通知与通报重点培训.ppt

第三讲 通知和通报 TONGZHIHETONGBAO 小熊请客 第一节通知一 通知的概念通知适用于批转下级机关公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 任免或聘用干部 二 通知的特点1 用途的广泛性 通知不受发文机关级别高低的限制 不论机关级别高低都可以用 党政机关可以用 人民团体 企事业单位也可以用 主要作上级机关对下级机关 组织对所属成员的下行文 但平行机关之间 不相隶属的机关之间 有时也可使用通知知照有关事项 2 使用的高频率性通知由于对主体要求宽泛 使用范围广 行文方便灵活 已成为现行公文中使用频率最高的一种公文 3 功用的指导性上级机关在向下级机关发布规章 布置安排工作 批转和转发文件等 都需明确阐述处理问题的原则方法和具体措施 说明需要做什么 怎样做 达到什么要求等 来指导下级机关工作的开展 从发挥的功用上来说具有很强的指导性 4 行文的时效性 通知都是在受文对象对某件事情应知而未知 应办而未办的情况下下达的 事项一般是要求立即办理 执行或知晓的 不容拖延 否则会失效或误事 有的通知如会议通知 只在指定的一段时间内有效 行文要及时 具有较强的时效性 三通知的种类 发布性通知 批转性通知 指示性通知 告知性通知 会议通知 返回 发布性通知是向下级机关发布行政法规 制度 措施等文件 而又不宜用 命令 来行文时用的公文 在写法上 发布法规 制度等 用 颁发 发布 作谓语 印发一般材料的 用 印发 作谓语 返回 发布性通知 批转性通知 指示性通知 告知性通知 会议通知 批转性通知包括 批转 和 转发 两种形式 批转 用于上级机关认为某一下级机关上报的报告或其他文件 具有普遍意义 于是对下级机关的文件加上批语 用通知的形式发给所属各下级机关 作为下级机关工作的借鉴 参考或要求其执行 转发 则是上级机关 同级机关或不相隶属机关发来的公文 对本机关所属下级机关具有指示 指导或参考作用 于是加上按语 用通知形式转发给下级机关 返回 指示性通知是上级机关就某项工作对下级机关有所指示和安排 而又不宜用 指示 决定 的文种发出的 返回 告知性通知是上级机关告知下级机关有关事项或一些新情况 如人事 机构的任免 变动等用的公文 返回 会议通知指组织召开会议的机关向参加会议的机关单位行文 告知会议内容 时间 地点和会议要求的公文 返回 1 标题 省略式 完全式 发文机关 事由 文种齐全的标题 根据需要省去其中的一项或两项 返回 正文 要求 原因 事项 返回 事项结束 全文就自然结尾 意尽言止 不单写结束语 用习惯用语 特此通知 收尾 但前言和主体之间如用了 特作如下通知 作过渡语 则不宜在收尾处再用习惯用语 用简要的文字再次明确主题或作必要的说明 以引起收文单位对该通知的重视 3 结尾 通知的写法 正文 发布性 批示性通知正文的写法 发布性通知与批示性通知正文的写法大致相同 可以把这两种通知称为 批语 把被发布 批转的文章看作是通知的主体内容 称之为 批转件 两者缺一不可 两者也都不能单独作为一份文件 批语的写法比较简单 一般写两方面内容 一是要写明发布或批转的文件名称 二是结束语 请遵照办理 请认真贯彻执行 请按照执行 或 自 年 月 日起施行 执行 等 但也有的在最后提出一些希望和要求 或提出一些带有指示性的意见 返回 二 范例分析 返回 1 这是一份格式和内容规范的发布性通知 2 用完全式标题 一般重要内容的公文用完全式标题 3 语言简明扼要 一个长句就交代了被发布的规章制度名称 施行的具体日期 同时废上报旧的公文处理办法 十分简洁明确地表达了通知的主旨 一个多余的字也没有 分析 返回 通知的写法 正文 指示性通知的写法 开头部分 主体部分 一般是通知的原由和目的 说明为什么要发此通知 目的是什么 即事项部分 把通知的具体内容一一列出 把布置的工作或需周知的事项 阐述清楚 讲清目的 要求 措施 办法等 这部分要写得具体明确 切实可行 使下级机关知道要求他们处理 解决什么问题 达到什么要求 准备采取什么措施等 通知 返回 通知的写法 正文 告知性通知的写法 这类通知正文写法较简单 把通知事项写明白清楚即可 在发布方式上还可以比较灵活 重要的事项可用正式文件印发 一般事项如在单位内部的会议通知 政治学习通知 简单的工作通知等 这类通知往往用大字书写张贴或写在小黑板上 放在显眼的地方 让大家都能看到 这类通知被称为 白头通知 即只写主文部分 不写标题 主送机关 但必须写明发文单位名称 日期和印章 写在黑板的不用 对干部的任免聘用也用告知性通知行文 只要按任免决定写明任免的时间 机关 任免人员的具体职务即可 通知 返回 通知的写法 正文 会议通知的写法 这种通知样式对企事业单位也较实用 写这种通知一般要注意以下几个问题 第一可以制作和印刷这种通知的样式 要用时把会议的有关事项填上即可 简便实用 第二 会议通知 四字用红色印刷 第三一般不写主送机关 在正文写上好可 第四落款要写上发文机关单位名称和日期 盖上会议专用章 第五要写明联系人及其电话 传真 邮箱地址等 第六附上回执 让组织召开 会议的单位明确参加会议人员的人数等 以便安排食宿 交通等 通知 返回 通知的写法 正文 会议通知的正文内容一般包括 会议名称 会议时间 包括报到时间和开会时间 地点 包括报到地点和开会地点 议题 参加人员 数量及职务 需携带的材料或发言的准备 联系方式等 写清楚这些内容即可 会议通知的写法 通知 返回 通知的病例评析 通知 返回 本文的主要毛病是 结构凌乱 层次不清 原文首段虽简述会议目的与依据 但把会议的几个主要内容散杂在本段内 使全段内容杂乱无章 宜改为 为了 我公司决定于七月二十九日至八月十三日召开物价学习讨论会 会上将请 讲物价理论课 现将会议有关事项通知如下 2 原文第二段写的是会议通知事项 但没有分项分条标明 又没有按合理的顺序来安排 条理不够清晰 3 语言欠简洁 词句亦有不当之处 如文中两处用 省公司 均应改为第一人称 我公司 市 地 县废旧物资公司做物价工作的专职物价员参加这次会议 其中 做物价工作的 重复多余 应删 请各县把参加会议名单尽快报市 地 公司 其中 尽快 一词不够明确具体 结合实际问题座谈讨论会 不通 评析 通知的病例评析 返回 市交通局 关于立即畅通南北交通干线的通知 市公用局 贵局维修下水道 未经与我局请示 便自作主张 阻断 大马路 严重影响了南北交通干线的正常通行 后果严重 通知贵局所属维修队即刻停止作业 恢复交通 其他事宜 待商谈后再定 年 月 日 公章 修改下则通知 返回 这份通知主要毛病有 标题的文种错误 市交通局 和 市公用局 是同级单位 不宜用 通知 而应该用 商洽函 标题的事由概括不当 宜改为 请即停修下水道以畅通南北交通干线 用语不得体 如 通知贵局所属维修队即刻停止作业 宜改为 请通知贵局所属维修队暂停维修下水道的作业 又如 未经与我局请示 请示 一词不当 发文机关无权通知对方向己方 请示 宜用 商洽 评析 通知的病例评析 返回 通报 项目 据调查核实 卫生院将人参 蜂乳精 阿胶等二十多种高档滋补药品公开出售 用弄虚作假的手段 向购买者开收据 购买者可拿回单据作公费报销 购者甚多 仅一个月以来 售出上列物品共计现款达五千多元 该如何写 一 通报的含义通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通报属于周知性公文 各级机关对于工作中出现的新情况 新问题 新经验 好坏典型等都可以用通报的形式在一定范围内传播 二 通报的特点 1 真实性真实是通报的生命 通报的任何情况 事实都必须是真实的 不能有差错 更不能编造假情况 因此 写通报 对正反两方面的事实都要认真核实 做到准确无误 没有水分 2 教育性表彰先进的通报 对被表彰单位是一种鼓舞 激励 对其他单位是一种教育 引导其找差距 学先进 对后进单位是一种鞭策 激励他们学习先进 迎头赶上 批评性通报的目的则是让人们知道错误 认识错误 吸取教训 改正错误 引以为戒 3 典型性无论是表彰先进的通报 还是批评性通报 所选事例都是应当具备典型意义的 非一般性的事迹或错误 4 知照性通报传递了信息 起到了告知通晓的作用 扩大了所通报事项的影响 具有知照 告晓的特点 5 时效性通报的内容一般都是近期发生的事情 对当前的工作具有指导和促进作用 这就要求及时行文 越及时 发挥的作用就越大 三 通报的分类1 表彰性通报主要用来表彰先进 介绍单位或个人的先进事迹或成功的经验 做法 注重从典型实例中提倡先进事迹和优秀品质 概括出具有普遍意义的好经验 号召人们学习先进 进一步做好工作 2 批评性通报用来批评后进 纠正错误 打击歪风 目的是惩戒坏人和防止事故再度发生 以引起有关方面有关人员的警觉 3 情况性通报用于传达上级重要精神与重要情况 让下级了解和掌握上级的重要精神和工作意图 以指导下级的工作 四 通报的写法1 标题通报的标题通常由发文机关 事由 文种三个要素构成 有时可省略发文机关 由事由 文种构成 如 违纪售房情况通报 2 发文字号完全式3 主送机关一般为直属下级机关 或需要了解该内容的不相隶属的单位 4 正文 1 表彰性通报和批评性通报一般分为三部分 一是主要事实 表彰性通报要突出主要先进事迹 批评性通报要抓住主要错误事实 二是分析指出事例的教育意义 表彰性通报 要在阐述先进事迹的基础上 提炼出主要经验 意义和值得学习与发扬的精神 批评性通报要分析错误的性质 危害 产生的根源和责任 指出应吸取的主要教训等 三是决定要求 表彰性和批评性的通报 应写明组织结论与予以表彰或处理的决定 同时提出对表彰或批评对象与读者的希望 要求 为了防范和杜绝类似错误发生 批评性通报的结尾处 通常要有针对性地提出防范的措施或规定 2 情况通报有两种形式 一种只对有关事实作客观叙述 另一种还对有关情况加以分析说明 有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见 它的正文包括通报有关情况 分析并作出结论 5 落款在正文后右下方标注发文机关 如在标题中已出现发文机关 也可不署发文机关 6 成文时间一般为发文日期 该日期也可注于标题之下 五 通报写作的注意事项1 事实要典型2 分析要准确3 通报要及时4 写作态度要严肃 六 通报与通知的区别从通报与通知的特点和作用 可以看出它们的主要区别有 1 内容范围不同两者虽然都有告知的作用 但通知告知的主要是工作的情况 以及共同遵守执行的事项 通报则是告知正反面典型 或有关重要的精神或情况 2 目的要求不同通知的目的是告知事项 布置工作 部署行动 内容具体 要求受文机关了解要办什么事 该怎样办理 不能怎样办理 有严格的约束力 要求遵照执行 通报的目的主要是或交流 了解情况 或通过正反面的典型去教育人们 宣传先进的思想和事迹 提高人们的认识 3 表现方法不同通知的表现方法主要是叙述 告知人们做什么 怎样做 叙述具体 语言平实 通报的表现方法则常兼用叙述 说明 分析和议论 有较强的感情色彩 4 行文时间不同通知告知的是相关事项 一般是在事前来行文 而通报告知的是已经发生过了的有关情况 只有在事后才可以行文 学生写作就案例内容写作一篇通报 通报病例评析 返回 标题 事由 概括欠明确 宜在 违反 后加上 出售高档滋补药品 违规事实叙述不够清楚 如对如何 弄虚作假 应写清楚 这既有手段方面也有药物方面的因素 对该事实发生的时间也没交代清楚 对错误的分析欠明晰和准确 如 公然违反了卫生部早已公布的有关规定 一条 应将该规定的标题 发文字号 年月日都引述出来 才使引据明晰 使我县公费医疗费开支直线上升 严重影响国家财政开支和国民经济的发展 明显地过分夸大 不准确 末尾提出的要求太笼统 欠具体 可增加 认真执行卫生部 省卫生厅等上级的有关规定 加强本院职工思想政治工作 严禁类似事件发生 等方面的要求 评析 这