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文书档案整理培训 乌鲁木齐市档案局业务指导处童焱 什么是档案 档案 是指各机关 团体 企事业单位和经济组织及个人在工作活动过程中形成的 具有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式 不同载体的历史记录 档案管理工作是一个单位全局工作的重要组成部分 全体工作人员都应重视和支持档案管理工作 切实注意档案材料的形成和积累 并按照工作职责 认真做好机关档案的管理工作 档案管理部门的职责 一 贯彻执行 档案法 等有关法律 法规和方针政策 制定文件材料归档和档案保管 利用 鉴定 销毁 移交等有关规章制度 二 负责制定和实施档案工作发展规划和年度工作计划 三 指导和督促各部门做好各类文件材料的收集 整理 立卷和归档工作 四 负责档案材料的收集 整理 保管 鉴定 统计和提供利用工作 五 集中统一管理各种门类和载体的档案和资料 六 严格执行保密法律法规和有关制度规定 保护档案的完整与安全 七 按规定定期向地方档案馆移交进馆档案 档案室的管理 1 档案室应集中布置 自成一区 不可挪做其他用房 室内的平面布局应简单紧凑 2 档案室要定期检查 通风换气 保持室内清洁 温湿度适宜 温度14 24 湿度45 60 如有异常 应及时采取措施 3 档案室内应有 八防 措施 即防盗 防火 防蛀 防尘 防光 防潮 防鼠 防高温 4 档案室为二级防火区域 严格执行 六不准 即不准吸烟 不准未经批准使用明火 不准用非防爆灯具 不准乱接电源 不准易燃易爆物品混存 不准闲杂人员进入 5 档案阅后归还要正确放入档案盒内 使档案室内装具和案卷摆放整齐有序 科学有序 整洁美观 6 档案室由档案管理员专职管理 钥匙不准随意交于他人 进出档案室随手关锁门窗 确保安全 档案的分类 文书档案人事档案会计档案 专门档案 业务档案 专门档案 科技 基建档案和设备档案 科研档案 档案声像档案 照片 电子档案等 实物档案 奖状 奖牌 奖杯 书画 文书档案 文书档案是指在单位工作活动过程中形成的各种门类和载体的 具有利用 保存价值 属于归档范围的全部文件材料 根据 档案法 相关规定 各部门负责应归档文件材料的收集和整理 并定期向档案管理部门移交归档 实行集中管理 当年形成的文件材料 应在文件办理完毕后的次年上半年归档 任何部门和个人不得将应归档的材料据为已有 私自保存 文件材料归档范围 一 反映单位主要职能活动和基本历史面貌的 对本单位 行业工作 国家建设及历史研究具有利用价值的文件材料 二 单位工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 三 需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 四 其他对工作具有查考价值的文件材料 一 上级机关的文件材料 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件 以及普发的 非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件 上级领导视察 检查本机关工作时的重要指示 讲话等材料 上级机关草拟并被采用的文件印本 二 本机关的文件材料 本机关党组 行政领导会议文件材料 本机关召开的工作会议 专业会议材料 本机关印发的 包括转发及与其他机关联合印发的 各种正式文件和签发表单 本机关的请示与上级机关的批复文件 下级机关的请示与本机关的批复文件 本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划 总结 报告 反映本机关业务活动专业文件材料 本机关检查下级机关工作 调查研究形成的重要文件材料 本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料 本机关形成的财审方面的预算 计划 制度等文件材料 本机关党团工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料 内容重要的人民来信 来访材料 领导的指示和本机关处理人民来信 来访形成的记录 调查处理报告 统计分析材料等 机关领导在公务活动形成的重要信件 电报 电话记录 从外机关带回与本机关有关 但未经文书处理登记的文件材料 本机关购置大中型设备的文件材料 本机关成立 合并 撤销 更改名称 启用印信及其组织简则 人员编制等文件材料 本机关制订的工作条例 章程 制度等文件材料 本机关的组织沿革 大事记 年鉴 反映本机关 本行业 重大活动事件的简报等文件材料 本机关财产 物资 档案等的交接凭证 清册 本机关编印的简报 汇编等刊物定稿和印本 本机关与有关单位签订的各种合同 协议书等文件材料 本机关外事活动中形成的请示 报告 计划 考察总结 重要简报 会议纪要 记录等有参考价值的资料 各种普查工作中形成的文件材料 三 同级机关和非隶属机关的文件材料 同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件 有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件 同级机关和非隶属机关与本机关联系 协商工作的重要来往文件 四 下级机关的文件材料 下级机关报送的重要工作计划 报告 总结 典型材料 统计报告 财务预算 决算等文件 下级机关报送的法规性备案文件 文件材料不归档范围 一 上级机关的文件材料中 普发性不需办理的文件材料 任免 奖惩非本单位工作人员的文件材料 仅供工作参考的抄件等 二 文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信件 不需办理的一般性来信 电话记录 内部互相抄送的文件材料 有关工作参考的文件材料 三 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 四 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 一 上级机关的文件材料 上级机关普发供参阅 不需办理的文件材料 上级机关征求意见未定稿的文件 二 本机关的文件材料 重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 从正式文件 电报上摘录的供工作参阅的非证明材料 无特殊保存价值的信件 一般性表态 询问一般性问题 提出一般性建议或意见的人民来信 机关内部互相抄送的文件材料 不应履行公文的行文 介绍信等 为参考目的 从各方面收集的文件材料 三 同级机关和非隶属机关的文件材料 参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料 四 下级机关的文件材料 下级单位送来参阅的简报 情况反映 不应抄报或不必备案的文件材料 越级抄送的一般性 不需办理的文件材料 下级单位抄报备案的一般性文件材料 档案的整理 文书档案的整理原则 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 文书档案的整理单位 件 是归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复印件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文为一件 文书档案整理的质量要求一 归档文件应齐全完整 已破损的文件应予以修整 字迹模糊或者易退变的 不宜永久 长期保存的应复制 二 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 书写材料 禁止使用红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等易褪色的书写材料书写或绘制 纸张 纸张大于A4标准的应该按A4标准酌情进行折叠 文书档案的整理方法整理归档文件的有序化过程为 装订 编写页号 分类 鉴定 排列编号 填盖归档章 目录编制 装盒 一 装订1 准备工作 技术加工 检查文件材料是否齐全完整 如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐 有破损的予以修整 超大纸张适当折叠 剔除多余重份和不必要的复制件 系统排列 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发件在前 被转发件在后 批复在前 请示在后 汉文文本在前 外文文本 少数民族文字文本在后 文书处理单在相关文件前 按文件首页对待 2 装订方法 10年保管的文件 可保持原貌 不再拆开重新整理 装订 永久 30年保管的文件 装特制文书档案封套 一份装一个封套 国家规定有四种方法 一是不锈钢夹装订法 即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装订 为减少厚度 单号文件 不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各2厘米处 双号文件 夹卡在文件左侧距离上下边各4厘米处 二是线绳装订法 即使用细线绳装订文件 要求统一在距离文件左侧边沿1 5厘米处 上下均匀扎三个距离8厘米的孔 穿上细线绳适当抽紧并打结 三是装封套 乌市规定使用 四是粘贴法 极不利于扫描 二 编写页号1 以 件 为单位编写页号 每件均从 1 开始编起 件与件之间不连续编制页号 2 页号编写的位置 凡是有文字 图表的页面都要编写 正面编写在右上角 背面编写在左上角 3 一份文件的总页数 以该文件最后一个页号为准 三 分类视具体情况由三种分类方法中选其一 一 保管期限 机构分类法 此法适用于内部机构多而稳定 分工明确且文件数量较大的单位 二 保管期限 问题 分类法 适用于内部机构分工不明确 文件量多的单位 一般社区 企业适用 步骤为 1 把同一保管期限内的文件按年度分开 2 把同一保管期限内各年度的文件材料 一般按工作问题分为若干类 如 企业文书档案在十大类中的前四大类 分别是 1 经营管理类 2 生产管理类 3 行政管理类 4 党群管理类 如 社区文书档案七大类包括 党群工作类 自治工作类 服务工作类 计生卫生类 综合治理工作类 文教宣传工作类 环境工作类 三 保管期限 年度分类法 适用于一般单位 步骤为 1 根据 国家档案局第8号令 把文书档案的保管期限分为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 2 把同一保管期限内的文件按年度分开 其中跨年度的会议 事件 临时性工作等类似情况形成的文件材料 放在情况结束的年度 四 鉴定 重中之重 1 凡是反映单位职能活动和基本历史面貌 对工作 国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料 列为永久保管 主要包括 制定的法规政策性文件 处理重要问题形成的文件材料 重要会议的文件材料 重要请示 批复 报告 总结 综合统计报表 机构设置演变 领导任免的文件材料 直属上级机关印发的需本单位贯彻执行的重要文件材料 非直属上级机关针对本单位主要工作业务印发的需本单位贯彻执行的重要文件材料 2 凡是反映本单位一般工作活动 在较长时间内对各部门工作有查考利用价值的文件材料 列为定期保管 30年 主要包括 一般工作问题的文件材料 一般会议的主要文件材料 人事 财务管理工作形成的一般性文件材料 直属上级机关印发的属于本单位主要工作业务 并需要贯彻执行的一般性文件材料 下级机关报送的重要总结 报告和统计报表等文件材料 3 凡是在较短时间内对各部门有参考利用价值的文件材料 列为定期保管 10年 主要包括 一般事务性的文件材料 上级机关和同级机关印发的非本单位主要工作业务 但需要贯彻执行的文件材料 下级机关报送的一般工作总结 报告和统计报表等文件材料 五 排列编号归档文件排列是文件整理系统化的一个重要环节 编写件号是对排序成果的确认与固定 方法如下 1 按保管期限逐年度进行排列 即永久 30年 10年各排列一个顺序 逐年延续 在每个年度内按照文件形成时间的先后顺序进行排列 2 同一保管期限 年度的同一机构的文件材料 一般按照文件形成的时间或文号顺序进行排列 3 同一事由 事件或问题的文件材料 按照形成的时间顺序或重要程度进行排列 4 不同事由 事件或问题的文件材料 按照事由 事件或问题结束的时间顺序进行排列 5 会议文件 同一类统计报表等成套性的文件材料 应集中进行排列 6 所有文件材料排列完毕后 按照排列顺序编写件号 件号编写在归档章 室编件号 栏内 7 编写的件号应始终保持永久 30年 10年三个序列 六 填盖归档章1 归档章加盖在每份文件的首页右上角 如有其他标记或文字时 可酌情向左或向下适当移动 2 归档章的规格 长15mm 3 宽8mm 2 样式如下 填写方法 全宗号 应填写地方档案馆给各单位的档案全宗确定的代号 因未进管尚不确定 暂不填写 年度 用四位阿拉伯数字填写文件形成的完整的公元纪年 如2012 室编件号 填写每一份文件的排列序号编号 问题 按问题分类的填写文件所归入的 问题类别 名称 如 党群工作类 如按年度分类的 则不填写 保管期限 填写 永久 30年 10年 馆编件号 由地方档案馆自行填写或进馆时填写 七 目录编制 1 年度分类法 相同保管期限的文件混年编制目录 不同年度的文件件号不连续编 2 年度机构分类法 相同保管期限 同一机构的文件混年编制目录 不同期限 不同机构 不同年的档案件号不连续 3 问题分类法 相同保管期限 同一问题的文件混年编制目录 不同期限 不同问题的文件件号不连续 归档文件目录样式如下 1 填写方法 件号 按 室编件号 填写 责任人 A 填写制发文件机关的名称或个人的姓名 一般以文件的盖章或署名为准 B 机关应填写其全称或通用简称 C 两个或两个以上机关的联合发文 一般只填写主办单位名称 也就是编发文字号的单位 D 合同 协议应填写甲方 乙方两个单位的名称 E 个人作者填写其姓名 必要时加填职务或身份 文号 填写发文字号 不得省略 无文号的此项不填 题名 A 一般照录文件原题名 不得自行缩减或修改 B 无题名或题名不能揭示文件内容的文件 应根据文件内容自拟题名加 填写 C 有正题名 副题名的文件 正副题名均如实填写 D 外文或少数民族文字的文件题名 除原文照抄外 应将汉文译文加 附在其后 日期 A 填写文件的形成时间 一般以落款时间 会议通过时间或发布时间为准 B 用8位阿拉伯数字标准年 月 日 不能省略 如 2008年6月17日 标准为 20080617 或20080617 C 时间不详或无时间的文件资料 应进行必要的考证 页数 填写每份文件的总页数 总页数以文件材料的最后一个页号为准 备注 必要时简要注明需要说明的特殊情况或问题 如果说明文字比较多 应填写在备考表内 2 目录的装订 永久 30年 10年目录分开装订 厚度不超过2厘米 同一种保管期限可几年合订 每本目录均从 1 开始统一编写页码 以便于检索 装订目录时使用统一规定的目录 样式如下 目录填写要求 全宗名称 填写产生档案全宗的机关单位的全称或通用简称年度 填写目录所反映文件的年度 如 2009 或2003 2009 保