IT篇_信息门户对企业整合需要考虑的几点因素_部落第88期_20091113.doc

信息门户对企业整合需要考虑的几点因素企业信息门户 (EIP：即Enterprise Information Portal)是电子商务的一种综合实现模式。EIP是一个基于web的应用系统，它使企业能够释放存储在内部和外部的各种信息并加以优化整合。让企业员工、用户和合作伙伴能够从单一的渠道访问、抽取、分析、储存其所需的个性化信息。用户可以利用从这个渠道获得的信息作出合理的业务决策并加以执行。同时发现做出类似决策的其他用户并和他们取得联系。简单的说。EIP是企业信息系统的应用框架。它通过及时地向用户提供准确的信息优化企业运作和提高生产力。 EIP反映出企业信息管理中的一个根本转变，即从一系列独立的内部和外部作业到对各种信息有条理的集成。目前市场上的EIP产品不少，但良莠混杂，经过多方选择，我们以上海泛微软件公司的产品当作蓝本来介绍。企业信息门户究竟如何提升企业的效益？我们从网络面、策略面及作业面三个层面来进行分析：1、网络面(Network)现今的营销竞争方式已由单一企业对单一企业的竞争，发展到一群企业所组成的价值链系统(Value Chain System)对另一群企业的价值链系统之间的竞争。所以企业要提升其竞争力，除了须在本身的管理上努力之外，还要注意与供应商、分销商以及客户之间的信息沟通。而企业信息门户可以帮助企业达到与上述对象进行信息整合的效果，让整个网络成为一虚拟企业(Virtual Corporation)。此时企业的监控成本降低，就可专注于核心事业，而将非核心业务外包，提升竞争力。2、策略面(Strategy)企业信息门户可协助企业内部进行知识管理。使知识的吸收、累积、分享及扩散更为快速。借助于知识管理的落实，可提升组织核心能力，通过不断累积智能资本及加强创新的能力，企业信息门户可发挥企业资源规划(ERP)整合的效益。增加各部门的协同(Collaborative)的程度，减少不必要的成本支出。使组织能更快速的反应其经营环境的变动，并且获得持续性的竞争力。3、作业面(Operation)以研发、生产、营销、人力资源与财务来探讨：(1)就研发(Reserch&Development)而言。透过企业信息门户，研发人员可以更清楚地了解未来的趋势。设计拥有市场的产品。并以此了解专利权的问题，避免专利地雷。(2) 就生产(Production)而言。员工藉企业信息门户分享信息及协同合作，一方面可获得工作知识而快速进入状况，减少错误，提高个人生产力；另一方面则利用有效信息加速生产决策过程并提高生产品质。除此之外还可检视生产流程，执行流程管理，去除不必要的部分，以减少生产耗时并增加效率。(3) 就营销(Marketing)而言。企业信息门户可让企业对客户(B2C)进行市场区分，进而做到一对一营销的服务。并以此作好客户关系管理(CRM)，以达到服务定制的要求。另一方面。企业信息门户可以帮助营销人员了懈业务上的执行结果，并随时提供信息以利其决策。(4)人力资源(Human Resource)方面。企业信息门户提供了一个直接的沟通渠道来解决组织庞大而沟通不良的问题。同时人员的教育培训、弹性福利制度的实施等，都可以通过企业信息门户来落实。(5)财务(Finance)方面。可以使财务会计更为精确。让企业能快速的分析并预知有无财务风险及缺口发生的可能。使资金调度运用得当，并取得更好的商誉。由此可知。企业信息门户对于企业的利益是全面性的。无论是在和其他企业的策略联盟、企业策略的发展，工作流程的设计，乃至于个人工作的执行，均有充分的助益。借着实时信息处理增加企业员工对于信息改变的反应。并有助于增加客户对企业的依赖性与忠诚度，进而增加企业的获利。虽然企业信息门户可以将公司各部门各员工的工作内容及研究成果汇整在系统中，累积为公司的优质资产，达到知识扩散与分享的目的，解决企业内部的信息内容多且复杂，而人员异动后知识不易保存等问题。故许多企业急欲导入或发展企业信息门户。但是，失败例子比比皆是。其实企业信息门户如同企业e化一般，并非一蹴可及。故企业在构建EIP时，必须进行全盘的考虑与规划。在建立的过程中有以下几点需要注意：1、完整的事先规划企业信息门户并非万能。企业在构建EIP前，必须先思考建立EIP的主要目的为何，希望提供何种程度的信息服务，整合多少信息系统等。在进行完整的策略规划后，然后再选择适当的软件作导入。如果企业忽略了这些策略规划的动作，贸然投入EIP的构建，最后不但无法达成有效的信息整合，还浪费了许多时间及金钱。2、企业的规模企业的规模会影响构建方式的选择。一般而言规模较大的企业通常会自行发展。反之，中小型企业则采外包的方式，或是在采用的企业信息门户功能上有所差异。功能愈强的企业信息门户需要投入的资源也愈多。所以企业主在选择时要依本身的需求以及情况而定。3、信息内容的整理与系统的整合企业在决定构建企业信息门户后，必须先将内部结构化(数据库管理系统)与非结构化(档案、文件、网页)资料进行整理。内容管理与企业应用整合是EIP的关键功能。但由于企业本身资料与后端信息系统极为复杂，常令企业望之却步。但其实众多的数据类型与后端信息系统只要在妥善的规划下，即可有效整合并作为构建 EIP的基础。值得注意的是。在进行资料整理与系统整合时，特别要注意权限的控管。以免信息外流造成企业损失。当企业的营运范围增加时，所获得的信息也会随之增加。因此。企业必须随时注意信息处理系统的运作情形。并且有必要定时更新以增加其处理信息的速度与效率。此外。也需要注意资料的需求性。选择适用的资料放入数据库中。另一方面。在资料的收集上。要增加员工的参与度和贡献度。让员工愿意将其知识与同仁分享，并使用该信息门户所提供的信息。而不致使网站变为企业的装饰品。4、搜寻的工具在拥有充足的信息以及适用的系统构建后，接下来要注意的是搜寻工具的功能。一个好的搜寻工具不仅可以在信息广泛的网站中做好文件或是信息的管理，并可以帮助使用者迅速且正确的找到需要的信息。5、个人化的程度这一点是企业信息门户是否拥有竞争力的关键。所谓的个人化包括企业内部员工的个人化(Inside Worker Personality)及企业外部客户的客制化(Outside Customization)。前者在提供员工基本的搜寻功能外，还会根据其工作性质的差异。主动提供不同信息需求的相关信息，以增加其生产力。后者则是指企业信息门户必须要有足够的弹性及广度。来针对不同的使用者提供适合的信息，以达到定制化的目的。如同前文所述，企业