 单元格引用和单元格区域等 公式一般都可以直接输入 操作方法是 先选定单元格 输入 号 然后再输入公式 最后按回车键或用鼠标单击编辑栏中的 按钮确认 修改公式的方法类似于单元格的数据编辑操作方法 单元格的引用在公式中通常要引用单元格来代替单元格中的实际数值 引用单元格数据后 公式的运算值将随着被引用单元格数据的变化而变化 引用运算符冒号 指引用由两对角的单元格围起来的单元格区域 如 A2 B5 求 MIN G2 H6 逗号 指逗号前后单元格同时引用 如 A2 A4 求 SUM G2 G5 G9 空格 指引用两个或两个以上单元格区域的重叠部分 如 B3 C5C3 D5 求 MAX G2 H6 单元格的引用引用类型相对引用 是指当公式在复制时 公式中的引用单元格地址会随之改变 如在C1单元格中输入公式 A1 B2 绝对引用 是指被引用的单元格与引用的单元格的位置关系是绝对的 公式将不随位置的改变而变化 在ExcelXP中 是通过在行号和列号前面都添加 符号来实现的 如公式 A 1 B 2 混合引用 是一种介于相对引用和绝对引用之间的引用 如 A1或A 1 单元格的引用单元格地址的引用引用跨工作表的单元格格式 工作表名 单元格地址注 若是当前工作表 可省略 工作表名 例 Sheet1 A1 B2 引用跨工作簿的单元格格式 工作簿名 工作表 单元格地址注 若是当前工作簿 可省略 工作簿名 例 Book1 Sheet1 A1 Sheet2 B2 名称的使用使用单元格区域名称应该是先定义名称 后使用 定义单元格区域名称时应以字母或下划线开头 后跟字母 数字 下划线或句点 不能含有空格 长度不超过255 命名单元格区域常用的方法使用菜单命令命名使用 名称框 命名 名称的使用为单元格定义名称步骤 插入 名称 定义 输入单元格的名字 点 确定 单击 定义名称 对话框上的按钮 隐藏 定义名称 对话框 再单击按钮恢复 定义名称 对话框 定义了名称后 在另一工作表中可直接使用这个名称进行运算 使用函数Excel函数是一种预设的内置公式 它是通过引用参数接收数据 并返回结果 与直接用公式进行计算相比 使用函数进行计算的速度更快 更简洁 因此 应尽量使用函数 在Excel中函数有多种类型 主要有 财务函数 日期与时间函数 数学与三角函数 统计函数 查找与引用函数 数据库函数 文本函数 逻辑函数等 使用函数的步骤选择要输入函数的单元格执行菜单栏中的 插入 函数 命令 或使用编辑栏 从 或选择类别 框中选择函数类型在参数框中输入参数 参数可以是常量 单元格或区域 输入完成函数所需的所有参数后 单击 确定 按钮 数据分析中函数的应用掌握下列两个函数的应用 CORREL函数 求两组数的相关系数 语法 CORREL Array1 Array2 Arrary1 第一组数值单元格区域 Arrary2 第二组数值单元格区域 FORECAST函数 根据给定的数据计算或预测未来值 语法 FORECAST X Know y s Know x s X 需要进行预测的数据点 Known y s 因变量数组或数据区域 Known x s 自变量数组或数据区域 快速计算有时候 我们在工作表中想要简单地计算一下某些单元格中数据的和 均值 最大值 最小值等 但不想把这些结果出现在工作表中 此时可以使用Excel提供的 快速计算 功能 步骤如下 选定要计算的单元格区域 右击Excel窗口的状态栏 然后在出现的快捷菜单中选 最大值 则该区域的最大值显示在状态栏中 状态栏在表格的最下方和 开始 按钮之间 若没有 可以点 视图 来打开 状态栏 补充说明 为了区分单元格中的数字是字符型数据 还是数值型数据 在输入数据时 字符型数据左侧要加单引号 如 101 3 2 6管理和分析数据数据清单在ExcelXP中 通过数据清单对数据进行管理和组织 数据清单类似于二维表 数据清单中的列相当于数据库中的字段 第一行为各字段的标题 以下的行相当于数据库中的记录 使用记录单输入数据在向数据清单输入数据时 有两种方法 一是直接在工作表中输入数据 二是使用记录单向数据清单输入数据 使用记录单编辑数据使用记录单不仅可以很方便地向工作表的数据清单输入数据 而且对数据清单中的数据进行编辑也非常方便 使用记录单输入数据在向数据清单输入数据时 有两种方法 一是直接在工作表中输入数据 二是使用记录单向数据清单输入数据 使用记录单编辑数据使用记录单不仅可以很方便地向工作表的数据清单输入数据 而且对数据清单中的数据进行编辑也非常方便 根据表中的数据 建立数据清单记录单的步骤 选中包含数据清单所需数据的某一单元格 点 数据 记录单 在弹出的对话框中点 新建 输入单元格内容 点 新建 即插入一条新记录 数据清单记录单对话框各按钮的说明 1 10 表示该数据清单中共有10条记录 当前显示的是第1条记录 新建 可在数据清单中新增一条记录 删除 可删除当前显示的记录 还原 当正在修改记录单中的当前记录时 要放弃修改 可单击还原 上一条 下一条 用于在满足条件的记录间上下切换 条件 输入满足条件的记录 将只显示满足条件的记录 如高等数学 85 点 下一条 将显示满足条件的记录 排序数据简单排序对于单列数据的简单排序 可以在选中所在列的任一单元格后 利用常用工具栏中的 升序 按钮和 降序 按钮 对工作表数据进行简单排序 多条件排序通过 排序 对话框 设定多级排序条件 可对数据清单进行多条件排序 如果要按特殊顺序排序 可以单击 排序 对话框中的 选项 按钮 进行自定义排序 如果要还原数据清单 可执行 编辑 撤消排序 菜单命令 按关键字排序 选定要排序的单元格区域 数据 排序 扩展选定区域 选择 主关键字 选择 递增 递减 选 有标题 无标题 点 确定 自定义排序 按行排序 选定要排序的单元格区域 点 数据 排序 选项 在 自定义排序次序 下拉列表中进行选择要排序的选项 点 方向 选 按行排序 确定 回到 排序 对话框 在 主关键字 列表框中选要排序的行号 选 递增 递减 确定 筛选数据筛选数据可以使用户快速地查找和处理表格中的数据 在执行了筛选功能后 可以在表格中只显示满足筛选条件的行 暂时隐藏其他不必显示的行 使用自动筛选使用自定义筛选如果筛选条件不是筛选列下拉列表中的一个值 可以在下拉列表中选择 自定义 方式 在打开的 自定义自动筛选方式 对话框中输入筛选条件 高级筛选如果要对某个列或多个列应用较为复杂的筛选条件 必须使用高级筛选方式 自动筛选选中任一单元格 数据 筛选 自动筛选 这时 在数据表中每个表头字段旁边出现一个下拉箭头 单击字段旁边的下拉箭头 选一字段 系统开始筛选 在表格中只显示该字段的数据 如果点字段旁边的下拉箭头 选 自定义 出现 自定义自动筛选方式 对话框 在第一个下拉列表中选 大于 在右侧的框中输入 100 确定 此时表中筛选出来的数据按照 该字段值 100 的条件显示 取消自动筛选自动筛选完毕 可以使用下列的方法取消自动筛选 取消某一列的自动筛选 单击该字段旁边的下拉箭头 全部 取消自动筛选箭头 数据 筛选 自动筛选 高级筛选如果要对某个列或多个列应用较为复杂的筛选 必须便用高级筛选方式 首先在工作表的任意空白区域中输入筛选条件 再单击 数据 筛选 高级筛选 打开 高级筛选 对话框 在 方式 中设置筛选结果存放的位置 在 数据区域 中指定查询数据的区域 如整张表格 在 条件区域 中指定查询的条件区域 在 复制到 中指定存放筛选结果的区域 最后点 确定 对数据分类汇总数据的分类汇总是对数据清单进