秘书学学年论文.doc

学年论文（2012年）题 目浅谈我国办公室秘书岗位职责 专 业 公共事业管理 年 级 2011级 学 号 201122101220059 姓 名 胡 伟 指导老师 方晓蓉 目录摘要1关键词1一、办公室秘书的涵义1 1、秘书的涵义1 2、办公室秘书的界定1二、办公室秘书传统的岗位工作11、传统的岗位职责12、传统的岗位职责要求2三、办公室秘书工作存在的问题21、办公室秘书工作的被动性22、办公室秘书工作带有随意性3 3、秘书人员在实际工作中带有极大的经验性3 4、公文运行标准不一3 5、秘书人员的办公手段不够现代化3 6、与异性领导的关系不当3四、新形势下的办公室秘书岗位职责的发展与要求4 1、提高业务素质，创新办公室秘书工作4 2、加强职业道德，营造良好的办公环境4参考文献6浅谈我国办公室秘书岗位职责 摘要：随着时代的进步，社会的发展，以及人们工作方式与习惯的改变，办公室秘书的内容在不断更新。本文就我国办公室秘书岗位职责的内容展开讨论，共分为四部分。第一部分，简单解释了办公室秘书的涵义；第二部分，对办公室秘书传统工作及其岗位职责进行了简约阐述，第三部分，总结了我国当前办公室秘书工作的现状；第四部分，结合前面几部分的内容和现实发展的需要，从而总结出了新形势下办公室秘书岗位职责的发展与要求，要求秘书人员要与时俱进、加强自己的职业道德修养，不断完善自己的知识和能力！关键词：办公室 秘书 岗位职责 现状 新形势 秘书是个很古老的职业，它随着时代的前进而前进，随着社会的发展而发展。办公室作为一个综合部门，是一个组织、单位中承上启下、协调左右、连接内外的枢纽，也是企事业单位不可缺少的重要部门，之所以重要是因为办公室部门具有管理服务、综合办事、枢纽协调、参谋咨询等多项职能。然而办公室秘书工作却是千头万绪、包罗万象的，所以办公室秘书工作开展得如何，就会直接制约和影响到整个单位工作的正常开展。一方面，随着时代的发展进步和人们工作方式与习惯的改变，办公室秘书工作内容也在不断丰富和发展，工作领域也越来越宽广，对秘书人员的素质要求也越来越高！因此，办公室秘书人员必须具备多方面的素质方能胜任此项工作。另一方面，随着经济管理全球化、信息化、专业化，秘书也开始以一种全新的思维方式进入到诸多领域之中，成为企业领导者必不可缺的得力助手。一、办公室秘书的涵义1、秘书的涵义 受雇为上级处理通讯及日常事务和杂务的人。在古代最开始解释为：秘密的书,如宫禁藏书、谶纬图篆、朝廷机要文书等。秘书岗位是与领导岗位相伴生的，有了领导才有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的好坏事关全局工作的开展和秘书工作的成败。一般机关单位的秘书都不是某个领导的专门秘书，是要为整个机关单位领导群体服务的，工作具有综合性的特点。 2、办公室秘书的界定 在各类单位组织的办公室的领导下，辅助领导做好办公室和单位的日常行政事务及文秘工作的人员。二、办公室秘书传统的岗位工作我们知道，成功的领导者背后都会有一个称职的秘书或者一支了不起的秘书团队！所以秘书的重要性就不言而喻了！但就其工作、岗位性质而言的话，秘书就是一个完完全全的服务性职位，且其服务性主要体现在“办文、办事、办会”、“服务领导、服务机关、服务基层”。（一）传统的岗位职责具体的岗位职责：(1)在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。(2)负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。 (3)做好各种会议的记录及会务工作。(4)办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。(5)做好单位印章管理，按规定开具介绍信。(6)做好来访接待工作。(7)做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。(8)负责本单位办公用品的采购和供应工作。(9)完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。 （二）传统的岗位职责要求（1）、扎实的文字功底。这是做秘书的最基本的条件，从以上岗位职责不难看出文秘工作的主要内容之一就是文稿起草、办文批文等，这就要求秘书有过硬的文字功夫，熟悉各种公务文稿的特点、性质和作用。此外，还要有良好的文化积淀，博学多才，善于积累。然而作为一个优秀的文秘人员，只有全面熟悉情况，掌握最真实准确的信息，才能写出真正有价值、有水平、受领导满意的文章。（2）认真、严谨的作风。办公室工作繁杂而琐碎，而且都是处理单位内上下各层级间以及和外界联系沟通的日常事务，所以任何一个环节出现错误都会引发连锁反应。这就要求办公室工作人员要细心和耐心，在办文、办会、办事上一丝不苟。（3）善于学习的基本素质。办公室工作对秘书的综合素质要求是多方面的，因此秘书人员要特别注重学习和知识的积累，树立终身学习意识。结合自身实际有针对性地制订学习计划，利用一切可以学习的时间学习，既要学习理论知识，也要学习业务技能，优化知识结构。除了学习书本知识以外，还要善于在实践中学习，重视调查研究，善于分析和总结，真正从实践中获取知识。（4）坚定的政治立场，过硬的思想政治素质。坚持正确的政治信念和立场，端正自己的思想和日常行为，这是从事秘书工作最根本的素质。办公室作为单位的“窗口”，办公室秘书涉及的各项工作在很大程度上代表着单位的立场，反映着单位的形象。因此，秘书人员要不断地强化“窗口”意识，用一流的人格和人品，一流的工作态度，一流的工作作风，一流的工作业绩来塑造办公室秘书及单位的良好形象。 （5）较强的协调沟通能力。协调沟通，对办公室秘书工作来说具有十分重要的意义。由于办公室工作接触面广，接触的人员多而杂，这就对秘书人员的沟通能力提出了更高的要求。协调是各项工作开展的基础，政策的落实、工作效率的提高都离不开较好的协调能力，秘书人员要统筹兼顾，理顺各部门的关系，从而辅助领导协调好单位内外的各种关系，促进各项工作平稳有序地开展。三、办公室秘书工作存在的问题（一）办公室秘书工作的被动性相对于国外的一些发达国家的秘书制度来讲，我国的办公室秘书没有法律地位，没有法定权利，通常只作为领导的助理来处理一些日常事务。秘书本是领导的参谋和助手,其工作从属于领导工作并为领导工作服务,从这一角度来说，秘书的工作是被动的。可是秘书工作的被动性又不是绝对的，秘书本可以在自己的工作范围之内,发挥其主观能动性。可为什么秘书和秘书工作具有被动性呢？这都是相对于领导和领导工作来说的。其实，就具体秘书活动来说，秘书工作又具有鲜明的主动性。传统的秘书受到行政体制的约束，制约了秘书人员的主动性，主动服务并没有完全体现出来。一是办公室秘书不是领导而贴近领导。秘书辅助领导工作，在本单位组织结构中，具有位居中枢、接近领导身旁的位置，起着领导助手的作用。二是秘书没有权力但隐含权力。秘书工作往往伴着领导工作进行，隐含着领导权力，并借助这种隐含权力推动和开展工作。秘书人员处于领导身边，既是领导下属，又经常由领导授权参与各种管理性活动，同时还是领导与员工圈中密切联系的桥梁和纽带，有着特殊地位和特殊身份。所以上述这些不完善的制度以及秘书的特殊身份都使得传统的秘书岗位工作显得很被动。（二）办公室秘书工作带有随意性传统的秘书办公室工作往往是依据组织领导的需要以及秘书对个人自身认识来开展，这就直接导致一些误区:一方面，部分本应由秘书从事的工作实际上由其他部门甚至领导承担；另一方面，秘书的角色意识模糊，单向服从，事事被动，不能积极主动为领导服务，从而影响秘书工作的质量。我国的传统企事业单位都具有一定封闭性，业务限定在一定的狭小市场范围内，且单位的经营策略主要靠经验决策，要求秘书工作者只提供事务性辅助。但从组织活动的角度看，多数秘书人员则是以不变应万变，以一法应万法，从而很难适应秘书工作职业化的要求，更达不到应有的辅助管理作用！（三）秘书人员在实际工作中带有极大的经验性因为办公室秘书每天要处理大量工作，比如公文收发、会议筹备、来客接待、上传下达等，都是些日常性的工作。做多了、做久了，容易使人形成思维定势，习以为常，认为办公室工作就是这一套，习惯于按部就班、凭经验办事，致使办公室的工作模式化、呆板化。这里所谓的经验性是指其工作方法主要是靠别人传授，即使自己有的话，也极容易犯以偏概全的错误，所以当出现新问题时就往往不知所措了。随意性则表现在秘书工作的规范化（四）公文运行标准不一从世界范围来看，秘书的行文日益制度化、程式化，这是确保公文法定效力正常发挥的重要前提。且我国政府也不断完善公文处理办法，但由于秘书人员对新标准的重要性认识不够，或对业务不熟悉，所以常出现“上报公文新格式，下发公文老面孔”，当然还有新旧公文格式混用的不规范情况。从而严重影响了单位公文的正常运行。 （五）秘书人员的办公手段不够现代化 21世纪是电子信息化时代，网络的普及及高速发展促成了网络政府、无纸办公、电子政务等一系列新概念的出现并引用到现实生活中。对于办公室秘书来说，日常工作的大量文件具有规范化、模式化的特点，而且办公文件中的大量文字、数据、图形、声音和影像均可在互联网上传送，所以使用计算机等现代化设备等来实现“无纸办公”的条件已基本具备。但是，我国目前的秘书人员在工作中仍然沿用传统的工作方法，电脑仅成为打字的工具，使得办公效率始终处于低下水平而难以有所突破。（六）与异性领导的关系不当 从心理角度讲，许多领导在配备秘书时都会选择异性，以期达到工作上的主辅最大利益化。然而，由于种种错误观念和风气的影响，秘书在与异性领导关系上也会常常出现一些问题。比如说，有许多秘书着意取悦领导以换取晋升、照顾或获取某种私利；在关心、辅助领导时，趁机介入领导的私生活；把领导对自己的正常关心和照顾误认为是出于异性间的追求，从而造成正常关系的扭曲；对领导一切要求都予以曲意迁就，哪怕是违法违纪的行为要求因此，就有了我们常说的办公室恋情。四、新形势下办公室秘书岗位职责的发展与要求 未来是开放的社会，随着全球经济一体化进程的逐步推进，最终会达到全球资源的共享。所以，准确把握时代脉搏和新形势、新要求、新任务的特点及规律显得至关重要。秘书人员的“国际化流通”也是必然的趋势。企业单位的生存和发展充满新的机遇和挑战。社会的进步为秘书的发展提供了广阔的舞台。新的形势向新时代的秘书人员提出了更高的要求，除了要具备传统的岗位职责本领外，还应该有符合新时代发展要求的一些能力素质。（一）提高业务素质，创新办公室秘书工作 “敢于突破、勇于攻坚，敢于创新、勇于创造，不断增强创新意识，培养创新精神和创造能力”是当今时代的主题，创新是发展的第一动力，是一个单位、组织、部门的生命线和灵魂。对于秘书工作而言，要突破常规思维，以发散思维、求异思维、辩证思维积极应对复杂的局面，创造性地开展工作。其创新应该体现在：（1）创新工作观念。办公室秘书人员要努力转变思想观念，不断冲破不合时宜的旧思想、旧观念，切实改进思维方式和思想方法，大胆探索，勇于实践，始终保持敢闯敢试的锐气、开拓进取的勇气，始终保持良好的精神状态。工作中要紧紧围绕单位组织的中心工作来思考问题，把工作中的难点、热点和领导考虑的中心问题作为我们思考、研究问题的重点，站在领导的高度观察、思考问题，积极探索解决问题的有效途径和办法，争取真正成为领导的“左膀右臂”。（2）创新思维方式。办公室秘书每天要处理大量工作，比如公文收发、会议筹备、来客接待、上传下达等，都是些日常性的工作。做多了、做久了，容易使人形成思维定势，使得工作模式化、呆板化。所以在思考解决问题时应当克服三种思维习惯：遇事不恋旧，不尾随式跟进，不随别人转。工作中要重点着眼现在与未来，看今天是怎么回事儿，该怎么办；想人所未想、言人所未言、行人所未行，从而达到人无我有、人有我新、人新我变（3）创新工作方法。从某种角度来说，工作方法、手段决定着工作质量和效率。办公室秘书的工作是主动性和被动性辩证统一的。既要按照领导的意图办事，不能自行其事，又要勤于动脑，善于在决策参谋中争取主动，在执行中掌握主动，在落实中寻找主动，增强服务的主动性、超前性。工作思路上不能陷进文山会海和具体事物中，应从繁杂的事务性工作中解脱出来，集中精力抓大事、急事、难事；善于挖掘领导的工作关注与思路。工作方式上要积极改进办公室秘书的工作流程。工作手段上实行“电子政务”，要熟练掌握现代化办公设备的使用技术，充分利用先进的信息网络技术，从而适应当今“快捷、高效”的要求。（二）加强职业道德，营造良好的办公环境 道德是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系的思想意识和行为准则。道德是做人的根本，是灵魂的力量、精神的支柱。职业道德是同人们的职业活动紧密相关的，具有自身职业特征的道德准则和规范。在有诸多变革与诱惑的新形势下，秘书人员光有能力是远远不够的，那么秘书又该具备怎样职业道德呢？（1）热爱工作，甘于平凡。秘书的本质是服务，其工作性质决定了其工作主要是实干，且成果多以其领导或所属组织的名义公之于众，自己却默默无闻。此外，更要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，不计个人得失，有吃苦耐劳、委曲求全的牺牲精神。（2）自尊自重，克己奉公。虽然办公室秘书的权力不大，但用权方便，且用权的渠道和方式较多。因此，秘书不能以自己的特殊地位牟取私利，不能擅用领导的名义办各种私事儿，搞不正之风。因为秘书时常伴在领导身边，所以要正确处理对待与上级主辅的关系，不能随意介入领导的私生活，更不能为了谋取个人私利而着意取悦领导，甚至满足领导一些不当的要求。否则会严重阻碍秘书工作的正常开展以及单位组织的声誉。（3）谦虚谨慎，平等待人。办公室秘书接近领导，常常出面替领导办事，所以人们把秘书看成单位的代表、领导的发言人。秘书人员本身接人待物的态度常常就会影响到单位和领导的声誉。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是。在工作中要善于协调矛盾、搞好合作。办事公道正派，对待领导和员工要一视同仁，切忌因人而异、亲疏有别。如此，才能在工作中做到胸襟宽阔而充满朝气活力。（4）严守机密，提高警觉。秘书人员一个显著的特点就是掌握的机密很多，并且大多关乎单位组织的发展存亡。今天，人类已进入一个信息化的社会，由于秘书的主要工作就是为上司处理大量的日常性工作，在有意和无意之中知道了大量的机密。这样，秘书稍有不慎，就有可能泄密。因此，关于工作方面的事，即使对于自己的家人也不要多谈，这一点应该成为秘书工作的一条铁的纪律。为了严守机密，秘书应有非常丰富的知识和经验，具有高度的职业敏感，在头脑中有一把尺子，随时衡量各种信息的价值以及与各方面的利害关系。此外，在这网络化的