第三章--事务文书写作.ppt

一 事务文书的概念1 广义2 狭义二 事务文书的特点1 管理性2 咨议性3 具体性4 实际性 三 事务文书的作用1 对领导决策具有参谋作用2 对工作具有规定约束作用3 对读者具有认识作用四 事务文书的写作要求1 掌握充分的材料2 有前瞻意识3 有实事求是的写作态度 特别提示 事务文书与上一章的行政公文之间既有联系又相互区别 它是国家机关 社会团体和企事业单位以及个人处理日常事务的重要工具 因此 我们不仅要理解相关的理论知识 更要从实际出发 通过例文的赏析 模拟写作等方式掌握各种事务文书的写作要求 以保证和促进日常工作的顺利开展 计划一 计划的概念二 计划的特点1 预想性2 可行性3 具体性4 业务性三 计划的类型1 按内容分类2 按范围分类3 按性质分类4 按时间分类5 按格式分类 四 计划的写法 计划一般由标题 前言 主体和结尾构成 前言 一 标题 1 制定计划的单位名称 期限 内容范围 文种 徐州市2012年经济发展工作计划 2 计划期限 计划内容 文种 面向21世纪教育振兴行动计划 3 制定计划的单位名称 事由 文种 中国矿业大学后勤服务满意度调查项目工作计划 二 前言 三 主体1 目标和任务2 措施和方法3 步骤和安排 四 结尾1 制定者2 日期 五 计划的写作要求 一 正确处理当前与长远 局部与整体的关系 二 集思广益 使计划更具现实基础 三 注意灵活性和连续性 市2009年春季全民义务植树造林工作计划根据全国十一届人大第二次会议通过的 关于开展全民义务植树运动的决议 希望我市广大人民群众积极响应党和政府的号召 人人争当义务植树的突击手 人人为绿化祖国贡献力量 为此 我市今年春季植树造林要做好以下几项工作 同学回答 一 任务与要求 一 全市今年春季计划造林面积 亩 植树 株 要求每人平均3 5株 并保证成活 春季植树造林要在植树节前基本完成 二 为保证以市政府为领导 以各区为单位 以全民义务植树造林指挥部为指导的群众性的植树造林活动顺利开展 市政府要求 1 各机关 团体的领导要带头 并指定专人负责此项工作 2 充分发动群众 严密组织 并采取分片包干的办法 3 要因地制宜 根据气候 土壤等不同条件 栽植不同品种的树 4 各苗圃要及时做好挖苗备运工作 5 加强各项工作的检查 2月中旬由植树造林指挥部做一次全面检查验收 二 措施 一 2月下旬召开一次全市植树造林工作会议 参加人员为本市机关 团体 学校 工厂的有关负责人及政府区以上的主要负责人等 重点研究植树造林的各项准备工作 采取必要的措施予以落实 二 各部门 各单位要加强对今年春季植树造林的领导工作 认真解决存在的问题并拿出具体实施方案 三 抽调 名干部到植树造林第一线做具体技术指导工作 四 力争植树节前完成今年春季植树造林工作 省 市政府二 九年 月 日 特别提示 无论计划是单位的还是个人的 长期还是短期的 都首先要有目标 而对于大学生来说 制定个人的大学生涯规划甚至职业生涯规划也尤为重要 因此 一定要根据自己的特长 兴趣等结合专业特点进行自我剖析 早日确定职业目标 缩短迷茫期 使学习生活更有目标和效率 同时一定要注意的是 要善于把终极目标分化成短期可行性目标 避免好高骛远 这样的计划才是有效可行的 总结一 总结的概念二 总结的特点1 限定性2 自指性3 客观性4 过程性三 总结的种类1 按内容分类2 按范围分类3 按性质分类4 按时限分类5 按写作方法分类 四 总结的写法 五 总结的写作要求 一 充分占有材料 突出重点 二 掌握总结的方法 写出新意 一 标题1 公文式这种标题一般用于工作总结 1 单位名称 事由 时间 文种如 XX市2000年度市政建设工作总结 2 单位 事由 文种构成 如 XX大学关于开展读书活动的总结 3 事由 文种如 关于财政收支情况的总结 2 新闻式这种标题常用于专题总结 1 单标题如 我局开展优质服务竞赛活动的回顾 2 复式标题 双标题 如 挖潜力 促效益 补损失 XX厂2000年度工作总结 二 正文1 引言总结的开头 要紧扣中心 开宗明义 常用方式有 概述式 结论式 提示式 提问式 对比式2 主体总结的核心部分 1 基本情况概述 2 成绩与经验 3 问题与教训 4 今后的设想和努力的方向 三 落款 1 署名 2 日期 特别提示 无论是总结成绩 找出经验 还是总结教训 找出问题 都应按照事物的本来面目如实反映 既不夸大 也不缩小 既不回避 也不掩饰 既不片面化 绝对化 也不凭空杜撰 弄虚作假 总结必须立足当前 面向未来 从感性认识上升到理性认识 探寻出带有规律性的东面 调查报告是报告调查研究结果的文书 是作者有目的地对社会生活的某一件事 某一人物 某一现象 某一问题作深入细致的调查研究 调查报告的特点 针对性求是性主张性 调查报告 调查报告的种类 指导型调查报告总结经验 为推广先进经验和优秀典型提供依据 反映的对象相当广泛 本单位 本部门 指导全局工作 汇报工作 客观 第三人称 该单位 他们的经验是 第一人称 我们认为 我们感到 定性型调查报告查明问题 以核对事实 明断是非 得出正确的结论为写作目的 咨议型调查报告针对某个事关全局的问题和国情 民情进行调查 通过分析 对比 评述 向领导者和上级机关的决策者提供意见 建议和方案 调查报告的写法 要掌握调查报告的标题 前言 主体 结语四部分的写法 标题的写法 文件式标题 用于内部交流 作为行政公文附件等 1 调查机关 事由 文种 江苏省环境保护局关于环境监测质量的调查报告 2 事由 文种 关于普通高等院校艺术教育现状的调查报告 文章式标题问题式 儿童究竟需要什么读物 内容式 航空母舰 逐浪经济海洋 双标题 正题 副题 情系水世界 对我市水位站 水文站的调查 关键是强化管理 河南宋河酒厂调查 前言的撰写 1 提要式 2 交代式 3 设问式 中国教育正在发生着崭新变化 教育形式逐步由单一的国家承担教育 即官办教育 方式走向了多元化 目前中国的教育形势是 官办教育继续改革深化 民办教育机构越来越多 网上教育已经初步形成 国外教育机构也看好中国市场 在这样的大背景下 居民们对各类教育持怎样的看法呢 各类教育又应该怎样据此调整方略 以应对激烈的同行业竞争 就此相关问题 中国经济景气监测中心会同中央电视台 中国财经报道 于近日对北京 西安 武汉三座城市的900余位常驻户口居民进行了抽样问卷调查 关于沪闽粤三省市图书出口工作的调查报告 根据署领导指示 为了筹备定于2010年5月份召开的全国图书出口工作座谈会 由对外合作司和办公室组成的3人调研小组 于2009年9月6日至9月16日 对上海 福州 广州等地的图书出口工作进行了调研 现将情况报告如下 对于今天的大学生 人们已经不太爱用 天之骄子 来称呼他们 转轨时期形成的就业压力更让大学生还没来得及体会到考学成功的快乐 就投身到另外一种更猛烈的竞争中 对未来的就业意向来说 哪一类企业最受大学生的青睐 北京世纪蓝图市场调查公司最近针对北京大学 清华大学 中国人民大学 北京师范大学 北京航空航天大学 北京对外经济贸易大学六所大学的313位学生 做了一次关于他们对外企的看法的抽样调查 主体的撰写 1 以观点串联材料 2 以材料的性质归类分层 3 以调查的过程为顺序结尾的撰写 1 总结全文 强化主旨 2 提示问题 启发思考 3 提出建议 引起注意 调查报告的写作要求 一 注意直接调查和间接调查结合 用事实说话 二 观点和材料要统一 三 处理好叙述和议论的关系 四 使用第三人称和被动语态 第五节简报公示 简报的定义用于汇报工作 反映情况 交流信息的事务性文书 常作为机关单位内部刊物或会议期间一种临时性刊物在内部发行可以起到上传下达的作用 简报的历史 最早的简报是汉武帝初年的 邸报 一说源于唐代进奏院状报 不同的朝代有不同的名称 比如说 状 状报 报 邸吏报 朝报 邸抄 阁抄 等等 都通称为 邸报 简报的特点 新颖性快速性简短性保密性 简报的种类 性质综合性简报 专题简报发送的对象上行简报 下行简报内容情况简报 会议简报 经验简报 简报的格式和写法 报头报身报尾 简报名称 期数 编写单位 印发日期 秘密等级 编号 报头与正文之间 用横隔线隔开 报头在第一页上方 占一页的1 3的篇幅 报头 编者按 选择性添加 报头和标题之间 表明编写者的意图和观点 提示性按语评价性按语 由标题和正文组成 标题 简明扼要地概括正文部分陈述的核心内容 尽量准确 简明 醒目 一行或者多行 有关人士对明年宏观调控的建议 领导干部必须 五官端正 嘴不馋 腿不懒 耳不偏 心不散 手不长 报身 正文由开头 主体 结语组成 概括性的文字介绍简报的主要事实和基本内容 与消息中的导语类似 可以将所要阐述的道理用提问的方式提出来作为简报的开头 以引起读者的注意 可以用按语式的开头 说明编写简报的意义 目的等 开头 报身报尾 主体 紧扣开头 对开头叙述的事实和提出的问题进行阐述或展开 按事情发生 发展的顺序来叙述 适合报道完整的过程 按事理分类来写 将材料归纳成几种情况 几个问题 据编发意图 选用有关素材片断直接编排起来 构成信息组合 指出事实的意义 或者揭示事件发展的趋势 不是每篇简报都要有结语 结语 在报文下方的两条平行线内 写明简报的发送范围 有的分别标明 报 送 发 横隔线的下右侧还应标明编印份数 报尾 密级 绝密 机密 秘密 编号简报名称第X期xx机关编xxxx年x月x日 按语 标题 正文 正文 发送范围 共印xx份 简报的编写要求 1 明确编写思想 2 选择报道角度 3 及时报道 公示 一 公示的概念公示是党政机关 企事业单位 社会团体等事先预告公众周知 用以征询意见 接受公众监督 从而改善工作的一种应用文书 二 公示的特点 事先性 2 民主性 4 反馈性 5 周知性 3 三 公示的结构和内容 1 标题 1 单位 关于 事由 公示 中国矿业大学公开招聘辅导员人选公示 2 关于 事由 公示 发展党员公示 3 单位 公示 徐州市财政局公示 2 正文 1 原因 2 事由3 落款 1 结语 2 落款 一 概念汇报人汇报对象汇报内容二 总结和述职报告的异同同 1 自述性2 写作范围异 1 内容侧重点2 引起效果 第六节述职报告 三 种类1 按时限分2 按表达方式分四 写法1 标题2 署名3 称谓4 正文五 写作要求1 重点写履职情况2 客观评价3 突出个性 讲话稿类型 礼仪性讲话稿演说性讲话稿工作性讲话稿 讲话稿的特点 务实性可听性号召性 讲话稿的写法 一 标题1 揭示要点 当前反腐倡廉的几个问题 2 直接表明某人在某某会议上的讲话 XXX在全省教育现代化工程实施工作现场会上的讲话 3 由会议名称加文种名称组成 XX会议开幕词 二 称谓标题下左侧顶格 还可在讲话稿中多次出现 三 正文开头楔子 用几句诚恳的话同听众建立个人间的关系 获得听众的好感和信任 衔接 直接地反映出一种形势 或是将要论及的问题 用某一件小事 一个比喻 个人经历 轶事传闻 出人意外的提问 将主要演讲内容衔接起来 激发 可以提出一些激发听众思维的问题 把听众的注意力集中到演讲中来 触题 一开始就告诉听众自己将要讲些什么 世界上许多著名的政治家 作家和国家领导人的演讲都是这样的 1 开门见山 提示主题 如 宋庆龄 在接受加拿大维多利亚大学荣誉法学博士学位仪式上的讲话 的开头 我为接受加拿大维多利亚大学荣誉法学博士学位感到荣幸 介绍情况 说明根由 这种开头可以迅速缩短与听众的距离 使听众急于了解下文 恩格斯1881年12月5日发表的 在燕妮 马克思墓前的讲话 的开头 我们现在安葬的这位品德崇高的女性 在1814年生于萨尔茨维德尔 她的父亲冯 威斯特华伦男爵在特利尔城时和马克思一家很亲近 两家人的孩子在一块长大 当马克思进大学的时候 他和自己未来的妻子已经知道他们的生命将永远地连接在一起了 这个开头对发生的事情 人物对象作出必要的介绍和说明 为进一步向听众提示论题作了铺垫 提出问题 引起关注 谴责奴隶制的演说 一开讲就能引发听众的积极思考 把人们带到一个愤怒而深沉的情境中去 公民们 请恕我问一问 今天为什么邀我在这儿发言 我 或者我所代表的奴隶们 同你们的国庆节有什么相干 独立宣言 中阐明的政治自由和生来平等的原则难道也普降到我们的头上 因而要我来向国家的祭坛奉献上我们卑微的贡品 承认我们得到并为你们的独立带给我们的恩典而表达虔诚的谢意么 除了以上方法 还有释题式 悬念式 警策式 幽默式 双关式 抒情式等 工作讲话稿 讲话目的或对某项工作进行简要回顾 传达会议精神讲话稿 开门见山 动员讲话稿 说明情况 提出中心议题 或 关于某件事 我想讲几点意见 开幕词 简洁 热情洋溢 闭幕词 肯定本次大会的圆满成功 主体工作讲话稿 并列式 用小标题 序码衔接 传达讲话稿 摘录要点 三明治 式 动员讲话稿 意义 如何开展 方法 要求 开幕词 目的 议程 影响闭幕词 回顾完成的任务 总结 要求 结语简短 有力 耐人寻味概括式 希望式 宣布式 讲话稿写作要求 心中有对象增强可听性和亲切感在讲前广泛征询意见避免套话 讲出个人风格 演讲稿的写作 一 演讲稿也叫演说辞 它是在较为隆重的仪式上和某些公众场所发表的讲话文稿 演讲稿是人们在工作和社会生活中经常使用的一种文体 它可以用来交流思想 感情 表达主张 见解 也可以用来介绍自己的学习 工作情况和经验 等等 演讲稿具有宣传 鼓动 教育和欣赏等作用 它可以把演讲者的观点 主张与思想感情传达给听众以及读者 使他们信服并在思想感情上产生共鸣 二 演讲稿的分类 政治演讲稿 包括竞选演说 就职演说 述职演说 政治动员 开 闭 幕词 祝酒辞等 学术演讲稿 包括科研报告 学术讲座等 社会生活问题演讲稿 包括演讲赛 巡回报告等 教学演讲稿 教师用的有开场白 收束语 介绍作家作品以及进行思想教育的讲稿 学生用的有读书报告 问题辩论 专题演讲 论文答辩等 法律演讲稿 律师常用 三 演讲稿的特点 第一 针对性 作者提出的问题是听众所关心的问题 评论和论辨要有雄辩的逻辑力量 要能为听众所接受并心悦诚服 根据不同场合和不同对象 为听众设计不同的演讲内容 第二 可讲性 演讲的本质在于 讲 而不在于 演 它以 讲 为主 以 演 为辅 演讲稿的要求是 上口入耳 第三 鼓动性 激发听众情绪 赢得好感 依靠演讲稿思想内容的丰富 深刻 见解精辟 有独到之处 发人深思 语言表达形象 生动 富有感染力 四 演讲稿的结构 开头 开场白 抓住听众 引人入胜 1 楔子 用几句诚恳的话同听众建立关系 获得听众的好感和信任 在对美国会计协会罗切斯特分会的一次演讲中 演讲顾问唐纳德 罗杰斯通过表达他对听众需要的关心而激发起了他们的兴趣 我今晚要演讲的题目是 信息的透露 确定这个题目之前 我先是查阅了本地的会计年鉴分册和全国会计协会的学术专刊 然后又询问了我的同事亚历克斯 莱文斯顿和戴夫 汉森 今晚来听演讲的人都有哪些 他们希望我讲什么 他们告诉我在座的各位都是些很热心的人 希望我的演讲有趣而富有启发性 因此 我将告诉大家一些有用的知识 我也同时希望我的演讲简明扼要 并留给大家一定的提问时间 3 激发 提出一些激发听众思维的问题 把听众的注意力集中到演讲中来 例如 麦克米兰石油公司副总裁迈克斯 艾萨克松在一次演讲的开头 我们都知道 演讲是件很难的事 但是请听听丹尼尔 韦伯斯特是怎么说的吧 如果有人要拿走我所有的财富而只剩下一样 那么我会选择口才 因为有了它我不久便可以拥有其他一切财富 那么 为什么许多有才华的人偏偏害怕演讲呢 2 衔接 常用某一件小事 一个比喻 个人经历 轶事传闻 将主要演讲内容衔接起来 如 新世纪抗战的号角已吹响 开头运用 同学们大家起来 的抗战歌曲 4 触题 一开始就告诉听众自己将要讲些什么 1 开头为听众解释关键术语 例如 一位公司副总裁在就记者招待会的用途发表演讲时 就很好地运用了这一技巧 公共关系 简单地说 就是指 与公众的关系 即任何涉及到公司或个人的关系 它的主要目的就是有效地利用媒体 最常见的是书面形式 为公司谋取最佳印象或形象 2 开头为听众说明演讲目的 美国快递公司主席詹姆斯 鲁宾逊三世在短短的15秒钟内便把他的演讲目的陈述给听众 女士们 先生们 早上好 谢谢大家给予我这个露面机会 美国广告联盟是美国传播工业的一个重要组成部分 当前 美国传播工业还面临许多问题 而重担则落在大家的肩上 我今天演讲的目的便是就这些问题及它们呈现出的挑战谈谈我的看法 3 开头要为听众阐述演讲结构 例如 汉诺威信托制造公司的主席及总裁约翰 F 麦克基里卡迪在一次演讲的开头中就很明了地陈述了他演讲的结构及范围 女士们 先生们 晚上好 我很荣幸应科里曼主任的邀请来参加这个在我国很有权威的商业论坛 在见解上它可以与底特律和纽约的经济俱乐部相提并论 首先 我将对最近的国内经济形势加以展望 我认为它并非人们有时所想象的那样严峻 第二 谈谈近期欧佩克的经济增长对国际的经济增长的影响 对包括我们自己在内的许多国家来说是件痛苦的事 但又是完全有办法应付的 第三 对总统的能源建议作几点评论 我认为它既令人鼓舞 又令人失望 最后 我将就演讲逐渐成为一种时尚和必要的现象以及美国的现状谈一点个人看法 5 提出问题 引起关注 例如弗雷德里克 道格拉斯1854年7月4日在美国纽约州罗彻斯特市举行的国庆大会上发表的 谴责奴隶制的演说 开头 公民们 请恕我问一问 今天为什么邀我在这发言 我 或者我所代表的奴隶们 同你们的国庆节有什么相干 独立宣言 中阐明的政治自由和生来平等的原则难道也普降到我们的头上 因而要我来向国家的祭坛奉献上我们卑微的贡品 承认我们得到并为你们的独立带给我们的恩典而表达虔诚的谢意么 6 结合场景 吸引听众 某大学邀请一位老教授作报告 因校园正进行卡拉OK赛 老教授发现不少学生站在走廊上 不坐空位 同学们 今天首先是你们鼓舞了我 你们放弃了青年歌手大奖赛 来这里听我演讲 这说明你们严肃地进行了选择 在说与唱之间 一般人选择唱的 而你们都选择了说的 在年轻小伙子 姑娘和老头子之间 一般人选择小伙子和姑娘 而你们选择了我这半老头子 这说明你们认定说的比唱的好听 老头子比年轻人更有魅力 这使我产生了一种返老还童之感 7 展示实物 引申开去 如一位演讲者走上讲台 先向听众展示一张纸 上面写着 1 2 1 多 然后讲到 朋友们 看到这个题目 怎么样 很荒唐吧 是的 单从数字上说 1 是所有自然数中最小的一个 可是 我要说 任何数字离开了具体事物只能是枯燥无味的 只有同具体事物联系起来才有实际意义 1 在有些时候 它可以是大于2 大于3 大于4 甚至大于多 比如计划生育吧 多生有害国家 多生有害人民 多生有害自己 夫妻同育一枝花 利国利民又利家 从这个意义上讲 难道不是1大于2 1大于3 1大于4 1大于多吗 主体要环环相扣 层层深入 层次 演讲稿思想内容的表现次序 演讲稿结构的层次是根据演讲的时空特点对演讲材料加以选取和组合而形成的 显示演讲稿结构层次的基本方法就是在演讲中树立明显的有声语言标志 以此适时诉诸于听众的听觉 从而获得层次清晰的效果 反复设问 并根据设问来阐述自己的观点 用过渡句 用 首先 其次 然后 等语词来区别层次 节奏 是指演讲内容在结构安排上表现出的张弛起伏 在一个主题思想所统领的内容中 适当地插入幽默 诗文 轶事等内容 衔接 把演讲中的各个内容层次联结起来 使之具有浑然一体的整体感 运用过渡段或过渡句 杨鹏程在湘潭师院首届硕士研究生开学典礼上的演讲 大学问 大成就 大前途 各位老师 各位同学 中国古代读书人的功名分为秀才 举人 进士三级 我们现在的学位分为学士 硕士 博士三级 打个不恰当的比喻 按古今的行情折合计算 硕士大约相当于古代的举人 那么我谨代表湘潭师院全体教师和25名硕士生导师 向我院首届 开科取士 高中金榜的15名 举人 表示最热烈的祝贺欢迎 所谓 硕士研究生 我想把它分成四个词素来说 硕 硕者大也 什么大 指学问大 知识多 本事大 成就大 前途大 当然这个大是相对而言 博士的博 博学多才 博闻多才 博闻广识 博大精深 博学鸿儒 那就更大了 案例欣赏 注意演讲稿的结构 层次 节奏 士 士者 读书人 知识分子也 士农工商 四民之首 硕