《信息与档案管理学》PPT课件.ppt

信息与档案管理 王琦 绪论 信息工作简介文书工作简介档案管理工作简介 一 信息工作 1 信息的定义 信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号 消息 情报 数据 图形 指令中所包含的一切有价值的内容 信息不是事物本身 而是表征事物消息和信号中的内容 信息要和信号及消息相区别 1 信号可以用来传递某种约定的声音 光线和标志等 其最大的特点是约定性 它只是信息的一种表现形式 信息是信号的内容 2 消息是指传播某一事物的音讯和新闻 其主要特征是传播性 消息只是信息的外壳 信息才是消息的内核 只有揭去外壳 才能捕捉内核 2 信息的特征 真实性信息强调的是客观存在的一切事物通过物质载体发出的有关内容 因此 任何信息都要求能如实反映客观的事实 凡不符合事实的东西只能称为讹传 不具有任何使用价值 价值性信息强调的是各种事物通过物质载体发出的一切有价值的内容 因此 信息总会或多或少地对完成某项工作有所帮助 多变性客观事物的复杂多变 反映其状况的信息也会随之变化 加上信息总是滞后于事实 因此有价值的信息总是处于不断的更新变化的过程中 共享性信息资源与其他物质资源不同 物质资源在使用时具有一次性的特点 信息则不然 当信息的拥有者把信息传递给他人时 他仍保有信息的使用权 除了需要保密的少量信息外 其他信息都不具有独占性 3 信息工作的程序 信息收集通过各种方式获取所需要的信息过程 信息收集是秘书信息工作的基本内容 也是信息工作的关键的一步 信息整理将所获取的信息分门别类地加以归纳 使原来分散的 个别的 局部的 无系统的信息 变成能说明事物的过程或整体 显示其变化的轨迹或状态 论证其道理或指出其规律的系统的信息 这是一个 去伪存真 去粗取精 的过程 信息传递借助一定的载体 通过一定的渠道 将经过加工整理的信息传递给需要者 信息存储将有查考利用价值的信息存放保管起来 以备利用 信息按程序存储后 便完成了变原始信息为有用信息 变单一信息为综合信息 变无序信息为有用信息 变低层次信息为高层次信息 变零散信息为系统信息的过程 信息利用将经收集 整理 存储的信息资源提供给企业决策层利用 满足其信息需求的过程 4 秘书信息工作的内容 日常工作中的信息工作 办事 秘书日常事务工作包括值班 接打电话 接待工作 安排活动 会务工作中的信息工作 办会 会议是信息沟通 信息处理的重要手段 开会的过程就是信息交流 信息处理的过程 秘书的会务工作 实际上是确保会议信息有效流动 实现会议目的 文书处理中的信息工作 办文 文书是重要的信息传递载体 秘书每天都要处理大量的文书 从文书的起草 制作 分发 收文 传阅 归档就是信息工作的整个程序 二 文书工作 1 文书文书是指行为主体在社会活动中 为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料 文书和档案是密不可分的有机整体 文书是档案的前身 档案是文书的延续 两者具有同一性 又各有其特殊性 两者的性质不同 目的和作用不同 存在和发挥效用的时间不同 2 文书的处理程序 文书处理程序是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节 一般来说 机关文书处理工作通常是分为 发文 收文和文件管理三个方面 文书处理程序的特点 确定性 连续性 规范性 发文处理的具体环节包括 拟稿 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发收文处理的具体环节包括 签收 登记 分发 拟办 批办 承办 催办 注办文书管理的具体环节包括 保管 利用 清退 归档 销毁 三 档案管理 1 档案的定义 档案是国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的具有保存价值的的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 2 档案是由文件有条件的转化而来 转化条件 a 办理完毕的文件才能作为档案保存 b 对实际工作和科学研究有一定查考利用价值的才有必要作为档案保存 c 按照一定规律经过归档集中保存起来的文件 才能最后成为档案 今天的档案就是昨天的文件 今天的文件就是明天的档案 这种表述忽略了文件向档案的转化有一个相当长的过程 忽略了文书人员和档案人员在转化过程中的作用 也忽略了文件向档案转化的内在依据 3 档案的作用 凭证作用参考作用 4 档案工作基本原则 1 统一领导 分级管理这是档案工作的核心 2 维护档案完整与安全这是档案工作的基本手段 3 便于社会各方面对档案的利用这是档案工作的根本目的 5 档案管理工作的内容 档案收集档案整理档案鉴定档案保管档案检索档案利用档案编研档案登记统计 6 全宗与全宗原则 全宗全宗的概念由法国国家档案馆第一任馆长卡默提出的 全宗指一个国家机构 社会组织 个人形成的具有有机联系的文件整体 是档案馆档案的第一层分类 管理单位 全宗原则 一个全宗是一个不可分散的有机整体 在管理中不容分散 不同全宗的档案不容混淆 第一章信息收集 信息收集的方法和范围信息收集的渠道和原则 一 信息的收集范围 秘书部门收集信息是为领导决策和各项管理工作服务的 每个组织对信息的需求是不同的 在不同时期组织对信息的需求也是不同的 秘书应该根据组织的需求 确定信息收集的范围 有针对性地选取真实 适用 可靠的信息 为领导决策提供有力的信息支持 秘书收集信息的范围十分广泛 既有综合性的 也有技术业务性的 秘书人员信息收集的内容随服务领域与目的的不同而有差异 秘书信息收集的范围一般包括 组织信息 有组织概况 组织经营状况 组织财务状况 组织资产情况 组织人力资源情况 组织信誉情况等 社会经济信息 有社会信息 如社会组织信息 教育文化信息 人口信息等 经济信息 国民经济发展计划 经济发展动态 经济发展成就 国外经济发展情况 市场信息 有市场需求信息 客户信息 消费群体信息 竞争对手信息等 法律政策信息 秘书必须注意收集与本组织有关的法律政策信息 主要内容有法律法规信息 政策方面信息 二 信息的收集的原则准确信息的内容要准确无误 真实可靠 真实反映事物的本来面目 秘书人员在整个信息工作过程中要做到坚持实事求是 尊重事物的客观性 对信息进行如实地反映和描述 尽管收集到的信息很难是完整的 但也不要为完善那些不完整而去自我发挥 否则难免画蛇添足 干扰事实准确是信息的生命 是信息的全部意义所在 是秘书信息工作的灵魂 及时及时即信息的收集 处理 传递 反馈要及时迅速 讲究时效 以最快的速度收集到最新的动态信息 因为 信息的使用价值在很大程度上是随着时间的流逝与动态系统的变化而变化的 许多信息 尤其是军事和经济等方面的信息 无论其多么重要 一旦过时 它的价值就会大大降低 完整完整原则要求的是要收集到反映事物本质和发展规律的必要的信息量 而不是指没有限度的包罗万象 适用所谓适用 就是信息工作要有针对性 要弄清本地区 本部门 本单位的工作进展情况和急需解决的问题 要及时摸清领导者的思想脉搏 做到心中有数 选优客观上说 凡是信息都是有用的 但并不是越多越好 因为信息太多 就容易形成干扰 因此 必须针对工作需要 对所接触的信息迅速准确地加以判断 分出哪些是有效信息 哪些是无效信息 哪些是干扰信息 从而对信息进行优选 以供领导或组织使用 三 信息收集的渠道 大众传播媒介渠道 包括广播 电视 报纸 期刊等文献载体和互联网 图书 档案资料 供应商和客户 供应商可提供的信息有产品目录 广告材料 特定服务信息 客户可提供的材料有市场调查 服务反馈和竞争对手的信息 贸易交流渠道 如 展销会 洽谈会 交易会等信息机构渠道 关系渠道 在业务往来 人际交往过程中 秘书要善于利用各种关系获取信息 调查渠道 调查是有目的 有重点地主动收集信息的重要方法 案例 公司打算在城市新区建住宅小区 老总虽然得到消息说将要建成的住宅小区一带三年后可能规划建一家化工厂 这显然会影响到这个小区的房价和销售情况 秘书王洁奉命调查这件事是否有根据 王洁想到以下几种方案 1 到网上查询是否已经有相关报道 2 到实地去看看那个地点有没有可能建化工厂 3 委托在规划局工作的同学打探消息的可能性 4 委托姐夫向在当地一家化工企业工作的朋友打听消息的可靠性 这件事事关重大 为了圆满完成老总交办的任务 王洁马不停蹄地暗中调查着这件事 但她也不忘交代同学和姐夫 如果此事属于机密 她可以不了解 一个多星期后 结果终于出来了 政府的确规划在公司原定建设住宅小区的地方建一家化工厂 在王洁想到的几种方法中 第一和第二个方案基本没有得到任何消息 第三和第四两个方案互相验证了拟建化工厂的事实 同学还对她说 这件事规划局早就同意了 批文很快就能下来 经过这件事 王洁真正体会到了 熟人好办事 事后 王洁请老同学吃了一顿饭 一为感谢老同学帮忙 而为和老同学叙旧 至于姐夫 王洁特地买了件小礼物给小外甥 王洁觉得这样算是礼尚往来 案例中 秘书王洁制订了周密的信息搜集方案 利用正式的 非正式的 公共的 私人的多种渠道来探求信息 从而及时的获取到准确的信息 为公司的发展大计立了一功 同时 她还通过请客吃饭 送礼物等方式 恰当的将这种信息渠道良好的维系下来 体现了长远的眼光和良好的信息素养 第二章信息整理 信息分类信息筛选信息校核 信息分类 一般来说 秘书在工作中搜集的信息大致有这样几大类 名片资料贺卡资料广告资料图书期刊资料音像资料 案例 世界一流人脉关系专家是如何整理和利用名片的 1 一得到一张名片就把它复制成3份 一份放在屋里 一份放在办公室 一份放在总档案袋 2 把所有的名片一小叠一小叠地堆在桌上 一叠是亲自拜访的 一叠是电话联络的 一叠则是交给他的秘书 由秘书写信或是短笺给顾客的 3 把所有的名片分类 按能成为顾客可能性的顺序排列 3A级顾客 2A级顾客 A级顾客 不合格顾客 4 删除或修正名片中没有用的资料 5 每当与人联系时 都会在卡片上记录并标示出日期 这样做的好处就是能很快地知道哪些人已经联络了 哪些人还没有 有三种分类方法比较适合于普通公司 1 按主题分类 一般领导 职员查找资料都习惯以资料的主题为入口 例如 你帮我查一下今年上半年服装质量问题的重要报道 你帮我查一下这几天的楼市行情 你帮我查一下咱们公司几家原料供应商的资产情况 这些主题都是与单位的某项业务相关的 很多单位都有一定数量的资料适合按主题分类 这些主题通常是有关该业务部总的管理以及该业务部与其分部 代理商 贸易联系单位的关系等 2 按 内部机构 岗位 分类 即先按公司内部所设的机构分出资料的大类 然后按该机构中不同的岗位设小类 如 某电力公司内部设有总经理室 战略研究与规划部 董事管理部 人力资源部 财产与产权管理部 综合计划与投融资部 电网建设部 火电建设部 发输电运营部 水电与新能源发展部 农电工作部 科技环保部 审计部 法律事务部 国际合作部等 就可以先按内部机构分类 再按各机构中的岗位分类 3 按地区分类 按地区分类可以使有关地区的所有资料集中存放 然后再按其他问题分别组合 一般运输和出口业务部门 计划部门和销售部门最适合用这种方法保存资料 信息筛选 信息筛选是一项基础性工作 对提高信息的利用率起着至关重要的作用 信息的筛选是指从四面八方传来的大量而繁杂的信息中 剔除虚假信息 失效信息和无效信息 从中挑选出有价值的信息 堆积如山的情报 等于是空无一物 筛选意味着舍得丢弃 要坚决除掉假的 重复的 过时的 表面的 与本单位关系很小或意义不大的信息 从量与质两方面突出重要的信息 信息校核 信息校核是分析信息的可靠性和准确性 对信息的真实性进行认定 由于信息的来源 信息传播的渠道中难免有不客观的杂质和主观的因素干扰 因此秘书接触到的信息往往带有一定的模糊度 多余度 滞后度 有的含有虚假成分 有的可能完全是假象 要对信息中的事实 观点 数据 图表 符号以及时间 地点 人物等进行核实 对有关政策 法规 重要计划 主要数据 典型事例的信息 要查对出处 核实原件 地名 人名 时间 事实 数据等 第三章信息存储 随着时代发展 信息工作已经涉及到企业经营发展到方方面面 企业必须建立起适合自己工作特性的信息管理系统 以更高效地发挥信息作用 企业信息既可以分散管理 也可以集中管理 还可以依托计算机技术研发信息管理软件 无论采用何种管理方式 企业在建立信息管理系统时 必须做到方便查询利用 方便保存管理 适合企业实际三项原则 信息存储方法 手工存储将企业纸面信息记录以手工方式保存在办公室的文件夹或文件柜中 手工存储包括信息原件存储和目录 索引存储 计算机存储 随着计算机技术的广泛应用 秘书可将信息资料制成软件 存储在软盘 光盘或其他电子介质中 经数据库 电子表格 文字处理工其他应用程序的形式形成的信息能以计算机存储保存 计算机存储应采取必要的保护措施 制作备份 重要信息应制作书面备份 磁盘存放在磁盘盒中 给磁盘贴上标签以识别内容 保证磁盘不放在任何磁性物旁边 保证访问磁盘信息时 需要密码 不使用外来的磁盘 防止带来病毒 第四章信息传递与反馈 信息传递信息反馈 信息传递 信息传递是指把加工整理后的信息 通过各种传播途径提供给接受者和使用者 传递是信息工作的衔接手段 它使信息的收集 整理成为有效劳动 一般而言 信息传递的速度越快 范围越广 信息的共享的意义就越大 信息就越有价值 案例 小张是刚大学毕业分配到某厂办公室的秘书 这天王厂长要求张秘书将全国同行业中十大企业最近五年每年的营业额 利润指标 资金周转率等准确数据 两天内送到厂长办公室 作为研究市场动态 制定本厂经营策略的参考依据 一天后 一份按要求打印的清晰表格摆到了王厂长面前 表后还附有简要的对比分析 看完表格后 王厂长的脸上露出了笑容 看来他对这位新秘书的工作效率十分满意 信息的传递的载体是多样的 传递渠道也很多 围绕不同的任务 针对不同的信息 秘书应该熟悉并善于选择适当的传递方式 在该案例中 小张因为主要呈报的是五年的数据信息 他非常明智的采用了表格的方式 这种传递方式结构清楚 一目了然 非常方便领导的利用 领导自然就会对他的工作感到满意 信息传递的方法 语言传递 如对话 座谈 会议 提出请求 听取汇报 演说等文字传递 表现形式是文本 表格 图表等电讯传递 目前已有电话 包括手机和固定电话 传真 通信卫星 计算机联网等多种方式可视化辅助物传递 可以通过影像 投影 展示架 展示或示范 布告栏等形式 案例 某市一家工厂 由于老产品积压 资金亏欠 濒临倒闭 2010年初 这家工厂的生产科长听说一种新产品有发展前途 就提出转产该产品的建议 为此 厂长专门召开了办公会议 对转产问题作初步讨论 可是会上却引来与会者的一连串的提问 新产品经过可行性论证没有 市场预测是怎么说的 是否属于专利产品 投产后几年能扭亏为盈 面对这一连串问号 生产科长一时无语 会议决定暂缓转产 厂长办公室秘书小林 虽只有中专文化程度 但却有股钻劲 在征得厂长的同意后 根据 市场信息报 的信息 向某大学技术开发公司发出了函电 请求给予技术咨询 并汇去500元作为咨询费 该公司接电后 即安排一位老师 加班加点 为工厂查阅了国内外有关资料和专利 并复制成册寄到该厂 生产科长如获至宝 在厂长办公会上 向与会者详细汇报了该产品的性能和发展前景 并提供了某大学开发公司查阅的有关资料 会议经过讨论 同意转产 转成新产品后 该厂以年创收逾百万的利润 引起了省内外同行的注目 秘书小林也受到厂长的表扬 思考并讨论 在该案例中 小林 老师 科长分别采用了何种信息传递方式 为什么他们会选择该种方式 信息反馈 所谓信息反馈 是指控制系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再返送回来 并对信息的再输出发生影响的过程 信息反馈能使决策执行过程中的实际情况 经过反馈系统及时送到决策者手中 帮助决策者依据不断返回来的信息 对决策不断进行修正和调整 从而达到预期的目标 对于秘书人员来说 其信息反馈的重点主要集中在三个地方 1 成绩 从董事长到部门主管 从企业最高层到基层 没有哪个领导不在乎自己治下所取得的成绩的2 问题 问题是企业发展过程中难以绕过的羁绊 及时 准确 全面地向领导反映工作中发现的问题和困难 有利于领导科学决策 进而推动工作的进一步发展 3 方法 企业办公室参谋助手作用的发挥 很大程度上是通过信息工作提供有效的对策建议来实现的 一般地 领导掌握信息的目的就在于解决问题 而报送解决问题的方法和措施不仅是信息工作者的职责所在 更是体现信息工作水平的重要方面 信息反馈的具体措施 1 建立健全信息反馈系统 比如有的企业办公室设立了总经理 董事长电子信箱 负责解答员工问题 有的企业工会设立了员工心理热线 对员工的精神心理状态进行细密观察和疏导 有的企业建立了活动室 俱乐部 给员工提供充分放松的讨论环境 有的企业开设内部网 内部论坛 鼓励员工在匿名状态下 积极参与讨论 无所顾忌的踊跃发表言论 有的企业定期开展座谈会 调研会 职工代表大会 运动会 文娱会 等等 所有这些做法 活动 制度 在信息搜集和反馈方面都有着自己独特的作用 企业只有根据实际情况 构建起这样一个反馈系统 才能使信息反馈更全面 更真实 更迅速 2 简化信息反馈程序 根据传播学原理 信息的传递往往受到传播层级的影响 一般来说 经过的层级越多 传递的越慢 噪音 越多 也越容易失真 最后就会演变成 领导的层级越高 越难听到下面的声音 所以 在一些 金字塔 结构的大型企业 集团 要努力打破层层向上汇报和层层向下下达的办法 简化信息的审批程序 保证反馈信息的时效 比如 有的企业让领导与新员工结成帮助对子 及时了解他们的工作情况和问题 设立领导办公接待日 欢迎基层员工来访 都是一些简化信息反馈程序的创新之举 3 建立一套科学的工作制度 信息反馈工作是一项复杂而细致的工作 必须建立一套相应的工作制度 才能保证信息反馈工作的顺利进行 比如建立每日汇报制度 大事日报制度 专题报告制度 内刊报送制度 领导批示的再反馈制度等等 上述的建立系统 简化程序 最终都是要通过规范而合理的工作制度保证执行 这样才能把信息反馈工作落到实处 第五章信息开发与利用 信息开发信息开发的工作程序和方法信息利用 信息开发 秘书人员做为决策者的助手 在一个单位的信息和调研工作中扮演着重要角色 信息不仅是秘书人员辅助领导决策的依据 也是处理日常事务的基础 更是起草文件的基础 因此 做为公司高管秘书 一定要学会收集 筛选 分类 加工 传递和合理利用商业信息 信息开发是指对信息材料进行技术化处理 使信息更好的为各级领导科学决策和推动工作落实服务 一 信息开发的工作程序 1 确定主题角度要选准 信息人员只有选择那些有新意 有价值 有效用的信息进行编报 所报信息才能进入领导的决策视野 起到以文辅政的作用 如果角度不新 立意平淡 即使再重要的信息也可能被弃用 2 分析信息材料题材要挖深 要把一个看似平常的 零散孤立的信息开发成精品信息 必须经过深入提炼和加工 从动态性中把握规律性 在苗头性中发现倾向性 从偶然性中揭示必然性 由局部性透视全局性 3 选择开发信息的形式信息的开发形式如下 剪辑报纸 编制索引 制作简报 编写文摘 编写简讯 撰写调查报告六种 二 介绍主要的信息开发方式 剪报剪报是指把从报刊杂志等上面剪下的文字 图片资料 整理分类并集纳成册 对于企业领导来说 有时虽然订阅了很多报纸杂志 但是没有时间去翻阅 过滤 秘书人员完全可以通过这种方式 摸透领导的信息需求 通过剪报给领导节约时间和精力 卫哲 2002年出任百安居 中国区 总裁 带领管理团队在5年中发展成中国最大的建材零售连锁超市 被评为 2004年度中国七大零售人物 和2005年度 中国零售业十大风云人物 2006年11月正式加盟阿里巴巴 并出任集团资深副总裁兼企业电子商务总裁 但是 谁知道 年轻有为的他 却是从实习 小秘 从剪报 端茶等杂活干起的 他大学学的是外事管理专业 也曾有过做外交家的梦想 不过第一份职业是做上海万国证券公司老板 中国证券之父 管金生的秘书 做小小的实习生 怎么能让大老板认识到你 采访中 卫哲如是说 当时老板不让我干什么 翻译个年报 剪剪报纸 但你要看那么多剪报 老板哪几篇是看过的 你就要往这个方向引导 到后来就是他不看我的剪报中午就吃不下饭 中午他和我们一样吃盒饭 会问小卫剪报呢 做个秘书 卫哲也要给老板端茶送水 他说这都有技巧 什么时候去倒 估摸着老板一杯水喝了多少时间 讲话讲得多就得倒得勤一点 你在会场外边 什么时候去倒 又不能打断老板讲话的激情 什么时候光倒水不加茶叶 什么时候该带着茶叶进去 老板还抽烟 什么时候打火机里的油没了该换个打火机 这都得把握 很琐碎的事情 说起来很不起眼 不过卫哲能够把这些事情做得很不一样 在乎的是细节 因为当你是个小人物的时候 能做的只有细节 当这些细节都做好的时候 老板知道 让卫哲再做复印倒水剪报等工作 那是屈才了 简报 简报是传递某方面信息的简短的内部小报 具有汇报性 交流性和指导性的简短 灵活 快捷的简报又称 动态 简讯 要情 摘报 工作通讯 情况反映 情况交流 内部参考 等 也可以说 简报就是简要的调查报告 简要的情况报告 简要的工作报告 简要的消息报道等 它具有简 精 快 新 实 活和连续性等特点 现在很多企业都有自己的工作简报 这些简报既可以为领导及时提供第一手的工作信息 也可以丰富企业的文化氛围 调查报告 调查报告是在实地调查获得第一手信息的基础上 通过分析得出反映有关事实的本质特征信息的信息产品 调查报告的撰写 形成 离不开扎实的调查研究功底 调查报告是对整个调查研究结果的客观而又具体的反映 是对调查材料的深入分析研究的总结 因此 熟练掌握调查报告的撰写方法 是秘书必须具备的基本功 案例 秘书小周的工作任务之一就是每天把公司办公室订的各种报纸浏览后 择要提供给总经理 大家都觉得他的工作好 既完成了任务 也满足了自己阅读的需求 可是小周却觉得很难做 一是报纸种类太多了 二是每份报纸上的重要内容太多了 让自己无从下手 所以开始时经常挨批评 提供的量太大 或是提供的内容无必要 你觉得小周的问题是什么 他应该怎么做好这份工作 信息利用 信息利用服务是秘书信息工作的核心阶段 终极目的 如果信息得不到利用或者利用价值较低 那么围绕信息的一切工作都毫无意义或事倍功半 在秘书工作中 信息的利用最重要的是将有价值的信息汇报递送给有关领导和有关管理部门 无论信息起到什么作用 只要它对领导和有关部门 有用 秘书的信息工作就有意义 案例 圣诞节要到了 北京某公司总经理要冯秘书召集公司聘用的外籍人员开一个座谈会 并要求冯秘书将会议的全部情况用录像机录下来 并告诉冯秘书说这个录像要放给公司领导看 冯秘书在经理例会上播放了录像 可是公司领导一看有点傻眼 外籍人员发言全部用的是英语 而且时间也很长 座谈会开了二个小时 冯秘书就放了二个小时 总经理告诉冯秘书 如果他这样当秘书的话 那谁都可以当 如果你是冯秘书 你认为自己怎样做才能让经理满意 第六章信息辅助决策 为领导准备好论证所需的翔实的信息资料 并将这些信息资料系统整理 为参与方案论证的专家准备好所需的全部信息资料 对各次论证会发言要点进行综合 并将主要倾向性意见和建议列出 供抉择 对决策对象及其所处环境条件变化的信息及时分析综合 供参考 当选择过程中任何一个层次上发现问题 都必须根据问题产生的原因与性质 及时地将信息反馈到相应层次中去 以便对决策修订补充 提供论证依据 评价标准等信息 对各种决策方案提出综合评价 为抉择提供科学依据 及时提供决策的背景 条件 目标 策略等信息 秘书信息辅助决策的具体工作 信息贯穿于决策的整个过程 是做好决策的基础工作 秘书通过信息工作辅助上司决策关键是要做好与决策相关信息的收集 加工 开发方法 一 通过调查收集决策对象信息 调查是指通过交谈 答卷等形式获得原始信息资料 秘书通过开展与决策目标相关的调查活动 收集决策对象现实情况的相关信息资料 并对所得信息进行分析 讨论 及时发现问题 避免发生决策失误 调查是实现科学决策的基本方法和途径 二 通过比较分析发现规律 比较是通过对不同的信息资料进行观察 分析 找出两者之间的相同点和不同点 通过比较可以发现和提出问题 达到了解过去 预测未来的目的 进而研究工作活动的情况及其规律 秘书人员在向上司提供比较结果时既要用文字表述 又要尽可能用统计 图表等方法精确地表达 三 通过演绎科学预测未来 演绎是根据原理和经验进行逻辑推理和数学演算得出结论 在信息辅助决策中 秘书人员根据过去和现在信息 根据历史经验 宏观信息 演绎推断事物发展变化趋势 得出结论 指导未来的行动 在决策时对预测结果经过进一步验证 评价之后 才能将其作为制定决策的依据 四 通过归纳实现信息综合 秘书人员通过对收集的信息进行系统的归纳 分析和判断 确定信息之间的相互联系 提高信息的真实性和准确度 并将分析得到的结果加以整合 为决策提供深层次的信息 它是分析法与统筹法 数学法和逻辑法的统一 五 通过优选审慎作出决策 决策最终需要从不同的可行方案和意见中选优 最后决断 这个过程中选优显得十分重要 秘书要运用精确的数字 严谨的逻辑 社会科学的方法 全面评价决策的社会价值 权衡决策执行后可能带来的社会效果 最后作出审慎的决策 第七章文书工作中的发文处理 发文处理程序制文和制发两个阶段 发文处理的具体环节包括 拟稿 审核 签发 复核 缮印 用印 登记和分发 拟稿 1 要符合国家的法律 法规及其他的有关规定 2 情况确实 观点明确 表达准确 结构严谨 条理清楚 用词规范 标点正确 篇幅简短 3 要根据行文目的 发文机关的职权和与主送机关的行文关系正确合理地使用公文文种 例如 有隶属关系的机关之间不能联合行文 政府办公厅 室 与同级政府各部门在一般情况不应联合行文等 4 要做到人名 地名 数字 引文准确 引用公文应当先引标题 后引发文字号 引用外文应当注明中文含义 日期应当写明具体的年 月 日 5 要规范结构层次的序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 6 在公文内使用非规范化简称 应当先用全称并注明简称 使用国际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出现时注明准确的中文译名 7 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 8 要填写发文拟稿纸 它是具有固定格式和项目的文书工作表格 包括公文编号 签发意见 拟稿部门和拟稿人 核稿人 文件标题 附件 护稿时间 主送机关 抄报报送机关 打印份数等栏目 它反映了一份欲发文件的主要情况 审核 审核又称核稿 是指文稿在送交机关领导签发之前 对文稿的内容 体式等进行全面的检查审定 这是提高发文质量的重要程序 是对文稿进行政策把关和文字加工的行为过程 审核的人员 一般由秘书部门负责人负责 也可以指定经验丰富 各方面素质都较高又有较高文字水平的秘书人员来负责把关 审核的任务 审核是否确实需要发文 审核是否符合方针政策 审核措施或者意见是否切实可行 审核文件格式 文种选择和标注是否规范 审核文字表达和标点使用是否准确 审核行文程序和审批手续是否妥当 签发 签发是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后 在发文稿纸上签署批准发文意见 并签注自己的姓名和日期的环节 签发是发文处理过程中最重要的一个程序 文稿一经签发即成定稿 办理人员无权改动 复核 复核是指公文在正式印制前 秘书部门对其进行复查审核 主要包括 审核处理程序 附件材料 文件格式等方面 缮印 缮印是根据发文定稿制成文件正本的过程 用印 用印是文件生效的标志 机关印章应由秘书部门指定专人负责掌管 并建立一定的用印制度 登记 发文登记一般使用簿册式 一般以年度为单位 每年度使用一册 分发 分发是指对印制完毕 需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节 第八章文书工作中的收文处理 一些大中型机关 企事业单位 一般在办公室内设立外收发和内收发 较小的机关 企事业单位 只在办公室或秘书部门设专职文书人员负责本机关 企事业单位的文收发工作 外收发 就是负责把外机关和外单位寄送来的封好的文件收进或发出工作的收发 它把收进的函件原封不动地登记在 收文分送簿 上 然后将原件转送给本机关或企事业单位的有关部门 内收发 就是负责函件拆封 分发 送阅工作的收发 内收发要将外收发送来的函件拆封 登记 并按业务性质分发给有关部门签收办理或直接送机关 企事业单位领导人或办公室负责人阅处 签收 签收就是收件人收到送达本机关 本部门的文件 函件 电报等 经过认真清点之后 在送件人的投递单上签名的行为过程 签收的任务 清点 检查 签字 登记 登记是指将外机关或外单位寄送来的文件 通过拆封以后 用文字记录其存在 来源 去向 时间 编号 内容和处理情况的行为过程 登记是收文的总帐目 是收文处理程序中的关键环节 在收文处理中居于重要地位 登记的形式 登记有簿册式 联单式和卡片式三种 目前 主要使用的是簿册式登记 登记范围 一般来说 凡属公文 正式来往行文 机关内部使用的文件和会议文件等 都要进行登记 分发 分发就是文书人员依照一定的分文原则 区别不同情况 把经过登记的收文发往领导人阅批 或者转往有关部门办理 批准分发原则 凡属方针政策性的 关系本地区本部门全面性的 涉及重大原则的文件 以及文书人员不能判定应由哪个部门负责承办的文件 应先送秘书部门负责人批办 按批示的意见分发 不经过批准随意乱发文件 是文书人员组织纪律性不强的表现 既定分发原则 这种既定的方针 可以是该机关组建以后沿续下来的 可以是主管文书工作的领导规定的 也还可以是领导以往就是如此批办的 文书人员发文时 按照既定方针分发就行了 不需再报领导人批准分发 三主 优先原则 就是本机关的主要领导人优先 主管领导人优先 业务主管部门优先 这样就分清了主次 保证了重点 有利于尽快承办和处理 拟办 拟办是文书部门对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见 以供领导批办时参考 拟办的质量直接关系到文件能否及时有效地得到处理和运转 拟办的特点 参考性差异性概括性 批办 批办是指机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后 对文件如何办理 办理原则和办理过程中应注意的问题做出最后决定 并在文件办理单上加以指示或批示的环节 承办 承办就是遵照领导人对文件的批办意见 根据来文的内容和要求 由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序 承办是文件处理的核心环节 主要包括两个方面的内容 办事 落实文件中要求办理执行的相关事项 办文 针对收文的拟稿回复 即办理复文 从这个意义来说 承办工作既是收文处理的一个环节 又是发文处理程序的起始环节 催办 催办是指文书人员对需要办复的文件 根据紧急程度和承办时限的要求 对承办单位或承办人进行检查催促 以防止文件积压和延误的行为过程 催办的方式 电话催办 信函催办 催办卡催办 登门催办 开会催办等 注办 注办是指对公文承办的情况和结果 由经办人在公文处理单上所作的简要说明 注办文字可以写在文件首页的右上方 附有阅办单的 要在单上记载 在收文登记簿中登记了的文件 要在 处理情况 栏中加以注明 第九章档案收集 档案收集工作的内容档案收集工作的基本要求机关档案室的档案收集工作档案馆的档案收集工作馆藏的丰富和优化 1 档案收集工作概述 一 档案收集工作定义档案收集指将分散形成或保存在各机关 单位或个人手中的档案及散失在国内 外 的档案 或其复制品 按照国家的有关规定 通过例行的接收制度和专门的征集办法 有计划地分别集中到各有关档案馆 室 的活动 二 收集工作的内容 1 机关档案室的档案收集 机关 企业 事业单位档案室对本单位办理完毕 经过系统整理 需要归档档案的接收 2 档案馆的档案收集 接受现行机关永久和长期档案的移交 接受撤销机关的档案 对建国前各个历史时期形成档案的接收征集 档案馆之间交换档案 三 档案收集工作的基本要求 1 归档和进馆档案应齐全完整2 加强馆 室 外的调查和指导3 保持全宗和全宗群的不可分散性4 推行入馆 室 档案的标准化 2 机关档案室的收集工作 一 归档制度归档是指各机关的文件处理部门或业务部门及文件工作者 将工作 生产活动中形成并办理完毕的文件 整理立卷 定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程 二 归档制度的内容 1 归档范围 一般而言 凡是反映本机关工作 生产活动 具有查考利用价值的文件材料 均属归档范围 包括上级机关的文件材料 本机关的文件材料 同级机关和非隶属机关的材料 下级机关的文件材料等 不属于归档范围的文件材料包括 重份文件 一般事务性无查考保存价值的文件 未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿 未经会议讨论 未经领导审阅 签发的未生效文件 本机关领导兼任其他机关职务形成的文件 一般的人民来信等 2 归档时间 机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案 交接双方根据移交目录清点核对 某些小机关的内部机构简单或不设内部机构 文书处理和档案工作由一人兼管 可不必规定专门归档时间 3 归档手续 移交双方必须仔细核对 签字 3 档案馆档案的收集 一 档案馆对现行机关档案的接收1 接收要求 进馆档案应按全宗整理 保持全宗的完整性 进馆档案必须是经过鉴定的 具有长远保存价值的档案 与立档单位有关的资料和全宗有关的检索检索工具 应随同档案一起移交 清点核对 2 档案馆接收档案的期限 省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右 省辖市和县级以下机关应将永久 长期保存的档案在本机关保存10年左右 向各有关档案馆移交 通常采用逐年接收和分段接收的方法 二 档案馆对撤销机关档案的接收 1 机关撤销合并时 严禁把档案分散 毁弃或丢失 应组织人力 对档案进行清理和保管 按规定向有关档案馆移交 或由其职能继任机关代管 2 机关撤销合并时 如有尚未办理完毕的文件 应转交给原机关的职能继任者继续办理后整理保存 3 无论是一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关 还是一个机关撤销后 业务划归几个机关 或一个机关的一部分业务划归给另一个机关 都应把撤销合并前每一机关形成的档案作为一个有机整体 不能与合并后形成的档案相混合 三 档案馆对历史档案的接收与征集 一般采用发布通告 调查研究 广泛宣传等方法 此外 档案馆还应同古旧书店 文物单位 废品收购单位等建立联系 进行协作 使这些单位收购到历史档案和资料 及时收集入馆 四 档案馆之间交换档案 目的为了进一步丰富馆藏 形成地区 民族 专业的特色 4 馆藏的丰富和优化 优化馆藏是指以最低限度的费用消耗 保存社会或机关单位所需要利用的最大限度的档案信息资源 一 目前馆藏工作中存在的问题 馆藏结构不合理 综合性的 方针政策性的 指示性的档案较多 反映具体贯彻落实情况的 具有典型意义的档案偏少 反映一般性工作的档案较多 反映本专业及地方特色的档案偏少 纸质档案较多 其他特种载体的档案则入藏极少 库藏档案的成分不够优化 同一全宗内的重份文件偏多 相关机关的档案全宗之间 重复文件保存偏多 已经鉴定后需要销毁的文件仍然被保存等 库藏的某些全宗的完整性不高 二 优化馆 室 藏的主要原则 1 完整性原则2 系统性原则3 实践性原则4 价值性原则5 特色性原则 地方特色 文化特色 人物特色 时代特色 备注 国家档案局第8号令在机关文件材料归档范围与保管期限界定工作等方面的进行了重大改革 如改革了文书档案保管期限的划分方法 将永久 长期 短期改为永久 定期两种 定期再实行标时制 这就方便了对到期档案的及时鉴定处置 减少保管压力 节省保管空间和人力 物力 从而可以优化库藏档案成分 再如突出了立档单位的主体地位 在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现 以我为主 的思想 规定 指出 机关联合召开会议 联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档 其他机关将相应的复制件或其他形式副体归档 而在划分其保管期限时 主办单位明显高于其他单位 可避免重复归档 从2008年起整理2007年及其以后形成的归档文件材料统一按国家 规定 执行 2006年以前形成的文件材料和已整理入库档案不作变动 仍按原规定执行 第十章档案鉴定 档案鉴定工件的内容档案鉴定的基本原则如何具体鉴定档案价值档案保管期限表解析国家档案局第8号令 1 档案鉴定工作概述 档案鉴定是指对档案真伪和档案价值的鉴定 一 档案鉴定工件的内容1 制定鉴定档案价值的有关标准 包括单行规定和保管期限表2 具体判定档案材料的价值 确定其保管期限3 挑出无保存价值和保管期满的档案 按规定进行销毁或作相应的处理 二 档案鉴定工作的作用 1 它是决定档案存亡命运的基本手段2 它是提高档案管理效益的科学措施 三 档案鉴定的基本原则 要从国家和人民的整体利益出发 用全面的 历史的 发展的 效益的观点判定档案的价值 2 如何具体鉴定档案价值 一 档案价值档案价值是指档案这一客观存在物对人们所具有的实用性或有益性 二 鉴定档案价值的标准 1 档案属性标准 档案来源标准 档案来源是指档案形成者 档案形成者在社会上以及机关内的地位 作用和职能可影响甚至决定档案的价值 一般它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据 档案内容标准 档案内容是决定档案价值最重要 最本质的因素 对档案内容的分析 可着重于三个方面 档案内容的重要性 档案内容的独特性 综合档案馆要注意选择和保存反映本地区政治 经济 历史 文化 地理 民俗等方面特色的档案 档案内容的独特性还包括最大限度地减少馆藏档案重复现象 档案内容的时效性 档案形式特征标准 包括文件的名称 责任者 形成时间 载体形态 记录方式等 2 社会需要标准 社会需要方向 档案人员要站在社会总需求的高度 把握公民个人 机关以及社会各方面的各种需要 摸索规律 开展预测尽可能使选留保存的档案能满足社会各方面的需要 社会需要面 是指需要利用某文件的人或机关的广泛性 在失去现行效用之后 不仅对本机关有查证 参考意义 而且可以作为其它方面工作人员参考和研究素材的档案 就具有 较大的社会意义 具有较高的价值 社会需要时间 档案鉴定人员必须研究利用者对各种档案需要时间有多长 据此决定档案的保管期限 社会需要时间的久暂不同 档案价值也就不同 3 保管条件和费用 现有保管条件 我国是发展中国家 在较长时期内向档案方面投入的财力是有限的 档案馆室的库房建设及设备的增长速度远远赶不上档案数量的急剧膨胀 矛盾十分突出 鉴定工作中 在确定应保存档案的数量和保管期限时 要适当考虑现有的保管条件与设备的承受能力 保管费用 保存档案应考虑效益问题 只有当档案发挥作用所带来的利益 超过因保存档案所付出的代价时 才具有保存价值 但是 考虑档案的效益 不能只考虑经济效益 还应充分重视社会效益 不可顾此失彼 总之 在根据上述标准分析档案价值时 要坚持辩证的方法 切忌机械 片面地强调某一方面 要综合考虑各方面因素 并具体分析这些因素对于每份文件价值构成的具体意义 科学地 全面地把握其价值 3 档案保管期限表 一 档案保管期限表的定义档案保管期限表是用表册的形式列举档案的来源 内容 和形式并指明其保管期限的指导性 标准性文件 它是档案馆 档案室鉴定档案的价值 确定档案保管期限的依据 二 档案保管期限表的类型 1 通用档案保管期限表 它是由国家档案行政机关编制的 各系统 各机关档案保管期限表中各条款的保管期限 应相当于或略长于 通用表 中相应条款的保管期限 而不能任意缩短 2 专门档案保管期限表 3 同系统机关档案保管期限表 4 同类型机关档案保管期限表 5 机关档案保管期限表 三 档案保管期限表的结构 一般由顺序号 条款 保管期限 附注以及总的说明等组成 解析国家档案局第8号令 规定 以 国家档案局令 的形式以布 属部门行政规章 具有法律效力 具有强制性和权威性 规定 是在什么背景下制定的 新中国成立以来 在划分归档范围与保管期限工作方面 迄今为止经历了五次较大的改革 这次 规定 的制定与发布 是我国在机关文件材料归档范围与保管期限界定工作方面的第五次改革 1987年国家档案局颁发 关于机关档案保管期限的规定 机关文件材料归档范围和不归档范围 两个业务文件 近二十年的的实践和应用过程中 对划分机关文件材料归档范围与界定保管期限方面发挥了积极作用 但是 随着改革开放不断深入 档案工作理论与实践的发展以及办公自动化的日益普及 两个业务文件难以适应新形势下机关档案工作和档案馆工作的实际需要 尤其是对档案的鉴定销毁工作和档案移交进馆工作带来一系列的影响 如对反映维护国家 集体和公民个人权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够 某些文件材料归档范围界定过宽 导致重复归档 针对这些情况 对1987年制定的两个业务文件进行了修订 规定 与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化 规定 与两个业务文件相比 不仅形式有所变化 而且内容有较大改变 体现在以下几个方面 1 规定 将原两表合一 2 改革文书档案保管期限划分方法 将永久 长期 短期改为永久 定期两种 定期再实行标时制 方便了对到期档案的及时鉴定处置 减少保管压力 节省保管空间和人力 物力 3 突出了立档单位的主体地位 在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现 以我为主 的思想 比如 规定 指出 机关联合召开会议 联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档 其他机关将相应的复制件或其他形式副体归档 而在划分其保管期限时 主办单位明显高于其他单位 可避免重复归档 4 与1987年规定相比 对一些保管期限作了适当调整 比如涉及到公民个人权益的档案 绝大部分调整为永久保管 体现了以人为本的思想 对上级或下级的来文 其保管期限有所下调 这有利于避免将来档案重复进馆的问题 5 加大管理力度 将备案制改为审批制 审批制代替备案制 这是一个重要变化 其核心在于要使各级档案行政管理部门和各级机关明确各自的职责和义务 确保各单位编制的 文件材料归档范围与保管期限表 的可操作性和适用性 以往各机关制定的文件材料归档范围和档案保管期限表经本机关领导批准后执行 报同级档案行政管理部门备案 规定 施行后 各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表 须经同级档案行政管理部门审查同意后才能实施 按 规定 要求 中央和国家机关编制的本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表 要经国家档案局审查同意后方可执行 关于保管期限 一直以来 文书档案的保管期限都是定为永久 长期和短期 其中长期为16 50年左右 短期为15年以下 国家档案局第8号令改革文书档案保管期限划分方法 将永久 长期 短期改为永久 定期两种 定期再实行标时制 一般分为30年 10年 这是指一般条件 一般情况下的基本划分方法 具体机关可以根据本机关实际工作需要再增设期限档次或调整现有期限 定期保管的文书档案必须实行标时划分 是 规定 的基本要求 定期保管档案之所以要实行标时划分 不能直接注明或写上 定期 主要是便于对机关达到保管期限档案的鉴定销毁工作 明确的标时划分克服了以往对档案保管期限较为模糊的划分方法 避免了以往短期保管档案 15年以下 一般要等到了15年以后才对其开展鉴定销毁工作 长期保管档案 16年 50年 一般要等到50年以后才对其开展鉴定销毁工作的问题 我国对文书档案的保管期限采用标时制尚处于初级起步阶段 与欧美一些国家相比 标时划分还显得较为粗略 这主要是顾及我国档案工作的传统管理方式和整理方法 但标时制代表了档案保管期限划分的改革方向 关于归