《秘书实务-办公环境设计与美化》样稿.doc

目录情境四文书档案管理2教学目标2任务（一）拟发文稿3【学习任务单】3【知识链接】4一、拟发文稿的基本原则4二、拟发文稿的步骤及注意事项4三、文稿的审核 5【能力拓展】8项目1：文稿的撰写8项目2：文稿的审核9【测试与训练】1任务（二）收文办理3【学习任务单】3【知识链接】4一、收文处理的概述4二、签收和拆封4三、拟办、传阅和批办5【能力拓展】8项目1：文件的签收和拆封8项目2：文件处理的程序9【测试与训练】17任务（三）文书处理 3【学习任务单】3【知识链接】4一、文书日常管理的内容和原则4二、文书日常管理的方法 4三、文书管理的工作流程 5【能力拓展】8项目1：文书立卷程序 8项目2：文书存放 9项目3：文书销毁的程序 11【测试与训练】17情境四文书档案管理教学目标知识目标学习文书撰写的基本知识，了解文书撰写一般原则和要求，掌握常用文书的撰写的知识。了解收文的一般知识和程序，掌握收文处理的流程。学习文书处理的原则和工作内容以及管理方法，掌握文书管理的工作流程。能力目标提高文书档案管理基本能力；具备能独立拟发文稿和处理文件和档案管理的能力；具备熟练使用企业秘书撰写常用文体和处理来文来件的能力。素质目标理解文书和档案管理对秘书工作的重要性，培育认真、谨慎的工作态度，养成良好的沟通和人际交流能力。任务（一）拟发文稿【学习任务单】学习领域企业秘书实务学习情境四文书档案管理学习任务一拟发文稿学习目标知识目标：1、了解拟稿的基本步骤和注意事项；2、；掌握文书签发的流程；能力目标：1、具备常用文书的撰写能力；2、能够熟练掌握文书签发的流程；素质目标：1、培养学生认真、踏实、高效的工作态度；2、培养学生仔细、认真、严谨的工作作风。任务描述作为一名秘书，应掌握文书的撰写和签发，在掌握基本知识的基础上，掌握常用文书的撰写和签发基本规律和方法，能够熟练的掌握文书的写作和签发的。【知识链接】作为一名企业秘书掌握文书的写作是从事文秘工作的重要内容之一。文书写作，是秘书人员的一项重要任务。文书写作的本领是秘书人员当好参谋助手不可缺少的条件。一、 文书撰写的步骤和注意事项(一)拟稿 拟稿是根据领导的交拟意见或批办意见撰拟文稿的过程，他是发文的第一个环节，也是发文处理的中心环节。拟稿的步骤如下： 1、交拟。交拟将撰拟任务文给有关撰稿人员，即立竟明题。它是公文写作的起点。交拟并非简单地交任务而是经过领导人的深思热虑、慎重考虑、反复讨论历才实施的步骤。交拟还包括文意图、文思想、交政策等。那些有关全局性的至要文件，往往需要领导人亲白撰拟。 2、拟议。拟议是借撰稿人在下笔之前对撰写文件的酝酿构思过程包括明确发文的日的、确定文件的主题、抓住文件的小心内容、选择适当的文种、确定发送对象和阅读范围等等。拟议主要指撰稿的准备工作，只有认真地做好这一环节的上工作，才能保证文稿的质量， 3、撰写。撰写即写出文件初构。在拟稿过程巾，应严格遵守拟写的原则和要求，高质高效地去完成工作任务。（二）拟稿的注意事项 拟稿应注意以下几方面： 1、符合国家的法榨、法规，符合党利政府的方针政策。 2、情况要真实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明。3、使用的文种应根据行文的目的、发文机关的职权与主送机关的关系来确定。4、加是紧急公文，应当体现出紧急的原因并根据实际需要来确定紧急程度。 5、人名、地名、数字、引文耍准确。引用公文应当先引标题，再引发文号。日期应写明具体的年、月、日。如引用外文，应注明中文含义， 6、注层公文的层次序数，加前所述，第“(一)”，第：层为“1”，第四层为“(1)”。 7、应当使用国家注明的计量单位。 8、甩词要规范准确，行文中加使用规范化简称，应先使用全称并注明简称。如使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在其首次出现时准确地标出中文译名。 9、公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数相同、词组、惯用语、缩略语及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。二、文稿审核 即在公文送机关负责人签发前，由机关办公部门对文件的内容、体式、文字等进行全面审核修改的工作。做这项工作的人，在大机关一船由文秘处或综合处的专职核稿人员担任，在小机关由办公室主任、秘书科长兼任。他们一般负责综合性、方针政策性强的文件的审核，一些业务性较强的文件，则由业务部门负责人审核。 审核的任务有以下几项： 1看是否确实需要发文 发文的前提有两个：凡是现实生活中亟待解决的问题，而且是有条件解决的问题；凡是在此之前没有文件谈及的问题，或者虽谈及但没有从根本上解决的问题。在实际工作中，凡是遇到以上两方面的问题，才需要发文。另外，通过其他途径(开会、做报告)可以解决问题，一般就不要发文。 2看是否符合方针政策 看文件的内容是否符合方针政策应注意两方面的问题：注意发文是否符合党和国家的总政策和各项具体政策，还要看是否符合国家的有关法律、法令；注意政策的连续性，审核文稿的提法是否同以往下发的有关文件相衔接，避免出现顾此失彼、朝令夕改的现象。 3看措施和意见是否切实可行 审核这一问题，应从两方面着眼看文中所提出的意见、措施和办法是否符合实际，避免那些脱离实际的根本无法办到的条文出现；看文中提出的要求，是否一定能够办得到，或者是通过努力可以办得到的。因为发文的一个主要目的就是为了解决问题，如果文中所提出的意见、办法是脱离实际的，那只是一纸空文。4、看文件的格式、文种和标注是否规范 看文件格式是否符合要求，即各个项目的内容和位置安排的是否正确。看文种应用的是否准确，看是否有混用和错用的现象。看密级、时限、阅读范围等内容标注的是否规范、合理。5，看文字表达和标点使用是否准确 要检查文稿中所涉及的概念是否准确，语句是否简明扼要、符合语法，条理是否清楚，是否符合事理和逻辑，标点使用得是否规范准确，有无错别字、落字和不规范的简化字，数字和简称的使用是否合适。 6看行文程序和审批手续是否妥当 审核发文的名义是否合适，是否需要提交会议讨论。联合发文是否经过了会商，意见是否一致，联合发文各方是否签丁宁，是否符合规定的审批手续。 7看行文方式是否妥当 审核发文是否正确运用了行文方式，例如该逐级行文的，是否错用了直达行文或越级行文，如果这样，就会影响工作的正常进行。发现不妥，审核人员应及时纠正，采取正确的行文方式。三、文稿的签发即机关领导人对文稿进行最后的审定井签署意见的工作，实质上就是决定是否发文的环节。文稿一经签署即可生效。 (一)签发的权限 1重要文件应由机关的主要领导签发，主要领导不在时，可授权其他领导代签。 2一般事务性文件和有既定方针政策的文件，可由主管领导签发。 3以部门名义发出的文件，还应由部门负责人签发，但如果是重要文件，应送主管领导加签。 4联合行文，由主管领导人签发。 5一般事务性函件，可以不签发。 (二)签发的任务和要求 1对拟签文件做全面审定 签发之前，领导人应对文稿的内容从政策到文字做全面的审定，确认准确无误，方可签发。如果文稿需要做重大修改，应提出指示意见，待修改后再签发。 2要按规定签发 签发人应在“公文拟稿纸”的签发栏内填写签发意见，谙如“发”、“照发”、“同意发出”或“修改后发出”、“请同志审阅后发出”等语句，意见应明确、简练，不可模棱两可、哆哩哆咳。然后签上姓名和时间。【能力拓展】项目1：文书撰写任务（二）收文办理【学习任务单】学习领域企业秘书实务学习情境四文书档案管理学习任务二收文办理学习目标知识目标：1、了解收文处理的概念；2、掌握收文处理原则、规律和一般要求；能力目标：1、具备收文处理能力；2、能够正确、合理地处理各种来文；3、具有文件处理的常识和能力；素质目标：1、培养学生胸怀全局，团队合作的精神气质；2、培养学生认真、踏实、高效的工作态度；任务描述作为一名秘书，对来文的处理是工作的重要内容之一，在掌握收文处理基本知识的基础上，掌握收文处理基本规律和程序，能够熟练的对文件进行处理。【知识链接】 收文处理程序是指本机关对收到公文的办理过程，主要包括以下各个环节：一、签收和登记（一）签收 签收是文件处理的第一个环节，是文件进入必进的“关口”。 件的签收必须严格文统一 管理，由部门指定指的收发工作人员负责。 签收的目的有两点：一是确保文件运转的安全可靠；二是明确交接双方的责任。通过签收手续，可以表明文件的去向和下落。如果文件送交单上没有收件人的签字，就意味着文件收文机关没有收到，发文机关就要追究送件人的责任；如果收件人在送文单上签厂字，以后再发生丢失文件的现象，便与送件人无关，就需要追究收件人的责任。1、签收的范围 在一个单位中，每天都会收到大量函件，但并不是所有的收件都需要履行签收手续。需要履行签收手续的，主要有以下收件： （1）机要文通送来的机要件 机要交通就是专门传送机要文件的通讯机构，大的党政机关及企事业单位都设这一机构。负责传递一些保密的、重要的、篇幅较短的、不适合通过现代传杨手段(如传真机、网络)传递的党政文件。凡是机要交通送来的机要件，无论是总收发、部门收发，还是外收发、内收发，都必须履行签收手续。 （2）、邮局送来的挂号件、电报 除了机要交通之外，由邮局送来的重要文件，例如通过挂号寄发的文件、函件和密码电报，均属于签收范围。 （3）外机关直接送来的文件 由外机关和部门派人直接送来的文件，不管是否加密应该接收。 由邮局送来的普通的个人函件，可以不签收。 3、签收的任务 （1）清点 即收件人对所收到的文件、信函的件数进行认真清理、查点，看收到的件数与投递单上记载的件数是否一致。总收发和外收发清点件数，部门收发和内收发对重要文件则要清点页数。如发现问题，及时向发文机关查询并采取相应措施进行处理。 (2)检查 即收件人查看来件信封或密封套上发往地址和单位名称，是否与收件单记载的相符。也就是说，看来件是否应该由本机关或本单位所收。另外还要检查包装和封口是否牢固、严密，特别是对贴有“密件”签的密件，应仔细检查密封处是否被拆动过。如果发现锗投、散包和启封等现象，应拒绝签收。 (3)签字 即在清点和检查无误之后，收件人在投递回执单或送文簿上签署姓名，并注明时间。签字时，应签写收件人的真实姓名，不要只写姓或只写名，更不能用代号。收件时间只写月、日即可，但急件要具体到时、分，以备事后查考。 4、签收的要求 签收是一件繁琐的工作。要做好这项工作，须注意以下几点： (1)态度要认真 收件人在清点来件时，要集小精力，尽可能不受干扰，也不可走神。要认真对待这项看似简单，但责任重大的工作。 (2)操作要耐心 面对每天大量的收文，文书人员应耐心地对待每一份来文，不能怕麻烦，更不能产生急躁情绪，否则就会出现差错。 （二）、拆封 拆封，又称启封、打封。它是文书人员把收到的封闭着的文件拆开，并将文件取出的工作。拆封是文书人员特有的职责，其他人员不可替代。 1、拆封的范围 拆封应严格按照规定的职责范围进行随意拆封。 在一般情况下，凡是发至本机关、本单位的封闭文件均应由机关或部门的文书人员拆封。 对于写明由机关领导人“亲收”、“亲启”的函件，应交领导人的秘书或本人拆封。 凡标有机密、绝密的机要件管理机要文件的人员拆封。 2、拆封的任务 拆封的任务主要如下： (1)清点和核对 文书人员拆封后，应立即清点封内文件的份效是否短缺，查看有无缺页、重页、倒页等情况。核对文件标题、主送机关、正文、附件编号等，是否与文件回执单上注明的情况相符。清点核对无误，方可进人登记环节 (2)检查和处置 清点核对后，还要对收文进行检查妥善处理。如果发现有缺页少份的情况，应向发文机关查询，或将文件退回，或请发文单位补发。 如果发现应转结其他机关处理的文件，可以不进行登记，利用原封及时转出去。 如果收到的是指导性和请求性文件，应特别注意有无发文机关印章或领导签字，如发文手续不全，应退回发文机关。 如果发现不符合行文关系要求的文件，应予以退回* 如果发现一般性文件漏写发文机关名称和发文日期时，应根据封皮上书写的发文机关和邮戳上的日期(或收件日期)，加以注明，以备查考。 拆封的要求 拆封的时候，文书人员要做到以下两点 (1)要保持文件的完好 拆封时，要先将封件竖起来，在桌上欧儿下，使封内的文件窜到一头，然后用剪刀剪开另一头，以免剪伤封内文件。不可拿过封件随便乱撕，保持封内文件的完整天损。 ( 2)要取净封内的文件 一件封套内的文件，有时不止一份取净封内的文件，不可遗漏。 (3)保留应保留的封套 一般情况下，文件的封套可以不保留。如果来文中漏掉发文单位名称或发文时间时，另外，群众的信访函件，都应保留封套，并把它“别”在文件后面，以备查用。 二、登记 登记就是对收文的存在、来源、去向、时间、编号、内容和处理情况进行文字记录的工作。实质上，就是绘收文建立一个总账目。做好收文登记工作，有利于文件的保存、管理和使用。 (1)、登记的作用 对收文进行登记，主要是为了使文件的管理有条不紊，防止文件的积压和丢失，有效地控制文件的运转，更好地发挥文件的效用。其具体作用我们可以从以下几点来理解： a管理和保护作用 对收文进行登记，可以使原本杂乱无章、毫无秩序、毫无联系的文件，通过分类、编号、登记，形成一个有条理、有秩序的文件群体，文书人员可以按照收文登记分发、催办、清退文件，科学有序地处理、管理文件。通过登记，每一份文件在登记簿上都占据一定的位置，可以有效地保护文件，从而减少或防止丢失、积压和失泄密现象的发生。 b查找和检查作用 查找文件是经常性的工作。由于登记绰上记录着文件的文号、时间、标题、拟办和批办意见等重要特征，只要查找人掌握一份文件其中的一个确切特征，就可以在登记薄上找到它的下落。同时文书部门负责人和主管领导人可以根据记录，检查文件的处理保管情况。 c统计和催办作用 根据收文登记，可以很快统计出本单位在一定时期内的收文量，也可以计算出每份文件的运转周期。通过这些统计数字，可以了解本单位的文书处理的基本情况，便于发现问题和及时地解决问题。根据收文登记，还可以拿捏和监督文件的承办情况，便于及时催办、催退，防止拖拉、扯皮、积压和散失。 d责任和凭证作用 每份文件一经登记，就表明了它的客观存在，如果丢失了，就要追究问办人的责任。在文件的运转过程中，冈办人都要签字，如果在某个环节中出现梗阻、积压、误办的问题，凭登记和运转记强，便可追究其责任。由此可见，登记又是一种凭证，如果出现问题，就可以根据这种凭证追查有关人员的责任。 (2)登记的范围 凡是重要文件均应登记。例如：上级发来的带有政策性、指令性和指导性文件，下级发来的带有请求性、报告性、批评建议性的文件，平级机关和不相隶属机关发来的带有商洽性或需要答复的文件，所有的加密文件均应登记。 但是，一般事务性的、公开性、无关紧要的文件则可以不登记。如公开发表的决议、决定、公报、通告、公开信等，日常事务性的便条、请柬、介绍信、事务性通知等，内部刊物，如一般性简报、业务通讯等。 (3)登记的形式 目前，我国各个机关单位使用的收文登记形式，主要是簿册式登记，即采用收文登记簿的形式进行登记，登记的具体方法，因机关的大小和收文多寡而不同。 1总流水登记法 即按照收文的先后顺序集中进行登记。它不分文件种类，也不管来文的走向，先来的先登，后来的后登，所以叫流水登记。它只有一个总的登记册，故称“总流水登记法”。这种登记法适合于一些较小的、文件收发不多的机关和单位。 2分类流水登记法 即按照收文的性质、特征，通过分类分别登记在几个登记海上。如按文件的性质，可把收文分为机密性和普发性文件，分别登记；按照文件涉及的工作性质，可把收文分为党群、政工、工交、农业、财贸、文教、卫生、体育等类，分别登记；按照来文的走向，可把收文分为上级来文、下级来文和平级来文等类，分别登记。如果上级来文较多，还可以进一步分类，可以按照来文机关的级别分类，如中央、国务院、省、市等；可以按照文件的文种分类如指示、批复、通知等；可以按照处理要求分类，如需要承办的文件和不需要承办的文件，分别进行登记。但不论采取哪种方法分类，每一类文件的登记也都要按照来文的先后顺序登记，所以称之为分类流水登记法。这种方法适合于一些较大的、文件收发量较多的机关和单位。 3口取纸分类登记法 即把收到的文件都登记在一个登记溶上，在同一个登记簿上进行分类，每一类的首页贴上口取纸，在口取纸上标明文类。目前，有个别小机关采取这种方法。需要承办的文件，除登记之外，还需要填写“收文批办单”，然后贴在文件上，随文件运转并存档。 (4)登记的项目 登记的项目，各单位可以根据本单位的实际情况进行设置，但最基本的项目有这么几项： 1收文导 即登记人按照收到文件的先后顺序编写的号码。每一份文件占一个号码。它是某份文件在该机关收文中所占位置的一个标志。 如果采用总流水登记法进行登记，编导方法较简单，即按收文的先后顺序，用阿拉伯数字排列即可。如果采用分类登记法，就要把收文按照种类分别编导。把上级的来文按1001、1002、1003流水导排列；下级的来文则技200I、2002、2003流水号排列；其他机关来文分别按300l、4001、5001排列。每个号的第一个数字表示类别，后面号表示某个文件在此类文件中的顺序。 在编收文导时，要同时在收到的文件右上角加盖机关的“收文章”，并在“收文章”处境写收文导和收文日期等。注意“收文章”上收文号，一定要与收文登记簿上的收文号相一致。加盖此章的目的；一是便于分发，二是便于清退毁。 2收文时间 即收到来文的具体时间。一般来文只写年、或者只写月、日。如果是急件，还要注明时、分， 登记收文时间的目的，是便于考核文件运转处理过程中的责任。例如，一份特急件，可以根据来文时间看是否按照规定的时间送达收文机关。又如：一份文件收到后，文书人员用了多少时间分发出去。事后如追查责任，均可以收文时间作为凭证。 3来文机关 即收文的发布机关和单位的名称。登记时，应填写机关或单位的全称或规范化简称。简称一定要规范化，不要与类似的机关和单位名称混淆。如果收文上遗漏了发文机关，应按照封套上的发文机关名称登记。 4文件标题 即来文的原标题。在登记时，应把收文的标题原原本本地写下来。如原标题中有发文机关名称，亦不得省略，有几个，填写几个。否则，会给今后的文件处理和管理带来不必要的麻烦。 5来文字号 即来文的发文字号。在登记时，要填写全称，即发文字号三个组成部分要写全。因为发文字号是一份文件的特殊标志，如果不写全，就无法与其他文件区别开来。 6密级 填写文件的密级时，要按收文的原密级填写，不得随意更改，否则不利于文件的安全。如果收文是不加密的，可以在该栏目中划一斜线。 7份数 即指同一个文件收到了几份。为了传达贯彻的需要，发文机关往往给一个收文机关送几份相同的文件，登记时，在“份数”栏内填写收到的数量。之所以设这一个栏目，是因为在登记时，同样文件只能编一个收文号，并不能显示出此文件收到的份数。有了这一栏目，就可以掌握该文件收到的数量。 与此同时，还要在“收文章”处加以标注。例如：一件收文共3份，它的收文号是“6”，那么，可以在“收文章”中“收文号”栏月中，将第一份文件写作“6一”，将第二份文件写作“6一”，将第三份文件写作“6一”。这样，在事后处理文件时，就可以确切地掌握每份文件的下落了。 8办理情况 这一栏目包括三个部分：领导批示；承办部门；处理结果。这一栏目的内容是在文件的运转过程中陆续增进去的。 领导批示即领导阅文后所提出的批办意见或指示，承办部门即该文件应交哪个部门办理，处理结果包括复文、传达、起草新文件、存档等情况。 (5)登记的要求 登记工作是一项十分繁琐而细致的工作，在登记中人员应认真负责，一丝不苟。应做到以下几点： 1登记时不能漏项，能在登记时完成项目需要后补的，应及时补上； 2在填写收文号时不要空号、重号； 3登记项目不可任意删减； 4书写时，字迹要工整、规范，不得随意涂抹。用钢笔和圆珠笔，不可用铅笔。 5分清轻重缓急。如果收文较多，那么先登记急件和重要件，一般件稍后处理。任务（三）文书处理【学习任务单】学习领域企业秘书实务学习情境四文书档案管理学习任务三文书处理学习目标知识目标：1、了解文书处理的内容和原则；2、掌握文件日常管理的方法；3、掌握文书管理的工作流程能力目标：1、具备文书处理的能力；2、能够正确、合理地对文书进行立卷、归档、销毁。；素质目标：1、培养学生胸怀全局，团队合作的精神气质；2、培养学生认真、踏实、高效的工作态度；任务描述作为一名秘书，对日常的文书进行处理是工作的重要内容之一，在掌握文书处理基本知识的基础上，掌握文书立卷、归档、销毁基本规律和程序，并且能够熟练的对文件进行处理。知识链接一、归档（一）、概念 平时归档，即文书人员依据分类方案，在日常文件收发办理过程中，将已经办理完毕的文件，按有关条目随时归入事先准备好的归档文件盒内的工作，目的是为年终整理文件打基础。 （二）、方法 平时归档采用的是“文件盒”归档法，即文书人员按照分类方案所设定的条目，设置相应的归档单位一文件盒，然后把办理完毕的文件随时故人文件盒中。文件盒要根据条目编号，并贴上标签，按条目的顺序，摆放在卷柜中。 标签样式类 属类条目名称条目号码 （三）要求 (1)做好日常的文件收集工作 文书人员在日常文件的收发办理过程中，时刻不要忘记收集、积累和保存需要整理的文件材料。要做到这一点必须认真把好六个关口 把好发文关。文书人员在发文时要将发文的定稿、存本和附件等收集齐全归入文件盒。 把好收文关。文书人员在收文时，要将承办完毕的文件及时收集起来归人文件盒。 把好重要会议关。本机关召开的各种重要会议形成的文件，如关于召开会议的请批件、会议预决算件、会议通知、会议记录、会议记要、领导讲话、总结、典型发言材料、开幕词、闭幕词等，均应将其定稿、正本、存本、附件收集齐全，放入文件盒内。 把好外出开会带冈文件关。凡外出开与本机关职能有关的会议带回来的文件材料，文书人员均应向与会人员及时催收、登记、并归人文件盒内。 把好机关内部文件材料的保管关。机关内部形成的重要文件，加工作计划、工作总结、规章制度、统计报表、领导人重要讲话稿等，文书人员应及时收集，随时归入文件盒内。 把好报刊登载的文件树料关。凡是报刊公开发表的公文和内部刊物登载的文件材料，文书人员亦应及时收集，归人文件盒内。 (2)坚持归档制度 清退制度。对本机关形成的文件，应定期(每周、每旬或每月)从各承办人员手中清退一次文件；对各种会议形成的文件，应在会议结束之后，及时向与会人员催退应清退的文件，上级的来文，可按期(一季度，半年或一年)清退一次，该上级的上缴，该归档的归档，该销毁的销毁。 检查制度。平时在文件归档之前，文书人员应对文件的传阅、拟批、承办注办等环节进行检查，对漏阅者应补阅，漏批者补批，漏注者补注；另外要检查文件是否缺页、破损，用纸是否合乎规格，如果有问题应及时解决。 （四）、排列 一年的文书工作结束后，正式进入文件整理程序时，首先要进行的环节就是排列，即将本机关在过去一年形成的文件，在分类方案的最低一级类目内，技一定的标准从头到尾排好顺序。 1准备工作 在进行排列之前，还要对所要整理的文件进行检查： (1)检查材料是否齐全合适 根据实际情况，提出需要归人下年度的文件；剔除重份文件、不需要归档的和没有价值的文件；增补需要归入本年的文件；调出应归人其他类别的文件。 (2)检查材料是否体现了整理原则和要求 检查一组文件是否保持了相互的有机联