合同管理流程指引.doc

河北华航通信技术有限公司 合同管理流程指引合同管理流程指引l 施工合同管理流程：一、 施工合同签订流程：1、 一般签订合同是由各处发邮件到项目部邮箱，收到需要签订合同的邮件，首先要核对合同内容是否有误（基站数、合同金额、银行账号），有错误及时与工程处沟通，如无问题填写2011年在建施工合同明细表（填写表格规范和方法详见附表）；2、 填写完表格，将表格发送至主管领导；3、 打印、装订合同一式四份，并将电子版编号存档；4、 合同会签，会签一般当天会签完毕，若领导不在看情况可推迟（合同会签流程详见二）；5、 会签完毕后，合同签字页找总经理签字，在签字前问清楚签法人名字还是签总经理名字、是否盖骑缝章，要和相应工程处核实，核实清楚后找总经理签字，签字后在签字页盖章；6、 签字盖章后根据紧急程度快递（或走车）寄到相应工程处。二、 施工合同会签流程：1、 会签前填写合同会签表。格式详见：2、 填写完毕后打印出来，在会签部门意见左下角盖上“已登记”印章，盖完以后签上名字和日期，交审核人签字部门经理签字会签部门签字（办公室、财务部）副总经理签字总经理签字，会签完毕。三、 施工合同管理中需要注意的事项：1、 合同签订后催办合同原件，每周催办一次。2、 应签未签的合同及时催办各工程处签订。3、 合同原件回来后，要将签字页扫描按编号顺序并存档。4、 每一份合同原件要留存电子版，若无电子版要扫描一份；5、 原件回来后在封面上用签笔编号（例如合同编号为HHTX11022215A-001，封面上编号为10001）；四、 填表方法：1、 在建施工合同明细表：1） 合同是哪个处签订的相应的填写在该表格里；2） 本月签订的标为绿色；3） 编号规则：例子：HHTX11022215A-001 HHTX（代表华航通信的首字母）11022215A（110222代表2011年2月22日、15代表合同页数为15页，A代表是施工合同）001（代表第001号合同）；4） 合同编号是本年度签订的所有合同按照顺序依次排列的；5） 其他内容按照示例进行填写。2、 施工合同会签表：1） 会签表中的所有内容都从合同中找到，填到相应表格中；l 分包合同管理流程：一、 分包合同签订流程：1、 分包合同每年签订一次，施工队在施工前先签订框架合同和工作量明细表，一般签订完毕后各处会将合同一式两份寄到项目部，项目部收到合同后更新2011年在建分包合同明细表会签盖章扫描存档。2、 注意会签前首先要审核框架合同是否合理（主要是付款方式和发票，2011年所有分包合同必须提供发票，未提供发票不予付款），其次审核工作量明细表中的分包单价是否合理，如有特殊情况咨询工程处经理情况并分析是否合理，待会签时候向领导汇报情况。二、 分包合同会签流程：1、 会签前填写合同会签表。格式详见： 2、 填写完毕后打印出来，在会签部门意见左下角盖上“已登记”印章，盖完以后签上名字和日期，交审核人签字部门经理签字会签部门签字（办公室、财务部）副总经理签字总经理签字，会签完毕。三、 分包合同管理中需要注意的事项：1、 分包合同包括框架协议书、安全协议、身份证复印件、银行账号确认表、工作量明细表，这些都要齐全才能走会签。2、 合同会签完毕后框架合同甲方单位处盖合同章，工作量明细表甲方处盖合同章。3、 盖章后一份扫描存档，另一份反馈给工程处。4、 银行账号确认表原件给财务一份，一份在合同里存档。5、 每一个施工队银行账号确认表要填写在统计表中（E:0-201121-2011年银行账号统计），作为付款要查询的账号库，每月更新后发项目部邮箱。四、 填表方法：1、 在建分包合同明细表：1） 本月签订的标为绿色；2） 编号规则：例子：HHTX11022203B-001 HHTX（代表华航通信的首字母）11022203B（110222代表2011年2月22日、03代表合同页数为3页，B代表是施工合同）001（代表第001号合同），工作量明细表依次为HHTX11022203B-001-01、02、03按顺序依次排列；3） 合同编号是本年度签订的