供应链系统-采购管理功能介绍.doc

3）采购管理 概述： 采购管理功能主要是帮助企业的采购供应部门完成采购货物及管理采购过程，并且能够明细管理采购成本，采购费用，库存资料的增加量，预付帐款处理，进货检验等。采购业务的基础是生产制造需求资料（也就是物料需求计划资料中的缺料表也是必须采购的请购资料），也可以是本企业的年度采购计划；采购过程要求企业必须有采购订单（正式的采购合同的数字化的反映），到货后可以利用软件中的进货送检功能进行送样检验，采购过程的检验满足两种检验方式，一般检验和特殊检验（具体检验过程描述详见品质检验模块描述），检验合格的产品直接记入进货单，不合格产品有两种处理方式，让步接收的直接记入进货单，不让步的直接退回，自动记入采购退回资料。同时进货资料会自动记录到存货明细帐、应付帐款帐和预付帐款帐中。 采购从询价、采购到货品进库的全过程并汇总各类的反馈信息进行采购决策。通过MRP的计算产生采购计划，可有效地计划和控制采购计划的实施，采购成本的变动及供应厂商的交货履约等情况，从而帮助业务员选择最佳的供货商和采购策略，确保采购工作高质量、高效率及低成本执行，使企业具有最佳的供货状态，进而影响企业的库存等与其它系统完全无缝衔接，采购货品验收入库后可自动更新库存资料，同时自动完成结转采购成本及应付款等的工作。 4）采购业务流程图： 5）功能描述 采购资料的来源科学 采购管理中的采购资料来源于整个公司的采购计划或生产管理系统的物料需求缺料表，物料需求及缺料计算详细参见生产制造系统中的MRP。 货比三家的询价管理 为了更好的节省成本，加大采购的透明度，在采购前提供了货比三家的询价策略，对同一商品可以进行甲、乙、丙三家供货商的材料价格相比，进行适宜性对比后进行采购，在比价时，系统能够详细记录价格的有效日期、交易支付货款的支付方式以及预定支付日期、交货方式、支付多种货币自动计算，也可以明确指明询价单的有效日期，自动记录历史交易及历史价格。询价单中确定了采购对象后，系统能够自动根据选择的货品和厂商生成相应的采购单。 价格管理明细 企业可以自己定义与供货商的默认供应价格，可以根据合同约定，采购数量在一定范围内采用不同的采购价格等，系统自动适配采购价格。系统的定价政策就能满足客户的具体需要。 采购订单的详细管理 在采购订单管理功能中，详细记录了每笔订单的时间、业务员、约定交货日期、交货方式、交易方式（货款结算方式）、是否写入历史记录、是否是含税价格、预付订金、总计折让额、品名、数量、单价、税金、仓库等。 其中，订金的处理会影响到企业的其它三种资料1、预付了订金后企业的资金往来管理中的预付帐款资料增加；2、订金的支付影响到货币资金中银行存款或现金的减少；3、在处理订金的同时，软件会自动记录会计凭证，会计总帐资料同时也发生变化。当该采购订单是含税价格处理时，该企业的应交税金也会发生变化。 当该笔采购业务由于某种原因需要退回时（或取消某笔采购订单时），对应的订金也需要一起退回处理，系统能够自动退回订金，并生成相应的会计凭证，此时的以上3种资料会自动变化。 以上可以看出，软件是完全集成设计的，各个系统之间能够完全整合的。 进货处理功能强大，操作方便 采购到货后，财务和业务的处理过程灵活方便，能够满足企业对不同的业务、财务的核算管理监督的需要。到货后，软件提供的进货单能够详细记录企业采购业务的各种情况，主要包括，供货商名称，日期，采购部门，主要业务员，价格是否含税，货品代码、名称、数量、单价、金额，本次付款情况，冲销预付订金数，涉及到货货品的其它费用金额以及费用的分摊方法等，进货单输入后，经过审核确认后，对本系统中的其它资料带来的变化有： 财务帐面库存数量增加； 财务帐面库存成本金额增加； 如果选择了单张立帐，系统中应付帐款资料增加； 如果选择了立即生成凭证和会计凭证模版，则会计总帐系统资料会自动增加，形成企业的时时的会计资料和领导决策报表； 1、 如果有预付帐款资料进行付款冲销，则企业和供货商间的往来资料就会发生变化； 企业在做采购进货到货后处理的过程中，往往由于企业管理的明细程度和要求不同，管理的重点和控制的方法不同，而且千差万别，如：操作员的工作权限，能输那些部门单据，能处理那些货品，到货货品的到货单编码和自己货品编码不同，货品条形码处理，货品的单价、金额资料能否为空、折扣金额的最大权限等等。 针对以上管理中的细节问题，在系统的进货单处理过程中，充分考虑到了大量的企业灵活多变的需求，进行了充分的归类后，提供了很完善的解决方法。本系统中的进货单中的属性功能能够处理很多灵活的问题，具体如下： 货品查询方式灵活：提供了普通查询和组合查询，普通查询窗口可以由用户自定义需要显示的字段元元元和内容，组合查询可以由客户根据一定的组合条件选择符合自己需要的货品信息，包括规格、型号、现存数量等； 查询显示灵活：系统提供了全部显示、仅库存有的显示、仅本仓库有的显示三种方式来显示查询的货品代号信息；本项和前面项结合使用能达到更灵活的效果； 是否连续新增和是否连续打印：系统提供了方便的打印和新增加单据的功能； 供货商货品代号是否自动转换：本系统中在货品代号设置时，系统提供了将供货商代号和自己代号项对应的输入功能，这样在供货商的货品到货后，只要输入了供货商的货品代号，系统能够自动转换成自己的货品代号和名称； 条形码输入：系统能够根据货品的条形码自动识别货品名称，方便某些高科技产品的输入； 业务员等信息能够控制是否允许别人修改； 序列号产品输入：进货处理时对于需要用序列号管理的货品应当严格记录序列号，方便日后的维修和索赔。 对于采购到的半成品，需要拆开入库的，本系统能够自动进行按照设定的BOM配方进行展开入库。 由以上灵活方便的设置和处理，本进货功能能够完成多种复杂的业务处理和方便的管理功能，能够满足客户的各种管理需要。 采购到货后的处理灵活多样 采购到货的处理灵活多样，能够满足企业对不同的供货商提供的不同的原材料进行不同的检验和不同的检验结果的处理。具体描述如下： 同一采购订单到货可以直接视为全部合格，不需要通过任何验收手续，直接作为合格品入库，输入进货单；示意图如下： 到货后不必要进行繁杂的验收过程，只需要照单全部合格并且办理各种财务资金结算和会计处理；这种业务的处理就是在进货单中，直接从来源单据（在来源单据项中选择来源是采购单并且选择单据和明细货品）中选择输入，然后选择立帐方式，会计凭证模版，修改数量、单价等信息，处理立即付款的付款动作和用预付款付货款的冲销动作。保存后系统就能够自动记录上述五种帐簿。 同一采购订单的货品到货后，需要经过一般性检验后，对合格品进行接受，对不合格品进行退回、让步接收、折价接受等处理，其处理流程示意图如下图： 在这种采购处理流程中，采购到货的货品必须经过一般性检验（一般性检验就是只对货品的总体性能进行检验，不做详细的其它参数检验），只记录合格数和不合格数，不对不合格产品做详细的原因和参数描述。 对于合格品，本系统可以直接转入进货单，进行后续的业务及财务处理，具体步骤如前所述。 同一采购订单的货品到货后，需要经过特殊检验后，对合格品进行接受，对不合格品进行退回、让步接收、折价接受等处理，其处理流程示意图如下图： 特殊检验是质量管理的重点部分，也是区别于其它一般软件产品的优势功能。特殊检验功能必须由用户自己设置某种货品的检验点，该检验点可以是重量、质量、颜色、表面处理、资料参数范围等，对于设置了特殊检验的货品，当采购到货后，必须经过特殊检验，提出特殊检验报告单，然后在本系统中的进货检验单（IQC）中进行检验报告的综合处理，区分合格品和不合格品的数量及不合格原因，提出不合格品的处理方法（有三种：让步接收、折价接收、退回处理）；然后将检验单进行转单据处理，处理方法是让步接收的转进货单，和正常货品同样处理；折价接收是折扣后接收，自动折扣进货价格后转进货单处理；退回处理是进行验收退回处理，在进行采购退回处理，同时，系统自动回写到采购未交信息。 以上是软件提供的货品的采购及进货管理功能，进货过程管理的重点是货品的到货和检验过程，检验和不检验，用什么方式检验，检验结果的处理等，软件提供了三种处理进货和检验的流程方法，用户可以根据每一种货品的检验方式进行定义和检验处理。处理过程灵活多样，检验条件自由定义。 条形码和序列号的使用 软件中采购过程中可以支持商品条形码输入信息；同时提供商品的明细序列号的登记，能够明细记录每个商品的具体代号（货品生产后的识别号），查询货品的库存序列号，也可以根据序列号来查询该货品的采购来源和销售去向，便于企业进行质量跟踪和管理。 其它特色 全面管理企业的供货商信息，包括各种本信息和贸易信息，英