第一专题 长文档的特殊处理.doc

第一专题长文档的特殊处理10一、样式所谓样式就是由多个格式排版命令组合而成的集合。样式通常应用于文档的标题、目录、书眉和页码等。样式可分为字符样式和段落样式两种。字符样式是只包含字体、字形、字号、字符颜色等字符格式的样式。目的：是使一些字符区别于其他字符。段落样式是对整个段落起作用的样式，包含字体、段落格式、制表符、边框、图文框和编号等。我们已经学过如何给一个段落中的文本设置字符格式（字体、字型、字号、字符间距等）和段落格式（缩进方式、对齐方式、行间距等），样式实际上就是一些字符格式和段落格式的集合。所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。好处是标题编号（第几章、第几节）可以自动生成，可以在文档结构图（“视图”菜单）中浏览，可以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。一般情况下，不论撰写学术论文或者学位论文，相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求，给论文撰写者一个清楚的格式要求。比如，要求宋体、小四，行间距17磅等等。这样，论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定，这样就会很方便的编写论文了。 1、创建样式WORD的样式分为标准样式和自定义样式两类，前者是WORD中内置的样式，如正文、脚注、各种标题、索引、目录行号、批注、索引、页码编号、页眉和页脚等。对那些样式不能满足排版要求的，用户可以自定义样式。 选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令，打开样式对话框； 单击“新建”按钮 在名称框中键入新样式的名称 在“样式类型”列表框中，如果对整个段落应用样式，则选中段落如果对段落中的一部分应用样式，则选中字符。 在“基准样式”框中选中一个可作为基准的样式，在“后续段落样式”框中，可定义为当前段落后面的段落设置一个样式。 单击“格式”按钮进行需要的格式设置。 单击“确定”按钮，关闭“样式”对话框。2、修改样式选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令，打开样式对话框；“请选择要应用的格式”，单击“右键”，选择“修改”按钮弹出的“修改样式”对话框，可以进行修改，惟一不能修改的是样式的类型。3、应用样式选定要排版的文本，然后打开“样式”下拉列表，从中选择要应用的样式，也可以打开“样式和格式”命令，在“请选择要应用的格式”列表框中选择某种样式，该样式即应用到选定的文本。WORD默认的快捷键如下：Ctrl+Alt+1: 对选定的文本应用“标题1”样式；Ctrl+Alt+2: 对选定的文本应用“标题2”样式；Ctrl+Alt+3: 对选定的文本应用“标题3”样式； 二、管理长文档在WORD中可以建立任意长度的文档，学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。WORD专门设计了一些更适用于管理长文档的功能和特性。如用“大纲视图”方式组织编写和修改具有多层标题的文档文档，用主控文档来合并和管理子文档。使用“大纲视图”不仅可以编写文档标题修改文档大纲，也可以很方便地重新组织一个已存在的文档。1、用大纲视图组织文档要开始一个长文档的写作，首先应切换到大纲视图方式，然后依次输入每一个标题。标题应独占一行，并用ENTER键换行。用内置的标题样式或大纲级别格式化文档后，就可以在大纲视图方式下组织文档了。然后切换到普通视图方式或页面视图方式下，输入文本、图形，直到结束文档的写作。2、使用主控文档主控文档是包含和管理多个“子文档”的文档。使用主控文档可以把多个子文档结合在一起，并把它们当作一个文档来处理，如将多个文档当作一个整体来编排页码或进行打印等。主控文档的子文档可以在同一个磁盘上，也可以分布在网络的任何地方。使用子文档，学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，这样比先写子文档再插入到主控文档要好。创建主文档操作步骤：单击“新建”按钮，创建一个空白文档。切换到“大纲视图”方式，并将大纲工具栏显示出来。用适当的标题样式创建一个文档大纲，并用内置的标题样式或大纲级别对各级标题格式化。选择要设置为子文档的标题，单击“大纲”工具栏上的“创建子文档“按钮，则该标题被设置为一个子文档，这个标题的样式成为子文档的起始标题样式。用虚线框来标识该子文档。重复步骤，可根据内容逐个建立所有的子文档。设置了子文档后，该文档即变成一个主控文档。在保存新建主控文档时，将自动保存主控文档和所有创建的子文档。并且以子文档的第一行文本作为子文档的文件名。给子文档重新命名操作步骤：打开主控文档，并且使所有子文档都处于折叠状态。单击要重新命名的子文档的超级链接，WORD将打开这个子文档。使用“文件”菜单上的“另存为”命令，把子文档换名保存。单击“文件”菜单上的“关闭”命令，关闭子文档窗口并返回到主控文档。保存并关闭主控文档。合并子文档操作步骤：打开主控文档，并展开所有的子文档。把要合并的若干个子文档移动到相邻的位置，并选中这些文档。单击“大纲”工具栏上的“合并子文档”按钮，即可将选中折所有子文档合并为一个子文档。三、交叉引用在一个较长的文档中，不同在地方可能需要相互引用，也可能多次引用同一内容，如“参见第x章、如图x所示”来指定引用的内容等。这些都需要用到交叉引用。对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用,这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护,并且可以自动生成图、表目录。交叉引用：建立交叉引用实际上是在要插入引用内容的地方建立了一个域，由于可以在多个不同的地方使用同一个引用源的内容，所以称为交叉引用。当引用源发生变化时，交叉引用的域将自动更新。建立交叉引用后，切换到“打印预览”、“打印”或“单击右键”选择更新域时，这些交叉引用将会自动更新。交叉引用操作步骤： 将插入符移到要建立交叉引用的位置。 选择“插入”菜单的“交叉引用”命令。在“引用类型”的下拉列表框中，列出了可以用来作为交叉引用的项目类型。选中所要引用的项目类型后，选中所要引用的特定项。在“引用内容”框中选择要插入的信息内容。选中“以超级链接的形式插入”复选框，则在单击某个“交叉引用”域时，可直接跳转到文档中的引用项位置。单击插入按钮。单击关闭。四、使用题注长文档中常常包住带有编号的图表、表格、公式等，使用题注能够连续且按顺序地自动给这些项目编号。如果移动和删除带题注的某一项目时，WORD会自动更新题注编号，并对整个序列重新编号。插入-题注-引用-标签（新建标签）-位置-确定五、编制目录 由于需要，我们在写某某项目的设计方案、协议合同时，虽篇幅不大，但都会有目录。在WORD中的目录编排简直可以说是随心所欲，编制目录最简单的方法是使用内置的大纲级别格式或标题样式。1、已经使用了大纲级别或内置标题样式操作步骤：1. 单击要插入目录的位置。 2.指向插入菜单上的引用，再单击索引和目录。2. 3.单击目录选项卡。 4.若要使用现有的设计，请在格式框中单击进行选择。3. 5.根据需要，选择其他与目录有关的选项。2、如果目前未使用大纲级别或内置样式进行下列操作之一：用大纲级别创建目录1.指向视图菜单上的工具栏，再单击大纲。2.选择希望在目录中显示的第一个标题。3.在大纲工具栏上，选择与选定段落相关的大纲级别。4.对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤 2 和步骤 3。5.单击要插入目录的位置。6.指向插入菜单上的引用，再单击索引和目录。7.单击目录选项卡。 8.若要使用现有的设计，请在格式框中单击进行选择。9.根据需要，选择其他与目录有关的选项。3、用自定义样式创建目录如果已将自定义样式应用于标题，则可以指定 Microsoft Word 在编制目录时使用哪些样式。1.单击要插入目录的位置。2.指向插入菜单上的引用，再单击索引和目录。3.单击目录选项卡。4.单击选项按钮。5.在有效样式下查找应用于文档的标题样式。 6.在样式名右边的目录级别下键入 1 到 9 的数字，表示每种标题样式所代表的级别。注意 如果仅使用自定义样式，请删除内置样式的目录级别数字，例如标题 1。7.对于每个要包括在目录中的标题样式重复步骤 5 和步骤 6。8.单击确定。 9.若要使用现有的设计，请在格式框中单击一种设计。 10.根据需要，选择其他与目录有关的选项。4、用自己标记的条目编制目录使用标记目录项框将目录域插入文档。 1.请选择要包含在目录中的第一部分文本。 2.按 Alt+Shift+O。 3.在级别框中，选择级别并单击标记。 4.若要标记其他条目，可选择文本，单击条目框，再单击标记。添加条目结束后，请单击关闭。 5.单击要插入目录的位置。 6.指向插入菜单上的引用，再单击索引和目录。 7.单击目录选项卡。 8.单击选项按钮。 9.在目录选项框中，单击选择目录项域复选框。 1