员工暂借款及备用金管理办法.docx

员工暂借款（备用金）管理办法第一章 总则第一条 为了规范公司员工非生产性暂借款及备用金的申请、核决、报销及催收等处理及时有效，特制定本办法。第二条 本办法使用前提为借款符合暂借款（备用金）使用范围且付款所在地不能使用员工公务卡。第三条 本办法所称员工指公司目前在职所有员工以及驻外办事处在职员工。第二章 暂借款以及备用金的定义第四条 暂借款定义暂借款是指因有合约约定需全额付款或虽无合约约定但因故必须预先缴纳款项而后取得报销凭证的，由经办人凭经核决权限核决的暂借款申请单向计划财务部暂时借支，在合理期限内凭发票冲销的款项。包括日常事务性暂借、差旅费以及业务招待费等款项的暂借。第五条 备用金定义备用金是指经办部门为保证其日常作业的高效便捷，由经办人凭经核决权限核决的备用金申请单向计划财务部借支的，用于零星采购、经常性的小额支付的款项。备用金由经办人定期凭据汇总到计划财务部门报销并予以补足，在无需用时应及时退缴计划财务部门。第三章 暂借款及备用金的适用范围第六条 暂借款适用范围1、因合约约定必须预先缴纳款项；2、虽无合约约定但为缴纳各种规费、保险费及保证金、电话费等必须预先缴纳款项；3、差旅费以及业务招待费等需先行垫付的款项；4、其他因需先行付款方能取得报销发票。第七条 备用金适用范围1、用于经常性零星采购、经常性的小额支付的款项；2、用于经常性出差人员需跟公司借款用于垫付差旅费的款项；3、用于办事处维持正常运营需要预先垫付办事处日常开支的款项。第三章 暂借款及备用金的请款手续第八条 申请手续1、暂借款的申请需要暂借款时应由经办人员填具暂借款申请单（见附表）一式三联（付款联、清算联、自存联）依据核决权限并附有关文件或签呈后送计划财务部，计划财务部经办人在审核无误后付款，清算联、存根联由申请人自存，清算联于申请人联同发票冲销时并送计划财务部。暂借款申请单需检附文件或签呈如下： 事务性暂借附收费通知等有效文件； 差旅费暂借附出差审批单、出差申请单； 业务招待费暂借附业务招待费申请单。申请暂借款时应按照实际之需要注明需款日期及预计报销日期，暂借款期间除因特殊情形详具理由外，最长不得超过三十日。2、备用金的申请需要备用金时应由经办人员填具“暂借款申请单”一式三联（注明“备用金”字样）依据核决权限并附证明文件后送计划财务部，第二联清算联、第三联自存联由申请人自存，清算联于申请人冲销备用金时并送计划财务部。 备用金申请单需检附文件或签呈如下：经常性零星采购备用金附采购清单及价格等有效文件； 经常性小额支付备用金附支付清单等有效文件；办事处支付备用金于办事处成立后正常运转时借款申请文件。（3）申请暂借款时应按照实际之需要注明需款日期及还备用金日期备用金除因特殊情形详具理由外，最长不得超过一年。第四章 暂借款及备用金的使用规定第九条 暂借款及备用金的冲销或保管规定1、暂借款或备用金如有余额或全额退款时，应当填缴款单一式三联（记账联、出纳留存联、自存联），并注明退款原因后向出纳缴款，出纳应于收到缴款盖收讫章后将缴款单第一联、第三联分别交会计冲账及借款人留存。2、暂借款申请人于取得合法报销票据后，应即办理冲销手续,申请人将经呈核的报销支付审批单、相关票据以及暂借款申请单第二联清算联送计划财务部门，计划财务部门审核无误后报销冲账，结清个人该笔款项，若前期借款未清，后期不予再次借款。3、备用金使用人至少每月应报销一次，报销时根据票面金额报支，并不冲销备用金往来，等经办人无需用时应及时退缴计划财务部门，保管单位应设置备用金帐簿、逐笔记录，以便查核。第十条 暂借款及备用金的对账、延期冲销、缴回及其他规定1、计划财务部负责每月将员工借款情况及到期日明细发放到各部门，经办人应在核对无误后签字确认并经部门主管核准后送回计划财务部门作为对账依据。2、各部门申请人如因故未能于“预计报销日期”前向计划财务部门办理报销者，应于原“预期报销日期”前另行书面写明暂借款延期报销原因及延期后之“预计报销日期”，经部门主管核准后，送计划财务部作为跟催依据留存。3、暂借款逾期三十天尚未报销者，计划财务部门将明细清单提交给各部门主管副总、财务副总。4、计划财务部将对备用金进行不定期盘点