行政办公物品管理制度.doc

行政办公物品管理制度一总则1、为了使酒店筹备期间行政办公物品管理规范化，保证公司财产完好无损，根据企业管理的一般要求，结合本公司具体情况，制定本制度。2、公司行政办公物品由办公室统一采购、配发、管理，严格实行先入库、后领用的制度。3、公司各部门所领用一切非原材料性质的办公物品，严格实行“以旧换新”制度。二适用范围1、本制度适用于筹备期间公司所属各部门。2、本制度所指行政办公物品为员工日常办公所用文具（含水笔、笔记本、钉书器等）、办公自动化所需用的耗材（含U盘、录音笔、墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。三行政办公物品的分类行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态的各种办公家具及办公设备。2、办公低值资产指使用期限较长，在使用过程中不易消耗的各种办公家具及办公设备。3、办公用品指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。四办公室筹备期的职责：办公室是行政办公物品的综合管理部门，负责对行政办公物品费用支出情况进行监督、控制，其职责主要包括：1、每月25日汇总各部门的办公物品申请单并报入下月资金计划；2、供应商的选择及采购；3、办公物品的验收、入库；4、办公物品的配发、调拨和维修；5、配合财务部对行政办公物品进行盘点、建立行政办公物品台账、月度办公用品出入库台账。五资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的行政办公物品管理制度；负责公司资产的保管和资产出入库、调拨、维修与监督记录、建立行政办公物品台账、月度办公用品出入库台账、个人台账、部门台账；合理调配各部门的办公设备等资产。严格执行办公用品领用登记单登记、做到出库必录。六筹备期办公物品采购1、每月25日公司各部门上报下月度的办公物品申请单，交由办公室审核后编制统一采购计划和资金使用计划，纳入公司全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。2、全公司认真贯彻办公用品“以旧换新”制度，资产负责人需向申请部门回收申请单中已耗用、损坏的非原材料性质的办公用品。并根据回收数量以及库存数量在申请单上备注合理的采购数量。3、办公资产的采购由办公室按货比三家的方法进行询价后，连同办公物品申请单和询价后的办公资产采购询价单上报董事长，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。4、办公物品验收：（1）办公室主任与资产负责人共同验收采购办公物品，并按照申请单核对。验收完毕后填写办公物品验收单并签字，上报董事长审批。审批通过后，办公室登记行政办公物品台帐、办公用品出入库台账。（2）若验收发现与申购要求不符、或办公物品质量不合格，则物品不可入库。由采购人员负责与供应商交涉、进行退换货。办公资产退货后，由采购员在办公资产采购询价单中选择供应商另行采购。（3）固定资产由财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。办公物品申请单和购物明细复印件、以及固定资产的照片由办公室统一保管。3、采购员持购买办公用品的相关票据及办公物品申请单根据公司财务规定报销。七筹备期办公用品配发1、办公用品每月领用一次，由办公室资产负责人于每月5日配发。办公室负责办理领用手续，严格填写办公用品领用登记单，并进行办公用品出入库台帐登记，写明物品的编号、名称、规格、单价、领用人、领用时间等。2、办公用品每月一次领清，不再另行申领。如有特殊需求提前与办公室申请，如无库存需要购买的并且不在资金计划范围内的，必须做出资金追加计划，报董事长审批方可购买。3、个人办公用品的发放 (1)新员工入职按标准配备铅笔一支、笔筒一个、签字笔(可更换笔芯)两支、笔记本一本。 (2)资产负责人根据个人办公用品领取情况详实填写个人台账并对应记录办公用品出入库台账。4、部门办公用品的发放 (1)部门办公用品：剪刀、胶条、胶棒、橡皮、回形针、直尺、订书器（订）、涂改液等，按区域分配，每个办公区分配一套（至少两人一套）。 (2)计算器除必备部门（如财务部）按区域分配。 (3)资产负责人根据办公用品领用登记单将部门办公用品记录进部门台账。 (4)电话、计算器、订书器、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘等耐用办公用品，已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭毁损原物以旧换新。如出现人为损坏或丢失由个人负责赔偿。八、关于签字笔使用的特别规定为了进一步控制办公用品的使用成本，减少浪费，公司对于签字笔使用做如下特别规定：1、公司于员工入职时配备统一规格的黑色签字笔两只，并要求妥善保管与使用。2、对于签字笔的发放采用笔芯的以旧换新方式。资产负责人根据办公物品申请单回收已耗用的笔芯。3、各部门不可申请采购其他规格签字笔，由采购员在办公室指定供应商处购买与公司统一规格的笔芯。4、验收完成后按办公用品配发程序发放，并在个人台账中记录领用周期。九、办公用纸的管理1、在办公室设置“废纸收集箱”和“可再利用纸收集箱”。2、打印复印用纸管理： (1)减少非必要的打印复印。 (2)运用适当的打印复印技巧减少打印纸张消耗。 a、使用“打印预览”功能，在预览确认正确无误后再打印; b、使用“页面设置”功能，打印时可将打印设置成双面打印；复印时可将复印机设置成双面复印。 c、打印时可将文档字体号设备设置成小四或小四以下字体;(3)打印后还可再利用的纸张，若不属于保密文件，打印者应将其收集放置在“可再利用纸收集箱”中，以供再次利用。 (4)打印内部文件时，应首先使用 “可再利用纸收集箱”中的单面纸张;3、废纸的管理 无法再利用的废弃纸张应直接投入办公室设置的“废纸收集箱”内。资产负责人应将废纸和其他废弃物分开，单独收集。“废纸收集箱”中一律不得投入其他办公废弃物或杂物。十、筹备期办公设备的维修1、办公室是办公资产日常维护、维修的责任部门。2、办公设备需要维修时，由资产负责人与办公室主任对报修设备共同进行鉴定，之后进行相应的维修、更换。一般性修理应在三个工作日内修理完毕，其它较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修相关付款事项执行资金计划。不经过办公室而私自送修的，办公室不予承认。3、由于人为原因造成办公资产损坏，要按照物品的原价进行赔偿。4、若聘请单位到我公司进行维修，相关付款事项执行资金计划。十一、办公用品的归还对于离职员工，在办理离职手续时，必须在办理完办公用品归