ACCESS数据库简介.ppt

军队仓储教研室 张剑芳 二0一0年九月 仓库管理信息系统 第一章信息系统的基本概述 第二章数据库基础知识 第三章数据采集技术 第四章ACCESS数据库 第五章结构化查询语言SQL 第六章ACCESE数据窗体 第七章ACCESS数据库的宏 第八章ACCSSS数据库安全 第十章实例 目录 第九章ACCESS数据库程序设计 第一章军用物资养护概述 第四章ACCESS数据库 仓库管理信息系统 ACCESS数据库一 ACCESS数据库简介二 ACCESS数据库基本操作 Access是一种关系型的桌面数据库管理系统 是MicrosoftOffice套件产品之一从20世纪90年代初期Access1 0的诞生到目前的广泛使用 经历多次升级改版 其功能越来越强大 但操作更加简单 Access提供Windows操作系统的高级应用程序开发系统 Access与其他数据库开发系统之间相当显著的区别就是 用户不用看写一行代码 就可以在很短的时间里开发出一个功能强大而且相当专业的数据库应用程序 并且这一过程是完全可视的 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 一个数据库管理系统 Access通过各种数据库对象来管理信息 这些数据库对象包括 表 查询 窗体 报表 数据访问页 宏和模块 不同的数据库对象在数据库中起着不同的作用 例如 用表来存储数据 用查询来检索符合指定条件的数据 通过窗体来浏览或更新表中的数据 用报表以特定的方式来分析和打印数据 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 1 表对象表是数据库中用来存储数据的对象 是整个数据库系统的基础 Access允许一个数据库中包含多个表 用户可以在不同的表中存储不同类型的数据 通过在表之间建立关系 可以将不同表中的数据联系起来 以便用户使用 表中的列称为字段 字段是Access信息的最基本载体 说明了一条信息在某一方面的状况 表中的行称为记录 记录是由一个或多个字段组成的 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 2 查询对象查询是用来操作数据库中的记录对象的 利用它可以按照一定的条件或准则从一个或多个表中筛选出需要操作的字段 并可以将它们集中起来 形成所谓的动态数据集 这个动态数据集显示出用户希望同时看到的来自一个或多个表中的字段 并显示在一个虚拟的数据表窗口中 用户可以浏览 查询 打印甚至可以修改这个动态数据集中的数据 Access会自动将所做的任何修改反映到对应的表中 执行某个查询后 用户可以对查询的结果进行编辑或分析 并可将查询结果作为其他数据库对象的数据源 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 3 窗体对象窗体是数据库与用户进行交互操作的最好界面 其数据源可以是表或查询 在窗体中可以显示数据表中的数据 可以将数据库中的表链接到窗体中 利用窗体作为输入记录的界面 通过在窗体中插入按钮 可以控制数据库程序的执行过程 利用窗体 能够从表中查询提取所需的数据 并将其显示出来 通过在窗体中插入宏 用户可以把Access的各个对象很方便地联系起来 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 4 报表对象数据库应用程序通常要进行一些打印输出 利用报表可以将数据库中需要的数据提取出来进行分析 整理和计算 并将数据以格式化的方式打印 用户可以在一个表或查询的基础上来创建一个报表 也可以在多个表或查询的基础上来创建报表 利用报表不仅可以创建计算字段 而且还可以对记录进行分组以便计算出各组数据的汇总结果等 在报表中 可以控制显示的字段 每个对象的大小和显示方式 并可以按照所需的方式来显示相应的内容 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 5 数据访问页对象数据访问页是Access2000新增的数据库对象 它是一种特殊类型的Web页 用户可以在此Web页中查看 修改Access数据库中的数据 数据访问页在一定程度上集成了InternetExplorer浏览器和FrontPage编辑器的功能 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 6 宏对象宏实际上是一系列操作的集会 其中每个操作都能实现特定的功能 例如打开窗体 生成报表 保存修改等 用户经常需要重复大量的操作 利用宏可以简化这些操作 使大量的重复性操作自动完成 从而使管理和维护Access数据库更加简单 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 7 模块对象模块是将VisualBasicforApplications声明和过程作为一个单元进行保存的集合 是应用程序开发人员的工作环境 模块中的每一个过程都是一个函数过程或子程序 通过将模块与窗体 报表等Access对象相联系 可以建立完整的数据库应用程序 原则上说 使用Access 用户不需编程就可以创建功能强大的数据库应用程序 但如通过在Access中编写VisualBasic程序 用户即可以编写出复杂的运行效率更高的数据库应用程序 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 通常在每一个数据库中可以包含很多的对象 但一个最简单的Access数据库也可以只有一个对象 表 所有的数据库对象都存储在一个以 mdb为扩展名的数据库文件中 一 ACCESS数据库简介 ACCESS数据库 Access系统设置通过Access系统的设置功能 可以为用户定制个性化的使用环境 包括自定义MicrosoftAccess环境 自定义图标 自定义应用程序的环境 用户设置的文件位置 Access规格等选项 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 自定义Access环境单击 工具 选项 菜单命令 打开如图所示的 选项 对话框 单击想要设置的选项卡 可以看到系统的默认设置 用户根据需要确定是否改变或调整这些设置 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 自定义应用程序的环境单击 工具 自定义 命令 打开如图所示的 自定义 对话框 有三个选项卡分别对应 工具栏 命令 选项 等方面的设置需求 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 1 设计数据库数据库的设计一般遵循以下几个步骤 1 确定新建数据库所要完成任务的目的 2 确定新数据库中所需要的表表中不应该包含重复信息 每个表应该只包含关于一个主题的信息 3 确定各个表中所需要的字段每个字段应直接与表的主题相关 不包含推导或计算所得到的数据 应该包含所需的所有信息 以最小的逻辑部分划分字段 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 1 设计数据库数据库的设计一般遵循以下几个步骤 4 明确有惟一值的主关键字段 5 确定表之间的关系 6 优化设计 7 输入数据并创建其他数据库对象 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 2 创建数据库在设计好数据库之后 就应该根据数据库系统的设计规范创建数据库 有两种方法创建Access数据库 使用向导创建数据库自行创建数据库 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 1 使用向导创建数据库 启动Access 屏幕上出现 MicrosoftAccess新建数据库 对话框 选择 Access数据库向导 数据页和项目 单击 确定 按钮后 就进入了 新建 的实际操作 屏幕显示 新建 窗口 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 1 使用向导创建数据库 在屏幕上显示的 新建 对话框中单击 数据库 选项卡 此时显示出Access提供的所有数据库模板 从 数据库 选项卡中选择相似的数据库模板 例选择 联系管理 模板 单击 确定 按钮 在显示的 文件新建数据库 对话框中输入新建数据库所在的磁盘 文件夹及文件名 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 1 使用向导创建数据库 单击 创建 按钮 在 数据库向导 的第一个对话框中显示出相关信息 包括 联系信息 通话信息等 但不能修改 单击 下一步 按钮 在 数据库向导 的第二个对话框中的左边列表框中显示出 联系管理 模板中所包含的各个表名 如图所示 选中某一个表 在右侧的对话框中显示出该表的相关字段 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 1 使用向导创建数据库 单击 下一步 按钮 在 数据库向导 的第三个对话框中选择屏幕样式 单击 下一步 按钮 在 数据库向导 的第四个对话框中选择报表样式 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 1 使用向导创建数据库 单击 下一步 按钮 在 数据库向导 的第五个对话框中指定数据库的标题 单击 完成 按钮 完成创建数据库的操作 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 1 使用向导创建数据库 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 2 使用 新建 命令创建若在启动Access时关闭了 MicrosoftAccess新建数据库 对话框 或已经打开了某个数据库的情况下 依然可以使用向导创建数据库 操作方法 单击菜单中的 文件 新建 命令 或单击工具栏中的 新建 按钮 屏幕上即出现了相应的提示对话框 然后就可以按照与上述 启动Access系统时创建数据库 一样的步骤进行创建数据库的操作 略 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 表表是Access2000数据库的对象之一 是用来存储数据的地方 数据表中的数据构成了Access数据库的基础 Access中的各种数据对象都建立在数据表的基础之上 因此 表的结构是否合理 是整个数据库的关键 表是用户定义的存储数据的对象 在每一个表中 都包含有关于某个主题的信息 例如对于一个单位数据库中的职员表 其中所包含的信息都是与职员有关的内容 如姓名 性别 工资 职务 职称等 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 表 1 表视图表有两种视图方式 数据表视图和设计视图 表的数据表视图常用来观察 修改 插入 删除数据 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 表 1 表视图表的设计视图常用来修改表的结构和字段的定义 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 表 2 表的创建在准备创建一个数据表之前 首先要根据该表在数据库中所起的作用来确定该表中所包含的内容 即包含哪些字段 一般来说 可以按照数据表中包含的数据内容属性来建立不同的数据表 但在建立数据表时应该注意 所建立的数据表应该在该数据库中有一定的作用 如果创建的数据表在数据库的应用中没有被检索 搜寻或在使用后没有将其保存的意义 就没有创建的必要 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 表 2 表的创建基本思路为 先确定需要创建表的名称 再确定表的结构 字段名 数据类型 字段宽度 主关键字和索引等字段属性等 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 表 2 表的创建利用向导创建表利用设计视图创建表 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 设计窗口内各部分的作用主关键字符号列 如果在该位置上有一个钥匙符号 则表明该字段为数据库中的主关键字字段 每个数据库只有一个主关键字字段 字段名称 在该位置输入表中字段的名称 名称最好简单易懂 使其他用户能够明白该字段的作用 字段名称长度可到64个字符 可包含空格 数据类型 在这里选择表中字段存放的数据格式 在Access所提供的数据类型中进行选择 说明 在这里可以输入字段的补充说明 可以在这里对所定义字段加以说明 以使其他用户了解该字段的作用 也可以不输入数据 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 设计窗口内各部分的作用字段属性 在这里为所定义的字段选择格式 大小 默认值 有效性规则和输入标题等 根据屏幕上的提示或Access所给出的范围进行选择 帮助框 根据光标在设计视图上半部分所在的位置显示相应的提示 按下键盘上的F6键可以在表的上下两部分之间切换 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 Access提供了10种数据类型 其意义如下 文本 用于储存文字或文字及数字组合的数据类型 例如姓名 系别和其他一些不用于计算的数字 如电话号码等 字段长度小于255字节 备注 附加的文字或描述 可包含较长的文字及数字 如个人简历等 可以分段 但不具备索引功能 大小可达64000字节 数字 可用于计算的数字数据 如工资 价格等 大小为1 2 4或8字节 日期 时间 日期 时间格式的数据 如出生年月等 大小为8字节 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 自动编号 系统会自动为每一个新记录从1开始添加递增数字 无需用户输入 此编号为惟一的编号 在数据表中该类型的字段常被用做主关键字 大小为4字节 是 否 逻辑类型的表示法 这个字段只能包含两个数值 不能用于索引 常用做判断真 假的数据 大小为1位 OLE对象 能够链接或内嵌其他应用程序文件的字段类型 如可以在数据库中嵌入图片 声音等 大小可达1GB以上 超级链接 链接到Internet 内部网 局域网或本地计算机上的地址 大小至多2048个字节 查阅向导 提供查阅功能 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 主要的字段属性及其说明 字段大小 该设置决定字段长度 Access的默认值为50 只有文本和数字字段类型才有该项设置 格式 控制字段的显示或打印格式 例如 日期或数字的格式 小数位数 指定Access显示的小数位数目 默认指定是 自动 输入掩码 定义输入数据时必须使用的格式 如电话号码 邮政编码及日期等 输入掩码像一个 字段模板 一样 利用它可以控制输入的数据 标题 指定另外一个不同于字段名称的文本 该文本显示在窗体标签上或报表标题中 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 主要的字段属性及其说明 默认值 定义加入新记录时自动出现在该字段中的值 有效性规则 每当在这个字段中输入和改变数据时 所输入或改变的数据都必须符合在有效性规则中定义的条件 有效性文本 每当输入的数据没有通过有效性规则时 需要让Access显示给用户的文本 必填字段 设置在输入时是否必须在该字段中输入数据 索引 定义该字段为索引字段 若设定为是 还可定义该字段中的数据是否能重复出现 通常主索引的字段数据都定义为不可重复 以作为惟一可辨别该数据的依据 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义有效性规则 例 学生表 以 性别 字段定义有效性规则 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义有效性规则 例 学生表 以 性别 字段定义有效性规则 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义有效性规则 例 学生表 以 性别 字段定义有效性规则 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义有效性规则 例 学生表 以 性别 字段定义有效性规则 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义有效性规则 例 教师表 以 联系电话 字段定义有效性规则 在 有效性规则 属性框中输入表达式 Len 联系电话 8OrLen 联系电话 11 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义有效性规则 例 教师表 以 联系电话 字段定义有效性规则 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义有效性规则 例 教师表 以 联系电话 字段定义有效性规则 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义输入掩码例 学生表 以 出生字段 字段定义输入掩码 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义输入掩码例 学生表 以 出生字段 字段定义输入掩码 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义输入掩码例 学生表 以 出生字段 字段定义输入掩码 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义输入掩码例 学生表 以 出生字段 字段定义输入掩码 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义主关键字如果将表中的每一条记录都看成是一个人 那么主关键字就像人们的身份证号码 因为人们的身份证号码对于每一个人都是惟一的 不会有重复 所以主关键字是表中每一条记录的惟一标识 主关键字由一个或一组字段组成 而且主关键字中的值不能重复 也不能是空值 MicrosoftAccess中可以定义三种主关键字 自动编号 单字段及多字段 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义字段索引索引就像是书中的索引一样 要查找一个词语 可以在索引表中直接找到这个词语所在的页码 从而直接找到它所在的位置 索引有助于Access快速查找和排序记录 主关键字将自动设置索引 文本 数值 货币 日期或时间字段 可设置索引 备注 超级链接 OLE对象等字段 不能设置索引 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义字段索引 二 ACCESS数据库基本操作 主关键字将自动设置索引 ACCESS数据库 定义字段索引索引设置 在 索引 框 从出现的下拉箭头中选择 有 有重复 或 有 无重复 由于索引的字段值可能有相同的 所以选择 有 无重复 选项 可以确保任何两个记录的这一字段没有重复值 如果经常要同时搜索或排序多个字段 可以为这些字段创建索引 使用多字段索引表时 Access将首先使用在索引中定义的第一个字段进行排序 如果记录在第一个字段中有重复值 就再使用索引中的第二个字段进行排序 依此类推 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 定义字段索引 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 建立表间关系表与表之间的关系分为一对一 一对多和多对多三种 创建关系的种类取决于数据表中相关字段的定义 如果仅有一个相关字段是主键或具有唯一索引 则创建一对多关系 如果两个相关字段都是主键或唯一索引 则创建一对一关系 多对多关系实际上是某两个表与第三个表的两个一对多关系 第三个表的主键包含两个字段 分别是前两个表的外键 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 建立表间关系参照完整性参照完整性是在输入或删除记录时 为维护表之间已定义的关系而必须遵循的规则 不能在相关表的外部关键字段中输入不存在于主表的主键字段中的值 如果在相关表中存在匹配的记录 则不能从主表中删除这个记录 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 建立表间关系教学管理的数据表 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 建立表间关系 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 建立表间关系 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 建立表间关系 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 建立表间关系 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 建立表间关系选中 实施参照完整性 复选框 相关表中的相关记录发生变化时 主表中的主键不会相应变化 而且当删除相关表中的任何记录时 也不会更改主表中的记录 选中 实施参照完整性 复选框 然后选中 级联更新相关字段 复选框 在主表的主键值更改时 自动更新相关表中的对应数值 选中 实施参照完整性 复选框 然后选中 级联删除相关字段 复选框 在删除主表中的记录时 自动删除相关表中的相关信息 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 建立表间关系 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 建立表间关系 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 3 建立表间关系 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 4 对表的操作创建查阅列表字段 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 4 对表的操作创建查阅列表字段 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 4 对表的操作创建查阅列表字段 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 4 对表的操作创建查阅列表字段 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 4 对表的操作创建查阅列表字段 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 4 对表的操作改变表的外观改变表的行高改变表的列宽改变表中的字体改变单元格效果对列的操作选定列 移动列冻结列 取消列的冻结隐藏列 取消隐藏列插入列 删除列 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 5 编辑记录定位记录查找数据查找并替换数据删除记录 二 ACCESS数据库基本操作 ACCESS数据库 6 排序和筛选数据排序在Access中 在数据表中显示记录的顺序一般是按照主关键字的顺序来排列的 如果某个表中没有定义主关键字 则该表中记录排列的顺序根据输入的顺序来显示 排序是以某个字段为基准 将记录按这个字段的从大到小