美的公文及流程管理培训.ppt

公文及流程管理 营运与人力资源部2010年10月 目录 第一部分公文管理一 事业部规范的公文二 公文管理流程管理三 公文管理正文管理第二部分流程管理一 流程变更 管理员变更申请 第一部分公文管理 一 事业部规范的公文1 压缩机规范的公文范畴 以组织架构为依据 一级部门发文 以公文为例 制冷集团规范的公文需严格按照制冷集团规范的格式 流程下发 非制冷集团规范公文范畴 建议参照公文管理标准 进行统一的标准化管理及备案 第一部分公文管理 一 事业部规范的公文2 公文的主要内容 以事业部为例 公文 会议通知 会议纪要 体系文件 联络函 请示文件 公文的主要内容原则上一一对应 例如营运与人力资源部 文件内容大致可分为 营运与人力资源部公文 营运与人力资源相关体系文件 营运与人力资源会议通知 压营会字 会议纪要 联络函 营运与人力资源请示文件等内容 事业部文件采用模板集中管理 即 公文 会议通知等 分别统一放置于一个类别下 第一部分公文管理 二 公文的电子流程管理1 公文发布的主要原则 总体原则 公文的主要内容 即 公文 会议通知 会议纪要 体系文件 联络函 请示文件等涉及任何一种公文形式的 MIP均有相应的流程模板 通过电子流程下发 对内公文发布 原则上要部门第一负责人或其授权人签发 对外公文发布或递交报告 主要原则 依据分权手册规范 由相关部门提案 审核 备案 第一部分公文管理 二 公文的电子流程管理2 公文电子流程起草的标准化 公文管理 流程 版本 关联文档 权限机制部分根据公文实际需求设定如流程需设定传阅范围 请起草人在流程处理意见中 标注传阅范围 方便信息员传阅 公文标题根据所属模板以 密级 冷压字 2010 000号关于 的通知 决定 根据公文密级选择相应级 机密 绝密信息参考涉密信息管理相关规定 冷压字 2010 000号 需事业部总裁签发的相关文件标注签发人 其他文件无需标注 第一部分公文管理 二 公文的电子流程管理3 公文的传阅及管理 各部门信息员传阅前 需仔细阅读各节点审批记录 根据审批记录相关意见进行传阅 如公文标题中 标注了敏感 秘密 机密 绝密公文 请谨慎传阅 公开信息的公文可在权限机制 可阅读者处选择相关部门 相关部门在公文展示处可阅读到此信息 但无邮件提醒 机密信息需在权限机制处可阅读者处设为空 且附件权限应设为不可打印 下载 拷备 原则上留存在MIP系统中 不另行存档 抄送相关人员节点处维护的部门或人员 可从公文展示 邮件及待阅事宜三种渠道及时阅读相关信息 公文流程结束后 由起草部门信息员负责将流程附件内容手工下载后 上挂PDM存档 并做好分级授权 第一部分公文管理 三 公文管理的正文管理1 对内公文模板管理 参考体系文件 YSJ 00 2010 EXEC 002 V2 4公文管理办法 管理2 对外公文 报告模板 对外公文模板与美的集团内部公文个别处略有差异 3 以CEO或总裁名义对外发送传真模板 第二部分流程管理 一 管理员 模板调整及特权处理申请右图为事业部相应调整流程 路径 压缩机事业部 营运与人