采购申请用户手册.docx

ABBPP WMS CNDMX Stocktaking Requirement & UI SpecificationUser ManualFor CEIBSPurchase OrderCEIBS IS2013-09-07Page | 2ABBUser ManualAuthorCEIBS IS ApplicationDate2012-05-281 使用手册Manual1.1 登录平台请见公共说明部分。1.2 流程说明1.2.1 流程图图-采购申请流程图1.3 发起流程l 流程办公主要包括：流程办公主要针对用户在工作业务方面的需求而发起的流程，出差申请流程、出差费用报销申请流程、采购申请流程等，流程发起成功后，对应的部门领导根据申请人填写的申请信息，给出对应的审批信息。1.3.1 发起采购申请流程l 打开IE浏览器，输入BPM平台网址，点击回车进入平台系统，在系统菜单-流程办公-发起新流程，如下图所示：图-发起流程l 点击弹出申请页面，申请页面如下图所示：图-申请窗口点击图标所示的绿色加号，可以将流程添加到主页的快捷方式中，如下图：申请单详细信息为： 申请人基本资料：申请人：显示当前申请人的名称信息，可以通过选人控件选择。所在部门：申请人所在部门，如果申请人存在多部门，可通过下拉选择。所在地:申请人所在地。 采购类别：采购类别：点击下拉框，选择采购类别（办公及教学用品、数据库、图书、课本、宣传册、广告、IT、维修、其他）。 采购物品信息：采购理由：多行文本框，填写采购的理由。物品描述：对所采购的物品的描述。 供应商信息：供应商名称：文本框，手动输入供应商名称。币种：下拉框，带出所有币种。报价：文本框，手动输入价格。选择理由：多行文本框。采购金额：供应商中的币种和金额。总金额（RMB）：供应商中的报价。注：1.最多只能添加三条供应商信息。2.如果采购类别选择（办公及教学用品、数据库、图书、课本、广告、IT），流程提交后，采购部门报价处理节点中的供应商名称则为下拉框，可以手动填写供应商名称，也可以通过下拉框选择供应商名称。 结算方式：此费用是否全部由中欧承担：单选按钮，默认为是。如果选择否，则显示学员支付、外部公司支付、公司名等信息。如下图：学院支付：文本框，只能输入1-100的数字，否则提示输入的比例不正确。输入比例后自动带出外部公司支付的比例。外部公司支付：同学员支付。公司名：手动输入，填写外部公司支付的公司名称。 维修信息：维修描述：多行文本框，填写维修描述信息。承包商：手动添加信息，同工程信息，有添加和删除按钮。承包商：文本框，点击输入承包商的名称。维修费用：文本框，点击输入维修需要的金额。选择理由：多行文本框，填写选择此承包商的理由。金额（预估）：文本框，等于维修费用。结算方式同供应商信息。 说明：注：如果采购类别选择了宣传册和其他是需要填写费用来源信息的。 采购信息确认：已经确认：按钮，点击后可以编辑费用来源信息，同时采购物品信息等不可编辑。继续修改：按钮，点击后费用来源信息不可编辑，可以继续修改采购物品信息等。 费用是否由采购部门承担？选择费用是否由采购部门承担 费用来源：此费用是否涉及多方分摊？：默认为否。模块信息如下图：课程部门：选择课程部门单选按钮，点击弹出选择窗体，如下图：注：单选按钮非选中状态，则后面对应的信息无法编辑。选择一条数据点击确定，选中的数据信息赋值到申请页面，如下图：类别：选择部门后带出的数据。行政部门：操作同课程部门。专项：操作同课程部门。教授研究经费：操作同课程部门。研究中心：点击下拉框，自动带出所有的中心名。学术部门：点击下拉框，自动带出所有的部门名。当此费用是否涉及多方分摊？选择是，则费用来源模块切换成分摊模块，如下图：复选框没有选中，不可编辑分摊信息。课程部门：选中课程部门前的复选框，添加课程部门的分摊信息，如下图：部门名：点击部门名，弹出部门选择窗体，图下图：操作步骤同上面的课程部门。注：部门信息只能选择和申请人所在地相同，否则给出提示（不支持多地和多币种分摊）。类别：带出数据。分摊比例：输入分摊的金额的比例。币种：输入分摊比例后自动带出。金额：根据输入的比例，自动计算出金额。行政部门：操作同课程部门。专项：操作同课程部门。教授研究经费：操作同课程部门。研究中心：操作同课程部门。学术部门：操作同课程部门。注：如果采购类别选择（办公及教学用品、数据库、图书、课本、广告、IT），流程提交后，需要在采购部门报价处理节点填写供应商信息。1.3.1.1 提交在页面内容确认无误后，点击“提交”按钮，弹出如下图：图-提交申请确认无误后,点击“yes”按钮，流程发起，页面关闭1.3.1.2 保存点击“保存”按钮，保存到草稿箱。1.3.2 采购部门报价处理l 采购申请流程发起成功后，流程进入审批状态，采购部门报价处理登录系统平台，在系统菜单-流程办公-待处理任务中查看需要处理的采购申请流程任务信息，双击打开申请单，处理审批流程任务信息，如下图所示：图-采购部门报价处理 采购部门报价处理：审批时需要填写供应商信息；l 如果是采购部门承担，则有采购报价员报价并选择审批路径；l 如果不是采购部门承担，则采购部门报价员报价处理，但审批路径已由申请人选择。图-采购部门报价处理（费用由采购部门承担）图-采购部门报价处理（费用非采购部门承担） 按钮控件确认：点击“确认”，确认后，流程转至下一审批节点。宣传册采购部门报价处理 图-采购部门报价处理（宣传册） 采购部门报价处理（宣传册）页面信息： 采购申请单：申请单号：采购申请单申请提交后，申请单号为（“FCPR”，4位）+年月日（8位）+4位流水号（每天0点流水号归零），共16位的组合。申请日期:创建时间,只读。 申请主体信息：申请主体信息包括申请信息、申请人基本资料、采购类别、采购物品信息、供应商信息、结算方式、费用来源、附件上传、说明，在审批页面中，申请主体信息不允许编辑修改，领导根据申请主体信息，给出对应的审批操作。审批人进入审批页面可看见本人对应的评审内容 预算审核：该笔费用在预算内：复选框，勾选后确认按钮可点击。转办：复选框，勾选后，显示转办人的下拉列表和转办按钮。 审批历史记录信息：显示流程的审批历史记录信息，如审批时间、审批人、审批意见等。备注：审批人根据申请单的主体信息给出对应的审批意见，当审批人同意审批该申请时，备注允许为空，当流程退回时，必须输入备注。 按钮控件：同意：点击“同意”，流程转至下一审批节点。拒绝：点击“拒绝”申请单退回至申请人。转办：点击“转办”流程进入转办人的审批节点。1.3.3 发起人提供设计稿l 采购申请流程发起成功后，流程进入审批状态，审批人登录系统平台，在系统菜单-流程办公-待处理任务中查看需要处理的采购申请流程任务信息，审批人双击打开申请单，处理审批流程任务信息，如下图所示：图-发起人提供设计稿发起人提供设计稿页面信息： 采购申请单：申请单号：采购申请单申请提交后，申请单号为（“FCPR”，4位）+年月日（8位）+4位流水号（每天0点流水号归零），共16位的组合。申请日期:创建时间,只读。 申请主体信息：申请主体信息包括申请信息、申请人基本资料、采购类别、采购物品信息、供应商信息、结算方式、费用来源、附件上传、说明，在审批页面中，申请主体信息不允许编辑修改，领导根据申请主体信息，给出对应的审批操作。审批人进入审批页面可看见本人对应的评审内容 设计递交情况：设计稿已提交：复选框，勾选后确认按钮可点击。 审批历史记录信息：显示流程的审批历史记录信息，如审批时间、审批人、审批意见等。备注：审批人根据申请单的主体信息给出对应的审批意见，当审批人同意审批该申请时，备注允许为空，当流程退回时，必须输入备注。 按钮控件：确认：点击“同意”，流程转至下一审批节点。1.3.4 MARCOM审查设计l 采购申请流程发起成功后，流程进入审批状态，审批人登录系统平台，在系统菜单-流程办公-待处理任务中查看需要处理的采购申请流程任务信息，审批人双击打开申请单，处理审批流程任务信息，如下图所示：图-MARCOM审查设计MARCOM审查设计页面信息： 采购申请单：申请单号：采购申请单申请提交后，申请单号为（“FCPR”，4位）+年月日（8位）+4位流水号（每天0点流水号归零），共16位的组合。申请日期:创建时间,只读。 申请主体信息：申请主体信息包括申请信息、申请人基本资料、采购类别、采购物品信息、供应商信息、结算方式、费用来源、附件上传、说明，在审批页面中，申请主体信息不允许编辑修改，领导根据申请主体信息，给出对应的审批操作。审批人进入审批页面可看见本人对应的评审内容 设计审核情况：设计稿已确认：复选框，勾选后确认按钮可点击。 审批历史记录信息：显示流程的审批历史记录信息，如审批时间、审批人、审批意见等。备注：审批人根据申请单的主体信息给出对应的审批意见，当审批人同意审批该申请时，备注允许为空，当流程退回时，必须输入备注。 按钮控件：确认：点击“同意”，流程转至下一审批节点。退回：点击“退回”，流程退回至申请人。1.3.5 审批采购申请流程l 采购申请流程发起成功后，流程进入审批状态，审批人登录系统平台，在系统菜单-流程办公-待处理任务中查看需要处理的采购申请流程任务信息，审批人双击打开申请单，处理审批流程任务信息，如下图所示：图-审批页面采购申请审批页面信息： 采购申请单：申请单号：采购申请单申请提交后，申请单号为（“FCPR”，4位）+年月日（8位）+4位流水号（每天0点流水号归零），共16位的组合。申请日期:创建时间,只读。 申请主体信息：申请主体信息包括申请信息、申请人基本资料、采购类别、采购物品信息、供应商信息、说明，在审批页面中，申请主体信息不允许编辑修改，领导根据申请主体信息，给出对应的审批操作。审批人进入审批页面可看见本人对应的评审内容 审批历史记录信息：显示流程的审批历史记录信息，如审批时间、审批人、审批意见等。备注：审批人根据申请单的主体信息给出对应的审批意见，当审批人同意审批该申请时，备注允许为空，当流程退回时，