字处理软件Word2003的使用(1).ppt

课前回顾 计算机网络的概念因特网及其应用网页的浏览OUTLOOK的配置 第四章字处理软件Word2003 一 新课导入 Word2003是Office2003中的一个重要组成部分 它具有强大的文档处理功能且操作简便 从一般文档处理人员到专业排版人员均适合使用 它可以用来进行输入和编排各类精美的文档 是一款世界上最为流行的文字处理软件 本章将介绍Word的基本情况及一些基本应用和关键技能 4 1关于Office20034 2认识Word20034 3Word2003实践案例1 求职信 本课内容 4 1关于Office2003 Office2003包括了满足用户不同需要的如文本处理 电子表格 数据库管理 多媒体演示文稿 行程安排 网页管理 排版印刷等多个应用软件 Office2003软件产品可按授权类型分为零售版 随机版 大量授权与教育授权等4类版本 按适用对象和功能层次又分为标准版 中小企业版和专业版等几类 零售专业版Office2003包括的应用程序 表4 1Office2003家族的一些独立成员 4 2认识Word2003 4 2 1Word2003的功能特点4 2 2启动与退出Word20034 2 3Word2003的窗口介绍4 2 4Word2003支持创建的文档类型4 2 5关于Word2003默认操作环境4 2 6模板的概念 4 2 1Word2003的功能特点 功能强大其具有强大的编辑功能和图文混排功能同时为了适应全球网络化的需要 它融合了最先进的Internet技术 具有强大的网络功能中文版的Word则针对汉语的特点 还拥有许多中文处理方面的功能操作简便操作过程中几乎全部应用菜单栏命令和工具栏按钮 简单便捷 使用其中的向导和模板功能 可大大减少工作量 提高工作效率 详实的帮助文档 还提供 Office助手 Word2003相对于其前一版本 又新增了一些功能特性如 支持XML文档功能增强的可读性并排比较文档支持手写设备改进的文档保护文档工作区信息版权管理增强的国际功能 使其具有更强大的文档扩展功能 更方便高效的文档视图 更完善的信息共享功能等 从而其功能特性更为卓越 4 2 2启动与退出Word2003 1 启动 1 从Windows的 程序 项启动 通过逐步选择任务栏中的 开始 程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeWord2003 实现 2 快捷启动 双击Windows桌面上已建立的MicrosoftWord2003快捷图标 3 Word文档启动 在Windows的 资源管理器 中找到目标Word文档并双击 将启动Word2003而打开该文档 2 退出可以选择其主窗口的菜单 文件 退出 命令或按其快捷键实现最简便快速的就是直接单击Word主窗口右上角的叉形 关闭 按钮 注意 上述方法实现退出Word时 如果有文档编辑修改但尚未保存 Word会弹出一个警告信息 提醒用户哪一个文档未保存 并询问用户是否要进行保存操作 选择 是 按钮或按相应快捷键 Word会先将所提示的文档保存 然后执行退出 选择 否 Word将不会存档而直接退出 选择 取消 则重新回到Word操作界面 4 2 3Word2003的窗口介绍 工具栏是以按钮的形式汇集了操作中的常用命令 Word2003有十几种不同的工具栏 默认情况下 软件操作界面中只显示 常用工具栏 和 格式工具栏 实际应用中 可根据需要选择显示或关闭某个工具栏 具体是通过选择菜单中 视图 工具栏 命令 下一级子菜单中列出了Word2003中所有的工具栏选项 如图4 2所示 在 工具栏 子菜单中 标有勾标记的条目为已显示工具栏 单击某一选项可实现显示或关闭相应工具栏 图4 2Word2003中所有的工具栏选项 视图是用户在进行文档编辑时查看文档内容和结构的屏幕显示 Word2003的文档共有5种视图模式 选择适当的视图便于用户查看文档的结构 并且可以及时查看文档的编辑结果 还能快速定位到文档的某一处 视图模式按钮位于垂直标尺的下方 其由左至右5个按钮分别对应 普通视图 Web版式视图 页面视图 大纲视图 和 阅读版式 这五种视图模式 可用于模式间的切换 4 2 4Word2003支持创建的文档类型 在Word2003中 可以创建的文档类型有空白文档 XML文档 网页文档和电子邮件 其中的空白文档通常是指以doc为扩展名的普通word文档 本章后面各案例中所建文档均是指这种普通 doc 文档 图4 3Word的文档类型 4 2 5关于Word2003默认操作环境 用户可通过Word2003菜单栏 工具 选项 命令 打开 选项 对话框 如图4 4所示 单击各选项选项卡 来查看相关系统默认设置 并修改局部属性设置以适应自己的需要 图4 4 选项 对话框 4 2 6模板的概念 任何MicrosoftWord文档都是以模扳为基础而创建的 模板决定文档的基本结构和文档内的格式化设置 模板有共用模板和文档模板两类 共用模板包括Normal模板 常用模板 所含设置适用于所有文档 文档模板 例如备忘录 信函和传真模板等 所含设置仅适用于以该模板为基础的文档 空白文档就是由Normal模板创建而来的 对于信函 备忘录 出版物等这些比较常用且严格的文档 用户可以直接套用Word2003所提供的众多相关模板 如图4 5所示 这些现成的模板中集合了该类文档所要求的各种格式 从而以加速文档制作的效率 图4 5Word中的模板 模板从使用方式上又分为普通模板和向导模板两种 普通模板为用户在新建文档时直接应用其中的版式 包括结构和格式设置 普通模板文件的扩展名为 dot 而向导模板则通过提供一系列交互对话框来引导用户逐步设定或输入相关信息而制作出某类文档 向导模板文件的扩展名为 wiz Word模板本身也是一篇Word文档 可以根据需要随意在Word中进行创建 修改 编辑 形成自定义的模板以便通用 只是在保存模板文件时要注意保存为 dot 文件并存放于系统安装目录下的 Templates 文件夹中 4 3Word2003实践案例1 求职信 4 3 1创建新文档4 3 2输入文档内容4 3 3保存文档4 3 4基本编辑操作4 3 5格式化设置文档4 3 6关闭文档与重新查看 本案例涉及的主要技能点 1 2 Word2003中的文档基本制作过程 创建或打开文档输入文档内容并保存文件文档内容的编辑与格式化排版打印预览与打印关闭文档 文档的常用格式化设置等编排操作 设置中西文文字的字体 字形 字号段落的格式化页面设置 4 3 1创建新文档 在直接启动Word2003后 系统自动为用户新建一个基于Normal模板的名为 文档1 的空白文档如果用户在编辑文档的过程中还需创建一个新的空白文档 只需单击工具栏上的 新建空白文档 按钮即可 或按快捷键 Ctrl十N 再一种方式 从菜单栏选择 文件 新建 命令 会在Word窗口右侧出现 新建文档 任务窗格 如图4 3 单击 空白文档 实现新文档的创建 4 3 2输入文档内容 在Word文档中输入文本时 可以使用Windows系统提供的英文和各种中文输入法来输入文字和标点符号 还可以根据需要通过Word菜单 插入 符号 或 特殊符号 命令来选择输入一些其他符号或特殊符号 在输入文本时一般应注意 标题 如果有的话 和自然段都从文档编辑区左侧顶格输入 不使用空格留空 在一个自然段的末尾按回车键分段 其它位置不使用回车键 这样做的目的是对于文档的一些格式化操作总的留在有关设置环节进行 便于风格统一 4 3 3保存文档 在新建的空白文档中输入了 求职信 的文本内容后 应及时将当前只是存在于内存中文档保存为磁盘文件 可选择菜单 文件 保存 命令或按相应的快捷键 Ctrl S 也可单击 常用工具栏 上的 保存 按钮来进行 对于新建文档的保存 Word将弹出 另存为 对话框 如图4 7所示 图4 7 另存为 对话框 在 保存位置 框中选择保存文档的驱动器和文件夹 在 文件名 框中输入要保存文档的文件名或直接采用系统为你自动提供的名称 不必输入扩展名 在 保存类型 框中使用默认的 Word文档 单击 保存 按钮 对于已命名保存了的文档 若当前又进行了一些文本输入等操作 执行 保存 命令 将直接保存到相应文件 如果既想保存改变后的文档 又不希望覆盖之前的内容 可选择菜单 文件 另存为 命令打开 另存为 对话框 在其中输入新的文件名并选择保存位置后单击 保存 按钮 将以一个新的文件副本保存当前文档 在处理文档的过程中 要特别注意及时保存文档并养成为一种习惯 避免因各种可能的系统故障导致你阶段性操作成果的丢失 Word2003专门提供了文档的自动保存功能 每隔固定时间自动将文档内容保存为一个临时文件 这样可保证即使在没有主动及时保存对文档的更改时 使可能碰到的断电 死机等意外事故造成的损失降到最低 这可通过菜单栏选择 工具 选项 命令打开 选项 对话框并切换到 保存 选项卡下 选中 自动保存时间间隔 复选框 并根据需要调整自动保存时间间隔 单击 确定 按钮完成设置 在导致Word2003被迫强行关闭甚至Windows死机的意外发生时 Word2003每隔固定时间自动保存的临时文档将不会丢失 再次开启Word2003时 窗口左边会自动出现一个 文档恢复 窗格 其中显示了意外发生前暂时保存的文档及保存时间 单击想要恢复的文档即可将其临时文档恢复到当前正在编辑的文档中 用于恢复的临时文件在磁盘上的保存位置可通过 选项 对话框上的 文件位置 选项卡中 自动恢复 文件项来查看 4 3 4基本编辑操作 Word2003提供的一些基本编辑操作如 选定 移动 删除 复制 剪切 粘贴 以及操作的撤消与恢复功能等用户结合自己的思路组合应用上述编辑操作撰写出你的 求职信 在修改文字内容时 要注意当前编辑器是处于插入状态还是改写状态Word为用户提供了 查找和替换 功能 可以给快速定位编辑位置和批量修改部分字句方面带来很大方便 组合按 Ctrl F 或 Ctrl H 键 系统弹出 查找和替换 对话框 选择 替换 选项卡 在 查找内容 框中输入要查找的字符串 在 替换为 框中输入拟替换的新字符串 如图4 8所示 单击 查找下一处 按钮 开始查找 单击 替换 按钮 将找到的字符串替换为新字符串 重复上一步 继续查找和替换 若不想逐个查找替换 确定进行所有替换 则单击 全部替换 按钮 图4 8查找和替换对话框 4 3 5格式化设置文档 在这里该项工作主要包括文字格式化和段落格式化 1 文字格式化用户可以根据自己的需要随意改变字符的效果 即修改文字字体 大小和文字颜色等基本属性 用鼠标拖动选定所有文本 在菜单栏中选择 格式 字体 命令 Word弹出 字体 对话框 如图4 9所示在格式工具栏中还提供了 字符边框 字符底纹 命令按钮 可以根据需要为选定的文本设置边框和底纹以增加文档内容的视觉效果 图4 9 字体 对话框 2 段落格式化对段落进行格式化操作 包括段落对齐 段落缩进 行间距的调整 应用制表位等 对于本案例选定全部文本 在菜单栏中选择 格式 段落 命令 Word弹出 段落 对话框在系统默认属性值的基础上 在 缩进和间距 选项卡的 缩进 属性方面 找到 特殊格式 项目 从其下拉列表中选择 首行缩进 在其后的 度量值 框中输入首行缩进量为2个字符 在 间距 属性区域 设置段后属性值为0 5行 行距为 固定值 且大小设置值为 22磅 再单独选定第一行 将其缩进特殊格式改为 无 而对于最后一行 则是将其首行缩进值调整为14个字符 图4 10 段落 对话框 关于段落缩进 Word2003中有左缩进 右缩进这2种设置文本与页边距之间距离的基本缩进格式和在前两者基础上进行首行缩进 悬挂缩进的又2种特殊格式缩进 相关缩进的设置或调整还有一个便捷的方法就是使用 水平标尺 首行 悬挂 缩进 选定文本 向右拖动标尺上的 首行 悬挂 缩进 标记 左缩进 选定文本 向右拖动 左缩进 标记 右缩进 选定文本 向左拖动 右缩进 标记 3 格式刷的应用Word提供了 格式刷 工具而方便复用已有的格式化设置 选定已经格式化的文本 单击格式工具栏中的 格式刷 按钮 把带格式刷的鼠标指针拖过需要复制格式化信息的文本 如果在步骤 中双击 格式刷 工具按钮 则可把格式化信息复制到多个对象上 此后再次单击该按钮 可结束格式刷操作 4 3 6关闭文档与重新查看 1 关闭文档关闭Word2003文档的方法有 选择 文件 关闭 命令或单击 常用 工具栏上的 关闭 按钮 也可直接单击Word2003窗口右上角的叉形关闭按钮 为了方便用户 Word2003提供了同时关闭所有文档的功能 在按住Shift键的同时打开 文件 菜单 此时 文件 菜单中原来的 关闭 命令将变为 全部关闭 选择该命令即可关闭所有打开的Word文档 在进行关闭Word文档操作时 针对文档是否发生过更改或进行了保存 系统对命令的响应与前面介绍过的退出Word操作操作有类似的响应情形 2 重新查看打开这种现有Word文档有多种方法 利用 打开 对话框 在启动了的Word2003中 单击 常用 工具栏中的 打开 按钮 或选择 文件 打开 命令 弹出 打开 对话框 如图4 11所示 以案例文档为既定目标来确定 查找范围 文件类型 和 文件名 单击 打开 按钮 打开该文档 图4 11打开Word文档对话框 以快捷方式打开 前提是在桌面或其他地方创建了该Word文件的快捷方式 直接双击Word文件名称打开 该文档属