订房、订餐管理办法.doc

奇瑞重工股份有限公司制度奇瑞重工订房、订餐管理办法目 录1.目的2.定义3.适用范围4.职责5.内容6.考核7.附则8.附件9.相关联制度及流程文件生效日期2011年 10月 10 日制度编号QRZGZ.100005.010.0-2011制订单位公关传播部本制度维护责任岗位公共关系专员起草人姜珊审核人韩丽20118.112011.10.7审定人批准人陶郝杰2011.10.101.目的为加强商务接待工作中的业务招待费管理，节约开支、杜绝浪费，特制定本管理办法。2.定义公司各部门与业务往来有关需安排商务接待相关的工作事项。3.适用范围公司对外业务往来所需的商务接待费用开支一律按本规范执行。4.职责4.1 各部门因对外业务往来需要，负责商务接待相关事项的申请，并按批准的申请组织实施。4.2 公关传播部负责为各部门办理商务接待中的相关事宜，实行统一报销，计划财务部根据实际发生情况将费用分摊至各部门，按相关规定考核。4.3公关传播部按照公司规定，负责制定年度预算，并按预算执行，监督各部门按预算执行情况。5内容5.1 招待标准级别标准备注总经理级、副总经理级实报实销签单需注明招待事由总经理助理级、经理级、副经理级100元/次/人特殊情况需经公司分管领导批准后可适当放宽。经理助理级、部长级80元/次/人副部长级、科长级、副科长级70元/次/人备注 以上费用不含酒水，原则上酒水费用不超过申请招待费用的50%。5.2 商务接待类别5.2.1 内部接待（工作餐）5.2.1.1 各部门需要在餐厅招待客人的，一律为工作餐，标准为8 元/份，餐卷由各部门自己购买，所需费用记入各自部门。5.2.2 外部接待5.2.2.1 订餐a.公司副总及以上领导订餐，由公关传播部预订，参加副总及以上人员直接签单，特殊情况由公关传播部指定相关人员签单。b.各部门在公司协议酒店招待客人就餐，需填写招待申请单（附件一），经公司分管领导签字（工厂须经理级人员签字）后，在就餐时间前提前1天交公关传播部预订，并由公关传播部将公司的订餐/房有效签字通知单（附件三）发至酒店或电话通知所定酒店，方可在该酒店帐单上签字挂账；临时性或不能够提前半天的，招待单位自行垫付招待账款，在招待后索取发票和账单并在1个工作日内到公关传播部补办相关手续，否则公关传播部不予办理报销。5.2.2.2 订房a.公司副总及以上领导订房，由公关传播部统一预订，直接签单，特殊情况指定相关人员签单。b.各部门需在公司协议酒店安排客人住宿，需填写招待申请单，经公司分管领导签字后，在入住前1天交公关传播部预订，并由公关传播部将公司的订餐/房有效签字通知单（附件二）发至酒店或电话通知酒店，方可在该酒店帐单上签字挂账；临时性或不能够提前半天的，招待部门自行垫付接待账款，在接待后索取发票和账单并在1个工作日内到公关传播部补办相关手续，否则公关传播部不予办理报销。5.2.2.3 如因特殊情况要在非协议酒店招待的，需有相关情况说明，经分管副总审批签字同意后，方可招待并报公关传播部备案，招待产生费用由接待单位自行解决。如出差在外地需招待的，要事先请示公司分管领导，同意后方可招待，并在回公司后3 天内补办相关手续，补办流程及说明在非协议酒店招待情况。5.3 费用核算5.3.1 所有招待费用由公关传播部行政科于每月10 日之前，将上月各部门在各协议酒店发生的费用审核并汇总招待费用报销汇总表（附件三），与当月各费用发生部门确认后，方可统一结算。5.3.2 各单位的消费标准要按实际申请标准消费，原则上不得消费超标，否则财务有权拒绝报销，计划财务部根据实际发生的情况将费用分摊至各部门，并纳入考核。5.3.3 各部门根据需要确定一名人员与公关传播部联系日常商务接待事宜。5.4 接待注意事项5.4.1 所有接待必须符合公司对外业务往来的需要，任何接待上的开支不得背离经营的目的和要求，严禁个人动机与私人目的的接待活动。5.4.2 接待费用开支，必须本着最小开支、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次接待的目的，接待的对象和接待的方法，合理运用接待的方法，有效使用经营开支。5.4.3 必须严格控制陪客人数，与接待活动无关人员一律不得陪客。5.4.4 中午时间原则上不对外宴请客人，只提供工作午餐。5.4.5 严禁用公款自娱自乐。6.考核6.1 接待部门发生的接待费用若没有按本规范的要求操作，则发生的接待费一律不准报销。6.2 各部门接待费用超出额度时，公关传播部原则上不再给予报销。6.3 各部门费用由财务部按标准考核。7.附则7.1 公司阶段性专项商务接待以相关报告为准。7.2 本规定的解释权与执行监督归公关传播部。7.3 本制度自签字发布之日起生效。8.附件8.1附件一：商务接待申请单8.2附件二：商务接待有效签字通知单8.3附件三：商务接待费用报销汇总表9.相关联制度及流程文件奇瑞重工参观、接待管理办法附件一：就餐券领用申请单奇 瑞 重 工 股 份 有 限 公 司就餐券领用申请单 申请日期：部门使用日期第一联申请部门留存来客单位来客人数接待人领用张数部门签字 （第一负责人）部门签字 （财务人员）公关传播部签字奇 瑞 重 工 股 份 有 限 公 司就餐券领用申请单 申请日期：部门使用日期第二联公关传播部留存来客单位来客人数接待人领用张数部门签字 （第一负责人）部门签字 （财务人员）公关传播部签字附件二：招待申请单 奇 瑞 重 工 股 份 有 限 公 司招 待 申 请 单申请部门成本中心号申请人/联系方式(手机)人数客人姓名签单人申请理由来客单位预定地点费用支付方 式就餐时间及 标 准订房标准计费用入住时间 (精确到小时)离店时间 (精确到小时)费用合计（元）科室/部门意见分管领导或授权领导意见公关传播部处理结果完成情况：（已完成 未完成） 标准：（同意部门标准 总经办处理标准） 入账方式：（部门费用 项目费用 培训费用 公司领导费用 其他费用） 备注：第一 联 申请部门留存 奇 瑞 重 工 股 份 有 限 公 司招 待 申 请 单申请部门成本中心号申请人/联系方式(手机)人数客人姓名签单人申请理由来客单位预定地点费用支付方 式就餐时间 及标 准订房标准计费用入住时间 (精确到小时)离店时间 (精确到小时)费用合计（元）科室/部门意见分管领导或授权领导意见公关传播部处理结果完成情况：（已完成 未完成） 标准：（同意部门标准 总经办处理标准） 入账方式：（部门费用 项目费用 培训费用 公司领导费用 其他费用） 备注：第二联公关传播部留存附件三：订餐/房有效签字通知单 奇 瑞 重 工 股 份 有 限 公