宁夏发电集团太阳山光伏发电厂工程竣工档案管理实施细则.doc

宁夏发电集团太阳山光伏发电厂工程竣工档案管理实施细则为做好宁夏发电集团太阳山光伏发电厂工程建设项目档案管理工作，确保建设项目档案的齐全、完整、准确、系统，依据GB/T118222008科学技术档案案卷构成的一般要求、DA/T422009企业档案工作规范、宁夏发电集团太阳能发电企业档案分类规定，结合工程项目实际情况，特制定本实施细则。一、组织管理(一)厂主管领导负责建设项目档案归档等工作的组织管理,并负责监督实施本细则。(二)厂综合部(档案管理部门)是本细则监督实施的负责部门，负责建设项目全过程项目文件材料形成、积累、整理及归档质量的业务监督与指导。建立项目档案管理网络，组织落实细则的实施工作。确保项目文件材料的规范性、有效性及归档案卷的完整性、系统性。(三)厂专(兼)职档案人员是本细则监督实施的执行人，具体负责收集、整理应归档的项目文件，并对各参建单位项目档案进行业务监督与指导。二、归档责任(一)建设单位负责收集、整理项目前期文件以及设备、工艺、涉外、专利及商检索赔文件，竣工、试运行及验收文件，负责接收项目全部档案。(二)勘察、设计单位负责收集、积累勘察基础材料及设计形成的文件材料，并按规定向建设单位移交。(三)施工、调试单位负责收集、整理项目施工、调试文件，负责对形成文件材料的规范性、有效性、准确性、完整性及归档案卷质量进行审查，并将整理合格的项目档案向建设单位移交。(四)项目监理单位负责编制、收集、整理、提交项目全部监理文件材料；督促检查项目建设中文件材料的收集、积累和完整、准确、系统情况，负责竣工文件和竣工图的审核并签署意见，并向建设单位提交有关专项报告、验证等文件材料。三、归档份数按照项目档案管理的有关规定，项目文件归档份数有以下几种情况：(一)项目前期文件的归档份数一般一式一份。凡重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。(二)设计院编制的竣工图根据合同约定份数归档，一般不得少于四套。按照宁夏发电集团的要求，其中一套由集团公司档案室保存。(三)各参建单位移交的项目竣工档案必须是二份原件及对应的两套电子档案（使用不可擦除型光盘），电子版应扫描成PDF( *pdf )格式。四、归档范围反映与项目有关的重要职能活动、具有查考价值的各种载体的文件（纸质文件材料、图纸、照片、录音、录像、光盘等），都应收集齐全，归入建设项目档案。具体内容如下:(一)项目前期依据性、管理性文件（由建设单位负责收集整理归档）1、建设项目核准文件、开工及其报批文件2、项目建议书及其报批文件3、项目选址意见书及其报批4、可行性研究报告及其评估、报批文件5、项目各项评估、论证文件6、环境影响报告书及其批复7、工程地质、水文地质、勘察报告等文件材料8、工程地形、地貌材料9、初步设计文件及概算书10、施工图设计及预算书11、建设用地、征地、拆迁的文件、协议、合同12、项目的设计、施工、调试、监理、设备合同及其他技术咨询合同、协议13、项目招投标文件及中标通知书14、项目环保、五通一平、消防、工业安全等方面的合同、协议、执照、许可证等来往文件15、项目融资、贷款合同及协议16、项目开工前的审计文件17、上级主管单位发送的工程管理依据性文件、纪要18、工程管理的有关会议材料、统计报表、质量监理文件(二)土建工程文件（由施工单位负责收集整理归档）1、开工报审2、图纸会审纪要、记录3、施工组织设计4、施工方案5、施工技术交底6、作业指导书7、质量控制计划及策划8、地基处理记录9、设计变更、洽商记录、工程技术联系单、材料代用单10、原材料、成品、半成品、构配件出厂质量合格证及复试试验报告11、施工试验记录12、隐蔽工程检查验收记录及会签单13、施工记录14、质量问题及处理记录15、质量检验记录及评定16、竣工验收记录及质量等级评定17、竣工报批18、竣工验收签证19、工程总结20、竣工图(三)安装工程文件(由安装单位负责收集整理归档)1、开工报审2、图纸会审纪要、记录3、施工组织设计4、施工方案5、施工技术交底6、作业指导书7、质量控制计划及策划8、设计变更、工程洽商、工程联系单9、设备、产品质量检查、安装记录10、预检记录11、隐蔽工程检查记录12、施工试验记录13、质量问题及处理记录14、质量检验记录及评定15、竣工验收记录及质量等级评定16、竣工报批17、竣工验收签证18、工程总结19、竣工图(四)监理文件（由监理单位负责收集整理归档）1、监理规划、监理实施细则、监理部总控制计划、监理会议纪要2、进度控制：工程开工报审表、工程开工、复工审批表、暂停令3、质量控制：质量事故报告及处理意见4、造价控制：设计变更、洽商费用报审与签认、工程竣工决算审核意见书5、分包资质：分包单位、供货单位及试验等单位资质材料6、监理通知：有关进度、质量及造价控制的监理通知7、工程延期报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见8、费用索赔报告及审批、合同变更材料9、监理工作总结：专题总结、月报总结、工程竣工总结、质量评估意见报告(五) 项目调试文件（由项目调试单位负责收集整理归档）1、调试方案、措施2、调试报告3、调试记录4、调试缺陷、故障分析记录与事故处理意见5、调试工作总结(六)设备资料(由设备厂家按合同约定负责提供移交，由建设单位负责收集、整理)1、设备装箱清单2、产品质量合格证书3、开箱资料（设备的出厂说明书、总装、试验记录、合格证件、手册、图纸等技术文件）4、设备台帐5、自开箱至移交生产各阶段设备的消缺、修补与更换记录，设备消缺率统计6、备品备件、专用工具的交接清单五、竣工资料的编制要求(一)竣工图的编制要求1、所有竣工图均由设计单位和制造厂商负责重新编制，施工和调试单位应在施工及启动调试过程中及时、准确地做好变更记录，并提供完整的工程变更资料给设计单位和制造厂商。2、竣工图的编制工作应及时、准确、完整。设计单位各专业工地代表应及时做好本专业的设计变更记录，收集施工、调试单位的工程变更记录,并将变更情况及时反应在设计图纸上。对于涉及其它专业的设计变更，应及时通知相关专业。3、竣工图编制单位应编制“竣工图编制总说明”，在说明中应叙述竣工图的编制原则以及各专业的竣工图卷册目录。4、没有修改变更的施工图用作竣工图时，应由竣工图编制单位直接在上加盖“竣工图”图章，位置在图纸标题栏上方空白处。竣工图章尺寸8060mm编制单位名称 竣 工 图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人 5、对每册修改图纸，应编制分册说明，并加盖修改依据章，内容包括：修改内容、修改原因、提供修改资料单位等。修改依据章：60mm10mm 见设计修改章 字 号或见图号6、涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图号编号，末尾加注“竣”字，或在新图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。(二)工程变更资料的编制要求1、作为竣工图编制依据的工程变更资料，由各施工、调试等单位根据合同范围负责编制。2、所有已实施的工程设计变更文件，必须毫不遗漏地列入工程变更资料。包括:设计修改通知单、工程技术联系单、材料代用单等。3、所有工程变更资料，编制单位应负责向太阳山光伏发电厂移交二套，一套必须是原件，并交二套电子光盘，电子版应扫描成PDF( *pdf )格式。4、工程变更资料按单位工程划分，以表格形式列清单。内容包括： 变更文件编号、变更文件提出单位及日期、变更文件涉及施工图图号及版本、变更文件执行状况。工程变更资料目录表序号 变 更 文 件相关图纸执行情况日期单 位文 号页数 图 号版本 (三)竣工文字资料的编制要求1、竣工资料一律用碳素墨水或黑色签字笔书写,不得用纯兰墨水与圆珠笔、铅笔填写，要求内容清楚，字迹清晰，不得潦草，签名必须手写，不得盖章，必须签年月日。2、纸张要求使用7080克纸，60克及以下的纸不准使用。3、文件材料编制统一用A4幅面，个别情况下允许用A3，但装订时必须折成A4。4、竣工档案文字资料的汇编，应按专业、系统、问题划分，再按单位工程组卷。组成的案卷薄厚适度,便于利用，厚度一般不得超过3cm。同分类号的文件、资料较多时，可组成若干案卷。5、声像资料包括录像资料和照片资料。录像资料由录像带和盒内目录两部分组成。盒内目录包括：内容、时间、地点、摄像者等。6、照片资料由照片(包括底片)和文字说明二部分组成。文字说明要求简短、完整、明了，一般不超过200个字。其内容包括:事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。要求每个单位工程不少于6张照片（5寸或6寸），要反映出项目不同建设阶段。7、验证资料（如材料证明、合格证等）在编制整理时应逐张平贴在A4幅面纸上，要求上边及右边与白纸对齐，不得摞贴。8、原件必须干净、清楚，凡是模糊的要退回重新处理。原件不允许涂改，个别确实需要更改的应在被改字上面划“一”，然后在旁边写上更改数字，并在更改处签名及日期。9、原件后面空格不需填写时，应在下方盖“以下空白”红章。如本栏表格不需填写时应根据有关表格填写规定处理，或在此栏处划“一”横杠。10、工程概况必须认真编写，应包括工程概要、工程特点、主要进度、开完工日期、主要劳力组织等关键事项。11、材质证明栏应编制分项目录，主要材质证明必须齐全，其试验、检验材料应与合格证相对应，不得分离。12、质量检验评定表分部分项的顺序应相对应，一个分部对应下属若干分项，再下一个分部；同时其填写数据应具体，不得出现“符合自检”等字样，签字不得以盖章代替，也不得他人代签。13、技术交底签证要与作业指导书相对应，每本作业指导书至少有一个签证。14、质量问题通知单必须与反馈单一一对应，按专业整理归档。六、竣工资料的装订要求(一) 竣工图1、竣工图纸原则上要求折叠成A4幅面 (210297mm),“手风琴式”反白折叠，图标朝外。2、竣工图纸采用装盒成册不装订，档案盒的规格为220310mm，背脊厚度可为20mm、30mm、40mm、50mm规格。3、所有竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。4、由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。5、竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。 (二) 竣工文字资料的装订1、文字资料为统一标准A4幅面(210297mm),大于标准幅面的要统一折叠为A4幅面,小于标准幅面的要粘在A4规格白纸上,白纸采用70克以上复印纸,粘贴时原件上边及右边与白纸对齐。(三)竣工文字资料装订要求1、所有竣工文字资料必须经过接收单位复核验收后，方可进行装订工作。2、竣工文字资料的排列顺序应为：案卷封面（145克牛皮纸）、卷内目录、正文、备考表、封底（145克牛皮纸）。3、装订厚度：厚度一般不得超过3cm。4、所有文字资料均要去除金属装订物,采用三孔一线，棉线装订，装订线长为180mm，装订线距左侧边15mm，装订结实、整齐、美观，装订结打在背面。5、文字资料均以正文有书写内容的页面编页号，卷内目录、备考表不编页号。文字资料以一册为单位，从正文起用阿拉伯数字1开始编页码。要求用铅笔在正面的右下角和双面页反面的左下角空白处依次编写页号。(四)案卷封面的编制1、案卷封面格式执行GB/T 11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求中案卷封面式样，见附表1。2、档号：由施工单位依据宁夏发电集团太阳能发电企业档案分类号、归档范围、保管期限对应表(6-9大类)（见附件），暂用铅笔填写。3、案卷题名：由施工单位编写，要求简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称、设备名称或代字(号)等及卷内文件内容。项目名称可填写单项或单位工程名称，或分部、分项工程名称，不宜将批准原立项的建设项目名称全部标出。4、立卷单位：负责组卷单位或承建工程单位的通用简称。5、起止日期：由施工单位填写，卷内文件形成的最早与最晚时间年、月、日。6、保管期限：由建设单位根据宁夏发电集团太阳能发电企业档案分类号、归档范围、保管期限对应表(6-9大类)中规定的保管期限填写。7、密级：由建设单位填写，应填写卷内科技文件的最高密级。密级划分为绝密、机密、秘密三个等级。若未定密级的，不得随意填写。(五)案卷脊背的编制案卷脊背的格式执行GB/T 11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求中案卷脊背式样。内容有保管期限、档号和案卷题名，填写方法同案卷封面。(六)卷内目录的编制1、卷内目录的格式执行GB/T 11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求中卷内目录式样，见附表2。卷内目录应排列在卷内文件首页之前。2、卷内目录填写项目及要求：1）序号：卷内文件排列序号,用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一件文件一个流水号。2）文件编号：应填写文件文号、图纸号或设备型号。3）责任者：应填写文件形成部门或主要责任者（以文件落款及印章为准）。4）文件题名：应照实抄录文件全称。表格类文件材料需针对其内容进行编写，而不是填写文件“表头”的名称。5）日期：应填写文件形成时间，以文件落款或签署的时间为准,如20091206或2009.12.06。6）页数(号)：以件为单位(单份文件)进行装订的案卷,应填写每件文件总页数。整卷装订的案卷，填写每份文件“首页”上标注的页号，最后一份文件填写首尾页上标注的页号。7）备注：可根据实际填写需注明的情况。(七)卷内备考表的编制1、备考表格式执行科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2000）中卷内备考表式样，见附表3。2、填写项目及要求1）互见号：填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。2）说明：填写案卷内全部文件的总件数、总页数，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。3）立卷人：立卷责任者签名。4）检查人：案卷质量审核者签名。5）检查日期：案卷质量审核的时间。3、卷内备考表应排列在卷内全部文件之后。七、竣工资料的归档移交1、项目各参建单位在竣工文件收集、编制和整理后、应由太阳山光伏发电厂组织工程施工、设计、调试、质监、监理等单位对归档文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，经太阳山光伏发电厂确认并办理交接手续后，连同审查记录全部移交太阳山光伏发电厂档案部门。2、项目全部竣工文件材料应在项目投产后45天内向