数据分析与报表打印.ppt

第10章数据分析与报表打印 除了可以使用公式对数据进行运算外 我们还可在Excel2003中进行更高级的数据分析操作 如对数据进行排序 筛选和分类汇总等 另外 我们还可以创建图表 以求更生动地表现数据 报表制作完成 我们可在进行相关设置后将其打印出来 对业务知识考试成绩表进行排序数据筛选 筛选出符合条件的记录对业务知识考试成绩表进行分类汇总为业务知识考试成绩表中的各考生总分成绩创建图表打印工作表 本章内容提要 10 1对业务知识考试成绩表进行排序 排序是对工作表中的数据进行重新组织的一种方式 是最常用的表格数据操作之一 Excel可以对整个工作表或选定的某个单元格区域中的数据按文本 数字以及日期和时间进行升序或降序排序 实训目的 掌握对数据表进行简单排序的的方法 操作步骤 实训1简单排序 对文本进行升序排序 实训2多关键字排序 实训目的 掌握为数据表进行多关键字排序的的方法 操作步骤 10 2数据筛选 筛选出符合条件的记录 实训3自动筛选 管理数据时经常需要对数据进行筛选 即从众多的数据中挑选出符合某种条件的数据 因此 筛选是一种用于查找数据的快速方法 实训目的 掌握为数据表进行自动筛选的方法 操作步骤 筛选出 总分 最大的前5名记录 自定义筛选出 总分 大于或等于175的记录 实训4高级筛选 实训目的 掌握为数据表进行高级筛选的方法 操作步骤 要通过复杂的条件来筛选单元格区域 应首先在选定工作表中的指定区域创建筛选条件 然后选择 数据 筛选 高级筛选 菜单 打开 高级筛选 对话框 接下来分别选择要筛选的单元格区域 筛选条件区域和保存筛选结果的目标区域 要进行高级筛选 数据区域的第一行必须要有列标题 下面我们使用高级筛选筛选出总分小于198 奖学金为 加油 的记录 以此介绍高级筛选的方法 输入筛选条件 单击数据表中的任一单元格后选择 高级筛选 菜单 确认列表区域数据后单击 条件区域 右侧的压缩对话框按钮 选择条件区域后单击展开对话框按钮 筛选出总分小于198 奖学金为 加油 的记录 实训5取消筛选 实训目的 掌握取消某列 所有列筛选和删除筛选按钮的方法 操作步骤 取消对某一列进行的筛选 10 3对业务知识考试成绩表进行分类汇总 使用 分类汇总 命令 不需要人工创建公式 Excel将自动创建公式 并且将计算结果分级显示出来 要进行分类汇总的数据表的第一行必须有列标题 在执行分类汇总命令之前 首先应对数据进行排序 将其中关键字相同的一些记录集中在一起 分类汇总有简单分类汇总 多重分类汇总和嵌套分类汇总之分 这里介绍前两种 实训6简单分类汇总 简单分类汇总主要用于对数据表中的某一列进行排序 然后进行分类汇总 实训目的 掌握对数据表进行简单分类汇总的方法 操作步骤 在工作表中将需要进行分类汇总的列 单位 列进行升序排列 选择该列中的任意一个单元格 然后选择 数据 分类汇总 菜单 对业务知识考试成绩表以 单位 来汇总总分成绩 实训7多重分类汇总 多重分类汇总 就是对工作表中的某列数据选择两种或两种以上的分类汇总方式或汇总项进行汇总 多重分类汇总每次使用的 分类字段 总是相同的 汇总方式或汇总项可以不同 实训目的 掌握对数据表进行多重分类汇总的方法 操作步骤 下面我们对业务知识考试成绩表中的 单位 列进行多重分类汇总 即进行 总分 的 求和 和 实际操作 的 求平均值 以此介绍多重分类汇总的操作 对 单位 列进行降序排序 设置两次分类汇总选项 分类汇总结果 实训8分级显示数据 实训目的 掌握分级显示数据的方法 操作步骤 单击工作表左侧的折叠按钮可以根据需要隐藏原始数据 此时该按钮变为 单击该按钮显示组中的原始数据 在分级显示符号中 单击所需级别的数字 较低级别的明细数据会隐藏起来 要显示所有明细数据 请单击左侧分级显示符号的最低级别 分级显示控制按钮的功能 实训9清除分类汇总 实训目的 掌握清除分类汇总的方法 操作步骤 10 4为业务知识考试成绩表中的各单位考生总分成绩创建图表 图表是形象化表示数据的一种方式 例如 利用饼图可形象地表示学生成绩在各个分数段的比例 每个销售人员完成的销售额在总销售额中所占比例 利用柱形图可形象地表示产品在各个月份的销量等 实训10为各单位考生总分成绩创建柱形图 实训目的 掌握为工作表创建柱形图表的方法 操作步骤 选择要创建图表的单元格后单击 图表向导 按钮 选择图表类型和图表源数据 设置标题及图表位置 创建的嵌入式图表 10 5打印工作表 实训11页面设置 实训目的 掌握为工作表设置页面的方法 操作步骤 在该选项卡可设置纸张大小和纸张方向 在该选项卡可设置页边距 实训12设置打印区域 实训目的 掌握为工作表设置打印区域的方法 操作步骤 选择要打印的单元格区域后选择 设置打印区域 实训13分页预览 分页预览可以使用户更加方便地完成打印前的准备工作 如调整打印区域的大小 调整当前工作表的分页符等 实训目的 掌握进入分页预览视图的方法 掌握调整 插入 删除 恢复默认分页符的方法 操作步骤 蓝色虚线为 分页预览 视图中的自动分页符 分页预览 视图就是显示要打印的区域和分页符位置的工作表视图 拖动自动分页符 以调整分页符位置 删除分页符 插入分页符 选择 重设所有分页符 项 可恢复默认的分页状态 实训14打印预览 实训目的 掌握进入打印预览视图的方法