办公自动化电子表格.ppt

办公自动化 办公自动化 OfficeAutomation 简称OA 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式 是当前新技术革命中一个技术应用领域 属于信息化社会的产物 办公自动化没有统一的定义 凡是在传统的办公室中采用各种新技术新机器 新设备从事办公业务 都属于办公自动化的领域 主题 电子表格Excel2003 代课人 高纯联系方式615638 QQ 465729719 Excel的主要功能 1 数据记录和整理2 数据计算3 数据分析4 商业图表制作5 信息传递6 自动化Excel的功能和用途 学习目的与要求 通过本章学习掌握并能够熟练操作电子表格的建立及格式化 以及如何正确输入和快速的输入数据数据 包括分数小数等 第一章 目录 6 1界面与常用术语6 2工作表的常规操作6 3工作表的计算6 4工作表的数据库功能6 5案例 小组成绩分析 6 1界面与常用术语 编辑栏位于Excel窗口顶部的条形区域 用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式 编辑栏的名称区与编辑区中有 fx 三个按钮 分别表示取消 确认和插入函数操作 单元格工作表中行列交汇的小格子 用于保存数值 文字 声音等数据 它是Excel处理信息的最小单位 一个单元格最多可容纳32000个字符 单元格地址 编号 表示单元格在工作表上所处位置的坐标 例如 第C列和第3行交叉处的单元格 其编号为 C3 行号范围1 65535 列标范围A Z AA AZ BA BZ IA IV共256列 活动单元格当移动鼠标到工作表内时其形状变为空心十字架 单击某单元格 这时该单元格四周框线变粗 该单元格又称为当前单元格 俗称激活单元格 用户只能向活动单元格内写入信息 编辑栏的名称框显示的是当前单元格 或区域 的地址 编辑区显示的是当前单元格的内容 或公式 工作表用于存储和处理数据的主要文档 即电子表格 工作表由排列成行或列的单元格组成 一个工作表最多含16777216个单元格 65536 256 工作表总是存储在工作簿中 Excel允许同时在多张工作表上输入并编辑数据 并且可以对多张工作表的数据进行汇总计算 区域工作表上的两个或多个单元格 这些单元格可以相邻或不相邻 通过对区域的引用实现工作表的主要操作 如计算 生成图表等 工作簿包含一个或多个工作表的文件 扩展名 xls 该文件可用来组织各种相关信息 其默认文件名为Book1 xls 一个工作簿最多包含255个工作表 默认情况下一个工作簿含3个工作表 默认名称Sheet1 Sheet2 Sheet3 工作表可以重命名 增加 删除 6 2 1数据输入 1 单元格宽度有限 怎么输入长字符串 如在A2单元格输入 中国北京清华大学出版社教材部 当在活动单元格内输入数据的宽度超过了单元格的宽度时 有三种处理方法 若右侧单元格无内容则当前单元格自动扩宽 成为宽单元格 若右侧单元格有内容 则超宽部分自动隐藏 可通过双击列标后的竖线或选择 格式 列 最合适的列宽 命令 将隐藏内容显示出来 用Alt Enter强制断行 实现在一个单元格内输入几行数据 2 数值字符串输入数值字串是数字的组合 不具有数字的含义 如编号 身份证号 不能进行数学运算 如求和 求平均等 其输入方法有两种 先输入单撇号 再输入数字 如在A3格输入编号 001 直接输入001结果变成了1 应该输入 001 或先设单元格格式为文本 然后再输入数字串 设置单元格格式的方法是在 单元格格式 对话框中的 数字 选项卡中设置 3 分数的输入分数有真分数和假分数两种 输入真分数时 先输入数字0和空格 再输入内容 输入假分数时在分数和分数之间还要输入一个空格 4 大数值的输入比如输入身份证变成了科学计数法的形式5 10802E 17 5 逻辑型数据输入Excel中某条件成立用 TRUE 表示 否则用 FLASE 表示 如在A2内输入 5 2 则显示值为 TRUE 6 时间和日期型数据的输入先试验一下 在某单元格内输入3 2时 显示结果 3月2日 在某单元格内输入 3 2 显示结果为1 这说明当输入的数据符合某种格式时 Excel将自动以该种格式存储数据 所以当输入06 1 1时 系统认为是日期2006年1月1日 当输入8 30 21 45时 系统认为是时间 也可以在单元格内同时输入日期和时间 二者之间以空格分隔 7 智能填充数据填充柄活动单元格右下角的小黑块 拖动它可以实现智能填充 具体填充方法 在当前单元格中输入数据序列中的任意一项 纵向或横向拖动填充柄至某单元格 松开鼠标 若数据序列用完 则从头开始循环填充 填充相同数据项对时间或日期数据 按住Ctrl拖动填充柄 对字符串或数值型数据 直接拖动填充柄 这种填充其实是复制单元格数据 图6 7 序列 对话框递增方式填充数据项对时间或日期数据 直接拖动填充控制手柄 对数值型数据 按住Ctrl键拖动填充控制手柄 快速填充不拖动填充柄也能实现填充 主要是日期 等差或等比序列 例如在A1 F1单元格填充等比数列1 3 9 27 81 243 在A1内输入1 选中A1 F1区域 选择 编辑 丨 填充 丨 序列 命令 按图6 7设置参数 单击 确定 按钮即可 6 2 2选择区域 1 选整行或整列单击行号或列标 此时还可通过 格式 行 或 列 设置行高 列宽 当然也可直接拖动行号或列标的边线调整 2 选整个工作表单击 全选 按钮 行号1的上边列标A的左边 或按快捷键Ctrl A 3 选区域按住鼠标左键从一个单元格拖动到另一个单元格 则相应的矩形区域被选中 在名称框内输入单元格首尾编号后按Enter键 形如A5 B2 F5等 也可配合Shift或Ctrl键作连续选择和间断选择区域 4 条件选定选择满足条件的若干单元格 这个功能非常有趣 选择 编辑 定位 命令打开 定位 对话框 在 引用位置 处输入区域名称或单击 定位条件 按钮 打开 定位条件 对话框 如图6 8所示 6 2 3区域数据的清除与区域格式设置 1 区域数据清除选中区域 选择 编辑 清除 命令 弹出级联菜单如图6 9所示 根据需要进行选择 欲保留区域格式只清除其内容 选择 内容 或直接按键盘上的Delete键 欲清除区域格式只保留内容 选择 格式 格式和内容欲同时清除选择 全部 当然 可用同样方法清除区域的批注 2 区域格式设置所谓格式是指数据的类型 精度 字体 边框 底纹 对齐方式等 设置区域格式的方法是 右击选择区域 从快捷菜单中选择 设置单元格格式 打开 单元格格式 对话框 如图6 5 根据需要通过各个选项卡进行设置 6 2 4删除与插入 删除分删除整行 整列 单元格 区域等几种删除方式 右击活动区域 从快捷菜单中选择 删除 打开 删除 对话框如图6 10所示 根据需要作相关选择 插入右击活动单元格 从快捷菜单中选择 插入 打开 插入 对话框如图6 11所示 根据需要作相应选择 6 3工作表的计算 6 3 1运算符算术运算符 比较运算符 文本运算符和引用运算符 6 3 2引用单元格 1 相对引用公式中的相对单元格引用 例如A1 是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置 如果公式所在单元格的位置改变 引用也随之改变 如果多行或多列地复制公式 引用会自动调整 默认情况下 新公式使用相对引用 2 绝对引用单元格中的绝对单元格引用 例如 A 1 总是在指定位置引用单元格 如果公式所在单元格的位置改变 绝对引用保持不变 如果多行或多列地复制公式 绝对引用将不作调整 绝对引用的标志是符号 3 混合引用混合引用具有绝对列和相对行 或是绝对行和相对列 绝对引用列采用 A1 B1等形式 绝对引用行采用A 1 B 1等形式 如果公式所在单元格的位置改变 则相对引用改变 而绝对引用不变 如果多行或多列地复制公式 相对引用自动调整 而绝对引用不作调整 4 三维引用公式中引用本工作表单元格地址 简单而应用广泛 其实 跨工作簿 跨工作表单元格地址也可以引用 只需在单元格地址前进行一些限定 6 3 3函数 Excel提供了11类函数 分别是数据库函数 时间日期函数 外部函数 工程函数 财务函数 信息函数 逻辑运算符函数 查找和引用函数 数学和三角函数 统计函数 文本和数据函数 每一类又有若干个函数 共有数百个之多 常用的函数下表所示 6 4工作表的数据库功能 Excel的数据库功能主要指Excel工作表在数据管理方面的功能 如有效性设置 追加记录 删除记录 查找记录 修改记录 排序 筛选 分类汇总等 排序数据1 使用排序按钮排序2 使用 排序 对话框排序 筛选选择 数据 自动筛选 命令 则自动筛选箭头显示于筛选区域中列标题的右侧 单击该箭头 弹出下拉列表框 根据需要设定条件 高级筛选第1步 构造条件区域第2步 实施高级筛选 分类汇总分类汇总指按某列的类别对数据作进一步的汇总 汇总的方式有求和 求平均 统计个数 找出最大值 找出最小值 有效性设置 安全性设置安全性指对工作簿 工作表 区域 单元格的数据进行保护 防止别人非法修改 还可把工作簿 工作表 某些行列 单元格公式隐藏起来 让别人看不到 保护工作簿相当于保护了工作簿中的所有工作表 方案1 打开或修改工作表时需要密码 方案2 保护工作簿的工作表和窗口 禁止对工作表插入 删除 移动等操作 图表 创建图表图表可以分为内嵌图表和独立图表两种1 用图表向导创建图表2 用 图表 工具栏创建简单的图表 学生成绩单数据库 图表向导 4步骤之1 图表类型 对话框 图表向导 4步骤之2 图表源数据 对话框 图表向导 4步骤之3 图表选项 对话框 图表向导 4步骤之4 图表位置 对话框 用图表向导创建的图表 图表 工具栏 图表的编辑图表的移动 复制 缩放和删除改变图表的类型图表中数据和文字的编辑删除数据系列 添加数据系列 改变数据系列产生方式 修改和删除文字 设置图表选项 图表的格式化 选中图表 在菜单栏上选择 编辑 图表区 选项 或在快捷菜单中选择 图表区格式 选项 或双击图表对象 弹出相应的格式设置对话框 若双击图表区 弹出 图表区格式 对话框 可以为整个图表区域设置图案 字体 属性 若双击数值轴或分类轴 弹出 坐标轴格式 对话框 可对坐标轴的图案 刻度 字体 数字对齐方式进行设置 若双击图例 弹出 图例格式 对话框 可对图例的图案 字体和位置进行设置 6 5案例 小组成绩分析 通过本案例 学会rank 和if 函数 条件格式 数据透视表 数据透视图 打印输出等实用的新功能 以及Excel数据处理的一般步骤 实例6 3 某学习小组有10位同学 其各课程成绩如表6 4所示 试对该小组的成绩进行分析处理 具体内容为 1 计算每个同学的总分 平均分 等级 名次 2 计算单科平均分 最高分 最低分 3 分别计算男生和女生的单科平均成绩 4 将单科不及格的成绩用红色表示 及格的成绩用蓝色表示 5 生成数据透视表和透视图 以便数据分析和汇总 6 格式化表格 7 输出表格 习题 1 通过帮助 学会将当前工作表移入另外一个工作簿的方法 2 在Access或VisualFoxPro中建立一张数据表 然后将它导入到Excel工作表中 提示 使用 数据 导入外部数据 命令 3 试将Excel图表插入到Word文档中 将Word表格复制到Excel工作表中 4 找出Excel中你认为最基本的10个术语 并解释之 5 你认为Excel的缺陷是什么 你希望Excel还应该有什么功能才完善 6 一名教师承担多门课程教学 每门课程周学时不同 试在Excel中设计一个按月统计各位教师工作量的系统 原始数据请假设 7 Excel提供网上多用户同时操作工作表的功能 查阅资料 学会相关操作 8 红旗公司人事档案表如下 在Excel工作表中按要求完成 习题 1 建立工作簿文件 红旗公司 xls 在 人事档案 工作表中录入标题 并利用记录单输入原始数据 并设表格边框 冻结表头 2 表格数据水平 垂直居中 有关工资两列整数部分千分位逗号分隔 保留两位小数 冠人民币符号 3 计算工龄 提示 用TODAY YEAR 函数 4 根据工龄计算新基本工资 在原基本工资的基础上 工龄大于10年者上浮500元 否则上浮200元 提示 用IF