城建兴华办公自动化系统管理办法.doc

北京城建兴华地产有限公司办公自动化系统管理办法（试运行） 1 目的 为保障办公自动化系统（以下简称OA系统）能够顺利推广、应用及正常运行，实现工作流、文件管理的自动化，建立内部通讯、信息发布平台，降低办公费用，养成企业的习惯，特制定本办法。2 适用范围本办法适用于公司所属使用OA系统的各单位及个人。3内容及要求3.1 OA系统由“用友致远办公通”和 “腾讯通（RTX）”组成，“腾讯通（RTX）”是“用友致远办公通”的重要辅助工具。3.2 管理中心信息管理部负责OA系统权限、流程设定等事项的审核和监督工作。管理中心信息管理部设置专（兼）职系统管理员及系统文档管理员，负责OA系统的日常系统管理及培训。3.3 OA系统第一阶段运行主要涵盖公司领导、各片区主要负责部门的中层管理人员及主要岗位，其它未纳入部门若因业务需要使用OA系统的或现有系统用户发生变更的，报管理中心信息管理部审批后执行。3.4 协同工作3.4.1涉及公司财务重要文件、投资管理等重要事项暂不使用OA系统进行协同工作。其它协同事项均需进入系统，并行期满后OA系统用户单位间可拒收对方发来的纸质文件或传真。3.4.2 协同流程的设定必须符合公司相关文件的规定，非中层管理人员不得在协同工作将公司领导加入协同流程（授权处理的情况除外）。3.4.3 中层及以上管理人员可在部门间设定协同流程中的“加签”或“知会”，其它人员只能在本部门内设定。3.4.4 对于设定期限的重要协同工作，协同单位应于期限内给予答复，否则将根据公司相关规定给予处罚。3.5 文档管理3.5.1 系统文档管理员负责对存储于系统中的所有文档信息进行备份、维护。3.5.2 用户不得将文档管理模块用于私人存储，即存储与本职工作无关的文件、图片、音乐、视频及其它娱乐软件。3.5.3 OA系统用户单位需严格约束文档的借阅，部门间的文档借阅需履行相关的借阅手续。3.6 公共信息管理3.6.1各单位需在公共信息模块中发布公告、调查和讨论的事项，应报管理中心信息管理部审批后由信息管理部执行。3.6.2在线呼叫或腾讯通（RTX）的点对点联络，不得发表有损公司形象和违反国家法律法规的言论。腾讯通（RTX）文件传输不得用于私人用途，系统管理员应不定期对违规行为进行检查。3.7 其它事项3.7.1 任何单位及个人未经允许不得向公司以外的单位及个人透露有关OA系统应用的任何事项和资料。3.7.2 OA系统用户对各自登录口令、印章口令严格保密，不得向他人泄漏，离开办公室时应退出OA系统，防止他人进行非法操作和阅览。3.7.3 系统管理员和系统文档管理员不得调阅、修改、复制、转移与本职工作无关的文件、资料，系统管理员对系统进行备份、维护、升级、基本信息设定等操作，必须严格按照系统使用手册和规定进行。3.7.4 严禁进行针对OA系统信息的恶意破坏，或将信息提供给公司以外的单位及个人的行为。3.7.5 OA系统中所使用的模板、表单的设定，由管理中心信息管理部配合各单位逐步定制。3.7.6 公文管理、日程计划、电子邮件模块在试运行期间暂不使用。3.7.7 OA系统的下一阶段实施和与相关业务系统接口的二次开发工作，按管理中心信息管理部的统一规划，由相关部门参与实施。3.8 对于违反本办法规定的情况，将视情节轻重给予责任单位2002000元/人.次处罚，领导班子承担50，其余