数据中心工作模块内容与个人总结20110904.doc

数据中心工作模块内容与个人总结4月14日步入公司的大门已经四个半月有余，现对在此过程中，工作中需要注意的几个方面做以下总结和说明（全文均以浙江省区为例）：一、建档1、每月月初将上月档案下发给省区行政助理核对。1) 检查上个月的档案是否正确，确保操作上的失误导致档案在无意识的情况下被变更的可能；2) 检查本月档案是否需要变更，如删除、新增以及单位属性变更等；3) 将修改过的最新档案再次下发给省区行政助理核对，确保已修改无误；4) 档案变更工作需在流向计划和报量计划新建之前完成，原则上要求每月5日之前完成档案的修改工作；5) 浙江省区医疗档案现暂时由省区自行管理，数据中心监督。省区在修改档案时，需提供修改证明，即报告证明，由数据中心数据专员统一备案保管。2、建档（以核心药店的建档为例）时需要注意的几点：1) 建档时，切记单位属性不要搞错，是核心药店还是核心医疗，需格外小心谨慎；2) 导入档案时，选中关键字“快速查找”该条记录是否已在现有的档案中。若有，则只需选中该条记录“确定档案”更改其对应的属性即可；若没有，则“新增档案”，完成单位属性及所在区域的设置即可；3) 使用关键字搜索时，若发现有多条记录并确认这些记录属于同一终端，则需要进行“档案归并”操作。归并操作一般将ID号大归并到ID号小的终端上。档案归并有以下两种方式：a) 在搜索结果栏中，选中这些记录，点击下方的“档案归并”，选择要归并哪家终端即可，最后再修改终端属性；b) 在菜单栏中，选择“终端”-“档案调整”-“终端归并”，使用关键字“过滤”出需要归并的记录，在左侧选中要归并掉的记录，在右侧空白框内输入要归并到的终端ID，点击“查询ID”，确认无误后点“归并”即可完成；注：归并操作必须在确认这些记录确为同一终端的情况下操作，一旦操作不可更改！4) 选中记录，在更改单位属性前，务必查看右侧下方显示的终端信息，特别需要注意的是该条记录的单位属性。如该条记录本身的单位属性已为“核心药店”，则记录下该条记录的终端ID及其他必要信息，以备反馈给终端办和省区。同时，跳过该条记录不做任何修改。5) 档案导入过程中，时因系统或计算机本身的问题会出现错误，为防止重复工作，切记做好“过程保存”；6) 档案导入完成后，查看“过程保存”记录，确保所有记录都已导入系统。对未导入记录重新导入；有异议的记录，及时反馈给终端办和省区；二、流向保证流向的正确、完整是非常重要的，因为之后的报量、进销存以及各项费用都有由流向来核实并计算得到的。因此，请认真仔细对待流向录入工作。浙江省区数据中心数据专员需要导入流向的为品牌商业的品牌药和KA连锁的全部产品，品牌商业的处方药及处方商业的全部产品都由金丽衢、温台、宁绍舟和杭嘉湖四个办事处的行政助理负责整理并导入。其中，品牌商业的品牌药包括前列康、刻停、非那雄胺（艾仕列非那雄胺统一录入为非那雄胺，1386）和蒙脱石散四个大类的产品。为保证操作上的一致性及连贯性，当这些流向数据有误时，数据中心数据专员要及时与省区行政助理沟通协调，由对应的办事处行政助理予以修改。数据中心数据专员对修改的结果进行检查核实是否无误。其他省区所有品规的流向都由数据中心对应的数据专员负责导入完成。流向录入工作需要注意的几点问题：1、 流向整理；1) 统一的格式：DW（单位名称）、DTAE（日期）、SL（数量）、GOODSID（产品编号）、BZ（批号）以及PRICE（单价）六个字段（不分前后顺序，大小写）并将整理好的数据放在Excel工作簿的sheet1表中；2) SL列必须是数值型格式，文本型格式系统会报错；3) BZ列格式必须统一，若既有文本型的又有数值型的，系统默认只导入其中一种数量多的格式；4) DATE列格式要求为2011-9-4，非本格式系统会报错；5) 整个数据表格式要求统一，如其中有一行数据明显的与其他行格式不统一，系统很有可能就不能导入该条记录。6) KA连锁流向由商业总部体现的处理方法：将商业流向中体现为KA各门店的流向剪切到一张新的工作簿中，此工作簿中的流向数据作为KA连锁的流向明细导入到系统中。同时，在商业总部流向中补充一条以KA连锁总部名称购进的总数量明细。7) KA连锁流向一般只能为KA连锁下属分店，少数情况下流向社会店。如出现流向医疗机构、一二级商的，一般属不正常现象，需与省区、代表核实原因再做处理。8) 切忌GOODSID整理错误的现象发生，大多数流向导入错误的情况都是整理出了问题。2、 流向导入前，检查：1) 格式是否有错，六个字段是否齐全，是否在sheet1表中；2) 参照原始流向，是否有漏掉哪个品规没有整理的，是否是数据中心数据专员需要导入的产品，切不要将省区办事处行政助理要导的产品导入系统，导致流向重复录入；3) 参照原始流向，产品ID是否有整理错误的；4) 参照原始流向，SL列是否有将购进或库存错当销售的；5) KA流向是否由商业流向体现的，需要做上述处理的；6) KA流向是否有流向医疗机构、一二级商的非正常流向的；7) 日期字段中，是否有其他月份流向的。若有，需核查是否是补录流向，若非补录流向，需及时与省区沟通说明；8) 检查系统中，办事处行政助理是否有将非其录入的流向导到系统中的。若有，告知行政助理并删除这部分流向；3、 流向导入时，检查：手工导入时，是否出现了同一单位有多条记录的。若有，则参照建档的归并方法归并掉其他药店或其他医疗等记录。4、 流向导入后，检查：1) “销售日期”是否为本月，非本月的记录是否已核实是补录的流向；2) “备注”即“批号”，是否有录入。若没有，查看原始流向是否提供。若原始流向本身就没有，与省区、代表核实原因。3) “所在地区”是否为外省。若是外省，参考“流向名”，确认是否确为外省流向。若非外省流向，则说明出现串户。“修改字典”的操作方法：首先，进行字典修改，以防下次录入时再次出现串户情况。“档案”-“单位管理”-“批量修改”，输入串户ID（A流向串户到B，则输入B的ID，修改B 的字典），“修改字典”，剪切无用的字典项，保存。“串户调整”的两种情况：a) 本月流向，双击记录行，以“部门查”搜索流向单位。若没有该条记录，则“加单位”。注意，此操作会丢失原记录的“批号”，需要手工在“备注”中输入该记录的批号。b) 非本月流向，“终端”-“档案调整”-“串户调整”，按实际销售或购进调整。4) 导入率的登记，以备后查！5) 流向的录入工作需在每个月15日前完成。15日之后，确需修改流向的，需与领导说明情况，领导同意后方能修改。三、报量浙江省区报量分为核心药店报量和基层医药报量。基层医疗报量现暂时由省区自行管理、核算，数据中心负责数据采集系统的计划项目的建立并监督省区报量各个进度的完成情况。核心药店报量从计划的建立到最后报量的核实都由数据中心负责完成。报量核实过程中需要注意以下几点（以核心药店报量为例）：1) 报量计划需在月初建好，8日前完成上报工作并在15日前结束报量核实、流向修改各项工作内容；2) 报量核实过程中，以“单位ID+产品简称+购进渠道”与流向进行匹配，三者缺一不可；3) 由于以“单位ID+产品简称+购进渠道”匹配，需确保代表上报的“产品简称”与流向中的一致，“购进渠道”名称与档案名称一致。否则，匹配率较低，影响核实进度；4) 一般而言，报量只核实当月的数据。若出现其他月份的数据，需与省区、代表核实原因；5) 当“代表上报量-流向体现量”大于0或无法匹配时，先与系统流向核实确认，再与代表提供的原始流向核对，确认差异原因；6) 当“代表上报量-流向体现量”小于或等于0时，不计入核实范畴；7) 若出现了同一终端出现了多个别名且系统流向流向非核心药店的终端时，首先需进行“档案归并”掉性质为“其他药店”的别名终端，同时，修改对应的流向记录；8) 整个过程核实完成后，上报财务部并提供相应的流向证明。上报财务部的数据，原则上“就低不就高”，即不论是代表上报的量多了还是系统流向体现的多，都取量少的为基准上报财务部核实相关费用。四、进销存进销存是检查流向是否正确的一个重要途径。因此，进销存的核对工作需在每个月15日前完成并对出现错误的流向进行必要的调整和修改。正确理解进销存中两个公式：(一) 延续期末理论库存（主渠道库存）=期初理论库存+本期购进量-本期销售量；(二) 期末理论库存=期初实际库存（上期期末库存）+本期购进量-本期销售量；完整的进销存表共包括X月进销存平衡表、主渠道库存和二级与KA购进三张表。1) 根据第一个公式可知，当修改了“购进量”或“销售量”时，那么，相应的“延续期末理论库存”也发生了改变，即主渠道库存发生了改变。于是，在修改了“购进量”或“销售量”时，相应的要在“主渠道库存”表中作调整。若修改了“购进量”，相应的要在“二级与KA购进”表中作调整。2) 根据第二个公式可知，如果需要修改“期初实际库存”，那么，对应的上月进销存中的“期末实际库存”也需要进行修改。若上月进销存已经平衡，需要修改“期初实际库存”导致需要修改上月进销存中“期末实际库存”的，一律不予以修改。3) 若修改了进销存各表的数据，需批注原始数据再进行相应的数据修改，确保数据修改有据可查；4) “购进量”或“销售量”在系统流向和原始流向都无法核实的情况下，需代表提供相应的凭证。若“购进量”有误，代表需提供购进凭证或带销售上游盖章的流向证明；若“销售量”有误，代表需提供商业盖章的流向证明；5) “期初实际库存”或“期末实际库存”的修改，由省区行政助理汇总需修改的数据表统一上报渠道办或终端办审批。数据中心根据审批意见做相应的数据修改和备案。五、库存现行的库存制度为每个月上报三期，分别在每个月的10日、20日和30日或31日。期末库存=期初库存（上期期末库存）+本期购进-本期销售；目前使用的库存上报系统中，有公司发货、一级购进、二级购进、全部购进、期初库存、期末库存以及商业流速、省区流速等字段列名。1) “公司发货”为我办导入的由公司提供的公司直发给一级商商业或KA连锁的直发数据。对应代表上报的在库存表中体现的“一级购进”；2) “二级购进”为二级商商业或KA连锁从一级商或二级商商业的购进量；3) “全部购进”即“一级购进”与“二级购进”的总和；4) 无论是10日、20日还是30日的库