EXCEL数据处理小技巧.ppt

Excel数据处理小技巧 1 把阿位伯数字录成字符型数字 英文录入方式下 数字2 特殊符号录入插入 特殊符号 在Excel中用插入符号 通过选择字体 可获得更多的符号 公式 插入 对象 公式 需安装 3 定义序列 填充柄功能和重复功能 可将常用的固定内容定义为序列 提高录入速度 定义序列方法 单击 Excel选项 常用 编辑自定义列表 录入 半角逗号分开 后添加 确定2003以下版本 工具 选项 自定义序列 Excel数据处理小技巧 4 利用填充功能序列填充 如1 3 5 录入1 3 选中1 3光标移右下角 变成 时 按住鼠标左键拖动右移或下移 可通过自定义序列 减少大量重复录入工作 公式填充 录入第一行公式 光标移右下角 变成 时 双击左键 超过7万多行后 后面的需手工处理 5 将大量数字型字符转换为数字空白处录入1 复制 选中需转换的单元格 右键 选择性粘贴 乘以 确定 Excel数据处理小技巧 6 表横向录入数据 tba 数据 tba 数据 回车7 整表纵向录入选中整个录入区 数据 回车 数据 回车 数据8 重复数据录入 1 单行或单列重复数据录入 录入第一个数据 光标移右下角变为 按住鼠标左键右移或下移 2 某区域重复数据录入 选中整个录入区 在编辑栏中录入数据 按住ctrl打回车 Excel数据处理小技巧 9 数据移位 插入一单元 其它单元格下移选上一单元格 光标移右下角变为 按住shift键 按鼠标左键下移 插入一单元 其它单元格右移选前一单元格 光标移右下角变为 按住shift键 按鼠标左键右移 整行 或连续几行 上 或下 移选中要移动行 光标移边沿变成 按住shift键 按鼠标左键移至所需行位置 Excel数据处理小技巧 整列 或连续几列 左 或右 移选中要移动列 光标移边沿变成 按住shift键 按鼠标左键移至所需列位置 插入多行 或多列 从要插入位置选中要插入的行数 或列数 鼠标右键 插入 Excel数据处理小技巧 10 数据的转置 行变列 列变行 选中需转置的数据区域 复制在空白的区域选中一单元格 右键 选择性粘贴 选中转置 确定 Excel数据处理小技巧 11 分数录入三分之一录法为 0空1 3八又七分之三录入法为 8空3 712 对错号快捷录入 常规录入 插入 符号 按住alt 小键盘41420松开可录入对号按住alt 小键盘41409松开可录入错号笔记本电脑用户必须先打开小键盘 FN NumLock 否则无法实现 Excel数据处理小技巧 13 平方或立方快捷录入 常规录入方法 设置字体为上标或用插入公式进行录入 按住alt 小键盘178松开可录入平方按住alt 小键盘179松开可录入平方笔记本电脑用户必须先打开小键盘 FN NumLock 否则无法实现 14 下拉菜单的制作选中需制作下拉菜单的单元格或区域 数据 数据有效性 数据有效性 设置 充许中选序列 来源中录入可选项 注可选项之间用半角逗号分开 确定word2003 数据 有效性 充许中选序列 来源中录入可选项 Excel数据处理小技巧 15 同一单元格中录入两行内容 运用自动换行 选中单元格 右键 设置单元格格式 对齐 选中自动换行 确定 手动换行 alt 回车如 制作下表时 进程和星期的录入采用手动换行较好 Excel数据处理小技巧 16 行高度 列宽度 的设置选中需设置行 或列 在行 列 标上右键 行高 列宽 录入数学 确定17 条件格式的应用可用于出错标色 方法 选中单元格 条件格式 突出显示单元格格式规则 选一项规则进行定义 确定条件选错时可用条件格式中的清除规则删除自定义的条件格式 Excel数据处理小技巧 18 处理字符串的函数 1 4 和两个有用的函数 left 取左边的字符串格式 left 字符串或单元格引用 长度 right 取右边的字符串格式 right 字符串或单元格引用 长度 trim 取字符串右边的空格式 trim 字符串或单元格引用 连接字符串格式 字符串或单元格引用 字符串或单元格引用 Excel数据处理小技巧 rank 返回某数在数列中的排名格式 rank 数字 数字区域 排序要求 注 数字区域 绝对引用和相对引用有区别 一般用绝对引用 F4的使用 排序要求 1升0降 vlookup 找满足条件的行 并返回指定内容格式 vlookup 条件 条件所在块 行列偏移数 匹配精度 注 条件 类型最好一致 条件所在块 最好是绝对引用或整列匹配精度 分false精确匹配 true近似匹配 须以升序排序 这个函数在根据地址码找农户所在乡 村 小区名称时 特别有用 Excel数据处理小技巧 19 快捷键ctrl c复制ctrl v粘贴ctrl z撤消ctrl N插入空白工作薄ctrl 当前日期ctrl shift 当前时间ctr