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公文系列知识之一公文中标点符号用法一、标题中标点符号的用法公文的标题，即一级标题的末尾，一般不加标点符号。公文内部的标题，即二、三级标题的末尾，如果是居中标题，一般也不加标点符号；如果是缩两格标题，并且标有序号（如，第一，第二，第三，），可以加句号。公文内部的段首题，即用公文自然段落的第一个句子所作的标题，其末尾可以加句号；如果不加句号，可以在段首题与其后的公文内容之间空一格。公文标题的内部，除用书名号和引号外，尽量不用标点符号。例如：七届全国人大常委会第四次会议通过的一件公文的标题是：全国人民代表大会常务委员会关于加强民主法制维护安定团结保障改革和建设顺利进行的决定，在“加强民主法制”和“维护安定团结”之后，没有用顿号。公文标题中含有两个以上标题时，一般只用两个书名号。从外到内，第一个用双书名号，第二个用单书名号，第三个以后可不再用书名号。例如：关于贯彻中共中央关于转发中共全国人大常委会党组关于八届全国人大常委会立法规划的请示的通知的意见。这个公文标题内含有个标题，即：中共中央关于转发中共全国人大常委会党组关于八届全国人大常委会立法规划的请示的通知、中共全国人大常委会党组关于八届全国人大常委会立法规划的请示、八届全国人大常委会立法规划，只用两个书名号。在公文正文中出现的公文名称，如果使用全称，应加书名号。例如：中华人民共和国宪法。如果使用简称可不加书名号。例如：宪法 。如果是草案，使用全称时，应将“草案”二字用括号括起，置于公文名称之后、书名号之内，例如：中华人民共和国公司法（草案）；使用简称时，不加书名号和括号，例如：公司法草案。有时由于公文正文中出现的公文名称较长，而将制定机关在公文名称中略去（公文制定机关可以从公文中得知），这时，公文名称也应加书名号。例如：关于授权深圳市人民代表大会及其常务委员会和深圳市人民政府分别制定法规和规章在深圳经济特区实施的决定，这个公文名称中的“全国人民代表大会常务委员会”被省略了。人民代表大会以外的公文标题的内部，也有用逗号的，并在标题末尾用问号等。例如：毛泽东一篇文章的标题：“友谊”，还是侵略？在人民代表大会公文中，这种情况是很少见的。二、呼语中标点符号的用法讲话稿、报告稿等公文中，一般都使用呼语，例如：“各位代表”、“同志们”。在讲话稿、报告稿中第一次出现的呼语，要顶格写，末尾一般加冒号，有时也可以加叹号。第二次以后出现的呼语，要缩两格写，末尾可以用冒号，也可以用叹号。在段首的呼语，可以用冒号，可以用逗号，也可以用叹号。较长的呼语，末尾一般用冒号，内部用顿号或逗号。例如：“委员长、各位副委员长、秘书长、各位委员：”。彭真在日本国会演说的呼语：“尊敬的坂田道太议长阁下，尊敬的木村睦男议长阁下，尊敬的议员先生们，朋友们：”。三、主送机关中标点符号的用法公文（单指印发、而不在会议上口头报告、讲话的公文）一般都有主送机关。公文主送机关的末尾用冒号。涉及多个主送机关，其内部用顿号将其隔开。例如：“全国人大法律委员会、内务司法委员会、财政经济委员会：”。如果涉及不同的机关，而同一类机关又分为两个以上的机关，可分别用逗号、顿号将其隔开。例如：“全国人大各专门委员会，全国人大常委会办公厅、法工委：”。四、结构层次序数中标点符号的用法第一层“一、二、三”，用顿号，例如：“一、”、“二、”、“三、”；第二层“（一）、（二）、（三）”，用括号，例如：“（一）”、“（二）”、“（三）”；第三层“、”，用小圆实心点，例如：“”、“”、“”；第四层为“（）、（）、（）、”，用括号，例如：“（）”、“（）”、“（）”。在使用括号的层次序数，括号外不再加其他标点符号。用“首先”、“其次”、“再次”表示顺序时，在“首先”、“其次”、“再次”之后分别用逗号。例如：“首先，”、“其次，”、“再次，”。用“第一”、“第二”、“第三”表示顺序时，在“第一”、“第二”、“第三”之后分别用逗号。例如：“第一，”、“第二，”、“第三，”。用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分别用逗号。例如：“一是，”、“二是，”、“三是，”。也可以不用标点符号，直接连接下文。用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号。例如：“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。五、句号的特殊用法在一些公文的开头语和其他段落的最后用以提起下文的一句末尾，过去常用冒号，现在可以用句号。例如：“我国人民代表大会制度的优越性还没有得到充分发挥，这个制度本身也需要在实践中进一步完善。为此，全国人大常委会在今后工作中要努力做到以下几点。”（七届全国人大常委会向七届全国人大三次会议的报告） 在一个使用分号的句子内部，不可以用句号。如果必须用句号，后面的分号要改用句号。六、逗号的特殊用法如果在应该用顿号的并列短语的内部还有应用顿号的并列的词，这时在并列的短语之间用逗号。例如：全国人大代表，设区的市、自治州、省、自治区、直辖市的人大的代表，由下一级人大选举。 主语部分较长，在主语部分和谓语部分之间用逗号。例如：全国人民代表大会、省级人民代表大会、设区的市级人民代表大会、县级人民代表大会、乡级人民代表大会，都是国家权力机关。句子的特殊成分，常常用逗号把它与别的成分隔开。例如：全国人民代表大会，我国的最高国家权力机关，行使修改宪法的职权。 在用“以及”、“和”连接的句子中，在“以及”、“和”之前可以用逗号。例如：目前，县级人大常委会普遍设有办公室、代表联络室、法制室，以及财经、教科文卫、农业、城建等工作委员会。人民也一定要能够自由地去支持政府，和有一切机会去影响政府的政策。（毛泽东语）在说（指示、规定）之后，如果原文独立引用别人的话或文件的内容，用冒号。例如：宪法规定：“中华人民共和国的一切权力属于人民。”如果将别人的话或文件的内容，用自己的话进行表述，用逗号。例如：宪法规定，国家的一切权力属于人民。在一个中心词置后的句子中，修饰这个中心词的、意思相对独立的短语之间，过去常用顿号，现在也可以用逗号。例如：社会主义公有制消灭人剥削人的制度，实行各尽所能，按劳分配的原则。七、破折号的特殊用法破折号的作用同括号的作用相近，都是表示文中的注释部分。通常比较重要的注释部分用破折号，比较不重要的注释部分，没有它也不影响句子意思的完整的，用括号。公文系列知识之二：写作中应注意的问题一、标题末不应加标点1、注意几个细节问题：“第一”后面的标点是“，”不是“、”；是“一、”不是“一，”，带有括号的阿拉伯数字标题号或中文数字标题号后不应有任何标点。2、逗号、分号、顿号和句号（1）列举并列词语时一般用顿号而不用逗号，英文单词的并列参照此项或全文统一用逗号；（2）列举并列内容时一般用分号；（3）用分号隔开的内容中不能包含句号；（4）每一层次叙述完后用句号，尽量不用分号。3、冒号的使用，要注意避免出现冒号套冒号例如：“依据对被投资单位产生的影响，长期股权投资可分为以下四种类型：（1）控制：指有权决定一个企业的财务和经营决策，并能据以从该企业的经营活动中获取利益。（2）共同控制：指”上面的例子是在第一个冒号的范围内又用了冒号，影响读者正确理解作者的原意，且易产生歧义。应将“四种类型”后的冒号改为句号。4、引号的用法：整句引文，引文句末的标点应置引号内；局部引文，引文末尾应无标点。 5、一些常用符号不要错用、混用。如：减号不要与一字线、连接号等混用，乘号不要用“X”。6、注意以下标点符号的写法（1） 冒号：（居下，表示几点几分用冒号，如8:30）（2）比号：（居中，如23）（3）省略号：（居中，中文省略号为6个点，英文为3个点）（4）破折号：（居中，双连线，2个汉字宽）（5）连接号（有3种形式）：* 一字线“”：连接时间、地名等，如19801985年，北京广州；表格中表示“未发现”* 半字线“-”：连接相关词语构成复合名词；连接数字、字母构成序号、代号等，如表2-3二、与数字相关的常见问题1、年代表示。举例如下。正确用法错误或不当用法1998年98年20世纪80年代80年代、二十世纪八十年代、1980年代19世纪四五十年代19世纪四、五十年代1215世纪、19701999年、912月、6月底8月底 （中间用一字线）2、“百”、“千”不能作为单位跟在数字后面，“万”、“亿”则可以。例：538,000,000为便于阅读可写为“53,800万”或“5.38亿”，一般不写为“5亿3千8百万”。另举例如下。正确用法错误或不当用法300、3,000、300万、3,000万、300亿3百、3千、3千万、3百亿53,800万、5.38亿538,000,0003、 四位数以上的数字一般应采用三位分节法，节与节之间空1/4格。非科技书也可不分节，全文统一即可。年份、页数、标准号、仪器型号不能用三位分节法。4、表示概述的两个连用数字间不用顿号。概述、约数要避免表意重复。举例如下。正确用法错误或不当用法三四百三、四百二十七八二十七、八有三四十个有三四十个左右约有一百人、有一百来人约有一百来人三、常见文字错误举例正确用法错误或不当用法正确用法错误或不当用法涉及涉及到好像、图像、形象好象、图象、形像必需品必须品订单、订购、签订、制定定单、定购、签定、制订以致、以至于以致于赢利盈利惟一、惟有唯一、唯有非营利组织非盈利组织、非赢利组织即使既使盈余、盈亏、扭亏为盈自己自已作为、作弊、作废、运作、炒作、作调查、作总结、自作主张简练简炼账户、账号帐户、帐号做工、做官、做主、当做、看做、做笔记、做出回答、做会计分录折中折衷抵消抵销做法/作法、叫做/叫作、称做/称作（全书要统一）撤销撤消无须无需四、需要特别注意的问题：1、不可把台湾、香港、澳门列入国家行列。不得不混合排列时，必须注明“国家和地区”。在提到“台湾”、“香港”时应在其前加“中国”。另外，不用“中国大陆”的说法，应用“中国内地”。2、外国的国名、机构名必须准确。3、必须遵守国际和国内的法律、法规。公文系列知识之三：同音不同义（1）一、“制定”和“制订”：这两个词是近义词,但决不是同义词;尽管它们读音一样,但含义和用法是不完全相同的。 请看下面两个句子: 根据建议的精神,国务院认真听取各方面的意见,制定了中华人民共和国国民经济和社会发展第十个五年计划纲要(草案)。(见朱镕基总理在九届人大四次会议上的报告) “中国要不要制订西部开发法”一时成为大家讨论的热点话题。(见2001年3月15日中国市场经济报2版) 为什么这两个句子选用了不同的加点词语？翻开现代汉语词典等工具书就会发现，“制定”的解释是“经过一定程序定出法律、规程、计划等”;“制订”的解释是“创制拟定”。撇开它们相同的语素“制”不谈,就看不同的语素“定”和“订”:“定”指决定、使确定,有完成了的意思,多强调行为的结果,可见和“了”连用,类似于英文时态中的完成时。比如我们编撰或整理前人的著作,在一定时间内已经整理完毕,最后确定,准备发表的本子就叫它“定本”。而“订”则有“拟”的意思,未必形成最终结果,多强调行为的过程,一般不能和“了”连用,类似于英文时态中的“进行时”或“将来时”。 “制定”和“制订”相同之处在于都是动词，都有表示创制、拟定的意思。区别是“制定”是动补型，“制订”是联合型。“制定”偏重于做出最后决定，使完全确定下来，“制订”偏重于从无到有的创制、草拟而后的订立。“制定”常与政策、法令、方针、路线等搭配，“制订”常与计划、方案等搭配。二、“作”、“做”的用法著名语文学家吕叔湘先生提出：“区别的办法基本上还是用文和白做标准，但不是绝对的。那么怎么办呢？我说，遇到没有把握的词，宁可写作不写做。”到了20世纪90年代，吕先生在现代汉语八百词中，对“作”、“做”的用法补充如下：“习惯上，具体东西的制造一般写成做，如做桌子、做衣服、做文章，抽象一点的、书面语言色彩重一点的词语，特别是成语里，一般都写成作”吕叔湘先生的论述，点明了区分“作”、“做”用法的一般规律。在现代汉语的书面形式中，“作”“做” 沿袭了历史上的习惯用法，又有所规范。“作”“做” 的用法大致如下。 （一）从语体色彩来看：“作”多用于具有书面语色彩的词语；“做”多用于具有口头语色彩的词语。这种情况与“作”出于文言，起源很早，而“做”出于北方白话，起源很晚有关。即使是一些后起的词语，如果具有书面语色彩，也多用“作”而不用“做”。 前者如：作罢、作别、作答、作伐、作废、作古、作践、作结(收尾)、作乱、作孽、作陪、作祟、作息、作业、作俑、作战、操作、动作、耕作、工作、劳作、写作、制作。成语一般用“作”而很少用“做”。例如：胡作非为、弄虚作假、为非作歹、为虎作伥、无恶不作、寻欢作乐、以身作则、自作聪明、自作自受、作恶多端、作法自毙、作壁上观、作奸犯科、作茧自缚、作如是观、作威作福等。后者如：做鬼、做媒、做梦、做买卖、做圈套、做人家、做生活、做生意、做手脚等。（二）从语义特点来看：“作”表示的动作性不强，意义比较抽象；“做”表示的动作性强，意义比较具体。前者如：作案、作保、作弊、作恶、作风、作梗、作价、作脸、作派、作数、作速、作为、作伪、作用、作证、炒作、合作、协作、运作、恶作剧等。后者如：做饭、做手势、做游戏、做针线等。（三）从语法特征来看：后面是双音节动词时, 多用“作”；后面是双音节名词时, 多用“做”。前者如：作报告、作比较、作变动、作处理、作点拨、作调查、作斗争、作分析、作贡献、作介绍、作解释、作了解、作努力、作思考、作说明、作妥协、作牺牲、作修正、作演讲、作咨询等。后者如：做工程、做功课、做记号、做家务、做课题、做事情、做事业、做文章、做物业、做学问、做业务等。此外，与后面带“作”的词语搭配，一般用“做”，而不再用“作” 。例如：做作、做作业、做动作、做工作、做作文等。（四）从词义分别来看：各有适用范围，又有交叉重叠。情况大致如下：1.只用“作”或一般用“作”(1)“起(起身、兴起、振作、出现、发作)”之义，例如：日出而作、风浪大作、一鼓作气，以及作怪、作呕、隐隐作痛等，均只用“作”，而不用“做”。(2)“写作、创作” 之义，“作”“做”习惯用法有别。例如：作家、作者、作画、作曲、作文(写文章)、作序、作传(写传记)等，均用“作”。但是，“作诗”写为“做诗”，“作文(写文章)”写为“做文”，也无不可。“作画”“作曲”“作文(写文章)”均用“作”，但如果后面是双音节词或多音节短语，也常用“做”。例如：做文章、做小说、做一张画、做一篇序、做一支曲子等。“作品、文章”之义，只用“作”。例如：作文(学生作为练习所写的文章)、大作、佳作、杰作、力作、拟作、习作、原作、著作、拙作、诗作、剧作、处女作、代表作等。(3)“当做、作为”之义，多用“作”。例如： 成语“过期作废”“认贼作父”“作死马医”(俗语为“死马当活马医”)，以及“以理论作指南” 等, 均用“作”。这与“作”很早就有“当做、作为”之义有关。例如，尚书舜典中就有“朴作教刑(用木条抽打作为学校的刑罚)”之语。“作为”不论是作动词还是作名词，只用“作”而不用“做”。“作为” 不能写成“做为”。2.只用“做”或一般用“做”(1)“制造、制作”之义，用“做” 不用“作”。例如：做家具、做衣服等。但俗语“为他人做嫁衣裳”，而成语则是“为人作嫁” 。(2)“当、充任、担任”之义，一般用“做”。例如：做官、做客、做白领、做母亲、做奴隶、做职员、做商人、当牛做马等。“做客”“做贼心虚”，又分别写成“作客”“作贼心虚”，现代汉语词典选取的是前一种书写形式，而新华词典等辞书则恰恰相反，选取的是后一种书写形式。(3)“结成某种关系”之义，“举行、举办”之义，均用“做”，前者如：做亲、做夫妻、做搭挡、做对头、做邻居、做朋友等。后者如：做寿、做礼拜、做满月、做弥撒、做生日、做筵席等。3.“作”“做”有大致分工(1)“从事某种活动”之义，或用“作”或用“做”，或通用。“作”多用于一般性的活动，其意义和用法与“进行”相当。例如：作安排、作采访、作承诺、作冲刺、作补充、作贡献、作沟通、作构思、作观察、作扩展、作检讨、作交代、作交流、作思考、作提示、作修改、作研究、作要求、作引导、作摘录、作注释、作指示、作准备等。其中的“作”，现在常写成“做”，但依惯例是写成“作”。“做”多用于事务性的活动或具体性的工作。例如：做工、做课(举行示范性或实验性的公开课)、做活儿、做题、做药(从事药物推销工作)、做账、做广告、做家务、做卡片、做建材(做建材生意)、做IT、做楼盘、做手术、做房地产，以及做保养、做交易、做实验、做营销、做运动等。此外，泛言“行事”之义，写为“做事”。“主持并决定其事”之义，现代汉语词典采用的是“做主”，这种写法已普遍为人们所接纳，但写成“作主”也并非不可。(2)“假装、做作”之义，本来“作”“做”通用，如前面所举的“装模作样”“装聋作哑”“装腔作势”，是现代汉语词典中确定的书写形式，应予采纳，但其中的“作” 原来都可以写成“做”。作态、造作、作开心状、强作笑颜等，用“作”不用“做”。做鬼脸、做样子、做姿态等，一般用 “做”。“表演”之义，有“做戏”一词，用的是“做”；而成语“逢场作戏”，以及来自港台的半意译半音译词“作秀(put on a show)”等，用的是“作”。 4.“作”“做”可以通用(1)“用做”之义，“作”“做” 一般通用。现代汉语词典第1688页的“做”字条目的义项释为“用做”，并举例：“树皮可以造纸的原料|这篇文章可以教材。”辞海“满江红”词条：“植物名全草可作鱼类和家畜的饲料”其中的 “做”或“作”一般可互换。做抵押、做纪念等，其中的“做”，也可用“作”。但“副词可以作状语”之类，依惯例，用“作”而不用“做”。(2)“成、为”之义，“作”“做”通用。其用法是附在其他动词之后构成动补结构，后面带名词或名词性短语，以表示行为或动作的结果。这种用法出于北方白话，因此常用“做”字。汉语大词典就以“当做”为正词条，而以“当作”为副词条，这是有词源根据的。但在这一义项上，“作”“做”完全可通用。现代汉语词典第1688页“做”的义项释为“用做”，第706页“看”字条目的【看做】词条释为“当做”，而第1685页“作” 字条目的义项释为“当作；作为”。这说明现代汉语词典在“作”“做”的用法上也是不统一的。现代汉语规范字典新华词典等辞书则用的是“当作”。其实比做、变做、当做、换做、叫做、看做、视做、算做、写做、用做、装做等，其中的“做”，都可以写成“作”。一、“营利”和“赢利”营利是指主观上谋取利润，赢利是指客观上获得利润。二、“绝不”和“决不”1、“决不”：表示坚决否定的意思，强调坚决。“决不”一词用于对抉择事物的认识还处在了解过程中的情况。 2、“绝不”：表示完全否定的意思，强调完全、绝对，如绝无此事、绝非偶然、绝不相同。“绝不”一词用于对抉择的事物已经有了较为深刻的认识，或是早有认识，无需考虑而做出的决定的情况。 三、“期间”和“其间”“期间”与“其间”都是名词，但意义和用法不同。主要区别有三点：1、范围大小不同。“期间”只用于时间，指某个特定的时期里面，如“奥运会期间游客人数有所增加”。“其间”可用于时间，指某一段时间，一般单用，前面不加别的成分，例如“他行医多年，其间多次获得嘉奖”。“其间”还可以表示时间范围之外的食物，如“厕身其间”是指空间，“其间定有缘故”指特定的抽象范围。2、结构方式不同。“其间”是代词和名词搭配，“期间”是名词和名词搭配。当“其间”表示时间的时候，“其间”的“间”可以理解成为“期间”。此时，“其间”就等于“那期间”。3、语法功能不同。“期间”是个黏着词，不单独使用，一般担任定中结构中的中心语。如“农忙期间”“审查期间”等。“其间”的独立性很强，在上文有时间交代的语境中，可以单独担任状语。“期间”和“时期”“阶段”“时候”等同义，其语法作用也类似，它们都不能单独使用指明具体的时间段落。如“他行医多年，（）多次获得嘉奖。”括号中填入“时期”、“阶段”、“时候”等明显说不通，填入“期间”似乎语感能接受，那是因为接受者把它当成了“其间”1、“会同”不是“汇同”。会同：跟有关方面会合起来（办事）。例如：创新业务部作为公司改制工作的主要承办单位，要会同股权管理部加强与财政部的沟通。2、“嘉宾”不是“佳宾”。嘉宾：指尊贵的客人，是对客人的尊称，不能错用为“佳宾”。3、“以至”与“以致”。以至：到，直到，用于时间、数量、范围的延伸或扩大；以致：弄得，由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。4、“起用”与“启用”。起用：指重新任用、提拔已离职或犯错误的人；启用：指开始使用、提拔年轻干部。 5、“定金”与“订金”。定金：指起担保作用的押金；订金：指预付款性质的押金。 6、“需要”与“须要”。需要：对事物的欲望和要求，例如：发展经济，需要有一支强大的科技队伍；须要：务必，一定要，例如：医务人员对病人须要耐心。7、“效法”与“效尤”。效法：照好样子去做；效尤：照坏样子去做。二者词意截然相反。 8、“棘手”与“辣手”。棘手：指事情难办；辣手：指手腕毒辣。 9、“仿造”与“仿照”。仿造：照样子制造；仿照：模仿，参照，用于经验或办法。10、“推脱”与“推托”。推脱：推卸；推托：借故拒绝。 11、“分”与“份”根据教育部、国家语委于2002年发布的第一批异形词整理表，“分”和“份”构成的许多异形词词汇，有推荐用法。比如：“分量”不是“份量”、“分内（外）”不是“份内（外）”、“成分”不是“成份”、“本分”不是“本份”。但是有三个词需要注意，一是份额，必须用“份”；二是身份，多写作“身分”，但“身份证”必须用“份”；三是分子和份子，“分子”有两个读音，读fnz时，是数学和物理上的两个名词，如，三分之一的分子是一；分子由原子构成。读fnz时，是指具有某种特征的人，如：知识分子、积极分子等。“份子”读轻声(fnzi)，多指集体送礼时各人分摊的钱，如：凑份子。12、“连接”与“联结”“连”和“联”是同音近义字，但也有一定的区别，首先从涉及的对象上来看，“连接”的两个事物，一般都是具体可感的；而“联结”所涉及的事物，一般都是比较抽象笼统的。其次，“连”表示纵的承接关系，“联”表示横的结合关系。所以在运用中，凡是并存两种关系的两字也就可以通用，如连接与联接（或联结）、连翩与联翩、连绵与联绵等；凡是只有一种关系的两字必须区分。下列词语都是必须区分的：连任、连日、连播、连锁、连载、连环、连续、连篇累牍、连锅端、连轴转、连台戏，联席、联合、联想、联邦、联盟、联欢、联赛、联防队员、联立方程。13、“部署”不是“布署”“布署”这种写法确实得到过人们的认可，但它出现的较晚，跟“部署”同音同义又并用，形成了一组异体词，但经过查询汉语大词典、辞海、新编汉语词典（李国炎等 1988）、新华字典等几部工具书，并翻阅了有关异体词文章专著，大都认为不存在“布署”这个词，人民日报等权威报刊也从未使用过“布署”这一用法，因此推荐使用部署，表示“安排、布置”之义。 1、“结余”与“节余”。结余：结算后的剩余。节余：因节省而余下。 2、“谋取”与“牟取”。谋取：设法取得。牟取：（通常指非法地）取得。 3、“合计”与“核计”。合计：盘算，商量；合在一起计算。核计：核算（成本等）。 4、“私自”与“擅自”。私自：指背着组织或有关的人做不合乎规章制度的事。擅自：指对不在职权范围以内的事情自作主张。 5、“交代”与“交待”。交代：把经手的事务移交给接替的人。交待：把事情或意见向有关的人说明；把错误或罪行坦白出来。 6、“搁置”与“搁浅”。搁置：把事情无限期地闲置一旁（如不予考虑）。搁浅：进入水浅处，不能行驶。比喻事情遭到阻碍而中途停顿。 7、“陈规”与“成规”。陈规：已经不适用的规章制度；陈旧的规矩。成规：现成的或久已通行的规则、方法。 8、“场面”与“局面”。“场面”指一定场合的情景，所表示的范围较小。如舞台的场面、晚会的场面、婚礼的场面。“局面”通常指一个时期内事情的状态，如稳定的局面、生动活泼的政治局面；也可指规模，如这家商店局面虽然不大，货色倒齐全。公文中的数字运用，一般来说都有着严格的规范，不能随意而为之。要重视数字的运用规范，使公文更加规范、美观。2000年8月，国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法中规定：“公文中使用的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”所以公文写作中数字运用应把握以下原则：一、必须使用汉字数字的情况1、定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词组中作为语表的数字，必须使用汉字。如：一律、一方面、第三季度、第一书记、不管三七二十一、“十二五”时期等。2、中国干支纪年和夏历月、日。如：正月初五、丙寅年十月五日。3、含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组。如：五四运动、十月革命等。4、相邻的两个数字并列连用表示概数时，必须使用汉字，同时连用的两个数字之间不用顿号隔开。如：二三米、一两个小时、五六万元等。5、带有“几”字的数字表示约数时。如：几千年、一百几十次等。6、公文结尾处的成文日期。如：二一年六月八日。二、必须使用阿拉伯数字的情况1、统计表中的数值。正负数、小数、百分比、分数、比例等。如50%、4/5、1:500、-50等。2、公历世纪、年代、年、月、日、时、分、秒等。如：2011年1月12日上午8时30分55秒、90年代、21世纪。3、代号、代码和序号等。如：53010部队。4、表示物理量时。如80KM，39等。5、引文标注中的版次、卷次、页码。如毛泽东选集第1卷第158页。三、书写原则1、一个用阿拉伯数字书写的多位数不能分行书写。2、5位数以上的数字，如果原数中零较多，可以改写以万、亿作单位的数。如：235000000公里可以改写成2.35亿公里，这样容易辨认和朗读。总结是我们认识世界、改造世界的重要手段和途径。写好总结是秘书工作者的重要工作和职责，是“笔杆子”必备的基本功。我在实践中体会到，总结要写好，“三要”不可少，即情况要清楚，思想要深刻，写作要创新。一、总揽情况总结总结，先总后结，总是总揽情况，结是结晶思想。总的情况要清楚，我的体会是“三要”。一要“两下功夫”，弄清“半熟”情况。很多总结是“给我总结”，自己的情况当然是清楚的，再扩大一点，写本单位工作总结，情况至少是比较清楚的。但这种清楚和比较清楚对于写总结报告来说还只能算个基本清楚，我把它叫做“半熟”状态，还需要朝着“更加清楚”的方向“下更深功夫”。功夫一：“纵、横、大、新” 四遍梳理。“纵”是从时间上梳理，“横”是从事件上梳理，“大”是从大事上梳理，“新”是从创新（亮点）上梳理。“纵横”梳理是基本梳理，“大新”梳理是上层梳理，真正要写进总结报告的事情，主要是大的事情和富有创新亮点的事情。功夫二：跳出局外对照比较。古诗有“不识庐山真面目，只缘身在此山中”，古话有“当局者迷，旁观者清”。我们有必要跳出来看一看，请别人说一说，和外面比一比，这样，就更清楚哪些是真正的成绩，哪些是主要问题，哪些事大哪些事小，哪些当写或不当写。尤其是经验总结和先进材料，一定要比较，找出“个性事”、“特色事”、“独立事”、“亮点事”。二要“六听三看三查”，弄清“陌生”情况。更多总结是“替人总结”。我们经常受命去总结某个地方或某个部门的工作，怎样在很短的时间内把一片从未接触过的领域摸清楚，变陌生为熟悉，变外行为内？我的体会是多听多看多查。一是“六听”，即听主要领导宏观讲，听中层干部中观讲，听职工和群众微观讲；听正面的了解成绩，听中间的了解情况，听反面的了解问题。有了前三听情况就有了个“八九不离十”，加上后三听情况就更加明了清晰。正所谓“兼听则明，偏听则暗”。“六听”就是全方位去听，意在全面准确地了解和把握情况。二是“三看”，即看材料、看数据和看现场。看材料包括看综合性材料、看单型材料、看方方面面的材料，有时不妨再看看举报材料。看材料其实是走捷径，写得好的材料是可以剪切粘贴为己所用的，但也容易被牵着走，自己要有判断。看数据包括看年度月度的报表，看一天的原始数据，看一个阶段的数据变化。当前经济社会各方面的总结，越来越重视数据这一块，君不见各级政府工作报告，总结部门都用数字在表述。看现场包括看准备了的现场，看随机抽样抽到的现场，有时也要看负面现场。现场最具真实性和生命力，纸上得来终觉浅，深知此事看现场。三是“三查”，即查上情，了解上一级直至中央精神；查外情，了解外地经验甚至外国经验；查史情，了解历史情况和发展变化情况。“查三情”很重要，它决定总结报告对“六听三看”所获材料的取舍。“六听三看三查”是弄清情况的综合性过程，是总结工作和调查研究的常规过程，其间并无先后程序之分，也无区划界限之别，因人因事因地制宜，目的是在短时间内最有效地把情况弄清楚。三要从情况总汇到情况总揽。我理解的情况总汇是“一天说不完”，情况总揽是“一两句话可以说明白”。前者是说情况了解得全面丰富，后者是说情况掌握得准确要害。用两个词形容，前者可以“铺天盖地”，后者一定“顶天立地”。前者是基础，后者是升华。总汇需要花功夫，总揽需要有能力，这种能力是从总体上驾驭、从宏观上把握、能够提纲挈领的能力。这是一种高度，是我们经常说的“一览众山小”、“不畏浮云遮望眼，只缘身在最高层”的高度。而我们有的时候，会困在大量的材料里，“坐拥其中”走不出来、“陷足里面”拔不出来。从总汇到总揽须有一个过程，一个学习与锻炼的过程，一个培养与成长的过程，一个从低到高的过程，这个过程，应该从每一篇总结报告的写作中追求，更须从长期的学与思的过程中养成。二、结晶思想总结，总是事实，是依据，是基础和前提；结是结论，是思想，是本质和规律。总结总结，易总难结，总结的根本特性就在“结”上面。如何结出思想来？我的体会是“八个坚持”。一是坚持正确的指导思想。一句话，以中国特色社会主义理论体系为指导。这是我们当前任何一项工作总结都必须坚持的指导思想。否则，我们的总结就不会有正确的思想结晶，就有可能出现偏差，偏离主航道，甚至会误入歧途，走向反面。于个人成长、于工作进步、于事业发展都是有害无益的。这是大道理，也是硬道理，还是实道理。二是坚持实事求是的根本原则。毛泽东同志说过，我们研究问题“不凭主观想象，不凭一时的热情，不凭死的书本，而凭客观存在的事实，详细地占有材料，在马克思列宁主义一般原理的指导下，从这些材料中引出正确的结论”。以事实为依据，是成绩说成绩，是问题说问题，成绩不可夸大，问题不可回避。在实事的基础上求是，求本质求规律。既要“就事论事”，更要“就事论是”。实事求是是我们党的思想灵魂，更是搞好总结的根本原则。三是坚持运用科学方法。我的理解是，看待事情和分析问题要做到客观第一而不是主观臆断，要全面地系统地看而不是片面地断章取义地看，要从联系的发展的角度看而不是一成不变地僵死地看。既要看到现象，又要看到本质；既要看到主流，又要看到支流；既要看到成绩，又要看到问题；既要看到前景美好，又要看到道路曲折。任何事情都不要说得太过太满，哪怕是特别喜欢的东西；更不要说得太死太铁，哪怕是特别厌恶的事情。新事物需要敏锐发现，老问题需要挖掘发展；大事中发现小问题，小事中发现大价值；坏处不忘发现好，好处留心发现差；都在搞的工作要发现个性特征，单个搞的工作要发现推广价值。这些就是总结中的唯物论和辩证法的运用。四是坚持具体情况具体分析。大到党的事业的总结，小到我们工作生活的小结，都应该坚持具体情况具体分析。如同“世界没有无缘无故的爱，也没有无缘无故的恨”，成绩的取得总有来由，问题的出现总有原因，经验不会从天上掉下来，教训不会凭空生长，任何脱离了时代背景、周围环境、具体情景的总结分析，都是无作用的，也是不准确的，只会哗众取宠，贻害读者。五是坚持与时俱进。总结报告要与时代和社会“同频共振”，体现时代性，保持先进性，力求前瞻性。有人说年年岁岁事相似，所以岁岁年年“总”相同。今年照着往年套，这届照着上届抄，年年总结一个样，届届总结差不多。这种“外甥打灯笼照舅（旧）”的总结确实不少。我们要有“春江水暖鸭先知”的敏感，要有“草色遥看近却无”的发现，不仅能跟着时代走，还要领着潮流走。六是坚持特色总结。没有两条完全相同的河流，没有两片完全相同的叶子，人各有体，事各有别，那种认为湖北的总结湖南可用，农业厅的总结农业局可用，去年的总结今年可用的想法，肯定是错的，必定要出洋相。特色总结，贵在发掘，贵在比较，贵在俯视。一方面，先要有工作特色，再有总结特色，有妙事才有妙文，这是马克思主义的认识论；另一方面，总结也有“能动性”，也有一般工作的特色总结，要不，怎么有妙笔生花的呢？七是坚持走群众路线。搞工作离不开群众，搞总结也离不开群众。群众中有生动的事例，有深刻的思想，有丰富的语言。一切的成绩都要群众来检验，群众满意才算成绩；所有的问题都逃不过群众的眼睛，群众的眼睛是雪亮的。“知屋漏者在宇下，知政失者在草野”，“群众是真正的英雄”。总结之前要走访群众，总结之后还要回到群众中去，整个总结的过程请群众参与，请群众作主，请群众监督。集中群众的智慧经验，丰富总结的思想内容。这是总的路径，也是结的源头。八是坚持从本质规律上寻找结论。反映本质特点，找出根本规律，这是撰写总结报告的灵魂。有些总结报告做不到这一点，无思想观点，只是记个流水账。有些虽有思想观点，不是原创，不是独创，不是特有，不是仅有，都是些东抄西摘来的，多是老生常谈的话，有人笑为“常说的老话多，正确的废话多，漂亮的空话多，严谨的套话多，违心的假话多”。好的总结应当总结出那些具有典型意义的、反映自身特点的以及带规律性的经验教训，于今后工作有实在的指导作用。话不在多而在精准，“结”不在长而在管用。三、创新写作文章贵在创新。所谓“妙笔生花”，创新是妙笔之本，生花之根。我体会，总结报告包括其他报告的写作创新应该是全方位的。一是主题上创新。要做到三切合，即切合时代大主题，切合全党工作大主题，切合各级党委工作大主题。切合大主题，才是大创新，才有大作为。发展是我们民族永恒的主题，也是当今世界的一大主题；当前和今后很长时间，全党学习和实践科学发展观，这是大的主题；当前，党中央国务院作出一系列重大战略决策，转变经济发展方式，调整经济结构，这是新的主题。我们围绕这样的永恒主题、大主题、新主题，开展工作，搞好总结，从实处着力，从小处开口，从新处落笔，就会起到很好的总结效应。二是题材上创新。要做到三贴近，即贴近党委中心，贴近百姓生活，贴近社会需求。只有这样的题材，才有总结的更大价值，更大作用，更大效果。重大题材的总结容易做到三贴近，因为重大题材大都与党委、百姓和社会相关联，个人学习与工作的小题材总结，要不要、好不好做到三贴近呢？我觉得完全必要也完全可以，因为小都是和大联系在一起的，众多之小积成大，无论多大来从小。三是支点思想上创新。主题思想如皓月一轮，支点思想如繁星点点，支点思想和主题思想的关系就是四个字：众星捧月。支点思想一般表现在经验和体会里，也可表现在问题和教训里（可惜常被忽略）。支点思想要具有“三从”、“三性”：从战略上产生，从全局中产生，从长远处产生；要具有本质性、规律性、指导性。四是材料选择上创新。总结对材料有“两次需要”：一次需要“大量地占有材料”，再次需要“围绕主题精选材料”。最后用在总结中的材料，要适量，要准确，要典型。总结报告的重要特点是典型性，主要是所用材料的典型性。我的选材标准是“三最”：最突出、最鲜亮、最有特色。五是结构上创新。总结的格式大都是两段式或三段式，成绩一段，经验体会一段，后面再写点问题和打算。这是常规。但常规也是可以打破的。我认为，总结之结构，从时间上布局也可，从空间上调度也可，从逻辑上安排也可，顺着倒着都可，三角形圆柱形立交桥形都可，无一定之规，咋好咋编排。六是标题上创新。总结报告的标题有一个基本固定的“三加”格式，那就是总结单位+时间+内容+总结。这种标题让人一目了然，但千篇一律地做，就显得太刻板了、太枯燥了、太机械化了。创新就是改变。我的做法是，一要尽可能做个主题，把“三加”格式放下来做个副题。二要尽可能把主题做好、做活、做美。七是语言上创新。总结报告的语言特色，应该追求平实、简洁、生动、深刻、精辟、有力。其表述手法多用叙述、议论，可用描写，还可抒情。其修辞手法可全面采用、“应有尽用”。总结语言大可不必“文采飞扬”，大可不必“咬文嚼字”，大可不必“引经据典”，更不可言过其实、夸大其辞。总结报告要有妙语，“文无妙语不出手,语不惊人继续整”，一篇好的总结报告看后听后，要让人记住一两个好句子，正所谓“不求万言留青史，但望一句动人心”。公文中的模糊语言，即根据公文表述对象的需要和表述者思维的客观情况，为达到表述上的准确性而有意识选用的自然语言中带有模糊性的语言。模糊语言的模糊性，源于这种语言的伸缩性、灵活性、概括性与委婉性。公文写作中的模糊语言与语言表达上的模糊不清有着根本的区别，前者的模糊出于客观事物自身以及表述思维的客观需要，模糊语言表达的事项是正确、清楚的；而后者的模糊则是对客观事物真正的认识不清、表述不明。一、公文中使用模糊语言的必要性我们曾经说过，准确是公文语言的一个基本要求。既然如此，“模糊”二字似与公文沾不上边。其实不然，在许多情况下，为达到公文表述的准确性，必须使用模糊语言。公文中的模糊语言主要适用于以下情况：（一）需要进行表述的客观对象本身存在模糊性在公务活动中，客观事物始终处于发展变化之中，人们只能表述其现实情况，而对其未来发展难以进行准确表述，这时就有必要使用模糊语言。例如，国家广播电影电视总局发布的信息网络传播广播电影电视类节目监督管理暂行办法，把禁止通过信息网络传播的节目归纳为十种。其中前九种都是内容明确的。如“危害国家的统一、主权和领土完整”、“煽动民族分裂、破坏民族团结的”等，唯有第十种为“法律、法规规定禁止的其他内容”。之所以这样写，是因为未来还会出现哪种禁播节目目前尚未可知。这时使用模糊语言“其他内容”，把尚未可知的内容都容纳进来，可见作者考虑之全面，表述之准确。（二）表述者对客观事物的把握存在模糊性有些时候，表述者对现实事物有所了解但不够准确，或者行文本身就不要求精确，这时也有必要使用模糊语言。例如“近年来，党中央、国务院三令五申，要求精简会议和文件，并采取了一些措施，取得了一定成效。但是”，这段话中，“近年”、“三令五申”、“一些”、“一定”都是模糊语言。要把它们精确化、具体化不是不可能，但是没有必要。作为一篇公文的开头，这段话使用模糊语言进行表述，反而更显准确、凝练和全面。（三）需要对表述对象进行概括有的时候，需要表述的对象数目较多，如果一一提及，必有冗长拖沓之嫌，且易出挂一漏万之错。这时，使用模糊语言就很有必要。例如，国家新闻出版署关于规范涉外版权合作期刊封面标识的通知的结尾：“各地、各部门接到本通知后，请立即传达到各有关期刊社（编辑部）”，这里如果一一列出有关期刊社的名称，似乎精确具体，其实啰嗦拖沓。使用了模糊语言“有关”，既精炼又全面。（四）需要为表述对象留有余地公文是公务活动的书面工具，公文的撰拟必须有利于公文活动而不能使公务活动陷于被动。在某些情况下，如果精确的表述只能起到束缚发文机关的作用，就不如使用模糊语言。例如某一高层机关发文宣布即将召开全国代表大会，使用的说法是“将在年的适当时候召开次全国代表大会”。这时如果过早地宣布一个具体日期，发文机关的压力就会很大；用了模糊语言“适当时候”，发文机关就掌握了准备充分之后随时宣布开会时间的主动权。再如“按照国际惯例给予适当优惠”、“各单位要给予大力支持和配合”句中的“适当”、“大力”都是很有伸缩度、灵活度的词汇，这种灵活度非常有利于发文机关和执行机关的工作。（五）需要对客观事物进行委婉表述有些时候，用模糊词语表述客观事物的某种程度更为得体，如“长足的进步”、“较大的提高”、“高度的评价”、“难以估量的损失”等，那么就应当使用模糊语言。对若干特殊文件来说，使用模糊语言进行委婉表述更是必不可少，例如中美联合公告中有“由于众所周知的原因，中美关系曾经一度处于紧张状态”一句，由于使用了“众所周知”，就成功回避了彼此心照不宣的往事，以免令人尴尬。二、公文中常用模糊语言的种类公文中常用的模糊语言有哪些呢？概括起来，大致有以下五类：（1）表示时间的主要有：最近、近日、近期、近来、目前、当前、以前、从前、过去、将来、正在、一度、一直、一贯、许久、良久、长期、偶尔、有时、临时、前后、前几天、前些年、一段时间、适当时候、一个时期以来、今后几年、大部分时间等。（2）表示范围的主要有：每、各、数、个别、特殊、有的、一些、有些、某种、主要、基本、总的、部分、一部分、方面、某方面、少数、多数、大多数、绝大多数、许多、不少、几个、广大、广泛、任何、有关、相关、相应、将近、其他、其它、其余、适当、以内、以外、以上、以下、大于、小于、左右等。（3）表示程度的主要有：略、略微、很、最、极、极其、一定、十分、非常、异常、特别、显著、充分、足够、重大、特大、普遍、一段、几乎、逐步、有所、