机关事业单位档案管理制度实施细则

机关事业单位档案管理制度实施细则第一章总则第一条为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施条例、国家有关档案工作的方针政策以及上级主管部门的相关规定，结合本单位实际，制定本细则。第二条本细则所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条本单位档案工作实行统一领导、分级管理的原则。单位成立档案工作领导小组，由单位主要负责人任组长，分管领导任副组长，各部门负责人为成员。档案工作领导小组下设办公室（通常设在办公室或综合管理部门），负责统筹、协调和指导本单位的档案管理工作。各部门指定专人（档案员）负责本部门形成档案的收集、整理、预归档和向单位档案管理部门移交工作。第四条档案工作是单位整体工作的重要组成部分，应纳入单位发展规划、工作计划和年度考核，所需经费列入单位年度预算，确保档案工作的正常开展。第二章档案的形成与收集第五条各部门在工作中形成的各类文件材料，均属应归档范围。工作人员应在各项工作活动中，认真积累、整理相关材料，确保其真实、准确、完整。第六条档案收集应遵循“谁形成、谁收集、谁负责”的原则。各部门档案员负责本部门日常工作中形成的文件材料的及时收集，做到不遗漏、不积压。对于专业性强或特殊载体的档案，应由相关业务人员协助收集。第七条凡属归档范围的文件材料，在办理完毕后，承办人员应及时将其整理好，交本部门档案员。部门档案员应定期（每月或每季度）对收集的材料进行核查、汇总。第八条对于重要会议、重大活动、重点建设项目等形成的档案材料，应指定专人负责跟踪收集，确保齐全完整。项目结束后，应及时整理归档。第三章档案的整理与归档第九条档案整理应按照国家档案行政管理部门制定的档案整理规则和标准进行，做到分类清楚、组卷合理、排列有序、目录清晰、装订规范。第十条归档文件材料应符合以下要求：（一）纸质文件材料应字迹清楚、图样清晰、签章完备，使用符合档案保管要求的书写材料和纸张。（二）电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并按照相关技术标准进行整理、存储和备份。（三）声像档案、实物档案等特殊载体档案，应附有详细的文字说明，注明形成时间、地点、人物、事由等。第十一条各部门应在每年第一季度前，将上一年度形成的、已整理完毕的档案材料，按照规定的归档范围和要求，向单位档案管理部门移交，并办理交接手续，填写《档案交接登记表》。第十二条单位档案管理部门对接收的档案材料应进行认真审核，对不符合要求的，应退回形成部门补充完善。第四章档案的保管与保护第十三条档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十四条严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第十五条档案应按照不同门类、载体和保管期限进行科学排列和存放。档案装具应符合国家标准。第十六条定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复和复制。第十七条积极采用先进的档案保护技术和设备，加强对电子档案的长期保存和管理，定期进行数据迁移和备份，防止信息丢失。第五章档案的利用与开发第十八条档案利用应坚持为单位工作服务、为社会发展服务的宗旨，遵循保密、安全和便于利用的原则。第十九条单位内部人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人批准，方可查阅。查阅重要或涉密档案，须经单位分管档案工作的领导批准。第二十条外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经单位档案管理部门负责人批准。查阅涉密档案，须报请单位主要领导批准。第二十一条查阅档案时，应在指定的阅档室进行。档案原件一般不得带出阅档室。确因特殊情况需借出档案的，须经单位分管档案工作的领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅单位或个人对档案的安全、保密负全部责任。第二十二条查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁在档案材料上书写、批注。第二十三条复制、摘录档案内容，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责办理，复制件须加盖档案证明章。第二十四条档案管理部门应积极开展档案信息资源的开发利用工作，编制必要的检索工具（如案卷目录、卷内文件目录、专题索引等），编写档案参考资料，为领导决策和各项工作提供服务。第六章档案的鉴定与销毁第二十五条档案鉴定工作由单位档案工作领导小组组织，档案管理部门会同有关业务部门人员组成鉴定小组进行。对已到保管期限的档案，按照国家有关规定进行鉴定。第二十六条经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报单位领导批准后予以销毁。严禁个人私自销毁档案材料。第二十七条档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，报单位主要领导审批。销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字。监销人员应对销毁全过程负责，确保档案确实销毁。第七章保密管理第二十八条严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。档案管理人员和接触档案的人员必须严守国家秘密和工作秘密。第二十九条涉密档案的管理应严格按照保密规定执行，划定密级，单独存放，专人保管。涉密档案的查阅、复制、传递、销毁等，须严格履行审批手续。第三十条定期组织档案管理人员和相关人员进行保密教育和培训，增强保密意识和防范能力。发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。第八章人员与责任第三十一条档案管理人员应具备良好的政治素质和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。第三十二条档案管理人员的职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。（二）负责本单位档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和销毁等工作。（三）指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作。（四）维护档案的完整与安全，保守档案秘密。（五）开展档案宣传和业务培训。第三十三条各部门负责人是本部门档案工作的第一责任人，对本部门档案材料的真实性、完整性和及时归档负总责。第九章考核与奖惩第三十四条单位将档案工作纳入年度考核范围，对在档案工作中做出显著成绩的部门和个人，给予表彰和奖励。第三十五条对违反本细则规定，造成档案失真、损毁、丢失、泄密或擅自销毁档案的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批