公务员国家礼仪—7会议.doc

公务员国家礼仪第七集 会议公务员在日常工作中经常要做的一项工作就是召开会议，要想使会议召开得好、召开得有成效，除了设计好会议的主题以外，在会议礼仪方面也有一些注意的问题。我们作为公务员都需要面对的，不仅仅是你作为组织者召开会议，有的时候还要参加会议，人家开会你去了。一、会议礼仪概述所谓会议，又叫聚会，是两个以上的人、多人、或者多个组织和团体就预先商定的议题、为了更好地进行工作而展开讨论、达成共识，是这样一种人际交往的常规形式。虽然我们不能说国家公务员以开会为主旨，但是每一名公务员大概在日常工作和交往中是离不开开会的，各种各样的会议，座谈会、办公会、报告会、纪念会、庆祝会、新闻发布会、博览会、展示会、陈列会等等。作为每一名国家公务员，不论是组织会议也好，参加会议也好，以下三个方面的问题是我们每个人、人人皆知的基本会议礼仪。第一，端正会风。第二，做好常规的例行的会务工作，你组织会议，肯定要做好必要的会务工作，选场地、准备基本文件、安排食宿等，组织过会议的人都知道，这是例行公事，这个我们叫做会务工作，与会议有关的事务性工作。第三，也是我们每一名国家公务员都心知肚明的一个例行公事，排列会议的位次，这其实是会务工作的一个特殊的方面。开会总要安排座次，坐不满不行，开20个人的会组织了100个人的场地，你寂寞不寂寞，你冷清不冷清，如果你开100个人的会议，安排了20个人的位置，他又有人没地儿坐。座位尊卑有序，所以在日常交往中，会议位置的排列也是每一个公务员都注意的、关注的。会风的端正、会务的工作、会议的位次，是我们例行公事的会议礼仪。二、端正会风端正会风这个问题应该是目前党和国家以及全社会所关注的一个问题，所谓会风是指有关会议的风气，不可否认，目前而论，我们国家公务员所参与的、所组织的绝大多数会议都是必要的、都是有益的、都是有助于我们正常顺利地开展工作的，但是与此同时我们也注意到有极个别的会议是不必要的，是以举行会议为名而做其它的事，旅游、休闲、度假、吃喝，以此为开会之名，给别人不务正业的感觉。我们也注意到，有个别国家公务员参加会议态度不端正，开会去了就睡，对他来说开会不累，因为没他的事，或者不关他的事，事不关己高高挂起，用心不专，所以有鉴于此，对于我们国家机关也好、对于政府部门也好、对于每一名国家公务员也好，端正会风是非常重要的。因为会风好不好是我们会议的效果能不能够得以保障的问题，会风好不好也是我们会议是不是有效的问题，也是我们每一名国家机关工作人员对待会议的基本态度的问题，所以要置之首位。1、避免形式主义具体而论，端正会风涉及到下面几个方面。首先就是要避免形式主义，我们有些人包括有极个别的领导，以开会作为自己政绩的一项内容，议而不决、决而不行，没有必要、滥开会议。其实我们在举行会议的时候，首先要注意避免形式主义，可开可不开的会，绝对不开；能够短开的会，绝不长开；能够小开的会，绝不大开；能在本地开的会，绝不到外地去开。不能够华而不实，只图形式不讲内容，而且为了提高办事效率、为了清正廉洁地树立我们的机关形象，我们也可以尝试一方面削减会议，一方面利用一些现代科技手段，从节省成本、提高办事效率的角度来讲，召开新型的会议比如网络会议、电视会议、电话会议，你设想一下这会节省多少人的时间、精力以及政府的金钱，所以我们在端正会风的时候，首先要强调克服形式主义。2、严格地控制会议其次我们要严格地控制会议，上到中央下到地方，现在各级政府对控制会议都有非常明确的要求，比如一年开会的数量上有控制、开会的规模上面有控制、开会的地点上面有控制、开会的时间长度上面有控制、开会的经费也要控制，严格控制会议，将提高我们的会议效率，将避免借会为名而行浪费腐败之实。所以我们强调，控制会议是端正会风的另外一个要求，说到底，控制会议是为了避免铺张浪费，控制会议是为了使会议更加地行之有效，不能认为控制会议就是不开会，有些事情还是需要通过会议来解决的，举行必要的会议将集思广益、发扬民主，将使我们的工作更加顺利地进行，这个是必要的，所以不能从一个极端走到另外一个极端，遇到一些不必要的会、铺张浪费的会，就否定政府所举行的任何会议，那也是大可不必的。我们刚才在谈到端正会风的时候，特别要强调要提高会议的效率，提高会议效率是改善政府形象、提高我们整个国家行政机关的办事效率的重要一环，提高会议的效率除了我刚才强调的要避免形式主义、要改善我们的会议的形式之外，下面几点也是可操作的。3、集中主题首先就是要集中主题，在必要的情况下，一个会议应该只有一个主题，我们经常发现有些无主题会议，例行公事、发发牢骚、议而不决、决而不行，会议要有一个确定的主题，要围绕这个主题，有议必决、有决必行、有行必查，要兑现会议的基本要求，这就要求我们会议主题要集中，否则一个会议20个主题、30个主题也难以保证议而执行。4、压缩会议的内容其次就是要注意压缩会议的内容，确定主题、集中主题是为了压缩会议的内容，有些文件可以在会前下发到与会者手里，其实就没有必要在会上再照本宣科去朗诵一遍了，有些材料可以在会前通过互联网、电话、电视进行讨论和交流，那也没有必要临时去走过场，所以压缩会议内容是非常重要的。我们党和国家的许多领导同志在这个方面已经率先垂范，有一次重要的人大会议，我们一个领导人上去作报告，他说有关文件已经发给各位，我这里就不再照本宣科了，只把要点说一说，结果大家掌声雷动，因为文件大家其实都看过了，有些重要的文件，该念还是要念，该讨论还是要讨论，但是有些内容可安排可不安排，是要压缩的。压缩会议的文件、压缩会议的内容将节省时间、将提高会议的效率。5、限时发言最后还有一点要注意的，就是在正式的会议上要进行限时发言。这一点我们以前也强调过，我们国家很多同志这个方面没有太大的意识，这跟过去小生产社会、小农意识的时间观念不强有关，我们老百姓也好、政府公务员也好，有的时候发言喜欢讲一句口头禅，“我来说两句”，重要的会议我们提倡限时发言，不论是高官还是平民，不论是部级公务员还是副科级公务员，要求你讲五分钟、限定你发言五分钟，到此为止不能够一再拖延、一再延长，所以限时发言是提高会议效率、端正会风的重要一点，也是我们各级行政机关开会时值得借鉴的。6、遵守会议纪律与此相类似，我们安排会议的时候、在安排会议的具体时间方面，这样的问题也值得注意，端正会风还强调另外一点，不仅是组织会议，还有参加会议的问题，当我们每一名国家公务员出席会议时，不管你是会议的召开者、主持者、发言者还是旁听者，都要遵守基本的会议纪律，要按时到会、专心参会、洗耳恭听。下面几点我们特别强调公务员要注意，第一，准时赴会，不仅是要按时到会、结束、告退，而且不准中途离开，这是非常重要的。第二，公务员在参加会议时要明白专心听讲、洗耳恭听、专心致志，不能在会议上不务正业、交头接耳、四处走动、看书、看报、收听音乐、接听电话，这是非常不好的，既是对会议发言者、主持者、召开者的不尊重，同时也有损我们自身形象。第三，求公务员在遵守会纪的方面要注意维持会场的秩序，不论你对会议的发言人的意见是肯定还是有意见，一定要让别人把话说完，不能够愤然告退、不能够表示谴责、不能够当众和别人进行争辩、也不能够大声喧哗，这是非常重要的。破坏了会议秩序，不仅是对主持者、召开者、发言者的一种不尊重，而且也是一种自身形象的损坏。三、会务工作会务工作是一个十分细致和复杂的工作，很多细节都马虎不得。所谓会务工作是指的作为会议的主办者、召集者和工作人员在会议召开的一系列整个的过程中自始至终需要注意的一些相关的事务性工作。从政务礼仪的角度来讲，会务工作主要包括三点。第一，会前的筹备工作；第二，现场的日常工作，就是会议召开时的工作；第三，会后的收尾工作。我们一般简称会前、会中、会后，政务礼仪对这三个方面都有一系列具体的规定。1、会前工作要点会前我们做的会务工作，主要就是要做好会议的筹备，首先你要明白几个要点，第一会议的题目是什么，你开会你得确定一个会议的题目，否则谁来参加，人家来了不知道你开什么会；第二是选定必要的场地；准备必要的工具，多媒体、必要的交通工具、餐饮食宿之类，时间长的会议、必要的工作人员、会议准备的工作班子、有关的文件等等，所以会议的筹备工作非常重要。具体而论，大概下面几个点是重要的。首先，要拟发正规的会议通知，这是政府举行正式会议时与众不同的一点，凡重要的以政府机关举办的会议要发出正式的会议通知，会议的名称、会议的地点、会议的参会人员 、会议的基本要求，在会议通知上要明确地说明，这是政府例行公文的基本要求之一。第二，要准备好会议的基本文件，会议的议程怎样安排，会议的开幕词、闭幕词、主题报告、有关基本文件，这个方面不可疏忽。第三，注意会议的例行工作，会议的例行工作包括比如会场的选定、会议基本用具的准备，比如桌签、饮料、麦克风、喇叭、摄影、摄像、录音、会议记录等等，缺一不可。当你开会的时候突然发现麦克没有声音，发言者有兴趣吗？当一个重要的会议没有留下必要的音像和文字资料，不感到遗憾吗？所以这样的有关会议的准备工作，是我们在前期中需要注意的，我们一般称为会前，会前的准备工作。2、会中工作要点所谓的会中，就是开会的期间，会议现场要准备的工作。会场举行的整个过程中，作为会议的主持者、主办者和现场的公务人员，大概有下面几项工作是需要注意的。第一，要做好会议参加者、与会者的接待、迎送工作，重要的客人、团队的客人休息室在哪里、行进路线在哪里、规定就坐的位置在哪里，需要我们做现场的引导和迎送，这是我们讲的临场会务工作中最重要的一点，迎送和引导。其次，大型会议有时候还要注意，会议的签到和文件的发放，重要的会议文件你要现场发给他，需要签到，签到一般现在有这么几种形式，第一交卷儿，跟看电影似的把票交了，就凭票入场了，避免其他人滥竽充数；第二签字，自己签名划到，这比较传统的，现在一些重要的大型的会议为了提高效率，避免其他人混进我们的会议或者破坏我们的会议，一般采用电子签到，凭专用的电子卡、信息卡，刷卡入会，跟上班刷卡是一个形式。不管哪一个形式，会议的签到是必要的，它将督促我们不能缺席或者早退，同时将使我们对与会者的总体的数量有所了解。会议的现场工作的下一点就是记录，重要的会议需要安排会议记录，这项工作我们是需要注意的，不管是影、音、录像还是文字，都要进行必要的记录，特别要注意的是最好采用多种记录方式，避免使我们有些重要内容、重要的信息出现缺损和遗漏。会议的临场工作还要注意的就是饮食问题、住宿问题，会议假定举行三四个小时，大家不能不吃不喝，会议举行多天的话，外地的客人要有地方住，这也是我们现场工作时需要注意的。最后一点，其实是跟我们会后工作有关的，也和会前工作有关的，就是要做好现场有关资讯的收集，不仅要记录，而且要通报，要编写必要的会议简报。如果是大型会议、分不同代表团的会议，我们要有专门的联络员和工作人员，使会议和主席团和会议的主办者及时地进行交流和沟通，这也是我们临场会务工作者需要注意的问题，这是关于会中需要注意的地方。3、会后工作要点当会议结束的时候，也就是会后，我们大概需要做的工作有这么几点。第一，形成必要的文件，会议的决议、会议的通知、会议的基本精神必要的话，我们要形成书面的文件，以便贯彻、执行、监督和传达。第二，与此相类似，会议的参加者和主持者要贯彻、落实、执行会议的精神，光有文件不传达、不落实、不执行，议而不决、决而不行是不可以的。再者，就是有关会议的材料和善后工作，需要做好必要的处理，一些涉秘的内容或者是需要销毁的内容该存的要存、该归档的要归档、该收回的要收回、该销毁的要销毁，这个也非常重要。最后，作为会议的组织者和筹办者，还要协助与会者的返程，要善始善终。这就是我们讲的会务工作，是会议整个进行各个环节中的基本注意事项。四、会议位次的排列在会务工作中，摆放会议来宾的名签也是一项非常有讲究的工作，这也是我们广大国家公务员在日常工作和交往中重视的一个问题，也是有些同志感到比较棘手的一个问题。有人说请上坐，但是不知道哪个座位是上座，我多次受过这种待遇，被人家好心好意地给弄到下座去了，这种事是有的。一般来讲，我们在面临会议的位次排列的时候，有三个问题要解决。第一个问题就是这个会议有没有必要排列位次，有的时候小型会议两三个人，那就没必要煞有介事地排位次了。第二就是这个会议是什么样的性质和形式，内外有别、中外有别，不同性质的、不同形式的、不同规模的会议，坐次排列讲究不一样。第三就是要注意会议的规范性位次排列、标准化做法。一般来讲，我们所面对的政务会议、公务会议大体上是两种，第一种是小型会议，第二是大型会议。小型会议一般是指本系统的内部的会议，大型会议一般是讲的跨行业、跨部门、跨机关、跨地区的一种综合性的会议，下面作分别的介绍。1、小型会议位次排列首先关于小型会议位次排列，一般强调以下几个点。第一，我们强调是面门设坐，小型会议一般讲究面门为上，就是主席台、主持人、发言人是面对会议室正门的，这一般人都知道。第二，居中设坐，就是中央的位次高于两侧，所以你要有必要排列位次的时候，一般中间的位次高。再者，我们一般强调可以自由择座，内部会议小型会议自由择座的意思，实际上就是不排位次。小型会议特别要强调就是面门为上，再者如果这个小型会议主持人不是一个人的话，还要注意强调左高右低，我在讲国际礼仪的时候强调了中外有别，中国人是讲左高的，这里讲的左和右是当事者自己之间的左和右，倘若我们两个人一个人是局长、一个是副局长，现在在主持会议，电视观众看我们的话，左侧的我就是局长，这是我们政务礼仪、位次排列的基本要求，这是小型会议。2、大型会议位次排列我们更多地遇到的一种会议，我们不管是组织还是参加的会议，有的时候是大型会议，大型会议实际上涉及到两个问题。第一，主席台上位次的排列；第二，与会者位次的排列。主席台位次的排列，实际上是三个点，第一主席团，就是台上所有人怎么排；第二主持人；第三发言人。（1）、主席台位次排列主席团位次的排列，国内外的做法差不多，首先是讲前排高于后排，其次中央高于两侧，第三恐怕中外有别，政务礼仪是按照我们传统来的，左高右低，就是左侧的人的位置比右侧的人位置高，这是需要我们要注意的。接着是关于会议主持者的位置，一般会议主持者的位置有三个讲法，第一他是应该坐在头一排的，主席台头一排的；第二他可以坐在会议的第一排的居中的位置，是主席团的头一排的中间的位置；除此之外他还有一个位置可以坐，就是在头一排的任意位置，是按照他的级别和职务可以排列的位置，当然一般的情况下，重要的会议往往会请主持人居中坐的，以示会议的隆重和对主持人的正规，因为会议的主持人实际上是会