2013年度报账须知.doc

2013年度报账须知费用上交时间：一、每月2号前需到省办的费用：1、 用现市场费用（仅限公司审批设立的备用库发生的仓储费）：用附件1做封面(A、B联共2张）2、 所有Q类支付方式的市场费用（文件规定可以做Q类核报的这几个费用项目，不是说只要是这些项目都必须报Q类，优先选择报F类，如果经销商不愿意的才报Q类，请注意） ：用附件2做封面 3、 媒体费用：电视、电台、户外大牌、公交车体等大媒体费用。A、计销量的用附件3做封面（请选择正确事业部的版本订单，勾选E类及不开票，在下面备注处注明方案号及第几阶段付款）；B、不计销量的用附件4做封面4、 红色之旅费用：用附件4做封面2、 每月5号前需到省办的费用：1、所有F类支付方式的市场费用用附件4做封面2、所有T类支付方式的市场费用暂时用附件5做封面，待定版本，确认后再做调整3、 每月10号前需到省办的费用：1、 各市场工作费用（含人员工作费用、员工租房补贴、社保费用、探亲费用）用附件6、附件7、附件8，规格23.5CM*14CM2、 各办事处办公费用：用附件6、附件8，规格23.5CM*14CM相关要求：1、 所有费用请以城市为单位寄送到对应的省办内勤办事处经理签字会计审核后分寄到公司。2、 工作费用签字要求：A、 城市经理（独立业务经理）以下的员工的费用，由城市经理（独立业务经理）审核签字，需同时签在费用报销单和差旅费报销单上；城市经理以下的员工，报账不需附行程表。B、 城市经理（独立业务经理）的工作费用需附行程表，办事处经理需审核签在费用报销单、差旅费报销单及行程表上。3、 粘贴规范及图示：详见附件9，若未按规格裁剪报销单和粘贴单，以及未按要求粘贴的费用将直接退回整改，由此造成的费用及延期责任由相关责任人自负。4、 封面顺序：最上面的为费用报销单附件6，此表为总封面。用差旅费报销单附件7填写好的差旅费，也做为费用报销单的附件，需把对应的差旅费与通讯费、市内交通费一起分行填在费用报销单上。这样每位同事的工作费用只有一份完整的单据。5、 自己有车的同事因工作产生的过路过桥费，需对应按行程填在差旅费报销单上。不是直接总额填在交通费里。6、 2013年度所有的不合格的市场费用不再退回整改，请各市场在收集资料时认真对待。市场费用需要的相关附件资料：费用项目报销依据长（短）期促销员工资首次报账须附工作协议-版本见附件10、身份证复印件；考勤表-附件11；领款人签字的工资表原件-附件12；公司（办事处）现金支付的，需提供银行回单。助销员补贴首次报账须附工作协议-版本见附件10、身份证复印件；考勤表-附件11；领款人签字的工资表原件-附件19；公司（办事处）现金支付的，需提供银行回单。大客户经理工资首次报账须附工作协议-版本见附件10、身份证复印件；考勤表-附件11；领款人签字的工资表原件-附件13；公司（办事处）现金支付的，需提供银行回单。陈列费陈列协议；发票或收据；渠道主管签字确认；两家及以上需提供陈列明细表-附件14；部分商陈列费协议和发票确实无法提供的，在方案规划时必须备注，由办事处经理指定省级品牌助理、城市经理实地验收，由上述人员签字确认后核报。商超条码费协议；发票（收据）；两家及以上需提供条码费明细表-附件15；部分商超条码费协议和发票确实无法提供的，在方案规划时必须备注，由办事处经理指定省级品牌助理、城市经理实地验收，由上述人员签字确认后核报。餐饮进店费协议原件（城市负责人签字，无需公司盖章）-版本见附件17；彩照（店外一张，店内一张）；收款收据；两家及以上需提供陈列明细表-附件16零星费用（一）经销商会议：大区总经理同意执行的签呈（列明费用使用明细及金额）；会议通知；若要核报餐费和住宿费，则提供相应发票原件；参会人员名单-附件18；会议及用餐的现场彩照（二）仓储费：房屋出租协议复印件；发票或收据。（三）办事处自购/自制小型物料：购置发票或者收据（发票内容应为所购置物料的名称）；核价单附件27；验收单附件28；备查的留样物料或实物彩照。形象包装1、核价要求：单店形象包装费用在5万元以下的由办事处总经理根据公司统一确定的预算标准核价。单店形象包装费用在5万以上的由媒介部核价。2、报销依据：（1）由公司支付的：数量明细表（由广告公司提供并盖章确认）-附件20；合同；发票；形象包装审核表附件21；核价单-附件22；验收/抽查结算审批表-附件23；结算清单-附件24；单店5000元以上的需提供彩照。（2）由经销商垫付的：发票或收据；其余与公司支付的报销依据相同。红色之旅总经办审批通过的红色之旅细案；发票、工厂收据；其他费用依据；人员名单；费用明细表渠道客情费发票或收据；客情费明细表-附件25。渠道促销（一）以酒促销：买赠明细表附件26；经销商出库单，办事处经办人签字确认。（二）实物礼品（必须是实物，不能是购物卡、加油卡等储值卡或代金券，此规定与公司阶段性促销活动内容有冲突的，以公司最新下发的文件为准）促销：买赠明细表附件26；经销商出货证明；礼品购置发票（发票必须是正规商场发票，原则上要求必须为机打发票，发票内容应为购买礼品的准确名称及型号、数量）；受赠人签收单；核价单附件27；验收单附件28；实物礼品照片（三）旅游奖励促销：买赠明细表附件26，经办人及审核人签字确认；旅游合同；发票或收据；旅游人员名单、联系电话；旅游目的地标志性景点集体合照。消费者促销（一）筵席支持：宴席现场彩照（除流通低端产品、丧宴外）；受赠人出具赠酒签收单附件29（需明确标注宴席类型），并提供联系电话；办事处经办人签字确认。（二）实物礼品（按公司统一下发的活动规划要求）促销：提供商场盖章的销售明细表；2礼品购置发票（发票必须是正规商场发票，原则上要求必须为机打发票，发票内容应为购买礼品的准确名称及型号、数量）；商场或超市有买赠促销活动内容的宣传照片（不能提供的请在方案中备注）；核价单附件27；验收单附件28；实物礼品照片（三）小型促销物料（公司或事业部制作）买赠：领用人（渠道终端，例如超市、名烟名酒店等）和办事处经办人签章确认附件30（四）免费品尝：领用人（餐饮店主管等）和办事处经办人签章确认附件31订货推广会与就餐地点一致的餐费发票原件，若有实物礼品，还需提供礼品购置发票；核价单附件27、验收单附件28、实物礼品照片；宴会现场彩照；填写大品会/订货会名录附件18，办事处必须有人参与并签字确认。若核报金额大于5万，则必须有人抽查并签字确认；若有实物礼品，则提供受赠人签收单（注明联系电话）；若公司要承担订货会促销政策产生的费用，经销商应按方案执行的实际分销额度回款到公司后方可进行核报，可延至次月回款，凭回款凭证及其他报销依据报账。小型品鉴会（一）公司承担餐费的小品会-请进来：与就餐地点一致的餐费发票原件（发票内容、金额及收款单位的签章应清晰可辨）；小品会结案表；小品会月度汇总表附件33；要求办事处人员参加，并签字确认，同时留下参与人准确电话（二）公司不承担餐费的小品会-走出去：经销商用酒签收单附件34，经办人签字确认。大型品鉴会中型品鉴会（4-7桌）必须有城市负责人参与，大型品鉴会（8桌以上）必须有事业部人员或团购经理或省级品牌助理以上级别人员参与；填写大品会/订货会名录附件18，事业部及办事处参与人员签字确认；餐费发票原件；大型品鉴会应提供宴会现场彩照。小型赠酒（一）单位/会议/系统/团体赠酒：受赠人出具赠酒签收单（加盖公章）单位赠酒用附件35，会议赠酒用附件36，并提供单位电话和地址；公司人员必须参与赠送，并签字确认，同时留下参与人准确电话（二）个人赠酒：赠酒明细表附件37，（须提供受赠人电话），事业部单人单次赠酒1件（含1件）以上，红花郎、新郎酒事业部单人单次赠酒虽不足1件但价值在3000元以上的均须公司在编1人以上参与并签字确认，同时留下参与人准确电话。流通事业部总额控制，公司在编人员可不参与。事件营销（一）大型赠酒-赞助：收酒经办人出具赠酒签收单附件35（加盖公章），并提供单位电话和地址；公司2人参与赠送，并签字确认。（二）义卖捐赠：义卖捐赠合同；收酒经办人填具赠酒签收单附件35（加盖公章），并提供单位电话和地址；公司2人参与赠送，并签字确认。军队赠酒收酒经办人填具赠酒签收单附件35（不愿签收的特殊单位/系统，经领导批准后可不提供）；公司人员2人以上参与赠送，并签字确认。其他按公司当期文件要求对应提供两代会赠酒赞助协议；收酒经办人填具赠酒签收单附件35（不愿签收的特殊单位/系统，经领导批准后可不提供）；公司人员2人以上参与赠送，并签字确认。其他按公司当期文件要求对应提供郎助郎活动政府部门审批表；受赠人清单（承办单位提供并盖章，办事处经办人签字确认）；结案表（列明费用使用明细及金额：餐费、用酒、会场布置费用、媒体红包等）；若核报餐费需提供餐费发票原件。若核报会场布置费用及媒体红包等，需提供发票、媒体名单等。其他按公司当期文件要求对应提供瓶盖-盒盖费（一）盒盖费：清点销毁明细表附件38，清点人员（办事处内勤）、事业部人员（品牌专员或省级品牌助理）、办事处会计中两人以上签字确认；金额较大的，办事处会计应参与或抽查。销毁前与销毁后的照片（二）外箱回收：清点销毁明细表附件38，清点人员（办事处内勤）、事业部人员（品牌专员或省级品牌助理）、办事处会计中两人以上签字确认；金额较大的，办事处会计应参与或抽查；回收的外箱损毁其外表（例如利器划破、油漆涂毁）后可卖给废品回收站，补贴办事处办公费等。销毁前与销毁后的照片品牌顾问除生日赠酒外，其余由综合计划部确认名单后统一通知赠酒，办事处按名单执行（团购经理或品牌专员参与赠送）；赠酒明细表附件37，执行人及审核人签字确认。VIP赠酒公司统购物料采购合同协议；采购正式发票（增值税专用发票）；入库单、验收单。旗舰店房租租房协议（若经销商是房主，则提供其房产证明文件）；房租发票或收据（若经销商是房主，则不提供）。旗舰店装修验收单（大区品牌经理参与验收）；彩照（店内店外各一张）。旗舰店工资劳动合同；领款人签字的工资表原件（注明联系电话）。打假专项费用签呈、其他相关核报依据。打窜专项费用签呈、其他相关核报依据。户外大牌广告合同；发票（收据）；收款函原件附件39；验收单附件40；彩照。车体广告电视电台广告合同；发票（收据）；收款函原件附件39；播出证明或经过盖章的监播单（郎酒2人签字确认）。报刊杂志广告合同；发票（收据）；收款函原件附件39