仓库物资管理操作规范.doc

仓库物资管理操作规范目的为保证生产经营活动正常运行及仓库物资的安全完整，确保物资的（台）帐、（登记）卡、（实）物一致性，特制定本制度。范围公司所有仓库。包括化学仓库、五金螺丝仓库、非金属仓库、胶合板仓库、黑色金属仓库、电气（主机、电器、电缆）仓库、有色金属仓库、护具仓库、工具仓库、工具室、备件、备品仓库、维修仓库、焊条仓库、气瓶发放站等。职责3.1 仓库保管员：负责器材收发、保管保养、清查与盘点，对帐卡物一致性负责，掌握常用材料的基本知识。3.2 仓库班长：负责指导和检查分管区域仓库保管员日常工作及考勤；负责及时掌握和反馈仓库保管员思想动态；负责分管仓库区域的安全检查及卫生监督；负责分管区域协力工的用人调配；对该仓库区域的仓库保管员有使用与调动的建议权；负责分管区域仓库保管员每月绩效考核及月度先进评选及监督检查仓库保管员月度计划的完成；负责该仓库区域的设备、库房安全的检查及提出整改意见；3.3 现场管理总协调：负责仓库现场管理检查及整改，指导并监督仓库保管员完成现场整改；负责跨区域协力工的调度管理与考核；负责大型器材到货卸货协调；负责仓库盘点清理协调；负责仓库现场安全管理检查及整改，对有安全隐患的地点负责跟踪解决落实；负责检查在库物资按合格区、待验区、不合格区分类存放，对不符合要求的分类存放反馈给仓库班长，由仓库班长负责协调解决；负责仓库设备的维修跟踪；负责现场管理中标识牌的制作策划与监督执行。3.4 仓库科长：负责仓库管理制度建设和工作流程优化；负责制订科室工作计划；负责科室日常管理工作及员工绩效考评；负责提升员工综合技能，提高工作效率和工作质量；负责质量体系在仓库管理方面的有效运行；负责外包协力工的日常管理和考核；负责监控物资的收、发、存；负责不定期检查帐、物、卡一致性；负责安排检查在库物资的保养工作；负责办理科室人员变动交接手续；4.内容4.1 仓库物资管理4.1.1仓库基础工作是收货、保管、发货、保养、安全；仓库管理要“收得清、发得准、管得好、用得当”，做到“按质、按量、完整无损地管好物资”。4.1.1.1 收料关：料进仓库时，核对入库单据（牌号、规格、数量）、合格证书、清点数量，发现不符及时反馈至采购部采购员处。4.1.1.2 发料关：发料落在“准”字上，发料手续要齐全，按质按量不错发。4.1.1.3 管理关：仓库保管工作重在“管”，必须做到一保、二勤、三清、四防：一保：保证质量，器材保管不变质，炉批号、检验编号分得清；二勤：勤盘点整理，勤维护保养。三清：帐清、物清、质量清，日清、月清、季盘点，保证帐物卡三相符。四防：防差错、防变质、防事故、防破坏。4.1.1.4 保养关：要按照物资的不同性能、不同周期，进行保养，使物资不失去原有性能。4.1.1.5 安全关：仓库管理，安全第一。安全具有否决权，至关重要。注意仓库周围环境卫生，上下班四防检查，门、窗关闭，电源闸刀拉掉，周围杂草易燃物清除，室内库房四周走道畅通，消防器材设置合理，会使用消防器具。4.1.2 仓库保管员岗位基本功4.1.2.1 “四知”：知器材名称、型牌号、规格、性能和用途；知保管保养常识；知业务流程；知消耗规律。4.1.2.2 “三会”：会换算、会保管保养、会识别本库常用的标记符号。4.1.2.3 “十过硬”：收发、识货、写算、报表、保管保养、四对口（帐、物、卡、报表）、五五化（五五摆放）、四号定位（库内货区号、货架货柜号、货柜层次号、层次货位号）、使用度量衡、执行制度。4.1.3 器材验收器材验收是仓库管理中最重要的一个环节。具体工作有以下要求：4.1.3.1 器材仓库设置合格区、不合格区和待验区，分别存放合格品、不合格品和待验品。4.1.3.2 器材到达火车站（或港口），采购部接到通知后应按规定时间前往提运。采购员在提货时应检查实物是否与提单所列品名、型牌号、规格、数量相符，包装是否完好，如发现不符合要求或破损、错混料等情况，采购员应作好记录，并妥善处理。4.1.3.3 器材到厂后由采购员填写“器材验收单”，连同材质证书等凭证送仓库保管员，由仓库保管员先进行核对自查；要求外检部门检验的，由仓库保管员、外检人员参加。有军检要求的，由仓库保管员、外检、军代表参加。一般进口器材，由仓库保管员、外检、采购员、商检人员参加。重要进口器材，由仓库保管员、外检、设计、采购员、商检人员或外商、船东参加。海关保税货物，应由海关人员参加开箱验收。在上述验收过程中，所有检验人员，由采购员及时通知公司质量保证部，由质量保证部及时通知所要求的参加人员，参加人员中的主要负责人员必须在“器材验收单”相应位置上签字，仓库保管员凭“器材验收单”办理入库手续及器材归位管理。4.1.3.4 验收的时间要求：器材到厂在三天内开箱检验，根据上述不同情况，通知有关人员参加。进口器材必须在合同规定的索赔期（一般在三个月或六个月）之前验收完毕，保证有足够时间来办理索赔事宜。4.1.3.5 根据订货合同需要到承制单位进行验收的器材，应及时派有关人员前往验收，并做好验收记录。4.1.3.6 器材验收合格后，由检验员作出合格标记和检验编号。复检不合格的器材置不合格区进行隔离，标上醒目的红色禁用标记。因单据不全或其它原因不具备验收条件的器材，应存放待验区，防止错误投入使用。4.1.3.7 发生错混料要做好记录和采取纠正措施。4.1.3.8 检验合格，依据采购员填写“器材验收单”入库，并当天做完入库记帐；4.1.4 器材保管保养器材验收后即进入仓库保管过程，这是仓库管理“收、管、发”三个环节中工作量较大的一个环节，它的工作内容包括合理存放、科学管理和及时保养三个方面。4.1.4.1 存放：按器材的类别属性、系列存放在不同条件的仓库、场地、并采用“四号定位”，“五五摆放”等方法，达到库房物资的外观整齐有序。“四号定位”就是用四个号码来表示器材在库内存放的位置，其含义是货区、架柜、层次及货位。在仓库台帐、实物卡上标明编号，便于保管，发放，他人代替收发。“五五摆放”就是按照一五、一十的习惯计数方法，将各种物资按逢五逢十的倍数进行摆放，便于盘点，做到过目知数并充分利用库房容积，提高库房利用率。对一般器材存放要离地、离墙300MM，保持通风、干燥。容易压扁、变形的器材要上架存放，防止变形。对于化学危险品，性能互相抵触的（如接触后会爆炸、燃烧和发生毒气）以及消防、防护方法不同的，必须分库或隔离分堆储存。4.1.4.2 科学管理：库房物资严格按物资自然属性、内在质量、形状大小，分门分类地存放。外观上做到整齐有序，在数量上采用先进方法，达到过目知数，确保帐、物、卡、报表正确无误。a单件计量，层层累计。即在验收时先将每件物资的计量（重量或数量）标记明显地标在每件物资上，然后将每层的总重量或总数量明显地标在每层物资的边上，再将每层的数量或重量的累计数明确地标在桩、架卡上。b电算化管理。就是把仓库台帐、统计报表、库存分析报告等通过特定的系统管理起来，控制仓库有效库存，节约成本，提高仓库运行效率。4.1.4.3保养。各种物资性能不同，对库房的湿度、温度有不同的要求。a精密仪器、焊条焊丝要求相对湿度60%，如湿度高、时间长会生锈变质，在保养工作方面要采取防潮措施。b橡胶制品，遇高温会老化变质，溶剂、汽油、化工产品闪点低的，遇高温要自燃发生火灾，要采取降温措施。c一般器材都有保管期要求，要周期性地进行保养；d水泥一般保管期为三个月，每隔三个月就要倒头翻桩；e钢材在室外的一年涂油保养一次，室内的两年保养一次；f通用机电设备，一年要清洁维护、加油；g电动机半年清洁保养，一至二年要清洗换油，通电试验；h油漆和电焊条，一般有效期为一至二年，超过有效期，应经检验员重新检验确认合格后方可发放使用。i为了防止上述材料仪器失效，仓库采取先进先发的发料原则，采购员注意有计划适时采购。对有规定“有效期”的器材，在器材质量标牌上应注明出厂日期和有效期。到期前三个月由仓库保管员填写“器材质量报警单”给采购员和直接领导，以便采取有效措施。对于性能不稳定，容易分解变质，和可能自燃的物品必须经常检查，及时采取安全措施。各种器材的具体保养方法详见质管手册。4.1.5 器材发放4.1.5.1 物资发放首先要核查出库单据手续是否符合要求。领料单应详细填写工程编号、工艺项目、领用单位、请领日期、器材名称、型号、规格、数量。由各车间材料员和用料单位主管签字。4.1.5.2 领料单领用数量一律大写，不得涂改。领料单开出后一个月内有效。4.1.5.3 仓库保管员应严格按领料单要求发料，向领料人当面点交清楚。在领料单上一式复写实发数量、检验编号并签字。如果实发数量不足，可要求材料员分割开单。4.1.5.4 器材发放时，应经过衡量（称重、换算、丈量、点数等）手续，一般不得超过请领数量。对整张、整块、整根、整桶难以分割或分割后成为废料者，可根据具体情况在不浪费材料的原则下方可超发。而稀贵金属与来源困难的材料不得超过请领数量。4.1.5.5 对稀贵金属和极毒品，设专柜双锁、两人保管、两人收发，领用人必须两人盖章。4.1.5.6 发出的器材应有合格标记，不合格器材不准发放用于产品。4.1.5.7 关键类、重要类和压力容器受压元件用器材发放时应有材料标记，分割发料时应立即做好标记移植，检验员应在现场核准。4.1.5.8 因生产急需领用待验器材，应经检验员预检同意，并由采购员在领料单上签字，保证办理索补未了事宜。4.1.5.9 仓库发给代用规格的器材时，应征得领用人的同意，并在料单上签证。重要器材的代用应按代用制度办理代用手续，不得在领料单上办理代用签证。4.1.5.10 属于下列情况时，仓库应拒绝发料：a、领料单填写不完整，或者涂改，无合法审核章；b、请领日期超过一个月，或者工程已报完工；c、未经办理验收入帐的器材（第4.1.5.8例外）、不合格器材、有缺损变质、超期品未经保养、危险剧毒品未按规定领用制度、工程垫料和借料（包括备件、备品）未经财务领导批准。4.1.5.11 产品完工后剩余的器材，或因设计工艺修改而已领未用的器材，应由领用部门的材料员填写“退料单”，注明原领用产品的工程编号，办理退料手续。不得留作别用。仓库应按规定重新验收入帐。若确系其沸枰嘤炖硪煌艘涣斓募偻肆鲜中臁肆系苯徊挚饧钦省?4.1.5.12 工具室借用工具部份，车间员工借用工具，不但要有自己的签名，在借条上必须要车间主管签名，做好借用台帐；非生产所用，一律不准。4.1.6 器材的清查与盘点器材的清查与盘点，是仓库管理的一项经常性工作。4.1.6.1 清查盘点的内容4.1.6.1.1 检查器材的质量。对有保管保养期限，存放时间过久，易碎、易锈的物资作外观检查，必要时进行试验、复验。4.1.6.1.2 核对物资的数量。根据物资的实际数量对帐卡。物资在盘点时应根据物资的不同情况采取称重、丈量、检尺、点数、换算、折算、计算等不同方法求得实物的准确数量。4.1.6.2 清查盘点的方式方法：4.1.6.2.1 方法分自查、互查两种。4.1.6.2.2 方式分定期清查盘点（年终、季度、月度）和经常性清查盘点。4.1.6.3 盘点率的计算：物资盘点的结果有三种情况，即盘盈、盘亏和帐实相符。盈亏率的计算方法有：a、按盈亏重量计算；b、按盈亏项数计算；c、按盈亏金额计算：物资盘盈盘亏率（盘盈（元）盘亏（元）规定盘点日的库存资金（元）100%；先进仓库的盈亏率标准为不超过千分之一。在计算中注意如下几点4.1.6.3.1 发生盘盈和盘亏都是物资管理中的差错和事故。因此盈亏金额数要相加，不能抵销；4.1.6.3.2 盈亏金额因进货价高低不等，故采用本单位计划单价计算；4.1.6.3.3 库存资金数，因库存数量经常变动，故以规定盘点日的实际库存占用资金为准；4.1.6.3.4 自然耗损（途耗、储耗）、合理磅差不计算在盘盈盘亏内?4.1.6.4 盘盈盘盈盘亏的处理a同类物资在入库或出库单据登帐时，规格串换，实物收入与发出时未发生差错，只是账面上造成盈亏假象，可不作盈亏处理，需更正单或调整单进行账面更正或调整；b出库实物的规格数量与领料单据不符造成盈亏。领料单位如能代用，应另开领料单，原领料单用赤字冲转。如不能代用，应开退料单退回实物。冲转后不作盘盈盘亏处理；c 物资在保管过程中的自然损耗及合理磅差不作为盘盈盘亏。正常的途耗和合理磅差摊入采购成本中处理，正常的储耗计入材料价格差异处理；d对物资的盘盈盘亏，除分析原因，吸取教训，改进管理外，应填报“物资盈亏调整单”，按规定手续审批后，进行账面调整，并计算盈亏率 ,对给公司造成的损失按阳光工程管理规定处理。4.2 仓库现场管理现场管理要求：现场满足“7S”要求，即“整理、整顿、清扫、清洁、安全、节约、素养”。整理：对仓库合适的规划；整顿：物料容易定位与收发；清扫：以制定的标准清扫仓库及办公场所；清洁：通过制度维持；安全：消防设施放置明了、易拿的地方，并懂得安全工具的使用；节约：充分利用，杜绝浪费的根源；素养：人人依规行事，养成良好的习惯，改变“人质”，养成工作认真规范的习惯，多教育培训，激发员工的工作热情和责任感。4.2.1 仓库整理4.2.1.1 由技术部对公司产品按构成物资的自然属性进行分类。财务部仓库管理科依据物资属性分类，结合公司各仓库地理位置，内部结构及历史属性进行物资存放划分：化学库、黑色金属库、有色金属库、五金螺丝库、非金属仓库、维修库、电缆库、电气库、主机库、工具库、备件备品库、护具库、工具室；4.2.1.2 各仓库对照本仓库存放物资属性，分好存放区（合格品区、不合格品区、待验区），待验区存放在仓库靠门的最前放，占仓库面积的5；合格品区存放在仓库中间靠前区域，占仓库面积的90；不合格品区存放在仓库最后区域，占仓库面积的5；区与区之间要有明显的标志牌，标志牌放在醒目的位置；待验品区用白底黄字标示；合格品区用白底绿字标示；不合格品区用白底红字标示。4.2.1.3 各区域大型器材（不含通用材料）或重的设备按产品分类有序存放在各区域前方位置，小的、轻的按产品分类有序存放在货架上，货架放在各区域中间；通用物资分类有序放在各区域后面，存放原则是大的、重的存放地上，轻的存放在货架上；分别用“产品名称”及“通用物资”标识，各区域字体颜色同各区域标示颜色保持一致。4.2.2 仓库整顿4.2.2.1各区域物资进行分区堆放、挂卡管理；直接存放地面物资，地上必须放置地垫板；大体积，但重量轻的物资，堆放时用绳子固定在地垫板上，防止倒塌；堆放物资采用“五五堆放”，“四号定位”原则登录在帐卡上，并在帐本上记下存放位置。4.2.2.2 帐卡上的定位编号为仓库名称区域名称“产品名称”（或“通用”）货架号（排号）层次号序列号；如13834产品主机存放在主机库合格品区第一排15列，则记录为“主机合格138341115”，这个定位编号必须同时记录在帐本上。4.2.2.3 各仓库必须按照公司安全消防部要求规划安全通道区域。安全通道区域严禁堆放物资。4.2.2.4 存放在库外物资，场地必须平整无杂物。4.2.3 仓库清扫4.2.3.1 仓库在整理，收发、开箱检验物资时留下的残留物资，可废物利用的，放至仓库门外，并电话通知废品库及时收集；对于垃圾部分，仓库保管员必须在整理、收、发料、开箱完成后，对留下的无用垃圾进行清扫，并把垃圾放置公司规定的存放垃圾场所。4.2.3.2 仓库保管员每星期需打扫清理一下堆积在物资表面及地上因自然原因产生的灰尘。4.2.3.3 仓库保管员对于自己的办公场所及办公设备每天需打扫，各仓库区域安排每天卫生值日人员；每星期对办公场所的门窗进行一次清扫；4.2.4 仓库清洁4.2.4.1 非仓库人员不经允许不得进入仓库，允许进入的人员不得在仓库内吐痰、扔纸片或其他有损仓库清洁的事务；4.2.4.2 在收发料、整理仓库、装卸、开箱完后使用的工具、绳索等必须放置规定存放的位置；4.2.4.3 协力工在空闲时间不得在仓库内随意走动，仓库保管员及其他人员不得在库房或办公室吃零食及瓜果，也不得在仓库周围倒垃圾及随意扔果皮纸屑。4.2.5 仓库安全4.2.5.1 “防潮”：是维护仓库物资品质的重要一环，主要预防屋顶漏水，仓库周围排水设施堵塞或不畅，仓库窗户损坏使雨水漂入，造成仓库墙体损坏及仓库存放物资变质所产生的库房安全和物资使用安全。要及时维护好仓库屋顶及窗户，下水道，做好“防潮”工作。如仓库出现此类情况或发现此类情况的，仓库保管员必须立即向班长报告，班长必须立即报告给现场管理总协调，由现场管理总协调通知相关单位维修并跟踪落实解决。4.2.5.2 “防盗”：非本仓库保管员，任何人在没有得到仓库保管员允许的情况下不得进入仓库；低处窗户外加防护栏；下班或仓库无人的情况下，门必须上锁；仓库帐本不允许无关人员翻看，更不准无关人员私自挪动帐本或翻看帐本；4.2.5.3 “防火”：仓库在显著位置钉上由安全消防部提供的消防标志，在仓库内不允许使用大功率电器，照明设备依据安全消防部的要求安装与匹配，对设在仓库内的线路要定期检查，以防线路老化，或接头部份裸露；仓库保管员检查中发现问题，必须立即向班长汇报，班长必须立即向现场管理总协调汇报，由现场管理总协调打报告给有关部门，负责跟踪其维修好。严禁在仓库办公室焚烧，严禁在库区类抽烟。4.2.5.4 操作安全：在吊装设备及材料时，吊装人员及现场人员必须戴安全帽，操作人员戴手套，穿平底防滑鞋；仓库保管员在上班时间必须穿长衣长裤，不准穿背心、短裤、裙子上班。在开箱时，仓库保管员必须在现场，指挥协力工开箱，杜绝不正当的操作；在任何操作时必须先检查操作工具，看是否符合安全操作要求，发现安全隐患必须立即整改，不得心存侥幸；在操作时务必确保旁人安全及设备安全。查抄和清点物品规格型号应等物品卸货至平地后进行。4.2.6. 节约4.2.6.1 “充分利用库存物资及废品库收集的余料”，仓库保管员在管理仓库时，务必遵守仓库物资保养的要求，充分延长库存物资的使用期限，充分使有仓库经检查合格的积压物资，对小量黑色材料的领用，充分利用废品库的边角余料；对于有使用周期的物资，仓库保管员要提前向采购部提交物资预警报告单。4.2.6.2 “控制采购”，仓库保管员每月一次提供一份仓库可使用库存报表给对应的采购员及使用车间，提出采购意见及领用意见，防止造成过多的库存积压，及充分使用现有库存物资。4.2.6.3 “控制日常办公费用”，仓库保管员领用的办公用具，需进行登记，只允许办公使用，不能挪为他用；帐页、帐卡等只能用于工作，不得用来打草稿；人在电开，人不在电关，要节约用水，如果水龙头损坏，及时通知现场管理总协调，由其报修。4.2.6 素养4.2.6.1 “上班形态”：仓库保管员上班时需穿工作服，上班精神要饱满，工作要有热情，对人要有礼貌；上班时间不准做私活、聊天，不做与工作无关的事；多想办法，多提建议，使自己所管仓库符合仓库管理要求；4.2.6.2 “积极响应”：积极完成上级领导布置的任务，制定每月可执行高效的工作计划，在工作中讲究工作方法；按时按质完成工作任务，日清日毕；4.2.6.3 “创建团结同事，共同建立和谐的工作环境”：同事间加强相互交流，工作中互助有无，虚心求教，耐心讲解；有强烈的团体合作意识和集体荣誉感；不讲粗话、脏话，不搬弄是非；4.2.6.4 “掌握库管知识、船用物资知识”：做一个好学习、懂学习的现代库管人员，认识库管工作的重要性，爱岗敬业；4.2.6.5 “掌握现代库管所必备的现代化管理技能”：学习物资信息化管理所必须的相关电脑操作技能；4.2.6.6 “珍惜培训机会”：每一次培训都是自身素质提高的机会，在培训时要作好笔记，善于归纳总结，最大限度把培训内容应用到工作中，提高自身的管理能力、执行力；4.2.6.7 “坚决服从工作调动安排”：调动人员必须交接好现有事务后在规定时间内到新岗位报到，在规定时间内掌握新岗位职责与范