投资执行业务流程及管理规范交易.doc

国泰君安证券 投资执行 国泰君安证券资产管理部投资执行业务流程及管理规范 资产管理总部初稿 二年十月 目录 第一章 岗位设置及职责一、 交易总监岗及其职责二、 交易员岗及其职责三、电脑技术员岗及其职责第二章 交易方式及交易流程一、 交易模式二、 帐户管理三、 交易流程四、 交易指令及其下达程序第三章 交易管理规范一、 交易指令管理二、 交易计划三、 交易协调四、 交易差错处理办法五、 业务例会六、 交易室管理规定第四章 绩效考核附件一、交易指令通知单附件二、交易反馈报告 附件三、席位交易情况汇总表 附件四、交易计划书 资产管理部投资执行业务流程及管理规范 根据国泰君安证券资产管理部决策和操作相分离、操作和清算交割相分离的相互制约的岗位设置原则，设立交易管理部完成投资执行业务。交易管理部在投资管理过程中实行集中交易管理制度，主要任务是根据基金经理的交易指令，进行委托资产的日常交易活动，对交易情况及时反馈，并对委托投资行为进行监督。接受委托方对证券投资交易行为的合理评论和监督，及时根据证券交易制度的修订调整证券投资和交易行为。第一章 岗位设置及职责 交易管理部设立交易总监、交易员、电脑技术员三岗位。一、 交易总监岗及其职责1、 监控交易过程中的系统风险和非系统风险，对市场重大情况变化及 交易过程中的异常情况及时向基金经理和分管领导汇报，并跟踪处 理，必要时可以提请召开部门投资决策委员会会议；2、 负责部门与基金经理部和研究策划部之间的沟通协调；3、 监管部门员工的工作情况, 负责部门员工的考评工作；4、 履行投资决策委员会成员职责；5、 严守公司机密，督促并检查部门员工做好投资交易的保密工作；6、 安排做好交易管理部的相关资料的存档保存工作；7、 督促电脑技术员制订突发事件的应急措施，确保交易系统的畅通；8、 公司安排的其他工作。二、 交易员岗及其职责1、 及时、高效地执行基金经理的交易指令；2、 及时向基金经理部反馈交易执行情况，并提出合理建议；3、 执行指令过程中遇到市场变化等情况无法执行指令时及时向交易总监和基金经理汇报；4、 严守公司机密，管理好自己的柜员号、交易密码和交易指令单；5、 及时做好盘后大盘走势和个股的分析工作；6、 定期或不定期对个股的操作和部门的投资组合提出合理化建议；7、 部门安排的其他工作。三、 电脑技术员岗及其职责 1、负责部门所有办公电脑、通讯设备特别是各种信息接收系统和交易管理系统的日常维护; 2、确报部门专用席位畅通，收市后及时做好专用席位的清算工作，并将交易清单打印交付清算员；3、负责每日交易系统和其它信息系统的初始化和收盘处理工作，不得迟到早退影响部门正常交易；4、严守部门交易机密；5、协助信息技术部进行部门网络建设；6、完成部门领导安排的其它工作。 第二章 交易方式及交易流程一、 交易模式 资产管理部的所有交易行为都是在电脑系统上完成的，即是在先进的层层监控、迅速快捷的实时交易管理系统上进行的。其交易模式：在资产委托管理总部设立一个交易中心，该中心利用本系统通过内部网络以两种方式进行交易：自己的专用席位和公司开户营业部的席位，即交易中心利用本系统通过内部网络将交易中心的交易指令下达到相关开户地点，一旦成交，各相关开户营业部立即将成交情况反馈到交易中心，交易管理系统也立即进行实时结算。这样，各交易帐户在各交易席位的资金情况、证券数量、盈亏等情况都可以实时查询，资产委托管理总部总监可以分别对自己部门所有基金经理和所有席位的所有交易帐户的交易情况进行实时监控，并根据交易过程中的实际情况及时调整交易策略，下达新的交易指令。同样，总部公司总裁、分管副总裁也能够监控资产委托管理总部的交易情况，以及下达相关指令，如资产分配。该系统与公司其它部门的电脑系统在交易、清算上是相对封闭的、独立的，有严格的登录限制（口令限制和站点限制），对系统统的速度、安全、保密性能有严格的要求！ 公司总裁 分管副总裁资产委托管理总部 DDN连接 相关营业部深沪交易所专用席位二、帐户管理资产委托管理实行专户管理，每一客户都有自己单独使用的资金帐户和股东帐户，客户间的帐户不得混用，可在专用席位和营业部席位开设这类帐户。清算员在营业部开户后，应敦促营业部将该开户资料实时传送到交易中心，在交易中心的交易管理系统中产生一个同营业部一一对应的帐户，且该帐户还不能马上用来交易，必须经总监基金经理分派后才能用来交易。需要一套帐户管理程序来完成这一分派。资金帐户经总监分派给基金经理后，资金帐户与基金经理和客户号产生了对应关系，然后基金经理才能用分派给他的资金帐户进行交易。 三、交易流程 交易管理系统表现为如下特点，即资金由决策层决策、分级下达指令、多个基金经理同时进行证券买卖，并配备严格的保密措施形成的资产分配、资金划拨、运作、清算、监控系统。 如下图所示，公司投资决策委员会向资产委托管理总部下达资产配置指令，部门总监接到资产配置指令后，组织召开部门投资决策委员会会议，制定实施投资计划，首先指令财务清算部进行开户和资金划拨，然后向各基金经理分配管理客户及资金帐户，基金经理即可将交易指令下达到集中交易室，由电脑自动分派给交易员，再由交易员将指令分派到相关交易席位撮合成交，相关席位主动将成交资料回传部门交易系统，系统立即进行实时清算以供基金经理、部门总监等实时查询和监控。交易结束后，财务清算部在接到所有有交易的席位的清算数据后才能进行最终的清算和统计。投资决策委员会专用席位营业部n营业部1 集中交易室基金经理n基金经理2基金经理1部门总监 资产配置指令 交易统计汇总资料 帐户分配指令 开 - - - - - 户 指 交易指令 成交回报 令 分 、 组 资 统 金 交 成 交 成 交 成 计 划 易 交 易 交 易 交 资 拨 指 回 指 回 指 回 料 指 令 报 令 报 令 报 令 - - - - - - 开户、资金调拨 清算数据 财务清算部 收市后清算统计资料 四、交易指令及其下达流程1、利用交易管理系统下达交易指令交易管理部按如下流程执行基金经理的交易指令，并及时反馈市场情况： （一） 基金经理发出交易指令通知单（附件一）；（二） 由电脑将指令自动分派、显示给交易员，同时在交易总监的交易系统平台上显示交易指令及执行人；（三） 交易员执行交易指令；（四） 交易员向基金经理反馈市场信息；（五） 交易员于收市后通过交易管理系统及时向交易总监和基金经理提交客观、真实的交易指令执行结果反馈报告（附件二）；（六） 交易员于收市后16：00前将席位交易汇总表交付清算员核对（附件三）。 注意，所有交易指令资料都应保存到交易系统中，以备查询，并设置成任何人无法修改。 2、书面指令 在交易管理系统发生故障的特殊情况下，允许基金经理向交易员下达书面指令。（一） 基金经理发出交易指令通知单（附件一）；（二） 交易员接受交易指令，交易总监留存一份指令单。（三） 交易员利用录音电话向相关席位下达交易指令；（四） 交易员向基金经理反馈指令执行情况；（五） 交易员于收市后通过交易管理系统及时向交易总监和基金经理提交交易指令执行结果反馈报告（附件二）；（六） 交易员于收市后16：00前将席位交易汇总表交付清算员核对（附件三）。 注意，交易指令资料由基金经理、交易总监和交易员分别保存，以备查询，不得泄露和遗失。 第三章 交易管理规范一、 交易指令管理规范1、 基金经理未经授权不可以直接进行交易操作，交易指令应按标准格式向交易管理部下达，委托交易管理部集中交易，实现证券品种的日常买卖；2、 交易指令只能由基金经理通过交易系统下达，交易指令通过交易系统自动显示在相应交易员的交易平台上，口头或书面交易指令均无效；3、 若基金经理出差或其它情况无法下达交易指令时可申请上一级分管领导暂时代其下达交易指令；4、 如若遇到交易系统发生故障而无法交易的特殊情况，基金经理也可下达书面交易指令，交易员向营业部下达相关指令时，则必须采用电话录音；5、 通过交易系统下达的交易指令必须以电子化方式记录，书面指令则以书面形式保存；6、 交易指令必须明确股票的名称、交易数量、交易价格范围、有效期限等内容；7、 交易员无权修改交易指令，但应根据市场情况随时向基金经理通报交易指令的执行情况及对该项交易的判断和科学合理的修改建议，以便基金经理及时调整交易策略；8、 基金经理可以根据市场变化情况而修改指令、撤销指令或删除指令；9、 对于违反证券法等法律法规、投资决策委员会决议和公司投资管理制度的交易指令，交易管理部必须拒绝执行，及时向分管领导汇报，并即时知会该基金经理；10、 各基金经理对同一品种同一时间发出方向相反的交易指令时，交易管理部应当暂停执行指令，即时知会相关基金经理，并向分管领导汇报，经协调后执行；11、 如基金经理指令不明确、不规范，交易管理部不得执行该指令，并即时知会基金经理，以便基金经理及时修正；12、 交易管理部配合风险控制委员会负责对操作进程进行日常监控，控制交易风险；13、 若是书面形式的交易指令和交易结果反馈报告，基金经理、交易总监和交易员应妥善保管至少5年，并在调动单位时完整移交给下一任人员。 二、交易计划（见附件四）1、 对于交易期限在一周以上、交易金额在2000万元以上以及重点投资的股票的交易指令，基金经理可同交易总监协商，指定专一交易员执行该交易指令，交易员应制定初步的交易计划；2、 交易总监对交易员制定的交易计划进行初步审查，若该计划保密性不强还可组织全体交易员进行讨论；3、 交易员将交易总监认同的交易计划递送给相应的基金经理确认后签字；4、 交易员执行交易计划完成交易任务；5、 交易总监监督交易计划的执行情况，协调基金经理之间同一只股票交易计划的执行，并与基金经理保持及时的沟通；6、 交易计划的修改必须经交易总监和基金经理同意，遇到以下情况交易员可提出修改交易计划的建议：（1） 因市场情况变化交易计划无法执行；（2） 继续执行原来的交易计划对投资不利；（3） 投资决策委员会、基金经理和交易总监确认原交易计划应当修改；7、 交易计划完成后交易员对整个计划的执行情况进行自我评价，基金经理对计划的执行结果进行合理的评价；8、 交易计划实施完成以后以电子文档形式保存在交易管理系统中，公司领导、基金经理和交易总监可调阅，但任何人无权修改。三、交易协调1、 基金经理之间对同一股票的投资由总监负责，交易执行由交易总监协调；2、 交易员因故不能执行交易指令时，必须提前告知交易总监和基金经理，由交易总监安排其他交易员代为执行交易指令，并通知交易系统管理员修改相关的交易权限。 四、交易差错处理办法1、 交易差错是指在交易过程中一切与有关法律、法规及公司制度和交易指令相矛盾的交易行为；2、 交易差错主要是指交易指令执行差错，是指交易员在执行指令时未严格按指令要求执行而产生的差错；3、 对于交易指令执行差错，一经发现交易员应立即停止执行，并就已执行情况报交易总监，交易总监视差错程度予以处理；4、 所有交易差错必须由交易管理部及相关当事人当日出具书面材料，并报基金经理和分管领导；5、 对已经形成的交易差错，交易管理部根据部门总监处理意见予以处理；对于当事人的处理，由部门总监决定，对公司的投资造成重大损失者报公司总部处理。五、业务例会1、 会议由基金经理和交易总监、交易员参加，公司领导等有关人员可列席会议；2、 会议定期或不定期召开，时间为下午3:30；3、 会议内容主要有：（1） 会议只涉及非保密交易内容。（2） 交易员回顾期间市场的走势，总结期间的交易情况；（3） 交易员对个股操作或投资组合提出建议，对后市走势提出看法；（4） 交易管理部总结部门的交易情况；（5） 基金经理对交易员期间的操作得失发表意见，对下一步操作提出建议；（6） 其它内容。 六、交易室管理规定1、 交易室是公司进行证券买卖的场所，必须保证公司交易安全、高效、顺畅运行；2、 交易室属公司一级保密区，未经授权，任何人不得以任何借口进入；3、 交易时间内，原则上只允许交易管理部人员进入交易室；4、 交易时间内，经部门总监批准，其他人员由于工作需要允许进入交易室；5、 交易时间内，交易员因故离岗，必须先退出交易系统；6、 交易时间内，交易员严禁串岗，严禁在电脑上做任何与交易无关的操作；7、 交易过程中，若发现与电脑系统有关的故障，交易员应保护好现场，并及时通知电脑技术人员予以解决，并向交易总监汇报；8、 在交易时间内，非交易人员履行完工作职责后，不得在交易室逗留；9、 任何人员未经允许，不得查看与自己工作无关的资料信息；10、 任何人员未经允许不得将交易室设施及有关资料带出交易室；11、 非交易人员进入交易室，须做记录。 第四章 绩效考核 交易管理部的绩效考核主要是对交易总监、交易员和电脑技术人员的考核，包括各人员的上一级主管对其业务的考评、各相关业务部的交叉互评以及部门总监的考评，考评每月进行，60分为及格标准，75以上为良好，85分以上为优异。一、交易总监绩效考核 1、业务考评（总分 70分） 考核标准的设定：（1） 风险控制能力和合理化建议（30分） 主要是指其业务能力，即根据国际国内的宏观经济政策等的研究对国内证券市场的中长期走势的综合判断，是否及时向基金经理和分管领导预警系统风险和非系统风险。（2） 电脑系统的故障率（15分） 交易总监应经常敦促电脑技术人员对部门的各系统进行维护，特别是重要的接发系统和交易系统。若非部门外的原因而影响交易的正常进行，一月内发生一次扣3分、两次扣一半、三次以上不得分。（3） 领导能力和协调能力（15分） 主要是指能否和各部门建立良好的协作关系并统领下属保质报量地完成公司的任务。（4） 保密情况（10分） 这只是一个约束性质的考核指标，若一经发现，则不仅仅是考核问题了，视具体情况，另做严肃处理。泄密情况一旦被发现，不得分。2、互评（总分 30分） 以下考评分优、良、一般、不合格四个档次，分别在8.510分、8.57分、5.57分和5.5分以下四个档次打分。（1） 基金经理部对交易总监的考评（10分） 主要是由各基金经理对交易总监的评价，包括交易总监的业务能力、协作能力、分析判断预警能力以及敬业精神等各方面综合素质的评价。（2） 交易管理部人员对交易总监的考评（10分）主要是由交易管理部的交易员、电脑技术员每月轮流对交易总监的评价，包括领导能力、业务能力、同其它部门的协调能力、责任心以及亲和力等各方面的综合评价。 （3）研究策划部对交易总监的考评（10分）主要考核交易总监是否积极同研究策划部积极沟通协调、积极征求研究策划部各方面正确的意见、对公司的交易行为进行监控、及时规避市场的系统风险和非系统风险的能力。附交易总监绩效考核表：绩评第 号 年 月 日姓 名部 门职 位职 务自评综述部门总评标准及权重原则1、风险控制能力和合理化建议，得（ ）分2、电脑系统故障率，得（ ）分3、领导能力和协调能力，得（ ）分4、保密情况，得（）分合计，得（）分 总分70分。部门交叉互评1、 基金经理部的考评，得（）分2、 交易管理部员工的考评，得（）分3、 研究策划部的考评，得（）分合计，得（）分 总分30分总评结论总监意见二、交易员的考核1、业务考评（总分 70分）（1）交易指令执行的质量情况（20分）对交易员每日执行指令的情况由电脑自动统计打分，即每日买人个股的成交平均价低于当日市场成交平均价以及卖出个股成交平均价高于市场成交平均价的比率，用该比率乘以20即是其得分；（2）交价交易指令执行的差错率（15分） 主要是指交易员执行的指令与基金经理发送的指令不一致造成的误差。（3）对个股操作和投资组合的合理化建议（15分）对国内证券市场的中长期走势有一定综合判断能力，是否经常对个股操作和投资组合提出合理化建议。（4）协调和配合能力（10分）对指令的执行情况是否及时汇报，交易完成后是否积极完成交易指令执行结果反馈报告并及时向清算员提交席位交易情况汇总表。（5）保密情况（10分） 这只是一个约束性质的考核指标，若一经发现，则不仅仅是考核问题了，视具体情况，另做严肃处理。泄密情况一旦被发现，不得分。2、互评（总分 30分） 以下考评分优、良、一般、不合格四个档次，分别在8.510分、8.57分、5.57分和5.5分以下四个档次打分。（1） 基金经理的考评（10分） 执行指令是否及时准确、是否及时汇报指令的执行情况特别是指令无法执行的异常情况，是否及时反馈交易执行结果报告。（2）交易总监的考评（10分）对指令的领会能力和执行能力，工作是否积极，是否敬业等等。（3）清算员的考评（10分）对交易员的协作能力、提交席位交易汇总表是否及时、完整、正确等等。附交易管理部交易员绩效考核表：绩评第 号 年 月 日姓 名部 门职 位职 务自评综述部门总评标准及权重原则1、交易指令执行的质量情况，得（）分2、交易指令执行差错率，得（ ）分3、对个股操作和投资组合的合理化建议，得（ ）分4、协调和配合能力，得（ ）分5、保密情况，得（）分合计，得（）分 总分70分。部门交叉互评1、 基金经理部的考评，得（）分2、 交易总监的考评，得（）分3、 清算员的考评，得（）分合计，得（）分 总分30分总评结论总监意见三、电脑技术员的考核 1、业务考评（总分 70分）（1）电脑系统的故障率（20分）电脑技术人员的主要工作职责就是保证部门的所有电脑系统的正常运行，以部门正常的交易不受影响为重任，故电脑技术人员应经常检查、维护各种设备和系统，若非部门内部的原因（如整个公司网络通讯故障）而造成下列情况则扣分：月内硬件设备或行情系统或交易系统等发生故障影响正常的交易秩序一次扣3分、两次扣6分、三次以上扣10分，五次以上不得分。（2） 协调能力（10分） 同公司信息技术部、各席位电脑技术人员是否建立良好关系，是否积极敦促有关开发商保证系统的升级及维护工作，是否能迅速及时排除各种交易故障。（3） 敬业精神（10分） 是否及时跟踪新技术的发展变化趋势，更新自身知识，积极以电脑技术推动部门信息收集、交流及升级换代工作。（4）日常工作（10分） 是否能积极主动准时进行每日开市的初始化及收盘作业工作，保证交易的正常进行，是否积极配合信息技术部和交易所的有关测试工作，等等。（5）办公设备的维护（10分） 主动培训部门员工正确使用、维护电脑的积极主动性及成效以及其他外围设备的维护情况。（6）与其他业务组的协作，同事满意程度。（10分） 是否积极配合清算员完成专用席位的日常的开户、资金存取以及交割单的交接工作，等等。2、互评（总分 30分） 主要是其它业务部门对电脑技术人员的业务能力、协调配合能力及工作积极主动性的评价。分优、良、一般、不合格四个档次，分别在8.510分、8.57分、5.57分和5.5分以下四个档次打分。包括：（1） 基金经理部的评价（10分）；（2） 研究策划部的评价（10分）；（3） 交易管理部的评价（10分）。 附交易管理部电脑技术员绩效考核表