电子档案与档案信息化建设.doc

本科毕业论文 设计 本科毕业论文 设计 20152015 届届 题题 目 目 电子档案与档案信息化建设电子档案与档案信息化建设 系系 部 部 中文系 专专 业 业 汉语言文学 师范 文秘 专升 本 学生姓名 学生姓名 学号 学号 指导教师 指导教师 职称 学位 职称 学位 合作导师 合作导师 职称 学位 职称 学位 完成时间 完成时间 2015 年 月 日 池州学院教务处制池州学院教务处制 学位论文原创性声明学位论文原创性声明 本人所提交的学位论文 是在指导老师指导下独立完 成的研究成果 本人在论文写作中参考的其他个人或集体 的研究成果 均在文中以明确方式标明 本人依法享有和 承担由此论文而产生的权利和责任 声明人 签名 声明人 签名 20152015 年月日年月日 目目 录录 摘 要 1 ABSTRACT 2 前言 3 一 档案信息化建设的相关概述 3 一 档案信息化的概念 3 二 档案信息化建设的原则及方法 4 三 档案信息化建设的主要内容 5 二 档案信息化的发展现状 6 一 档案信息化相关标准体系建设现状 6 二 档案信息化相关法律制度建设现状 7 三 档案信息化建设面临的问题 7 一 档案信息化受到体制机制制约 7 二 档案信息资源整合不完善 8 三 档案管理资金投入有限 8 四 档案信息远程共享还未建立 8 四 解决档案信息化建设瓶颈问题的方案 8 一 巩固和完善统一的档案信息化工作体系 8 二 规划建设统一的档案信息资源整合机制 9 三 整合完善统一的技术支撑和资金保障体系 10 四 推动建设统一的档案信息远程查阅共享体系 10 五 结论 10 参考文献 12 致谢 13 1 摘摘 要要 电子档案作为电子信息化以及网络技术的发展的产物 已经成为了档案管 理当中的不可或缺的一部分 纵观我国的档案管理发展历史 虽然当前的档案 信息化取得了一定的成效 但是仍然存在一些问题 基于此本文主要对电子档 案与档案信息化建设进行了研究 文章首先在前言部分对本文的研究背景 目 的等进行概述 然后对档案信息化建设的相关概述 包括档案信息化的概念 档案信息化的原则及方法 档案信息化建设的主要内容等进行分析 接着重点 分析我国档案信息化建设的发展现状 存在的问题及针对问题提出改善策略 经过本文的分析可知当前的档案信息化建设主要存在档案信息化受到体制机制 制约 档案信息资源整合不完善 档案管理资金投入有限以及档案信息远程共 享还未建立等问题 针对这些问题需要通过巩固和完善统一的档案信息化工作 体系 规划建设统一的档案信息资源整合机制 整合完善统一的技术支撑和资 金保障体系 推动建设统一的档案信息远程查阅共享体系等策略进行解决 关键词 关键词 电子档案 档案信息化 档案管理 档案信息资源 2 Abstract Electronic records and electronic information as a product of the development of network technology has become an integral part of records management among Throughout the history of the development of records management although the current file information achieved some success but there are still some problems Based on this paper focuses on electronic records and archives information construction were studied Firstly in the preface to the research background purpose such as an overview and then file information related to the construction of an overview including the concept of archival information archives principles and methods of information technology information technology archives main content etc analysis Then it focuses on the current development of archives information construction problems and issues raised for the improvement strategy After analysis of this paper shows that the current construction archives information file information mainly constrained by institutional mechanisms imperfect archival information resources integration records management and archival information limited funding has not been established remote sharing and other issues Need to consolidate and improve the unified file system information work planning and construction of a unified mechanism for archival information resources integration integration of complete unified technical support and financial security system promote the building of a unified remote access to archival information sharing system and strategies to address these issues resolved Keywords electronic archives file information records management archival information resources 池州学院本科毕业论文 设计 3 前言前言 随着计算机网络以及电子信息技术的发展 各行各业都将信息化技术应用 到了行业的信息化建设当中 提高了行业工作效率以及发展速度 档案信息化 是当前的档案事业发展的一个重要分支 是将信息化技术应用到档案管理当中 的重要突破 当然在档案信息化的建设过程当中 信息化技术一方面为档案管 理带来了便利 另一方面也为档案管理的安全性带来了威胁 基于此本文利用 现有的文献资料对档案信息化建设相关概念 研究现状等信息进行收集 考察 分析和研究档案信息化建设现象和状态进行调查 为本文的提供一定的理论参 考资料 从而得到档案信息化建设内部和外部现有的各种文字信息 情报资料 媒体的宣传报道和历史资料 然后具体结合当前的档案信息化的发展现状 以 及国家针对档案管理的相关政策等信息 分析当前我国的档案信息化面临的困 境 并针对困境提出改善的措施 从而促进档案信息化的发展和建设 一 一 档案信息化建设的相关概述档案信息化建设的相关概述 随着档案信息化的发展 我国的很多省市机关以及企业都建立了档案管理 信息系统 在进行具体的研究之前 本文首先对电子档案的概念 档案信息化 的概念 档案信息化建设原则和方法以及主要的内容等进行分析 一 一 档案信息化的概念档案信息化的概念 根据 中华人民共和国档案法 第二条规定 档案是指 过去和现在的国 家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教 等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形 式的历史记录 信息技术的发展 将把人类从以传统工业为主的工业社会带向以信息产业 为主的信息社会 即由工业经济转向信息经济 期间的转变过程 人们称之为 信息化 信息化表现为一种动态发展的过程 信息化的概念最早于 20 世纪 60 年代由一位日本学者提出 西方社会进而在 20 世纪 70 年代后期提出了 信 息社会 信息时代 等概念 我国于 1997 年召开了全国第一次信息化工作会 议 提出实现信息化要构筑和完善 开发利用信息资源 建设国家信息网络 推进信息技术应用 发展信息技术和产业 培育信息化人才 制定和完善信息 化政策 等六个要素 2006 2020 国家信息化发展战略中又增加了信息安全要 素 国家信息化发展战略中提出 信息化是充分利用信息技术 开发利用信息 池州学院本科毕业论文 设计 4 资源 促进信息交流和知识共享 提高经济增长质量 推动经济社会发展转型 的历史进程 二 二 档案信息化建设的原则及方法档案信息化建设的原则及方法 1 档案信息化建设的原则 一是坚持政务主导 和其他领域的电子政务建设一样 事实上的建设模式 上无非是技术主导和政务主导两种 以美国 加拿大 新加坡等为代表的电子 政务领先国家大都采用 业务 主导的建设模式 而在我国 无论是 以需求 为导向 以应用促发展 理念 还是提出的 需求主导 应用主导 建设模 式 都昭示着技术对政务的渴望 核心是技术主导 这也是长期以来困扰电子 政务发展的重新建 轻整合 重硬件 轻软件 重管理 轻服务 重电子 轻 政务等 四重四轻 现象和 信息孤岛 问题存在的根源 坚持政务主导 即 是强化政务统筹协调推动作用 使档案信息化建设由单纯的 外力推动 向 内力趋动 转变 进而促使档案信息化建设成为档案工作以及其他部门业务 工作的一个环节 成为全部档案工作人员以及全体公务员 企事业单位工作者 的工作任务之一 二是坚持以人为本 之所以会存在 档案数字化 这项工作 一方面在于 存量档案的传统载体需要进行异质 另一方面则在于现行的增量档案在源头没 有进行数字化工作或者工作不规范 如果说第一方面情况的存在有其历史原因 那么后一方面情况则应尽早改变以免其成为新的 历史因素 档案数字化这项 工作不仅是一种 新补救 举措 浪费资源 还在于档案数字化过程的 非源 头性 特点导致的档案 非原件化 造成数字化产品失效 因此 应尽快改变 档案信息化建设管理 建设 应用主体缺位 越位 易位现象 以 人 这个 事 的载体为中心开展工作 三是坚持突出应用 突出应用的档案信息化建设具有鲜明的时代性和阶段 性 需要审时度势 客观分析需求所在和关键应用内容 冷静判断技术发展状 况 人员应用能力和档案应用效力 自觉将档案信息化建设置于法制 技术 区域环境背景之下 在大局下行动 在实效上下功夫 2 档案信息化建设的方法 1 统筹规划的建设方法 档案信息化建设要充分考虑国内环境和地域环境 理解和把握上级档案部 门和信息化 电子政务部门的总体部署和工作要求 兼顾本地区 本部门的实 际情况 制定档案信息化发展规划 并按年度制定工作计划 分解落实责任 特别是在系统软件建设过程中 要认真考虑本地其他部门所采取的软件系统的 技术标准 以避免重复建设和额外增加顶层技术接口和数据读取成本 池州学院本科毕业论文 设计 5 2 循序渐进的建设方法 信息化设施设备发展进步的速度非常之快 很难寻求一种一劳永逸的建设 途径 因此 在进行档案信息化建设过程中必须坚持实事求是的原则 按照 三个有利于 的标准考察需求 立足当前 着眼长远 适度超前 既不偷工 减料 也不贪大求全 3 以人为本的建设方法 档案信息化固然会推动工作流程 业务职能 组织机构等各方面的深入改 革 但其着眼点应首先放在应用上 档案信息化建设要优先强调自身的适应性 然后再强调用户的适应性 在档案信息化各种应用主体中 要重点考虑档案工 作人员这个主体范畴 只有档案工作人员在应用上有了突破性进展 档案利用 者才有可能收获应用实效 三 档案信息化建设的主要内容 三 档案信息化建设的主要内容 档案信息资源开发利用工作 体现着档案工作的根本目的 是实现档案工 作为社会主义建设事业服务的直接手段 它是档案工作的中心任务 在整个档 案工作中占有突出的位置 1 档案信息资源采集 档案信息资源采集是档案收集工作的重要内容 也是丰富馆藏的重要任务 当前 档案信息资源收集工作总体上是好的 但档案迟归 漏归现象还很严重 各地 各部门之间发展也很不平衡 因档案信息资源采集不到位而造成的损失 很大 在经济转轨 企业改制过程中因此而产生许多矛盾 许多民生领域工作 也因为档案信息遗失或错误而影响公众利益 受到人民群众非议 2 档案信息资源共享 档案信息化建设的推进 使档案信息资源共享具有比档案实体共享更为宽 阔的视野 易于摒弃部门利益而达成共享协议 在此条件下 档案信息资源共 享具有整合的功能 但这种整合不拘泥于档案实体的整合 而是更加侧重档案 信息的整合 侧重发挥信息集合效应 3 档案信息资源开发 档案信息资源的 开发 与 利用 许多时候被同义使用 此处所讲的开 发 不仅包括原有意义上的档案查阅 编研 开放 公布档案等含义 而且更 加强调深度挖掘档案信息资源的效益 使之可以与非档案信息资源共同发挥应 用潜力和价值 从而产生叠加效益 4 档案信息资源利用 促进档案信息资源利用是建立方便人民群众的档案利用体系建设的重要内 容 重点在于通过档案信息化建设拓宽档案信息资源利用渠道 首先是能够查 池州学院本科毕业论文 设计 6 得到 在关键字检索的基础上 逐步建立模糊查询系统和搜索引擎 第二是能 够查得全 不仅要保证单一档案信息查得全 还应有相关辅助信息第三是能够 查得准 既要求数字化的档案与档案 原件无论在形式上还是信息内容上都能够满足用户需求 又能够保证档案 信息的准确度 包括模糊查找所获档案信息的准确度 第四是查得容易 就是 充分借助多种媒体 在传统媒体基础上 通过档案信息资源网 移动手机网络 有线电视网络等 均应具备查阅条件 通过数字认证等技术手段 能够使多媒 体查阅的档案达到法律效力要求 二 档案信息化的发展现状二 档案信息化的发展现状 随着档案数字化和信息化进程的加快 其管理的手段日益呈现出现代化和 便捷化特征 档案用户可以通过档案检索系统直接查找数字化档案信息资源 档案目录也可以通过计算机档案管理软件直接进行检索 不但缩短了档案查询 所需时间 也提高了档案查询的查全率和查准率 并且档案原文的数字化电子 文件可挂接到计算机档案管理软件的对应目录下 可直接查看原文文件并输出 打印 Internet 的普及给数字化档案馆提供了发展壮大的土壤 尤其是进入 21 世纪以后 档案信息化的主要内容有过去的档案信息资源的数字化 档案信息 系统开发和档案信息标准化建设等转换为数字档案馆建设和档案信息网站的建 立 极大的提高了档案信息化水平 当前随着档案管理中网络技术和信息技术 的使用 我国的档案信息化也取得了一定程度的发展 以下主要从档案信息化 的标准体系和相关法律制度两个方面分析当前我国的档案信息化的发展现状 一 档案信息化相关标准体系建设现状 一 档案信息化相关标准体系建设现状 目前 已制定出台的档案信息化建设相关标准有 中国档案机读目录格 式 国家标准 电子公文归档管理暂行办法 电子文件归档与管理规范 国家标准 公务电子邮件归档与管理规则 电子档案管理办法 档案 管理软件功能要求暂行规定 纸质档案数字化技术规范 等 这为档案信息 化建设提供了标准依据和保障 1 不断健全和完善档案业务标准体系 现在执行的许多档案管理和利用标准 大都是基于传统媒介和非信息化时 代的工作需求而制定的 难以适应档案事业又好又快发展的需要 也不同程度 地给档案信息化建设设置了障碍 健全和完善档案业务标准体系 不仅为档案 信息化建设开辟了道路 也将对档案工作水平的整体提升产生积极深远的影响 2 不断健全和完善档案信息化的技术标准体系 池州学院本科毕业论文 设计 7 对于硬件 网络技术等方面的基础设施建设标准 应从档案专业的角度进 一步提出规范化的标准 使其更具备专业属性 从而区别于一般性的信息化基 础设施建设标准 也使其有别于其他领域信息化建设的专业标准 3 不断健全和完善与档案相关业务的标准体系 按照文件 档案 生命周期三阶段理论 作为业务工作的最后环节 档案 工作更多地要依赖于前端业务 如果前端业务为归档工作准备充分 势必在档 案管理工作中产生事半功倍的效果 因此 档案信息化的标准体系应与相关业 务的标准体系协同建设 统筹实施 二 档案信息化相关法律制度建设现状 二 档案信息化相关法律制度建设现状 1 档案法制建设不断加强 1987 年 9 月 5 日 中华人民共和国档案法 颁布实施以来 已经过了 20 多年的漫长岁月 中间虽有多次修改 但其与档案事业发展不协调的问题已然 凸显 在档案信息化建设步伐日渐加快的环境下修改任务更为急迫 因档案法 规定的宏观性和高层次 从档案信息化角度亟需明确规定档案信息化成果的效 力问题 在档案法进一步修改完善的前提下 应通过对 中华人民共和国档案 法实施办法 进行修改完善 采用专门章节对档案信息化进行阐述和规定 2 档案信息化的专项法制逐渐成立 目前 关于档案信息化的零散制度已经出台许多 前述档案信息化建设的 许多标准 有的同时也包含了档案信息化建设规范内容 特别是在工作规范和 技术规范等方面 具有较强的制度要求作用 应该说 这也是档案信息化专项 法制建设的内容之一 3 信息化和电子政务法制不断形成 档案信息化建设是整体信息化建设和电子政务建设的重要内容 不言而喻 其法制建设也要遵循信息化和电子政务法制建设框架 要以其为依据 同时 信息化和电子政务相关法律制度 也是档案信息化建设必须遵循和执行的 直 接性的法制规范 三 档案信息化建设面临的问题三 档案信息化建设面临的问题 一 一 档案信息化受到体制机制档案信息化受到体制机制制约制约 体制机制制约不仅表现在档案信息化建设过程中 也表现在档案管理和档 案相关业务开展过程中 而对这些障碍 一方面应该看到市场经济条件下行政 管理体制改革乃至政治体制改革滞后的因素 另一方面也该看到信息化对政府 工作体制机制改革的渗透 推动和促进作用 因此 对档案信息化建设面临的 池州学院本科毕业论文 设计 8 体制机制问题既要看到障碍性的一面 也要辩证地认识到 这正是档案信息化 建设需要突破的重点 许多地方档案工作部门已经为当地信息化建设领导小组和电子政务建设领 导小组成员单位 但从纵向角度看 从国家到地方的档案信息化建设工作体系 还没有完整地建立起来 在许多方面仍以块块为主 地区之间不平衡的现象非 常突出 加之相关业务在信息化工作中的条条管理作用 致使档案信息化建设 条块交织 缺乏统领 而且 包括档案信息化在内的全国信息化工作网络还没 有发挥应有的作用 规划计划过于宏观 不利于各地各部门统一步伐 二 二 档案信息资源整合档案信息资源整合不完善不完善 信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要 基础 要解决信息资源开发中面临的信息安全 信息共享 信息存储问题 需 要配置安全性能高 稳定性强的大容量存储设备 网络设备 例如服务器 高 速扫描仪 磁带机 磁盘阵列 光盘库 缩微影像数字化设备 模数化终端组 合电器等 这些设备价格昂贵 需要巨大的资金投入 作为社会文化事业单位的档案部门 财政预算是其主要经费来源 信息化 建设资金非常有限 根本无法满足购置大量信息基础设备的要求 资金不足成 为制约基础设施建设发展的最大问题 三 三 档案管理资金投入档案管理资金投入有限有限 一方面 资金不足影响了信息设施的系统购买 特别是缺少一些较昂贵的 数字化信息设备 另一方面 在基础设施建设时盲目投资 采购了一些不符合 工作实际需要的设备 不合理配置使得基础设施利用率低 浪费了有限的建设 经费 影响了整个部门信息化工作的进程 四 四 档案信息远程档案信息远程共享还未建立共享还未建立 档案信息资源是一种覆盖面最广的资源 也是信息最为全面完整的资源 必然成为窃密分子关注的首要对象 按照档案法的规定 档案解密 降密均有 相关程序 档案公开和公布也是档案部门的职责之一 但在实际操作过程中 由于工作量太大 相关部门配合不到位 档案信息公开明显处于保守状态 即 使将来建立了档案信息资源共享体系和远程认证体系 档案信息远程可查量必 然非常有限 档案信息远程利用需要验证的身份信息等 技术策略是采用 CA 认证等数字认证措施 但人手一个 CA 或其他形式的认证证书 并且均符合全 国统一的认证中心标准几乎是不可能的 因此 要达到 足不出户 利用档案 的理想状态 还需寻求其他的解决方案 比如指纹识别 身份证识别等 并与 整体的信息化建设体系相联系 而这样的工作现在还没有开始 池州学院本科毕业论文 设计 9 四 解决档案信息化建设瓶颈问题的方案四 解决档案信息化建设瓶颈问题的方案 一 巩固和完善统一的档案信息化工作体系 一 巩固和完善统一的档案信息化工作体系 档案信息化工作体系是档案信息化建设的组织保障 发挥着高位统筹 协 调推动 高效运作 平衡进度 监督考核等作用 在现行体制机制下 结合目 前档案信息化建设的工作重点 巩固和完善统一的档案信息化工作体系应分为 两个层面进行 一是理顺管理体制 完善运行机制 要认真贯彻落实中办 国办 电子文 件管理暂行办法 2009 39 号 文件精神 建立由办公部门牵头 相关部门联 动的电子文件管理机制 实现电子文件的全程管理 按照档案法和 三定 规 定赋予档案局的行政管理职能 加大档案部门在档案信息化建设工作中的统筹 协调力度 形成以国家档案局为龙头 各地 各部门档案局为分支 各级各类 专业档案馆和档案室为节点的上下联动 协同统一的档案信息化工作体系 二是健全法规制度 规范工作行为 要在档案信息化建设纳入统一的信息 化建设规划和电子政务建设工作规划的基础上 制定档案信息化建设专项规划 并按年度制定推进计划 制定工作任务分解表 明确目标任务 责任单位和完 成时限 要建立 健全和完善档案信息化建设绩效评估体系 采取 以评促建 的方式推进工作开展 评估应用效果 二 规划建设统一的档案信息资源整合机制 二 规划建设统一的档案信息资源整合机制 合理整合档案信息资源是充分发挥档案信息利用价值的有效途径之一 也 是深化档案信息资源开发工作的必须 档案信息化建设作为一项新兴事业 并 无多少经验可循 理论指导又一向滞后于实践 这就使得很多档案部门在信息 资源开发时难免各自为政 缺乏沟通 出现信息资源开发的 孤岛 现象 以 文件级目录数据库建设为例 在档案馆发布 文件级目录数据库结构与数据交 换格式 标准之前 大部分地市档案馆已开展了这项工作 该标准正式实施时 南宁市档案馆已按照国家标准格式完成了 80 左右的文件级目录录入工作 虽 然这些目录格式与省标准格式存在差别 但档案馆人力物力有限 短期内无力 重新录入 各地档案馆按照不同标准建立的目录数据库 显然不利于今后的集 中利用 面对这种情况 首先 档案行政主管部门要加强业务指导和加快档案 信息资源建设相关标准规范的出台 保障今后各地档案馆的信息资源开发工作 能在统一的标准规范之下有效进行 为将来区域资源共享奠定基础 其次 通 过 VPN 虚拟网对各地档案馆已建信息资源进行有序合理地整合 逐步建立全省 范围的档案机读目录中心和省级档案综合数据库 VPN 技术借助公众网来构建 专用网络 实现全省各市级档案馆互联 为各档案馆提供安全 可靠和便捷的 纵向档案信息共享 馆际之间丰富的馆藏信息资源可在这个安全通道中突破时 池州学院本科毕业论文 设计 10 空限制 得到最大程度的利用 这项信息技术的推广应用是对整档案信息资源 的一次成功尝试 可为今后更多更先进的信息资源共享技术提供借鉴 三 整合完善统一的技术支撑和资金保障体系 三 整合完善统一的技术支撑和资金保障体系 鉴于档案工作的事业性 财政预算仍然是档案信息化建设经费的主要来源 因此要扩大建设资金投入 档案行政机关首先应力促政府加大档案事业一般经 费的预算 力争将档案信息化建设项目列入地方政府或行业系统的专项建设经 费 尤其是列入地方信息化或电子政务建设规划以获得更多资金支持 各地区 档案馆如果难以在正常财政预算中获得信息化专项发展经费 可利用 区域推 进政策 说服当地政府设立专项扶持资金 获得一些优惠政策 加大财政转移 支付力度 同时积极参与到当地信息化建设或专项规划当中去 以获得更多渠 道的财政资金支持 面对信息化需要的巨额资金投入 政府财力终究有限 档案部门必须开拓 建设思路 转变投入机制 充分动员社会力量 利用一切可利用的资金 多元 化 地建设档案信息化工程 例如 档案部门可与基础电信部门合作 获得其 网络资源方面的免费或优惠支持 就像中国电信给予政府上网工程提供优惠服 务那样 与大型跨区域 IT 企业联合 利用其异地市场政策和形象开拓需要 优惠获取其资金 技术和资源服务等 四 推动建设统一的档案信息远程查阅共享体系 四 推动建设统一的档案信息远程查阅共享体系 档案利用是档案工作的一个重要方面 充分发挥档案信息化优势 开展档 案信息远程查阅利用 方便广大人民群众查阅利用档案 简化手续 提高效率 保证远程查档用档的有效性是档案利用工作的方向 提升档案信息远程查阅利用服务能力 要按照档案法 保密法和政府信息 公开条例的要求 科学设定各类档案的公开级别 建立档案信息资源网上公开 标准体系和评估体系 对于已经明确公开的文件信息 责成信息公开主体部门 按指定标准图形文件格式发布到本部门网站 提高网站信息的规范化 标准化 水平 并明确网上信息的法律效力 对于不宜在互联网上公开的档案信息 可参照政府信息依申请公开的程序 确认档案利用者身份后在各级档案馆实行远程提供 实现 一馆 OK 要采取 三点合一 的接待方式 将馆藏档案信息 已公开的现行文件和政府公开信 息整合设在一个阅览大厅 一个窗口对外 既可由工作人员辅助查阅 也可