偏差处理管理规程.doc

文件编号：Z-SMP-QM00028题目：偏差处理管理规程版本号：00起草部门：质量保证部生效日期：第 9 页 共 10 页制 药起草部门：质量保证部题目：偏差处理管理规程第 1 页 共 9 页起草人审核人审核人审核人批准人部门/职务部 门部门负责人质量保证部生产负责人质量受权人签 名日 期版本号：00颁发部门：生效日期：分发部门：目 的：规定产品生产全过程和各经营工作中出现偏差的处理程序及要求，以加强对偏差 的反馈处理，促进生产和经营工作正常进行。范 围：适用于公司物料、产品的接收、储存、生产、包装及分析过程中出现的任何偏差责 任：质量部门对偏差进行审核、批准、评估及跟踪 调查小组负责整理收集有关文件及记录，并对偏差进行调查和分析管理层确保需要立即采取的措施完成，为调查及措施跟踪提供足够、合格的资源内 容：1 术语或定义1.1 偏差（Deviation） 是指对批准的指令（生产工艺规程、岗位操作法和标准操作规程等）或规定的标准的偏离(ICHQ7a)。2 具体管理程序内容2.1 偏差处理人员的职责2.1.1 所有职员2.1.1.1 接受偏差调查程序相关的培训课程。2.1.1.2 按照偏差调查管理规程规定的时限上报直接主管、质量部人员、质量受权人，不得私自隐瞒偏差或对偏差进行处理。2.1.2 调查小组2.1.2.1 调查小组由来自技术支持部门、质量部、生产及工程部等的专家组成，以进行全面、及时的调查。2.1.2.2 整理收集适用于调查的支持文件及记录。2.1.2.3 进行偏差分析。对有偏差的批次、设备、仪器或工艺进行影响性分析和并提出可行性方案。2.1.3 质量部门2.1.3.1 负责对偏差报告和调查系统的管理。2.1.3.2 负责质量偏差管理文件，制定不同类型偏差处理规程及时限。2.1.3.3 在调查过程中与调查组长协作。2.1.3.4 对调查的范围和对产品影响性协调调查组进行再评估。2.1.3.5 批准采取的纠正措施，确保纠正措施符合法律法规要求。2.1.3.6 批准调查报告，包括批准继续使用受调查影响物料、设备、区域、工艺、程序的书面解释。2.1.3.7 审阅、评估调查延期完成的合理性。2.1.3.8 决定产品、系统、仪器设备的处置。2.1.3.9 审核和批准跟踪及预防措施报告。2.1.4 管理层2.1.4.1 确保需要立即采取的措施完成，包括隔离整批或部分批次或停止生产操作。2.1.4.2 为调查及措施跟踪提供足够、合格的资源，包括调查人员和调查团队。2.1.4.3 质量受权人负责审阅批准主要偏差和重要偏差。2.2 质保部偏差管理员负责编写偏差处理单偏差编号。2.3 偏差识别2.3.1 偏差的种类举例： A 中控缺陷：中控项目检查超出标准要求。 B 混淆：两种不同产品/同种不同批号的产品、或同种/同批号而不同包装/不同包装材料的产品混在一起。 C 外来异物：在原辅料、包装材料、成品或生产包装过程中发现的异物。 D 潜在的污染：如不能正确清理、清除，可能导致产品的污染。 E 过期的物料/设备：中间体/半成品超过规定的储存期限；使用了超过校验期的设备。 F 设备故障/过程中断：因设备故障导致产品质量缺陷或潜在威胁，生产中断；因动力原因（停电、水、汽气）导致流程中断。 G 环境：与药生产相关的空调系统、厂房设施的防尘捕尘设施、防止蚊虫和其它动物进入设施、照明设施的故障，以及洁净区尘埃粒子检测超限；生产车间人员、空气、 地面、墙面环境监测环控指标超限；温湿度控制超限等偏差。 H 校验/预防维修设备仪器：校验不能按计划执行，或在在校验过和中发现计量结果超出要求范围。 预防维修未能按计划准时执行或在预防维修中发现设备关健部位问题影响已生产产品质量的情况。 I 包装缺陷：包装设计缺陷。 J 客户投诉：涉及生产过程控制及产品质量的投诉。 K 文件记录缺陷：使用过期文件，记录不规范，文件丢失。 L 未按规程执行：违反批准的程序，生产指令。 M 人员失误：人为失误导致产品质量问题，未按正常程序执行等。 N 旧版包装材料、零散物料：零散物料指生产过程中发现零散不合格的包装材料每月进行集中处理的物料。 O 其它：未列入以上的偏差。2.3.2 偏差也可能没有在操作过程中被发现，而是在记录复核或审核过程中被识别出来。在进行偏差调查、定义纠正（Correction）行动和纠正预防措施（CAPA）、偏差趋势分析的过程中，应包括对员工是否具备适当偏差识别能力的评估；必要时采取适当的改进措施（例如培训、职责或职务的调整等）。2.4 偏差的记录和报告2.4.1 偏差发现的人以口头、书面汇报方式在规定时间（24小时）内向其直接领导报告偏差情况，随后由相关人员撰写生产偏差事件报告。报告时应给出准确、完整的信息，以便进行偏差的正确分类和（必要时）组织进行调查和处理。2.4.2 偏差事件发生部门负责人上报QA，QA通过与发现偏差的部门经理及相关人员沟通后进行偏差确认，进行最初的风险评估并采取应急处理措施；如发生偏差为紧急情况，可由相关部门负责人紧急处理，首先控制偏差进一步扩大，再通知质量保证部，随后填写偏差处理单。常见的应急措施包括： A 暂停生产 B 物料或产品隔离 C 物料或产品分小批 D 设备暂停使用 E 紧急避险等2.4.3 要求必须记录发生的任何偏差以及相应的现场处理过程。一般在批生产记录和其它相关的记录上都留有一定的空白用于记录异常情况和处理过程，必要时可增加额外的记录和报告。2.5 偏差分类2.5.1 接到偏差报告后，QA负责人应迅速进行偏差的分类，并决定是否相关部门参与评估、调查。2.5.2 偏差分类例举（根据偏差对药品质量影响程度的大小分类） 次要偏差 属细小的对法规或程序的偏离,不足以影响产品质量,无需进行深入的调查,但必须立刻采取纠正措施,并立即记录在批生产记录或其他GMP受控文件中。 举例：A 产品状态标识中不会对产品质量造成影响的内容的缺失； B 在使用之前发现的标识的错误； C 样品标识丢失； D 在使用之前发现仓库发送了错误的原料； E生产车间不够清洁和整齐； F 在生产使用前发现仓库送来的原料已过复检期或状态很差等。 主要偏差 属较重大的偏差，该类偏差可能对产品的质量产生实际或潜在的影响。必须进行深入的调查，查明原因，采取纠正措施进行整改。 举例：A 投料量错误（并已经被确认不是导致产品不合格的根本原因）； B 收率超过设定范围； C 在批记录中关键质量数据丢失导致在工艺统计能够无法记录，例如：过程控制检验数据或包装重量记录的丢失；D 在批记录中关键或重要的记录细节丢失导致在工艺统计中无法记录，例如： 原料批号、原料量、关键事件检查等记录的丢失； E 样品送样登记中记录不正确的信息； F 标识问题：缺少标识、标识错误或标识的信息与文件矛盾； G 程序执行不规范，例如没有按客户协议执行等； H 多个重复出现的同类次要偏差可以合并升级为一个主要偏差。 重要偏差 该类偏差可能对产品的质量、安全性或有效性产生严重的后果，或可能导致产品的报废。必须按规定的程序进行深入的调查，查明原因。除必须建立纠正措施外，还必须建立长期的预防措施。 举例：A 投放错误的原料； B 使用的原料没有经过质量部门放行； C 已完成包装的产品上的标识错误； D 在正常的生产中控过程中控制由于QC提供不正确结果导致生产状态的改变，导致最终产品的不合格； E 在产品中含有异物； F 在水系统中发生影响产水质量的错误行为； G 在生产使用后发现仓库送来的原料已过复检期或存在潜在的质量风险； H 多个重复出现的同类主要偏差可以合并升级为一个重要偏差等。2.6 偏差调查 2.6.1 通常包括下列人员：生产的相关负责人、质量控制的相关负责人、注册的相关负责人、质量保证的相关负责人,也可引入其他领域的专业人员，例如设备工程的相关负责人和研发（或技术）的相关负责人等。2.6.2 跨职能（跨学科）团队需要评估自身的知识、能力、试验/检验设备和人力资源是否充分，必要时寻求公司管理层的支持。2.6.3 进行偏差调查时应包括可能受该偏差影响，但已被销售的相关批次。2.6.4 调查过程是确定产生偏差根本原因的过程，偏差调查的过程应紧密围绕人、机、料、法、环五个关键要素以鱼骨图方式及5Why方法为调查工具进行逐一排查。2.6.5 偏差调查组负责找出最可能的根本原因，进行记录；如果原因不确定，需要记录所有可能的原因并进行趋势分析。2.6.6 偏差根本原因类别： A 人员/行为：违反 SOP 进行操作、末经批准修改工艺参数、记录填写/修改 不规范及记录因污染损失需要更换等导致偏差发生。 B 设备/设施：由于生产/实验室设备和设施，如动力运行故障，设备、仪器故障，对 设备/设施/系统的监测末参如期执行或监测结果超标等导致偏差发生。 C 产品/物料：原辅料/包装材料检验不合格，或虽检验合格但在使用过程中发现异常导致偏差发生。 D 文件/记录：现有的 SOP、质量标准、批档案等存在缺陷导致的偏。 E 环境：因外界环境导致的偏差。2.6.7 该调查应详细列出有关文件及人员，检查批生产记录、批包装记录、设备使用记录、设备维护记录、批检验记录、文件、员工培训记录以及与相关操作人员、班组长、工艺员及检验人员进行会谈。2.6.8 次要偏差有现场QA进行监督及时处理即可。2.6.9 主要偏差和重要偏差由质量管理部负责人和质量受权人批准。2.7 相关部门召开会议得到一致意见，确定采取的纠正与预防措施，决定偏差所涉及的物料或过程的处理方法。2.7.1 质量管理部经理和质量受权人负责偏差处理单的终审。2.8 质量管理部门跟踪纠正预防措施的实施效果。2.9 偏差记录归档2.9.1 完成的偏差报告由偏差管理员指定一个偏差编号，并填写偏差登记台账。2.9.2 偏差的编号原则 偏差的编号方式为“DXXYY#”。其中“D”表示偏差，“XX”为2位的年份，“YY”为2位的月份，“#”表示当月的流水号。如“D1101001”表示11年01月的第1个偏差。2.9.3 启动相应的纠正与预防措施管理规程后，现场QA跟踪并及时归档。2.9.4 偏差处理流程 偏差发生 偏差识别不影响质量量 偏差记和报 告主管紧急措施? 执行紧急措施 是 否 偏差报告质量管理部门 确认 不能确认 根本原因调查 偏差影响评估 建议纠正和预防措施 记录和解释 批准纠正和CAPA 完成纠正行动 偏差记录归档 批准偏差报告 偏差处理结束纠正和预防措施（CAPA）系统2.10 时限2.10.1 发现偏差的任何人必须在24小时之内报告。2.10.2 偏差处理必须在30个工作日完成所有调查、批准。如不能按期完成，一次延期、变更或取消申请并阐述原因和风险评估，需质量负责人批准。2.10.3 每周部门例会讨论根本原因，跟踪偏差处理进程。2.10.4 每月管理层质量会议，回顾当月偏差。2.10.5 每年偏差回顾，是风险管理、培训计划、质量改进计划的基本数据。2.11记录保存2.11.1 质量管理部门负责保存所有与GMP 和质量管理体系相关的偏差调查、处理的文件和记录。2.11.2 偏差调查、处理的文件和记录的保存方式应保证与相关产品的可追溯性、易于查找并能在内外部审计中迅速提供。2.11.3 偏差记录保存至产品有效期后一年，若与多个批次相关，则保存至其中有效期最长的后一年。2.11.4 与批生产、批包装过程有关的偏差记录和调查报告应纳入批记录；其它与批生产、批包装过程无直接关系的偏差调查记录和报告，也应以合理的方式编号保存。2.12 由检测引起的偏差依据检验结果超标调查管理规程进行处理。2.13 完成对偏差处理后才能放行与偏差相关