转帐交易处理(DOC 4页)VIP

6.2.2.2 转帐交易处理流程目的 确保转帐类型交易的处理有适当授权、记录完整和即时进行记录。适用范围本流程适用於JMCC省、市公司的计划财务部及县办公室。处理业务包括： 记录未有通过明细帐处理的财务交易，类别包括预提费用、应付工资、坏帐准备等。流程说明：编号任务说明处理方式文档输入文档输出负责部门监控要点1.2.1确认无误检查原始凭证，确认资料无误，方可录入系统。手工原始凭证-省、市计划财务部-总帐县办公室 计划财务部-总帐确认资料无误，并在凭证上签名 当有关交易需要上报高一级的公司(如县要求市审批，市要求省审批)时，将原始凭证扫描入系统内以电子流方式进行审批。而扫描後的原始凭证要加以标识(如盖上已扫描和扫描日期)，避免有关单据被重覆录入和使用。1.2.2输入交易 按原始凭证将交易输入总帐模块，在原始凭证上记下其凭证编码和签名记录，然後交给经理审批和过帐。 凭证编码是当输入原始凭证后在总帐模块内自动顺序生成。总帐模块原始凭证原始凭证未过帐凭证省、市计划财务部-总帐县办公室 只有计划财务部-总帐有权进入系统，输入凭证。但他们没权在系统进行过帐。 各负责人员有自己的系统密码和口令，不可以共用单一系统用户，以方便日後出现问题时可以较易追踪到问题根源。而系统要记录谁曾经对交易进行修改。 在系统内设置交差验证规则，以规范会计人员所可以使用的会计科目。 系统自动强制要借、货平衡。 凭证编码在输入时马上产生，以确保文件输入的完全性。即使凭证不通过审批，该凭证编码仍然保留，以作日后复查用途。 凭证编码的格式制定须参考内部的管理要。例如按凭证的类别及公司部门等项目并列编制。1.2.3审批? 审批系统输入和原始凭证是否一致，选用会计科目是否合适。 如有错误，退还输入单位。先把原来的凭证取消，再按1.2.2的步骤做正确的凭证。并需要把取消及改正过的凭证一同审批。总帐模块原始凭证，未过帐凭证原始凭证，未过帐凭证省、市计划财务部经理 审批要在线进行，以确保系统内的数据和纸面一致。 负责审批的员工不可以是负责做帐的会计人员。 审批後，过帐前系统要冻结有关交易，避免被人修改。 取消的凭证都需要通过审批。1.2.4过帐 审批完成後马上进行过帐。总帐模块原始凭证，未过帐凭证原始凭证，过帐凭证省、市计划财务部经理 负责过帐的员工不可以是负责做帐的会计人员。 当审批完成以後，即时在进行过帐，以免期间被人作出修改。1.2.5过帐无误？ 要即时检查系统是否已成功过帐。如果成功过帐要即时在原始凭证上签名或盖章作记认。 确认过帐无误後将过帐凭证打印，连同原始凭证存档。 对于未有成功过帐的系统凭证，总帐模块会在每次过帐时产生一个未能过帐的系统凭证列表供负责人员跟进。 如发现系统凭证有错误，必须先由负责输入的人员把错误的凭证在总帐模块内取消。再按1.2.2至1.2.4的步骤重新输入正确的凭证及由主管审批更新和被取消的凭证。 负责过帐人员需要每月在总帐模块内打印当月系统凭证编号产生列表。总帐模块原始凭证，过帐凭证原始凭证，过帐凭证省、市计划财务部-总帐)县办公室 部份帐务错误不一定可以从手工侦测出来。所以要检查系统是否已成功接纳交易才算过帐成功。 系统打印出来的过帐凭证上要显示制单人，审批人和过帐人等资料。 计划财务部-总帐需要对未能过帐的凭证作出跟进。 当月系统凭证编号产生列表作为一个系统凭证完整性的参考。并列出系统凭证的状态，例如过帐、