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Access数据库实用教程 电子工业出版社 数据库基础知识 1 2 3 4 电子工业出版社网址 第1章Access2003使用基础 主目录 1 1数据库概述 Access2003是一个功能强大的关系型桌面数据库管理系统 它充分体现了面向对象的思想 提供了可视化的编程手段 使用它可以组织 存储并管理任何类型和任意数量的数据 对于初次接触数据库的初学者来说 是一个很好的入门系统 学习Access首先要了解有关数据库的基本概念 1 1 1数据库基本概念 计算机处理的对象是数据 因此如何管理好数据就是一个重要的问题 在50年代中期以前没有专门用于数据管理的软件 操作系统出现以后 可以通过操作系统管理数据 但是操作系统是以文件为单位进行管理的 文件之间没有联系 很难解决数据在多个文件中重复存储和数据不一致的问题 为此 60年代末提出了数据库的概念 在我们今天的生活中 数据库技术的应用非常广泛 数据库技术推动了信息社会的到来 可以称作是信息社会的坚硬基石 所谓数据库 Database DB 是指以一定的组织方式将相关的数据组织在一起 长期存储在计算机中 能为多个用户共享的 同时与应用程序彼此独立的一组相关数据的集合 数据库与文件系统的重要区别在于数据的充分共享 交叉访问及应用程序的高度独立性 数据库具有以下特点 数据按一定的数据模型组织 描述和储存 实现了数据共享 允许多个用户可以同时采用多种语言和命令从数据库中安全地存取数据 冗余度较小 不能完全消除数据冗余 但可以减少数据的重复存储 数据独立性较高 数据的独立性是指应用程序不随数据存储结构的改变而变动 包括两个方面 数据的存储方式和组织形式改变时 不影响数据的逻辑结构 称为物理独立性 当数据的逻辑结构发生变化时 应用程序无需改动 不影响用户的使用 称为逻辑独立性 数据独立性提高了数据处理系统的稳定性 从而提高了程序维护的效率 统一的数据管理功能 包括数据的安全性控制 数据的完整性控制及并发控制 数据库是多用户共享的数据资源 对数据库的使用经常是并发的 为保证数据的安全可靠和正确有效 数据库必须提供一定的功能来保证 1 1 2数据库系统 数据库系统 DatabaseSystem DBS 是实现有组织地 动态地存储大量关联数据 方便多用户访问的计算机硬件 软件和数据资源组成的系统 即安装和采用了数据库技术的计算机系统 数据库系统是记录和维护信息的系统 一个完整的数据库系统是由计算机系统 数据库 数据库管理系统 DBMS 应用程序集合及数据库管理人员组成的 1 2数据模型 在数据库系统中存储和管理的数据 均是对现实世界客观事物的描述 若要将现实世界客观事物的属性抽象为能够由计算机存储和处理的数据 一般需要经过三个世界的转化过程 现实世界 信息世界 机器世界 所有的数据库系统均是基于某种数据模型的 数据模型直接影响数据库的性能 因此 数据模型的选择是设计数据库的一项首要任务 1 2 1信息的三个世界 三个世界的类比关系 1 2 2数据模型的概念 一个完整的数据模型必须包括数据结构 数据操作及完整性约束3个部分 数据结构描述实体之间的构成和联系 数据操作是指对数据库的查询和更新操作 数据的完整性约束是指施加在数据上的限制和规则 在数据库领域中 常见的数据模型分为四种 层次模型 网状模型 关系模型 面向对象模型 关系模型 关系模型的主要特征是用二维表来表示实体集 关系模型中最基本的概念是关系 relation 关系中的每一行称为一个元组 或一个记录 每一列称为一个属性 或者字段 对于每一个关系可以给它一个唯一标识这个关系的名字 称为关系名 对于每一列给它一个唯一标识该列的名字 称为属性名或字段名 关系中的一个记录是由该行全体属性值组成的 这些记录的全体组成了一个关系 一般来说 关系中的一个记录往往描述了现实世界中的一个具体对象 它的属性值描述了这个对象的属性 1 2 3关系数据库的规划与设计 以关系模型作为数据组织方式的数据库管理系统 称为关系型数据库管理系统 RelationalDataBaseManagementSystem RDBMS 一般情况下 设计一个数据库要经过几个步骤 分析建立数据库的目的 确定数据库中的表 确定表的结构及主关键字 确定表间关系 1 2 4学生信息管理数据库的模块分析与设计 1 3Access2003的基础知识 1 3 1Access2003的启动与退出1 Access2003的安装2 Access2003的启动3 Access2003的退出1 3 2Access2003的窗口操作1 任务窗格2 工作区 1 3 3Access2003的帮助系统 1 Office助手2 Access帮助任务窗格3 上下文帮助 1 4Access2003的数据库对象 Access将数据库中的各项功能成分进行分离 抽象 然后将其对象化 把数据管理的常用功能封装在各类对象的方法或属性之中 通过对象的方法或属性来完成对数据库的设计与管理 充分利用面向对象的概念来简化用户的工作 所以 数据库是各类数据库对象的集合 Access2003提供了七种数据库对象 包括 表 查询 窗体 报表 数据访问页 宏和模块 在某一时刻 Access只能打开并运行一个数据库 在一个数据库中 可以包括表 窗体等多个数据库对象 这些数据库对象都存储在同一个以 MDB为扩展名的数据库文件中 Access的七种对象分工极为明确 从功能和彼此间的关系考虑 可分为三个层次 第一个层次是表和查询 它们是数据库的基本对象 用于在数据库中存储和检索数据 第二个层次是窗体 报表和页 它们是直接面向用户的对象 用于数据的输入 输出和应用系统的驱动控制 第三个层次是宏和模块 它们是代码类型的对象 通过组织宏操作或编写程序代码来完成复杂的数据库管理工作 并使整个数据库应用系统自动化 Access各对象间的相互关系可用下图来表示 图中粗线箭头表示数据流 细线箭头表示控制流 1 5Access2003数据库的基本操作 1 5 1创建学生信息管理数据库1 使用 数据库向导 创建数据库2 直接创建数据库直接创建新数据库 只是建立了一个 空 数据库 其中没有任何具体的对象 也没有实际的数据 根据需要再进一步逐一添加 3 根据现有文件创建数据库 4 设置默认的文件格式 1 5 3数据库的基本操作 1 打开数据库 1 使用任务窗格打开数据库 2 使用 打开 命令打开数据库 3 设置最近使用的文件列表 4 使用其他方法打开数据库2 关闭数据库当用户完成了对数据库的全部操作并且不再需要使用它时 应将其关闭 3 转换数据库对旧版本的数据库 Access97 Access2000 可以转换成新的版本 信息 数据和数据处理 数据分析 创建数据表 数据表的使用和维护 1 2 3 4 电子工业出版社网址 第2章采集数据 分析归类 建立数据表 主目录 数据表间的父子关系 5 2 1信息 数据和数据处理 本章介绍了数据 信息及数据处理的概念 及如何建立数据库中的基本数据 对表对象的操作方法和使用 对于数据库来讲 表中最基本的数据库对象 所有的基础数据都是存储在表中的 是建立查询 窗体 报表等其他数据库对象的数据来源 学习要求 1 了解数据 信息及数据处理的概念 2 掌握创建表的多种方法 3 掌握修改表结构的操作 4 掌握对表中记录的进行编辑 检索 及如何建立表间关系 2 1 1数据与信息 一般地 人们经常将 信息 与 数据 互换使用 但是在数据库系统中 区别它们是必要的 信息是现实世界中事物的状态 运动方式和相互关系的表现形式 是自然界 人类社会和人类思维活动中普遍存在的一切物质和事物的属性 因此 信息可以被看成是现实世界在人脑中的抽象反映 是通过人的感官 眼 耳 鼻 舌 身 感知出来并经过人脑的加工而形成的反映现实世界中事物的概念 数据 Data 是一种物理符号序列 数据有数据类型和数据值之分 不同类型的数据记录事物的性质是不一样的 数据和信息是两个互相联系 互相依赖但又互相区别的概念 数据是反映客观的记录符号 信息则是数据的内涵 是对数据语义的解释 信息是客观事物的反映 而数据是信息的表现形式 所有的信息都是数据 数据只有经过提炼和抽象之后 具有使用价值的数据才能成为信息 数据是信息存在的形式 是信息的载体 随着介质不同而改变 信息以数据为载体而表现 同一信息可以有不同的数据表示方式 但其根本意义不变 2 1 2数据处理技术的发展 数据处理是对各种形式的数据进行收集 储存 加工和传播的一系列活动的总和 其目的是从大量的 原始的数据中抽取 推导出对人们有价值的信息 作为行动和决策的依据 是为了借助计算机科学地保存和管理复杂的大量的数据 以便人们能方便而充分地利用这些宝贵的信息资源 围绕着数据所做的工作都可称为数据处理 既对各种类型的数据进行收集 将信息用数据表示并按类别组织保存 加工和传播的一系列活动的总和 数据管理的水平是和计算机硬件 软件的发展相适应的 随着计算机技术的发展 数据处理技术的发展在短短的时间里经过了四个阶段 初级文件管理阶段 20世纪50年代中期以前 文件系统阶段 20世纪50 60年代中期 数据库系统阶段 20世纪60年代后期 80年代 高级数据库阶段 标志 80年代的分布式数据库 90年代的对象数据库和21世纪初的网络数据库 2 2数据分析 2 2 1学生信息管理数据库中的数据分析在创建数据库之前 应当首先根据数据库管理系统的功能 采集所有的信息 明确什么是需要用户输入的原始信息 什么是需要应用程序计算和统计的数据 什么是需要应用程序生成的输出报表 然后对采集的数据进行分析 并确定如何归类 按照相关的主题划分成结构完善的多个独立表 将相关的数据分别放入各个独立的表中 必须对数据表进行规范 规范化是降低或消除数据库中冗余数据的过程 尽管在大多数的情况下 冗余数据不能被完全清除 但冗余数据降得越低 就越容易维护数据的完整性 并且可以避免非规范化的数据库中的数据更新异常 规范化包括以下几个原则 字段的惟一性 在设计表时 所有字段内容一定要简单明确 每个字段只能存储一种数据 主关键字 在数据库中每一个表都应该具备一个字段 用来惟一确定每一条记录 功能关系性 在设计表时应该考虑表中的其他字段与主关键字是否有直接的相关性 如果该字段与主关键字段并不密切相关 就表示该字段的存放位置不适当 应当采取表的分割处理 字段的独立性 必须在不影响其他表的情况下对记录进行修改 2 2 2设计数据表的结构 关系数据库根据主题将相关的数据存储在单独的表中 每个表都专门描述一个特定主题 这有助于高效地构造数据并减少重复 将表分开可以保护原始结构 在规划数据表时 要考虑数据的构造方法 合理设计表的结构 使其便于输入和维护 在组织数据表时 应当分析数据表之间的关系并检查是否存在数据重复现象 数据表包括两部分 表的结构和表中的数据 设计表的结构是确定每个表中的字段个数 每个字段的字段名称 数据类型和字段属性 在设计时应该遵循以下设计原则 每个表应该只包含关于一个实体 客观事物 的信息 每个表中任意两条记录的值不能完全相同 同一表中不允许有相同的字段名 同一字段中的值必须是相同的数据类型 2 2 3分析表间关系 通过规范化的方法 可以对表进行有效的分割 这些表虽然是独立的 但它们之间是彼此关联的 这种表示两个表的共有字段之间的关联性就是关系 关系数据库中的表应当有一个主键 主键是指一个或一组区分不同记录的字段 例如学生信息表中的学号 能够惟一确定一名学生 通过主键 可以关联两个表 便于避免数据重复 主键应当是一些不经常更改的信息 作为主键字段的数据应尽量简短且能用来标识记录 在数据库规划阶段就要考虑主键的设置 关系数据库根据主题将数据存储在单独的表中 但是通过关系将这些表联系在一起 2 3创建数据表 Access提供了多种创建数据表的方法 用户可以根据实际需要选择适当的方法 1 使用向导创建表2 使用设计器创建表3 通过输入数据创建表4 导入外部数据创建表5 链接外部数据创建表 2 3 1表的视图 表有四种视图 设计视图数据表视图数据透视表视图数据透视图视图 2 3 2自主创建表 1 通过输入数据创建表如果只有少量的原始数据 可以通过直接输入数据的方法建立新表 新建的空数据表是由10列 21行组成的二维表 数据表的每一列对应表中的一个字段 数据表的每一行对应表中的一条记录 用户可以直接输入数据 编辑数据的方法和在Excel中的操作是一样的 2 在设计视图中创建表 这是最常用一种方法 分为两个步骤 首先在表的设计视图中建立表的结构 然后在表的数据表视图中输入数据 2 3 3现有数据的导入 导出和链接 对于日常的数据处理 使用最广泛的是Excel电子表格 彼此交换数据的格式通常也Excel电子表格 所以通过导入或链接外部数据来创建一个新表 是实际工作中最常用的方法 1 理解导入和链接 导入是指从文本文件 电子表格或数据库表中检索数据 并将其复制到Access表中的过程 在Access2003中 可以使用导入的数据创建一个新表 也可以将导入的数据添加到与之有着相匹配的表结构的现有表中 还可以将一个Access数据库中的对象导入到另一个已经打开的Access数据库中 链接是指在Access数据库与其他应用程序之间建立连接的过程 通过链接 可以在不进行导入的情况下读取外部数据源中的数据 并且在大多数情况下都可以对数据进行更新 外部数据源的格式不会因为导入而改变 因此 既可以在创建该文件的源应用程序中继续使用数据 也可以在Access中添加 删除或编辑其数据 在Access2003中 可以导入或链接的外部数据主要有 1 各种版本的Access数据库和Access项目中的数据 2 各种版本的dBASE数据库和Paradox数据库中的数据 3 电子表格 如Excel和Lotus1 2 3 中的数据 4 MicrosoftExchange 文本文件 HTML文档和XML文档中的数据 5 ODBC数据库 如SQLServer数据库和VisualFoxPro数据库 中的数据 2 通过导入数据创建表3 将表直接导出为Excel工作表 2 4数据表的使用 2 4 1数据表的字段属性设置1 字段名称数据表中的一列对应一个字段 每一个字段都要有字段名称 字段名称能够体现出该字段中数据的属性 如学生信息表中的 学号 出生日期 等 对字段名称的命名要 见名知义 长度要适中 便于以后的输入和操作 2 数据类型 Access提供了10种数据类型 在设计数据表时要根据字段中的实际内容确定适合的数据类型 对于数据类型的选择 要掌握以下几个原则 字段要存储何种类型的数据 例如 课程名称 字段中存放的一定都是课程名 是否要对数字进行计算 例如 身份证号是数字形式 但是不需要数学运算 就要选择文本类型 是否需要进行排序 分类 索引 有些数据类型是不能用来设置索引 进行排序的 如备注 查阅向导 超级链接等数据类型 根据数据的实际情况来选择 例如 日期 时间型来存储时间数据 在计算上会比用文本存储具有更大的优越性 3 字段属性 表中的每个字段 除了要设置字段名称和数据类型外 还有一些其他属性 用于控制如何使用该字段来保存 处理和显示数据 字段的数据类型不同 可用的属性也不一样 2 4 2创建主键和索引 1 定义主键在Access中 最好为每个数据表都定义一个主键 主关键字 定义主键的目的是要保证表中所有记录都是惟一可识别的 主键可以由一个或多个字段组成 用于标识表中的每一条记录 例如 学生信息表中的 学号 字段能够惟一确定一名学生 就将 学号 字段定义为主键 主键有三种类型 自动编号 单字段主键 多字段主键 2 创建索引在表的字段中创建索引 有助于快速查找和排序记录 表的索引类似于书的目录 并且可以按照一个或一组字段值的顺序对表中记录的顺序进行重新排列 从而加快数据检索的速度 索引的种类 按功能分为 惟一索引 普通索引 主索引 按字段个数分 单字段索引 多字段索引 1 创建单字段索引所谓创建索引就是为字段设置索引属性 在表的设计视图或索引窗口中都可以设置索引属性 索引属性提供了3项取值 无 表示本字段无索引 有 有重复 选项 表示允许创建有重复记录值的索引 有 无重复 选项 将创建无重复记录值的索引 即不允许该字段输入重复值 2 创建多字段索引有时需要对多个字段中的数据进行查找或排序 就要将这些字段组合起来设置索引 2 4 3修改数据表的结构 在维护数据库的工作中 经常要修改已创建好的表的结构 通过表设计视图 可以对表的结构进行修改 表是数据库的基础 对表结构的修改 对整个数据库会产生较大的影响 例如 修改字段属性 会引起数据的丢失 添加或删除字段 系统中与之相关的查询 窗体和报表就不能正常工作 从而产生错误 因此 对表结构的修改应该慎重 最好事先做备份 用户可以在设计视图和数据表视图两种方式下修改数据表的结构 1 插入和删除字段2 复制和移动字段 2 5数据表的维护 2 5 1编辑数据表的记录用户对数据的编辑包括插入 删除 修改 替换 复制 打印记录等 行选定器上的不同符号有不同的意义 各符号的含义如下 三角形 表示该行为当前操作行 星形 表示该行为表末端的空白记录 可以用来输入新记录 铅笔形 表示该行正在输入数据 或者正在修改数据 锁形 表示该行已被锁定 用户只能查看 而不能修改数据 2 5 2记录的查找与替换 1 数据的查找在数据表中查找记录是经常要进行的操作 数据较少的情况下可用记录号定位的方法 在记录定位器中的记录编号框中双击编号 在记录编号框中输入要查找记录的记录号 按键光标将定位在该记录上 数据较多的情况就要使用 查找 对话框进行查找 2 数据的替换在数据表中要修改成批的数据时 可以使用 替换 对话框对查找到的数据进行成批更新 在 查找和替换 对话框中 如果只知道查找的部分内容 可使用 等通配符进行相似内容的查找和替换 2 5 3记录的排序和筛选 索引和排序的作用都是将表中的数据按照某个字段值的规律有序地排列 以便更加有效地进行数据的检索 筛选能够按照指定的条件 在数据表中只显示满足条件的记录 取消筛选后使数据表恢复原来的显示 1 记录的排序数据表中的记录通常按照输入时的先后顺序排列的 如果要使记录按照某个字段的值进行有规律的排列 可将表进行排序 所以 对表进行排序必须先确定排序字段 然后按此字段的值以 升序 或 降序 的方式来重排表中的记录 按照多个字段的值进行排序时 要使这此字段成为相邻字段 Access先对最左边的字段进行排序 然后依次从左到右进行 选定这些字段 执行上述操作即可 但是必须注意这些字段的先后顺序 2 记录的筛选 在数据表视图中 可以利用筛选只显示出满足条件的记录 将不满足条件的记录隐藏起来 方便用户查看 筛选的方法有4种 按窗体筛选按选定内容筛选高级筛选 排序内容排除筛选 按窗体筛选 按照表中字段的下拉列表框中的选项筛选记录 与Excel工作表的筛选操作是一样的 按选定内容筛选 只显示出与选定内容的值相同的记录 高级筛选 排序 可以设置复杂的筛选条件 还可规定复合排序顺序 内容排除筛选 与按选定内容筛选相反 只显示出与选定内容的值不同的记录 高级筛选将筛选条件输入到 条件 行单击 应用筛选 按钮 即可得到筛选结果 4 通过指定筛选内容进行筛选 在快捷菜单的 筛选目标 文本框中输入要筛选的字符串或表达式 然后按 Enter 键 屏幕中只留下符合条件的记录 5 取消筛选 如果要完全删除筛选 则要清除筛选设计网格中的内容 并把空筛选用于数据表 具体操作如下 1 打开 高级筛选 排序 窗口 2 单击工具栏上的 清除网格 按钮 3 单击工具栏上的 应用筛选 按钮 4 关闭 高级筛选 排序 窗口 2 5 4隐藏和冻结字段 由于屏幕大小是有限的 为了便于查看表中主要字段的数据 可以将表中的字段进行隐藏或冻结 1 隐藏字段将鼠标定位到要隐藏的列 选择 格式 菜单中 隐藏列 命令 该字段所在的列将被隐藏起来 或者用鼠标拖动列的右边界线 使列宽变为 也可以将该列隐藏 如果要重新显示被隐藏的列 可执行 格式 菜单中 取消隐藏列 命令 在打开的 取消隐藏列 对话框中选择需要显示的列 则可将隐藏的列重新在屏幕上显示出来 2 冻结字段在数据表视图中 如果表中的字段较多 屏幕只能显示表的部分字段内容 为了使这些字段一直显示在窗口中 可以将它们 冻结 其操作步骤如下 单击要冻结的一个或多个字段的列选定器 执行 格式 菜单中的 冻结列 命令 所选字段就被固定在窗口的左侧 如果要解开被冻结的列 只要执行 格式 菜单中的 取消对所有列的冻结 命令即可 2 5 5整表的复制与删除 1 整表的复制为了防止数据的意外丢失 需要对整个数据表进行备份 复制数据表最简单的办法是先在数据库窗口中选择 表 对象 选中要进行复制的表 然后按住 Ctrl 键拖动到适当位置 将产生一个新表 并自动生成表名为 的副本 然后再对其进行重新命名 对表的复制还可以通过 复制 粘贴 命令完成 选中要复制的表 执行 编辑 菜单中的 复制 命令 然后再执行 粘贴 命令 此时将打开 粘贴表方式 对话框 1 只粘贴结构 新表只有原表的结构 没有记录 2 结构和数据 新表与原表具有相同的表结构和全部的记录 3 将数据表追回加到已有的表 将复制的记录追加到已有的表中 已有表即为在 表名称 文本框中输入的表 2 6数据表间的父子关系 2 6 1建立表间关系的目的所谓表间关系就是指在两个表的公共字段之间建立的联系 建立了联系的这两个表被称为是相关联的两个表 这个公共字段称为关联字段 通过定义表之间的关系 可以将数据库的各个表的数据联系起来 只有定义了关系 创建查询 窗体及报表等对象才可以同时显示多个表中的数据 关系可以协调各个表中的字段 它是通过匹配各个表中的主键字段的数据来完成的 关系的创建关键在于分析表之间的内在联系 建立表之间的关系 必须满足以下条件 1 相关联的字段名称不一定相同 但字段类型必须相同 2 相关联的字段若为数字型 二者还必须具有相同的 字段大小 属性设置 3 特殊情况 自动编号型字段可以和数字型字段匹配 且要求二者必须具有相同的 字段大小 属性设置 Access中表之间的关系可以根据两个表中记录的匹配情况分为三类 在创建关系之前一般应确保各表具有主关键字或惟一索引 应遵循以下原则 一对多 关系 要求只有一个表的相关字段是主关键字或惟一索引 一对一 关系 要求两个表的相关字段都是主关键字或惟一索引 多对多 关系 通过使用第三个表来创建 第三个表至少包括两个部分 这两部分既可以是字段 也可以是字段组 一部分来自A表的主关键字或惟一索引字段 或字段组 另一部分来自B表的主关键字或惟一索引字段 或字段组 如果需要还可以增加其他字段 2 6 2建立表间关系 建立表间关系时 要关闭所有已经打开的表 因为不能在打开的表之间建立或修改关系 在创建表间关系时 编辑关系 对话框中有一个 实施参照完整性 复选框 如果不选中该复选框 对相关联的两个表进行修改时 不会对另一个表产生影响 如果选择了 实施参照完整性 复选框 为了保证相关联的两个表数据的一致性 有两条 参照完整性 规则供选择 级联更新相关字段 如果选中该复选框 当主关键字 一对多关系中的一端 值被更改时 自动更新相关子表中对应字段的值 级联删除相关字段 如果选中该复选框 可以在删除主表中的记录时 自动删除相关子表中的有关记录 2 6 3子数据表 建立了表间关系之后 用户在打开主表时 就可以同时看到子表中的相关记录 例如 学生信息 表和 成绩 表之间存在着一对多的关系 打开 学生信息 表后 每条记录的左端都会出现一个 单击加号 成绩表的相关记录就会显示出来 此时 变为 认识窗体和控件 创建数据输入窗体 建立查询窗体 窗体制作的高级应用 1 2 3 4 电子工业出版社网址 第4章建立用户和数据库之间的交互式操作 主目录 本章主要介绍窗体的概念和功能 窗体的组成和结构 窗体的创建和外观修饰等 窗体是Access的基本对象 是用户与应用程序之间的桥梁 利用窗体可以方便地输入和输出数据 进行数据的编辑和查询 汇总和计算 还可以作为控制界面 将整个数据库中的对象组织起来 形成一个完整的应用系统 实现用户与数据库的交互式操作 学习要求1 了解窗体的功能和组成元素 2 熟练掌握窗体的创建以及在窗体中添加控件 3 掌握在设计视图中对窗体的修改和编辑 学会如何美化窗体 4 掌握切换面板的创建 5 了解和掌握在窗体中如何对数据进行计算和统计 4 1 1窗体的角色 窗体是用户和数据库之间进行交流的主要界面 利用窗体能够轻松地完成对数据库的各种处理和维护 一般来说 窗体具有以下功能 1 输入和编辑数据2 控制应用程序的流程3 显示各种提示 警告 错误 帮助信息4 输出信息 4 1 2窗体的规划和设计 对于用户来讲 窗体要能够引导用户的正确操作 适应不同水平的用户 要易于操作 对窗体的规划 可以按照实际工作的先后顺序进行设计 1 输入窗体输入设计的目标是保证向应用系统中输入正确的数据 遵循以下原则 最小量原则 简单性原则 早检验原则 少转换原则2 查询窗体在查询窗体中要划分出不同的功能区 体现人机交互式操作的方式 3 输出窗体 4 1 3窗体的工作方式 1 窗体的分类从窗体功能的区别 可以分为数据输入窗体 查询统计窗体和主切换面板等 从窗体表现形式的不同 可以分为纵栏式 表格式 数据表式 图表窗体等 从窗体显示数据的方式 可以分为三类 单页窗体和多页窗体 单一窗体和连续窗体 主窗体和子窗体 2 窗体的组成元素窗体一般由节组成 表现为区段形式 包括窗体页眉 页面页眉 主体 页面页脚和窗体页脚 窗体中的信息可以分布在一个或多个节中 3 窗体的视图设计视图 窗体视图 数据表视图 数据透视表视图和数据透视图视图 不同的视图类型有不同的功能和应用范围 4 1 4常用控件 控件是一种图形对象 用于显示数据 执行操作 装饰窗体 在窗体中添加的每一个对象都是控件 在窗体的设计视图中 工具箱 工具栏提供了各种常用控件 可以借助工具箱向窗体中添加需要的控件 添加控件的方法有两种 一是单击 工具箱 中相应的控件按钮选中它 在窗体中的适当位置单击或拖动 即可添加 二是如果要添加的控件具有向导且 控件向导 按钮已按下 选中某个控件按钮时 系统会自动启动相应的向导 帮助用户按照向导显示的说明进行操作 4 2创建数据输入窗体 4 2 1使用向导创建窗体使用窗体向导可以创建数据源基于一个或多个表或查询的窗体 根据向导的提示 输入有关的记录源 字段 版式以及格式的信息 根据用户的实际输入内容来创建窗体 4 2 2使用设计视图创建源自多个数据源的窗体 窗体的数据源一般情况下基于一个表或一个查询 但是在很多情况下 窗体的数据源需要基于多个表或查询 处理多重数据源有两种办法 一是将多个表或查询创建成一个新的查询 以此作为窗体的数据源 二是在窗体中添加子窗体 即主窗体基于一个数据源 其他的数据源分别为其设置相对应的子窗体 子窗体是窗体中的窗体 在显示有 一对多 关系的表或查询中的数据时 子窗体特别有效 1 利用子窗体创建源自多个数据源的窗体 例如学生基本信息浏览窗体 可以查看学生的基本信息 也可以同时查看学生的成绩 如图所示 2 利用选项卡控件创建多页窗体 如果不同数据表中的信息互相有联系 可将其放置在一个窗体中 用选项卡控件设置成多个页面 如课程表和教材表是相关的两个表 每一门课都有指定的教材 每一本教材都有相应的课程 4 2 3窗体属性设置 在窗体中添加了各种控件之后 用户可以根据实际需要 对窗体的外观进行修饰 如设置窗体的边框样式 改变字体和字号 添加背景图像等 也可以对控件设置处理数据的功能 如排序 筛选 记录锁定等 左图的窗体是利用向导创建的 进行相应的属性设置后 实际效果如右图所示 窗体的每一节 页眉 主体 页脚 及每个控件 都有自己的属性 属性对话框根据对象的不同而有所变化 如果要打开某个对象的属性对话框 先选定该对象 或者在 格式 窗体 报表 工具栏中的 对象 列表框中进行选择 然后单击 工具箱 工具栏上的 属性 按钮或选择 视图 菜单中的 属性 命令 一个窗体的属性分为四类 分别是格式属性 数据属性 事件属性 其他属性 在 全部 选项卡中包含了前4种属性 1 常用格式属性 1 标题 2 默认视图 3 滚动条 4 记录选定器 5 导航按钮 6 分隔线 7 控制框 8 边框样式 9 图片 2 常用数据属性 1 记录源 2 排序依据 3 允许编辑 允许添加 允许删除 4 记录集类型 5 记录锁定 6 可用 3 常用事件属性 1 更新前 更新后 2 单击 双击 3 获得焦点 失去焦点 4 3建立查询窗体 在数据库应用系统中 经常要进行分类统计 汇总计算等工作 建立查询窗体 可以利用建立好的各种表 查询 控件和表达式生成器 在窗体中显示各种查询信息或统计数据 4 3 2创建统计查询窗体 学生人数查询 窗体的功能是 在下拉列表中选择相应的年级 单击 按班级查询人数 或 按专业查询人数 按钮 在 人数合计 文本框中显示出人数合计 导出数据 按钮的作用是将相应年级的查询结果 导出为电子表格文件 4 3 3登录窗体的设计 登录窗体是应用系统中常见的一种窗体 如果该系统只有一个用户 在登录时只要求用户提供密码 如果有多个用户同时使用 在登录时要选择用户姓名和输入用户密码 4 3 4在窗体中进行计算 对于一些需要计算 但不需要存储和输出的临时性数据 可以在窗体中显示 方便用户的查看 利用计算型文本框 就可以实现数据的计算和统计 如窗体中的库存数量和库存金额 可以帮助用户随时了解 教材编号 为 J01001 的库存情况 对象运算符 在书写一个表达式时 不仅可以用算术 关系 连接 逻辑等多种运算符 还可以使用对象运算符 和 来引用对象或对象的属性 1 运算符 运算符的作用是指出随后为用户定义的内容 使用 运算符可以引用一个打开的窗体 报表或其中的控件 2 点 运算符 点 运算符通常指出随后为MicrosoftAccess2003定义的内容 使用 点 运算符可引用窗体 报表或控件等对象的属性 使用对象运算符的格式 窗体引用Forms 窗体 窗体属性引用Forms 窗体 属性窗体中的控件属性引用Forms 窗体 控件 属性控件引用Forms Reports 窗体 报表 控件 4 4窗体制作的高级应用 4 4 1设计 切换面板 窗体使用切换面板管理器创建应用系统 实质上是创建一个控制菜单 通过选择菜单实现各个功能模块 完成相应的操作 每级控制菜单对应一个切换面板页 每个切换面板页提供相应的切换项 即菜单项 4 4 2设计图表窗体 利用图表显示数据 使用户更易于进行数据的比较分析 更加清晰地观察数据发展的趋式 在Access中可以在窗体 报表或页中创建图表 也可以建立数据透视图窗体和数据透视表窗体 图表可以是全局的 包括全部数据 也可以是记录绑定型的 图表仅反映来自当前记录的数据 并且随用户在记录之间的浏览而更新 在窗体中使用图表有三种方法 一是利用 图表向导 创建窗体 二是利用 数据透视表向导 三是利用 自动窗体 数据透视表 和 自动窗体 数据透视图 进行创建 1 创建数据透视表窗体 这个数据透视表的作用是 选择不同的班级 查看每个班级的男 女生人数及总人数 例如打开 bh 下拉列表 选择 J04003 就显示出J04003班的专业名称 男生人数 女生人数及总人数 如图所示 2 创建数据透视图窗体 数据透视图是图表形式的数据 能够根据需要对数据进行分析 对于创建好的数据透视表 可以利用工具栏中的 视图 按钮 直接切换到 数据透视图 视图中 转换为数据透视图 也可以使用 图表向导 和 新建窗体 对话框中 自动创建 数据透视图 选项 建立表或查询的数据透视图 以柱形图形式显示出每个专业的男生比例和女生比例 以学号为计数字段 基本报表的设计和创建 报表的编辑技巧 统计和分析报表的建立 报表的预览和打印 1 2 3 4 电子工业出版社网址 第5章设计数据的输出方式 主目录 本章介绍报表对象的创建和设计方法 建立数据库的最终目的 是希望得到经过处理的数据 并以表格或图表的形式输出 供用户使用 Access数据库的报表对象 就是实现数据输出的有效方式 用户可以控制报表上每个对象 也称为报表控件 的外观 并按照需要选择数据的显示形式 以便在窗体中查看或打印输出 学习要求 1 了解报表的概念2 熟练掌握报表的设计方法3 掌握在报表中记录的分组与排序4 掌握在报表中加入数据计算的方法5 掌握报表的预览和打印 5 1基本报表的设计和创建 建立数据库的最终目的 是希望得到经过处理的数据 并以表格或图表的形式输出 供用户使用 Access数据库的报表对象 就是实现数据输出的有效方式 用户可以控制报表上每个对象 也称为报表控件 的外观 并按照需要选择数据的显示形式 以便在窗体中查看或打印输出 学习要求 1 了解报表的概念2 熟练掌握报表的设计方法3 掌握在报表中记录的分组与排序4 掌握在报表中加入数据计算的方法5 掌握报表的预览和打印 5 1 1基本报表的输出 对于已经建立的表和查询 如果设置好了数据显示的格式 可以在各自的 数据表 视图中 利用 文件 菜单中的 打印预览 和 打印 命令 直接用打印机打印出来 而报表的优势在于 除了按照显示的格式输出数据以外 还可以在报表中输出经过计算的数据 以及对数据进行分组和排序 满足用户的不同需求 1 报表的类型 1 纵栏式报表纵栏式报表与纵栏式窗体一样 是把每个字段单独列在一行上来显示 由两列组成 左边一列显示字段的标题 右边一列显示字段中的数据 2 表格式报表表格式报表跟数据表十分类似 是由行和列组成的二维表 每行显示一条记录 3 图标式报表图标式报表是利用图形的方式显示数据源的数据 可以对数据进行统计 4 标签式报表标签式报表将数据以标签的方式组织在一起输出 比如信封 名片介绍信等格式的文件 2 报表的视图 设计视图 在设计视图中可以自行设计报表 也可以修改报表的布局 打印预览视图 在打印预览中 可以看到报表的打印外观 使用 打印预览 工具栏按钮可以以不同的缩放比例对报表进行预览 版面预览视图 在版面预览中 可以预览报表的版式 如果报表的数据量较大 也可使用版面预览可以快速地查看报表的版面设置 3 报表的组成 5 1 2使用 自动报表 创建报表 自动创建报表是使用数据源中的所有字段 自动生成报表 有纵栏式和表格式两种版面 5 1 3使用向导创建报表 5 1 4使用设计视图创建报表 5 2报表的编辑技巧 创建报表和创建窗体的操作非常相似 创建窗体的大部分控件都可以在报表中使用 设计窗体时对控件的各种操作 同样也可以在报表的设计过程中使用 两者的区别在于 在窗体中可以输入数据 在报表中则不能 5 2 1向报表中添加控件 利用向导创建的报表 在大多数情况下并不符合实际要求 需要在报表的设计视图中 进行报表样式的修改 调整报表的布局 在报表中添加控件 同样要使用 工具箱 工具栏 其使用方法和基本操作可参考窗体的操作 为了美化报表的外观 可以在报表中添加背景图片 这种图片将应用在全页 中文报表一般都有网格线 可以利用 矩形 或 直线 控件 向报表中添加边框 横线和竖线 为了在报表中实现中文表格的网格线 画好的直线或矩形往往要经过多次调整 同时要调整页面页眉节和主体节的高度 使两个节刚好能容纳其中所包含的控件 5 2 2报表的属性设置 1 添加图片图片类型 静态图像 非绑定型图像和绑定型图像 绑定型图像来源于数据表中的字段 会随着记录的变化而变化 非绑定型图像是固定不变的 静态图像一旦添加到报表中 就不能修改了 而非绑定型图像是以OLE方式存在的 可以在图像上双击 进入编辑状态进行修改 在 报表 的属性对话框中选择 格式 选项卡 在 图片 属性的文本框中输入要添加的图片的保存路径 或单击 按钮打开 插入图片 对话框 从中查找并选择 然后再设置图片的类型 缩放模式 对齐方式和是否平铺等其他属性 2 在报表中设置强制分页 在设计报表时 如果要将报表中的每一条记录 组或节打印在单独的页上 可以进行强制分页 5 2 3创建子报表 1 将子报表添加到已有的报表中如果已经建立了一个报表 我们可以将另一表作为子报表添加到该报表中 添加前必须保证主报表和子报表之间的数据源表之间建立了表间关系 2 将已有报表作为子报表添加到主报表上对于已经建立的两个报表 可以将一个报表作为主报表 而把另一个报表作为子报表添加到主报表中 5 3统计和分析报表的建立 5 3 1学生信息管理的统计报表设计 5 3 2报表中的排序与分组 什么是排序和分组 比如学生学号按照大小排列 就是排序 用户在输出报表时经常需要把具有相同特征的记录排列在一起 例如将分数相同的排在一起 这就是分组 组由三部分组成 组页眉 组文本和组页脚 对报表设置分组一选项后 不同组记录既可以显示或打印在同一个页面内 也可以在不同的页面内 在一个报表中 最多可以按十个字段或表达式进行分组 组属性中各个选项的含义是 组页眉 用于控制是否为当前字段添加该组的页眉 组页脚 用于控制是否为当前字段添加该组的页脚 在进行分组时 必须将 组页眉 或 组页脚 的属性设为 是 或两者同时设置为 是 以创建分组级别 分组形式 用于选择分组时所使用的依据 可用的选项取决于分组字段的数据类型 如果按表达式分组 将显示适于所有数据类型的全部选项 组间距 作为分组依据的字段或表达式中的值 指定有效的组间距 保持同页 设置是否在同一页中是打印组的所有内容 还是仅打印部分内容 各选项含义如下 整个组 将组页眉 组页脚以及所有主体记录保持在同一页或同一列中 与第一条详细记录 表示当能够同时打印组中的第一个主体记录时 组页眉也将打印在同一页或同一列中 5 3 3在报表中进行计算 有两种方法可以实现报表中的计算 一是在相应的表中加入计算字段 二是在报表输出时进行统计汇总 而后者具有较高的可维护性和数据一致性 所以应用比较普遍 5 报表的预览和打印 报表最主要的功能是将表或查询中的数据按照设置的输出内容和报表格式打印出来 在打印报表之前 应该首先对报表的页面进行设置 预览实际的输出效果 这样才能得到需要的报表 5 4 1页面设置和报表浏览 5 4 2报表的打印与合并打印 在打印对话框中进行下列设置 在 打印机 列表框中指定打印机的名称 型号和连接的位置 对于不同型号的打印机 其纸张大小的范围是不一样的 例如激光打印机就有A4和A3两种幅面 在 打印范围 区域中 确定要打印的页面范围 在 份数 区域中 指定要报表的打印份数 选择是逐份打印 还是将一页的份数打印完后再打印下一页 单击确定按钮 开始打印 5 4 3在窗体中添加报表 在窗体中添加一个命令按钮控件 执行的操作是 预览报表 宏的基本概念 将宏添加到窗体和报表 宏的调试与运行 利用宏创建系统菜单 1 2 3 4 电子工业出版社网址 第六章使数据库的操作能够自动执行 主目录 本章介绍如何使用宏对象 将Access中的表 查询 窗体 报表和页等5种数据库对象有机的结合起来 使他们之间能够相互驱动 对数据库的操作更完善 更简便 实现自动执行数据库中的各种操作 学习要求 1 了解宏的概念和功能2 掌握如何定义宏和使用宏操作3 学会使用宏控制报表和窗体4 掌握宏的调试和运行 6 1宏的基本概念 在Access2003中可以创建宏用来执行某个特定的操作 或创建一个宏组用以执行一系列的特定操作 使用宏对象可以在不用编写程序代码的情况下 实现对数据库中各个对象的各种操作 只要在操作时给出宏的名称 条件和参数 就可以自动完成指定的操作 例如 在不同的窗体之间进行切换 检查数据的输入是否正确 完成数据的查询和统计等 6 1 1宏的功能 6 1 2宏的设计窗口 宏的设计窗口分为上下两部分 上半部分的每一行称为一个操作行 为一个操作的具体内容 注释列用来说明宏操作的用法 下半部分为宏的参数编辑区 创建宏的工作包括确定宏名 添加宏操作 设置各个操作的参数 给部分参数设置参数的提示信息 给每个操作添加注释信息等 6 1 3常用的宏操作 宏是以宏操作为单位的 一个宏可以是一个宏操作 也可以是一组宏操作 在运行宏时按照排列的先后顺序依次执行 Access的宏操作是非常丰富的 如果只是做一个小型的数据库 程序的流程控制完全可以利用宏来实现 而无须使用VisualBasic代码 宏操作一般都有具体的参数 和带参的函数很相似 不同的是宏操作在执行后没有返回值 如OpenForm有参数 而Beep就没有参数 参数可以看作是对一个操作的特定定义 6 2将宏添加到窗体和报表 创建了宏对象后 可以将其附加到窗体 报表及其上的控件中 对某些事件做出响应 如打开和或关闭窗体 预览或打印报表等 6 2 1利用宏建立消息提示框 例如在窗体1中 如果用户输入了错误的密码 将弹出一个消息框 提示用户重新输入 在宏设计窗口中添加了全部的宏操作 在窗体的设计视图中打开登录窗体 选中 确定 命令按钮 打开其 属性 对话框 在 事件 选项卡中的 单击 列表框中选择 输入密码核对 如图所示 6 2 2在查询窗体中设置宏 宏组是用一个宏名来存储的相关的宏的集合 宏组中的每一个宏都有一个自己的宏名 用以标识宏 以便在适当的时候可以单独使用 这样可以更方便地对宏进行管理 对数据库进行管理 运行宏组时 将从第一个操作开始 依次执行每个宏 直到遇到StopMacro宏操作 其他宏名 或已完成全部的操作 宏组的调用格式为 宏组名 宏名 在 分类查询 窗体的设计视图中 分别打开4个命令按钮的 属性 对话框 在 事件 选项卡中设置 单击 事件 分别选择 分类查询 按姓名查询 分类查询 按学号查询 分类查询 按班级查询 和 分类查询 按专业查询 的宏 切换到窗体视图 在 请输入学生姓名 文本框中输入要查找的学生姓名 单击 按姓名查询 命令按钮 打开 07届毕业生查询 窗体 并显示出该学生的信息 如图所示 6 2 3利用宏导出数据 数据的输出可以使用报表对象 对于不需要上报或存档的数据 或者其他不会使用数据库的用户需要各种数据 这时就可以利用宏操作将数据导出 数据库中的7种对象都可以导出 还可以是函数 存储过程 服务器视图等 例如将数据库中的表 查询或报表导出为Excel表格的形式 6 3宏的调试与运行 6 3 1修改宏1 向宏中添加宏操作2 移动和复制宏操作3 删除宏操作6 3 2直接运行宏6 3 3调试宏6 3 4将宏转换成VisualBasic代码 将宏转换成VisualBasic代码的过程 模块对象 VBA程序设计基础 VBA基本控制语句 举例 1 2 3 4 电子工业出版社网址 第7章使用编程工具强化应用程序 主目录 使用宏对象无需记住复杂的语法 就可以完成一组特定的操作 将已经建立的表 查询 窗体 报表等联系起来 但是宏有一定的局限性 所以在设计数据库的一些特殊功能时 需要用到 模块 对象来实现 而这些 模块 都是由一种叫做 VBA 的语言来实现的 使用它编写程序 然后将这些程序编译成拥有特定功能的 模块 以便在Access2003中调用 学习要求1 了解事件的概念 Access中的事件类别 以及设置事件过