差旅费及费用管理规定.doc

联合有限公司 差旅费及费用管理办法 SZ-AH-MD-306-01联合有限公司SZ-AH-MD-306-01 密级： 一般 保密差旅费及费用管理办法本文件属联合有限公司所有，未经许可，不得以任何方式复印或传播。版本：01版本：0 1状态：控制号：执行时间：2006年5月10日编制：潘桂萍 日期：2006年5月10日批准： 日期：2006年5月10日10 目的 为了保证出差人员工作与生活的需要，本着满足需要，勤俭节约的精神，根据公司实际制定本规定。20 差旅费管理规定21 因公出差须填写出差申请表，一般人员报各部门经理批准，部门经理报公司总经理批准。22 公司订票一律由行政部统一负责（注：行政部负责订票人员须在订票费发票上签字并交还当事人，由当事人与其他出差费用一同报销）23 员工出差，经领导批准，可以先预借所需要的差旅费，待出差回公司后5天内到财务部报销，交回多余借款，否则财务部有权从本人工资中扣还。24 出差人员的住宿费、市内交通费、伙食补助实行限额控制、超支不补。具体见附表： 项目标准人员飞机火车轮船住勤补助其他补助一般地区特殊地区一般地区特殊地区总经理普通舱位硬卧车二等舱位2802805050副总经理普通舱位硬卧车二等舱位2802805050部门经理 硬卧车三等舱位2802805050其他人员硬卧车四等舱位1801805050注：1）上表所列其他补助包含伙食补助及市内交通费等（含公共汽车费、出租汽车费）。特殊情况应事先请示部门经理。 2）住宿费必须凭住宿正式发票，在上述标准以内的，以实际住宿天数实报实销（按本次出差实际住宿总天数均衡计算），超额部分自理；发票上必须要填明住宿起止日期或天数，如开票时对方未填明，当事人应要求补填，否则按1天计；两名同性员工因公到同一地区出差的，按级别高人员的住宿标准再加50元报一人次住宿费，两人次生活补贴。3）其他补助按实际出差天数计算。出差人员补助天数既算头也算尾，包括在途天数和住地天数。4）公司员工出差统一食宿的，按规定统一报帐，补助不再另行结算。25 表列不符合乘飞机条件的人员，如因公务紧急，经领导批准可以乘坐飞机，乘坐飞机的批准权，为公司总经理或其授权人员。在本市内，除公司总经理及公司副总外，其他人员一般情况下不得乘坐出租小汽车，特殊情况须乘坐者需由总经理或授权人员特批（外地出差乘车费已包含在其他补助里，不包含在此范围内）26 出差人员按规定标准，凭合法凭证，按业务内容分别填写差旅费报销单或费用报销单，将所报票据分类别、按时间顺序、按规定粘贴整齐，先经本部门负责人签字确认出差时间、地点、事项的真实性及报销事项的合理性，再由财务人员按规定审核原始单据的合法性及数据的准确性。最后经总经理审批后到财务部报销。各级签字人员应高度负责，认真审核，不可随意签批。若因签字人员不负责任，而使公司受到损失的，签字人员与经办人员一起负连带责任。27 工作人员趁出差或工作之便，经领导批准，回家省亲办事的，在此期间的有关费用均由个人自理。28 凡随同公司领导出差，乘坐交通工具和食宿与领导分不开的工作人员可按职务高的开支标准执行。29 在本市内或市郊（包括上城区、下城区、拱墅区、江干区、西湖区直属杭州市管辖区域）办理公务无法回公司用餐的按误餐给予补助，正餐每餐补八元。210 在杭州以外的地区出差当天返还的（不含调车），每天补助40元（含市内交通费）。到广州等地调车，按趟补助，每趟补助25元。211 需特批的出租车票，业务招待费单据需单独粘贴，单独签批。30 通讯费开支规定31 为便于工作联络，规定按如下标准报销通讯费： 项目标准人员通讯费用报销标准（元/月）备注总经理600凭话费正式发票在规定的标准内按月实报实销，超额部分自理副总经理400销售部销售经理400展场经理销售顾问200销售主管牌 证 员销售助理100维修站维修站站长400服务经理300车间主任200配件经理业务接待索赔质量跟踪财务部财务经理300会计、出纳100行政部行政总监400行政主管200客服主管行政助理1001、其他人员若因工作需要须享受电话费报销待遇，须特批。2、享有报销手机通讯费用的员工，必须24小时均处于开机状态。（注：采用以上标准报销手机费用的员工按公司及各部门的职务任命书执行）。40 招待费开支规定41 本着合理、节约使用业务招待费的原则， 对业务招待费的管理做如下规定。42 业务招待费是公司经营业务的专项费用，必须严格控制。43 业务招待费单据须单独按次按时间顺序粘贴、并单独签批， 并要求填写费用报销单，同时后附招待费用明细表。招待费用明细表内容须与原始单据一致。44 以公司名义招待的客人，其招待费的使用，一律由总经理审批。45 以部门名义招待的客人，必须经部门经理及公司总经理审批。46 客户到公司考察、旅游的费用要求报销人填写客户来公司服务费用报销单。47 对不按以上程序报请交际费用和招待费用的，财务部有权不予报账。50 其他费用开支规定51 目的为严格控制各项费用的开支，合理使用资金，强化审批程序，现对各项费用开支和报销作如下规定：52 内容52.1 审批程序：首先是“业务审批”，继而“用款审批”。52.2 业务审批：指主管领导（或其授权人）对有关业务申请报告、外来书面资料是否同意办理的签批（包括采购申请、出差申请等）。这是签定有关经济合同、协议或编制用款计划的的前提。凡是对外的经济业务（除零星杂物外）均须签定合同，所有合同均须有经办人及总经理签字方能生效（例行合同除外，比如售车合同）。合同应一式四份，双方各执两份。合同生效后， 经办部门留存一份， 另一份须送交财务部备案，作为财务部付款的依据。52.3 用款审批：实行“一支笔”制度，先由部门经理签批意见后，报公司总经理审批。52.4 用款分借、支和报帐两类。经办人先借支后报帐的应尽量掌握标准， 事后借款人必须负责及时报销，各项报销内容必须与原借款申请理由一致。52.5 借、支用款业务，除须分期预付款外，原则上均实行借一笔，清一笔制度，不采用按经办人归集累计清帐的办法。借款后报帐或该笔借款最后一次报帐时，必须结清尾数。报销少于借支的余额，应如数交回。多余借支的尾数，财务应立即补足。52.6 凡需报销者，应填制费用报销单，并附其他费用报销明细，原始单据在后，粘贴整齐， 严禁白条报帐，如遇特殊原因确实无法取得原始凭证时，需由经办人提出书面报告且有证明人证明，并经部门经理批准后方予报销，严格杜绝一切弄虚作假的现象，不符合报销要求的开支，审核人员有权拒绝报销。52.7 办公用品和各类低值易耗品购置由各部门根据需要提出申请， 报部门经理审批后，统一由行政部购买，待办理入库手续后，各部门按计划领用。52.8 报刊杂志的订阅，由各部门提出申请，行政部审核后统一办理； 确因工作需要购买有关书籍、资料的，由各部门经理、总经理批准，并在行政部编号登记（行政部须在发票上签名），须借阅的办理借阅手续，未经批准登记的一律不予报销。52.9 部门因公用车须提出用车申请， 由行政部统一安排管理 。机动车辆驾驶员必须按规定填制周用车情况一览表，每周报销一次。车辆维修费用开支须经行政部负责人批准方可报销。52.10 从杭州外出的火车票、飞机票由行政部统一订购，其他部门无权订购，长期订票优惠归公司所有。52.11 备用金领用规定。 根据业务需要允许经办人领用一定数额的备用金周转使用。经办人在领用备用金时，须填制借款单，写明用途，经部门领导签批后，到财务部办理相关手续。备用金必须每半年或一年清理一次，还清前款后，重新办理领用手续。相关表格：公司周用车情况一览表车牌号： 部门： 时间： 年 月 日至 年 月 日本周初里程本周末里程本周行驶里程(km)(km)(km)日 期行 车 记 录金额（元）星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日 合 计 审批:： 司机 : 出 差 请 示 单 编 号: 原则200308CW001， 部 门请 示 人日 期 前 往乘座工具 预计出差天 数事 由第一联 部门留存详细说明直属领导审 批总经理审批人力资源部财务核算财务意见借款金额实际出差起止日期起始日期: 终止日期:差 旅 费报 销其他费用 报 销备 注l 本单一式四份, 申请部门、申请人、财务部、行政部各执一份 l 本单由行政部领取，由行政部统一编号l 申请流程：申请人 部门经理 总经理 行政部 财务部 差旅费报销明细部门： 填报日期： 年 月 日日期起讫地点天数机票费车船费住宿费 交通费其他月日合 计部门领导： 会计： 出差人：招待费报销明细报销部门： 报销日期：2003年 月 日日期地点摘要金额备注金额（大写）：（小写）： 部门领导： 会计： 报销人：出租车费报销明