关于酒店申购、验收、领用、报损流程的规定.docx

关于酒店申购、验收、领用、报损流程的规定一、申购流程物资申购是酒店管理中的重要环节，加强申购工作的管理是降低物资成本，加速资金周转，提高经济效益的重要手段，酒店所有物品原则上均由采购部统一购买，其他部门原则上无权购买。酒店在申购管理中，要严格申购审批手续。物品所需部门有权按规定申购。酒店申购分为计划性申购和非计划性申购。2计划性申购：直接进厨房的原材料及酒店仓库管辖的品种。2.1直接进厨房的原材料申购流程：厨房各菜系每天晚上18：00前列出次日所需原材料，经所属厨师长核准后交行政总厨审批，在PICC系统开具采购申请，填写申购物品、数量后提交采购部，由采购部生成采购申请单，交至收货部。2.2仓库调味品、酒水及耗用品申购流程：根据酒店的日均消耗量、供应商送货周期、节假日核算出各类调味品、酒水及耗用品的最高存货和最低存数，各库必须保证有正常15天的周转量。3非计划性申购：凡预先未作计划，且又超出仓库常备物品范围的，工程日常材料、突发性、临时性的物品、贵重原材料等。3.1工程日常材料申购流程：根据工程维修需要填写申购单，部门第一负责人签字，成控部核对仓库是否有无库存，计财部总监审核签字后，报总经理批准。提交采购部（注：工程部申购单必须要具体写明规格，型号，有特殊要求的申购时可以由采购人员和工程部人员一起去申购）。3.2突发性、临时性物品申购流程：凡满足以下条件的按急申购流程：当设备设施发生故障，并影响酒店正常运营的，在抢修必须更换的物品；当设备设施能运行，但存在安全隐患的，必须及时更换的物品；临时促销活动必须补充的物品；临时接待贵宾时需要的物品。急用工程维修物品申购须根据部门维修需要，应出示部门开具的维修单，满足低值易耗品及固定资产条件的申购，应出示报损单，报损物品须交至成本控制部，填写申购单、部门第一负责人签字，成控部核对仓库是否有无库存，计财部总监审核签字后，报总经理批准，提交采购部。3.3贵重原材料申购流程：贵重原材料由酒店仓库填写申购单（注明：品名，规格，数量），成控部审核库存量后签字，计财部总监审核签字后，报总经理批准，提交采购部。二、验收流程1收货验收时间规定：上午8:30-9:00小菜、家禽、鱼类 上午9:00-9:30 猪肉、水果 上午10:00-10:30 冻货、海鲜2在接收物品时，以下标准必须严格遵守：2.1使用称必须定期检查和校准；2.2 无采购申请单的物品不予收货；2.3 与采购申请单项目不符的物品不予收货；2.4 不符合质量要求的、接近或超过保质期的物品不予收货。3验收物品时，以下人员须在场： 采购部-核对并确认质量 收货员-核对并记录数量使用部门-核对并确认数量和质量 厨房食品验收由厨师长负责验收完成时，采购申请单收货员签字、使用部门负责人签字、供应商签字，并根据采购申请单在PICC系统生成收货记录单，确认无误后打印，收货员签字、使用部门签字、供应商签字。4收货记录单按照以下分配：第一联 应付会计第二联 成本控制部第三联 供应商第四联 使用部门第五联 收货部三、仓库领取流程1食品类（包括调料、烟酒）1.1 由申领部门在PICC系统中开具领料/调拨单，正确填写确认无误后打印，经办人及部门负责人签字确认；1.2 贵重食品须由行政总厨、成本控制部签字方可领用；1.3 凭已签字审批之领料/调拨单至仓库领货；1.4 发货时仓管员应首先审核领料/调拨单手续是否齐全并及时在存货卡上登记发货数，发货日期，发货完毕，在领料/调拨单上签字，确认无误后在PICC系统中审核该单据。1.5 对于入库的厨房调料，各部门必须凭领料/调拨单领取，每次领取的数量为三天的使用量，请各部门的负责人严格控制其领用量，另领取时请带空油桶、空调味瓶以旧换新。1.6 酒水部的每天酒水领料，原则上各吧台须按前一天的销售进行领取，西餐厅自助餐的领料凭前一天的用量领取（用量须西餐厅厨师长确认），高档酒水请带空瓶以旧换新。1.7 食品领用时间规定：每天上午（9:00-11:00） 下午（14:00-17:00）。调料领用：每周二、五。2 用品类领货（包括一次性用品、文具类、印刷品类、药水类）2.1 由申领部门在PICC系统中开具领料/调拨单，正确填写确认无误后打印，经办人及部门负责人签字确认；2.2凭已签字审批之领料/调拨单至仓库领货；2.3 仓管员在发货前应确认发货物品是否属初次领用，如非初次领用，则可回收包装的百货用品类物质，一律要求领取货物的同时，退回同种货物的等量包装，或以旧换新，以一换一方式进行领取；满足低值易耗品及固定资产条件的，如以旧换新，应同时出示报损单。2.4 发货时仓管员应首先审核领料/调拨单手续是否齐全及时在存货卡上登记发货数，发货日期，发货完毕，在领料/调拨单上签字，确认无误后在PICC系统中审核该单据。2.5 所领物资满足低值易耗品及固定资产条件的，成本控制部会将该物资编辑到部门资产清单，以便资产盘点。2.6 用品类领用时间规定：一次性用品 每周三。文具类、印刷品类 每周四。3工程物资类领料3.1 工程部物资领用须根据各部门的维修需要，填写领料/调拨单，注明用途，经维修主管签字，凭领料/调拨单与维修单领取物品。3.2 发货时仓管员应首先审核领料/调拨单手续是否齐全及时在存货卡上登记发货数，发货日期，发货完毕，在领料/调拨单上签字，确认无误后在PICC系统中审核该单据。3.3 为遵守以旧换新原则，一切维修的换下来物品须交成本控制部。4仓库注意事项4.1仓库必须严格把关，严禁白条发货或未经审批之单据发货。4.2仓管员接到各部门经审批的领料/调拨单后，应查询PICC系统该单据是否确实存在。4.3仓管员应严格控制发放数量，因库存不足等原因发放数可少于申领数，但不得多发，在单据的发货数量栏填上实际发货数量。4.4将领料/调拨单一联退领用部门存查，一联仓库自存入账后提交至成本控制部审核。4.5领料/调拨单按时间顺序装订成册，存档备查。4.6仓库管理员应熟悉各类物资的保管要求，做到：“二有”有岗位责任、有储备定额，“三化”（仓库环境整洁化、村料堆放系统化、材料收发制度化），“三相符”（账、卡、物），“五防”（防火、防潮、防霉、防盗、防过期变质）。5二级仓库管理规范5.1各部门二级仓所储存的各类物资的最低库存量应结合各部门物品月度消耗定额、菜品制作或供货周期而定，原则上月底的库存量不得超过此类物品当月消耗定额的50%。5.2每月底24-25之间各部门二级仓的管理员应对本部门二级仓的各类物品进行一次全面的清查盘点工作，对于已接近或已达到最低库存量的物资要及时进行补充。5.3成控部每月对各部门二级仓进行全面的盘点，并对各部门二级仓物品的库存数量、物资的保管情况、物品进销账等进行全面核算，督促部门加强对二级仓物资的管理，确保二级仓各类物品的储存数量控制在酒店规定之内。5.4二级仓管理员应熟悉各类物资的保管要求，做到：“二有”有岗位责任、有储备定额，“三化”（仓库环境整洁化、村料堆放系统化、材料收发制度化），“三相符”（账、卡、物），“五防”（防火、防潮、防霉、防盗、防过期变质）。五、物资报损流程1因工作疏忽造成各类物资遗失、损坏，或经计财部盘点发现缺少不能说明去向的，各部门资产管理员必须当天填写报损单，追查原因并上报部门第一负责人，部门第一负责人根据具体情况批签处理意见，经计财部总监和总经理批准按成本价赔偿。2凡正常使用因日久失效须自然报损的物资，需经相关部门确认（工程、IT、采购等部门）无法修复或修复的性价比低于重新购置的，均应办理报损手续，物资报损应由各部门资产管理员填写报损申请单，写明报损原因，经计财部核实后，按规定程序审批。3易耗品报损率调整，各部门使用的玻璃器皿类、瓷器类、易耗品，原核算报损率为部门营业收入的3，为更好的控管物资损耗，现调整为2.5（客赔后），如超出报损金额由该部门或部门第一负责人承担，具体承担细则由各部门制订。六、评估考核1由财务部牵头，每月16日召开成本分析会，汇报各部门的成本情况。对食材消耗、餐具损耗、客耗、能耗成本、办公费、员工成本等进行分析，同时优化成本