如何做一名好秘书.doc

如何做一名称职的秘书10文秘1班 1022220102 黄雪娇在我国，“秘书”一词最早出现在汉代，最初的含义是指物（图书）而非指人。随着时代的变迁和发展，到了二十世纪的辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化，从原先的“图书”转变为从事秘书工作的人或者职位。在国外，自一九五二年，国际行政管理者的协会将每年四月最后一个工作周定为“秘书周”，该周的星期三定为秘书节，并举行相关的庆祝活动。二年，国际行政管理者协会宣布将秘书周和秘书日改名为行政专员周和行政专员日，与当今不断变化的工作名称和职责增加保持一致。由此可见秘书工作的重要。有人说，秘书是没有角色的角色，也许有一定的道理。如果将整个社会生活看成一部大戏，秘书当是这场大戏中的一个普通角色，而由于其职业的特殊性质所规定，在政治舞台上，秘书始终要低调地站在领导者后面，实为一个没有角色的角色。但是如果没有秘书这种小角色，社会往往会缺少了一定的色彩。有的秘书默默无闻，尽职尽责，有的秘书呼风唤雨，精于权术。秘书的生活形形色色，所以如何成为一名称职的秘书显得极其重要。在秘书这个职位上，大多是一些琐碎重复的工作，因而秘书在工作中可能会遇到与上司沟通不好、上司给的某份工作感觉吃力、对琐碎重复的工作感到怨烦等方面的挫折。古曰“天降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为，增益其所不能。” 遇到挫折时应进行冷静分析，从客观、主观、目标、环境、条件等方面，找出受挫的原因，采取有效的补救措施。树立一个辩证的挫折观，经常保持自信和乐观的态度，要认识到正是挫折和教训才使我们变得聪明和成熟，正是失败本身才最终造就了成功。学会自我宽慰，能容忍挫折。要心怀坦荡，情绪乐观，发奋图强。善于化压力为动力，改变内心的压抑状态，以求身心的轻松，从而让目光面向未来。同时，让而不争，勤而不怨，尽心政务是秘书的本份。秘书熬夜守更，伤神累心是家常便饭，平时应高标准，严要求，早来一点，晚走一步，多干一点，干好一点。工作不推三挡四，拈轻怕重，但凡定下来的事就要立说立行，说到做到，不能虎头蛇尾，半途而废。特别是接人待物，办文办会，处理公务，要精益求精，慎重周详，抓纲举目，不出纰漏。要牢固树立爱岗敬业，无私奉献精神，恪尽职守，兢兢业业，全身心投入到工作中去。结合赵老师的讲学加上自己的一点体验，我总结出一下几点。一：重要标准是“有学问”毛主席的几个主要秘书都是经他本人发现和挑选的。他认为：“有了学问，好比站在山上，可以看到很远很多的东西；没有学问，如在暗沟里走路，摸索不着，那会苦煞人。”因此，毛主席选秘书一个重要标准就是“有学问”。 胡乔木的选用，起因于毛主席看了胡在中国青年杂志上发表的一篇文章，发现“乔木是个人才”，点名要调他当秘书。1971年夏，毛主席在回答“胡乔木是什么样的人”时说：“胡乔木为中央起草了许多重要文件。关于若干历史问题的决议，别人搞了几个月，没有搞出头绪。他一写，就写出来了。再论无产阶级专政的历史经验也是他写的，写得不错。”由于胡乔木出色的文字能力，逐渐成为“中共中央一支笔”、“大手笔”。所以在我们的秘书生涯中，深厚的写作功底是必不可少的，这不是一天两天的功夫，阅读大量的古代诗词，阅读古代格言谚语，学习更多的辞藻和成语，加强自身素养，然后多动笔，尝试多运用。具有过硬的文字功底，博览群书，勇于创新，勤于思考，勤于实践，勤于动笔。“积流成河”只有积累的素材多了，才可以有话可说，才可能有事可写，日积月累，一个过硬的“文字城墙”才会逐渐筑起、增厚。只有这样，才能写出令领导满意的作品来。 秘书要学习思考、实践调研。秘书最忌讳不学无术。所以秘书要坚持不断地学习，不能有丝毫懈怠，必须珍分惜秒，知难而进，要广泛涉猎，博览群书，要刻苦钻研，联系实际，要学以致用，蓄势待发，要把不断学习养成一种习惯。“学而思则罔，思而不学则怠”，要善于思考，善于琢磨，要多问几个为什么，多问几个行不行，要透过现象看本质，把深层次问题提出来，把最本质的东西抓住，形成理论。只有这样才能把学习变成有效的学习，才能把经验提升为理论。积累多了，才能厚积薄发，才会有所成就。二：细节成就成败作为秘书，你的能力与机智出了体现在领导的讲话稿里，还体现在平时对某些细节的把握与火候的处理上，都要在处理细节上下功夫。在平时的上班时间里，一个舒适的清洁的环境是必不可少的，每天上班最好要提前二十分钟到达办公室，帮上司把桌子椅子用抹布擦一遍，在客人来的时候倒上茶水，客人一走马上收拾干净，给上司一个清洁舒适的环境，这些不一定要等到清洁工来做。甘于从小事做起，乐于处理上司交代的琐碎的杂事，不厌其烦。在上司让你出谋划策的时候，当你有自己独到的见解，要向上司汇报的时候，应以征询的语气谈出自己的想法和建设，末尾加上“老板，您觉得行吗？”之类的问询语。这样做的好处在于给上司最后的定夺做出铺垫。结果无论如何都好，如果意见被采纳了，就成了上司的意图，满足了上司的成功感，要让领导觉得你就是他生命力要寻找的秘书，如果没有你，他就像失去了左手右臂那样不方便，要找到自己的不可替代性。 秘书大量的工作，都是一些琐碎的、繁杂的、细小的事务。这些事做成了、做好了，并不见什么成就，一旦做不好了、做坏了，就使其他工作和其他人的工作受连累，甚至把一件大事给弄垮了。每一个细节的疏忽，都可能对整体上的成功形成一票否决。“细节造成差距”，忽视细节就会付出代价。 对于秘书工作来说，这些道理尤为重要。秘书工作是辅助性、服务性的工作，大量的事情都是平凡而琐碎的。并且即便是很具体的一件事，也往往不能自己做主，经常需要向领导请示报告。这些“小事”做好了，工作正常运转，别人甚至感觉不到因为这些事情往往都是在幕后、在台下做的。而一旦忽略了某些“小事”，却往往会导致“惊天动地”的大事，给事业造成损失。在秘书工作中，忽视细节而付出的代价往往是很严重的。这方面的例子恐怕每一个从事秘书工作的人都能讲上几个。 虽然大量的秘书工作都是具体而琐碎的，但它们往往都直接服务于一个地区或部门的领导集体，联系着一个地区或部门的工作全局，关系到一方人民群众的根本利益。“天下大事，必作于细”，这句话对秘书工作来说非常适用。时刻保持对于细节的敏锐感觉，切实关注并做好每一个细节，是做好秘书工作的基本条件可以说，重视细节对于秘书工作的重要性，怎样强调也不过分。一个不屑于做具体工作的人根本不适合从事秘书工作；一个不善于把细节做细做精的人不可能把秘书工作做好。善于观察、超前规划。“月晕而风，础润则雨。”任何事物都有其规律可循，关键是我们能不能去发现它，去认识它，去把握它。秘书工作是为领导服务的，在领导身边工作，接触面大，信息量大，一定要注意观察各方事物，准确地掌握观察的目的、对象和重点，并及时地将观察内容加以总结、升华，遴选出有价值的东西，形成合乎实际的理性认识。要观察研究领导的工作方法和工作思路，实现和领导思维方式上同步、工作方法上一致、生活习惯上对接，这样才能在关键时候一点就通，适时到位，服务于无形。三：四个不让秘书这个职业确实很微妙，很嗅觉，很牵连，很弹性，很夸张，很辐射。作为秘书除了要有善解人意的能力，遇事三思的稳健，以及淡定从容的心态，有六个不让也是要长期坚持的。不让就是不让高高在上，骄傲自满的情绪在自己身上滋生。定位准确、勤奋敬业。秘书工作是联系上下、沟通各方的桥梁，也是各方面矛盾的汇集点，如果找不准自己的角色定位，就会导致失职或越位，必须正确认识自己工作的意义和价值，定准自己的角色，每项工作每件事情都要高标准、高质量、高效率完成。同时，秘书工作的性质是服务，不是决策，要力求找准服务领导的对接点，找准参谋与尽职尽责的融合点，把握适度原则，力争使工作到位不越位。不让领导部署的工作在自己这里延误 “让而不争，勤而不怨，尽心政务”是办公室秘书的本份。通宵伏案，伤神累心，备受煎熬是家常便饭，甚至有人说秘书是机关疾病的“标本”。但无论怎样工作还是要高标准、严要求，多干、干好，不推三阻四，拈轻怕重，但凡定下来的事就要立说立行，说到做到，特别是在接人待物、办文办会、处理公务方面。此外要慎重周详，抓纲举目，不出纰漏，要牢固树立爱岗敬业，无私奉献精神，恪尽职守，兢兢业业，全身心投入到本职工作中去。不让各种差错在自己这里发生，不要“贪污”信息。秘书是领导最重要的信息渠道，必须保持这个信息渠道的畅通无阻，最重要的是不“贪污”信息。秘书不应是信息的受体，而是载体，不能独占信息。领导身边无小事，需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本，原汁原味地传递给领导。畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策，在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”，更不能遗失，如果信息走样，必将影响领导决策。不让领导形象在自己这里受到影响。做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒忙。何为纯正？我认为就是要做一个纯朴正直的人。有人说秘书是领导的一面镜子，不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里，秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此，秘书谨言慎行，时刻牢记自己的一言一行不是个人行为，若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利，就会不仅害了自己，误了工作，帮了倒忙，也败坏了领导的名声，甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务，是信任，也是考验。因此，要经得住考验，要在“纯”、“正”两字下功夫，纯净自己的心灵，端正自己的人生观。四：良好的心态经过赵老师一学期的辛辛教导，我觉得作为秘书还要有一个良好的心态。既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自