会议管理暂行办法.docx

.会议管理暂行办法1.范围为规范江苏熔盛重工有限公司（以下称“公司”）会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本办法。本办法适用于公司所有会议的管理。2.引用标准Q/RS.1 一体化管理体系手册3.术语和定义3.1 会议级别：3.1.1公司级会议总裁召集的全公司范围内的例会（如董事会、董事长办公会、总裁办公会及办公扩大会、月度行政会议、造船项目协调会、周度生产例会）及专项会议（比如生产专项会议、预算专题会）等。3.1.2部门级会议由副总裁或业务主办部门领导就某项业务召集的多部门联席会议（如外协制造专题会、VLOC专题会、体系专题会等）。3.1.3部门内会议由部门领导召集的本部门内部会议（如总裁办公室周度工作会议）。3.2 会议类别3.2.1例会固定时间、固定地点、固定参加部门（或人员）、固定议题的会议。3.2.2专项会议就某项业务由总裁/董事长、分管副总裁或部门领导临时召集的会议。4.培训和资格总裁办以及与本文件相关的人员应学习和掌握本办法。5.职责5.1总裁办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。5.2会议提拟人或主办部门（含各部门/科室中心）负责会议的组织工作，并有权对违反本办法的行为提出批评和处罚建议。5.3会议的审批权限详见“6.2.1 会议提拟与审批”。6.工作程序6.1会议分类： 序 号会议名称主题 / 特点类 别主 持 人1月度行政会议略公司级例会总裁/董事长2董事长办公会略董事长3总裁办公会或扩大会议略总裁4生产计划协调会（周度）略总裁或分管副总裁5生产准备例会（周度）略分管副总裁6专题/协调/推进会为某一专题而开，必须有结论。公司级或部门级专项会议总裁或分管副总裁7动员会发言固定、没有讨论程序公司领导8研讨会对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果。公司领导9鉴定/评审会对某事物的价值、性能，质量鉴别，必须有结论。公司领导10评比会一般在年底或某一重大活动结束后召开人事副总或人力资源部长11年度表彰大会对年度工作表现先进的集体和个人进行公布表彰人事副总或人力资源部长12总结会总结前一段工作，研究、部署下阶段工作。公司级、部门级或部门内专项会议公司领导或部门领导13汇报会下级向上级或有关人员汇报工作情况会议提拟人指定14部门例会各部门固定汇报程序部门会议部门领导6.2 管理内容6.2.1 会议提拟与审批月度行政会议、董事长办公会、总裁办公会及扩大会无须提拟和审批； 公司级专项会议由总裁/董事长直接提拟或由分管副总裁及主办部门负责人提拟、总裁/董事长批准；部门级会议由分管副总或主办部门提拟，与相关部门确定会议时间及地点，无须审批；部门内会议由各部门自行安排。其中，部门会议需另行核给专项费用的，由本部门提拟方案以工作呈报的形式呈总裁/董事长批准后执行。6.2.2 会议计划与统筹凡已列入计划的公司级会议，如需改期，会议召集部门应提前 2 天完成会议提拟和报批手续，并报请总裁办公室调整会议计划。未经总裁办公室同意，任何人不得随意打乱正常会议计划；会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司级例会、部门级会议、部门内会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。6.2.3 会议准备6.2.3.1会议通知遵照以下规定：已列入例会性质的会议，不再另行通知，与会人准时与会。属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：未列入例会而临时提拟的会议；虽然已列入例会，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；虽然已列入例会，但是会议时间或地点变更的；其它提拟人认为应另行通知的情况。 会议通知期原则上为2天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。会议通知原则上为书面形式“会议通知”（附录A），对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作详细说明；时间急迫的临时性会议，以电话或短信形式通知与会人员。6.2.3.2会议的其它准备工作遵照以下规定：会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）、会议室申请等的组织工作；会务服务提供部门应提前做好会务的准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等； 在行政中心办公楼召开的会议需用公共会场的，应向总裁办公室书面提出申请“会议安排申请单”（见附录B），由总裁办公室统筹安排。6.2.4 会议组织会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则，会议主持人须遵守以下规定：主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；会议进行中，主持人应根据实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；会议结束前，主持人应对会议总结概括，并将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。 各类会议一般应控制在 2 小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。与会人遵守以下规定：按会议通知要求，提前准备书面汇报材料；应准时到会，并在“会议签到表”（见附录C）上签到，如遇特殊情况无法参会须提前向主持人请假；会议发言应言简意赅，紧扣议题； 遵循会议主持人对议程控制的要求；属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场； 做好本人的会议记录。6.2.5 会议记录 公司各类会议原则上应确定专人负责记录，会议记录员的确定应遵守以下规定：各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内务文员，名单报总裁办公室备案），负责本部门会议及本部门召集的部门级会议的记录工作；会议记录遵照“谁组织，谁落实记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员；总裁/董事长主持的公司级会议原则上由总裁办公室秘书科派员负责会议记录工作，总裁/董事长另有指定的，从总裁/董事长指定； 做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要； 会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；会议纪要在三日内呈报会议主持人审核签发；做好会议原始记录的日常归档、保管工作。会议纪要（附录D、E）的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类部门级、公司级会议纪要须报送总裁办公室存档备查。会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。 6.2.6 会议跟进会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定；总裁/董事长主持会议的跟进工作原则上由总裁办公室负责落实，总裁/董事长另有指定的，从总裁/董事长指定；会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。 7.其他7.1本办法由总裁办负责解释。 7.2本办法由总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。8附录8.1会议通知（附录A）8.2会议安排申请单（附录B）8.3会议签到表（附录C）8.4会议纪要（附录D、E）附录A会 议 通 知一、 时间：8月22日（周四）下午16：00 二、 地点： 行政楼207会议室三、 会议主题：公司周度生产例会 四、 会议主持：赵仲武 副总裁五、 参加人员：公司领导：陈 强、洪 樑、陈文军、陈国荣、赵仲武、常建华、张虹宇、苗 科部门领导：精选范本.造船事业一部：黄海军造船事业二部：翟 毅精选范本制造事业部：曹式永模块事业部：杨志富物流事业部：徐轶飞项目管理部：满 晶总裁办公室：雷 栋经济运行部：江 维资金管理部：陆文兵财务管理部：王丽丽法律事务部：王学峰人力资源部：王艳霞纪检监审室：王克功市场营销部：张旺盛研究设计院：宋晓娟招标办公室：朱文花安全环保部：蒋秋军品质保证部：刘 兵物资采购部：蔡虎生工务保障部：周 卫六、 会议目的：通报交流生产信息，统一公司各部门行动目标和步调。七、主要议题：（1）布置和检查阶段生产工作；（2）检查围绕生产的管理推进事项。七、 会议要求：（1）项目管理部负责计划及计划监控并代表公司布置检查周度工作要点情况；（2）品质保证部通报项目质量情况；（3）协调决策重要事项。八、 记 录： 项目管理部九、 联系人：杨帆 87319132.附录B江苏熔盛重工有限公司会议安排申请单 编号：申请部门申请人日 期会议名称会议地点会议时间 月 日 时 分 至 日 时 分会议人数会议要求投影仪 电子白板 音 响 电视/DVD 公司简介台 布 国旗国别 司 旗 鲜 花 席 卡礼 品 咖 啡 茶 杯 软饮料 点 心水 果 香 烟 纸 巾 笔、纸 用 餐其 他 主管意见（签字）总裁办意见（签字）经办人备 注为圆满完成会议的组织安排工作，各部门须提前二个工作日通知总裁办公室。附录C 江苏熔盛重工有限公司会议签到表会议名称： 会议时间： 会议地点： 主 持： 序号部门签字到会时间序号部门签字到会时间11721831942052162272382492510261127122813291430附录D（公司级重大会议）江苏熔盛重工有限公司苏熔纪2013 XXX 号 签发： XXX 会 议 纪 要（XXXXXX会）会议时间：2013年9月27日15：4517：30会议地点：公司行政楼503会议室会议主题：XXXXXX会主 持：赵仲武 副总裁参加人员:公司领导：陈 强（电话）、洪 樑、陈文军、赵仲武、刘 兵、蔡虎生、王丽丽、张虹宇、苗 科部门出席：江 维、陆文兵、曹式永、杨志富（电话）、王学峰、魏颖（电话）、王铁钧、张旺盛、贾惠春、李小奔、顾佳佳、施银燕记 录：总裁办公室一、二、三、会议输出事项序号项 目提出领导责任部门要求完成时间1重大经营风险专题报告赵仲武项目总经理9月30日2明确四季度计划目标赵仲武项目管理部9月30日3针对银行贷款难以如期到位，项目管理部编制应对方案陈 强项目管理部10月8日4市场营销部组织编制应对现有营业问题的方案陈 强市场营销部10月8日5物资采购进展报告每天上报赵总陈 强物资采购部每天上报6考核及激励方案的发布实施陈 强人力资源部尽快江苏熔盛重工有限公司总裁办公