论秘书的参谋艺术.doc

论秘书的参谋艺术引言秘书参谋职能是提高领导工作效能的根本保证。办事职能主要是通过参谋职能的有效发挥来实现的，离开参谋职能，秘书工作不可能有大的作为。即使是完成领导交办的具体事务，仍然需要秘书发挥参谋职能。秘书部门的参谋作用是秘书工作与生俱来的，是由秘书工作的性质、特点和任务决定的，不是有没有的问题，而是强化或弱化的问题。参谋职能贯彻和渗透于秘书工作过程的始终。1 良好的秘书参谋艺术的积极意义 作为领导的一名秘书，掌握良好的参谋艺术对工作效率的提高有非常积极的意义，反之，对工作就会造成不同程度的负面影响。这样的例子在三国演义中也不少见。田丰是袁绍帐下颇为不凡的大谋士。三国演义的三大战役之一曹操起家、袁绍败落的官渡之战的前前后后，田丰对形势把握很准，也先后提出了一系列精当的建议。可惜，田丰的忠言始终未能被袁绍采纳，袁绍兵败后，还落了个被赐死的悲惨结局。田丰进言不被采纳，主要原因是他开口就以教训的口吻嗔怪袁绍先前不听他的建议，乘许都空虚之时进兵，此时已令袁绍心中隐隐不快；在袁绍发怒后又火上加油，吐出一句“出师不利”的“不吉之言”，终致袁绍大动肝火。田丰苦谏，是出于一名臣子强烈的责任感，其忠可嘉，其勇可佩；他摆出的理由也很充分，可他的话却太欠考虑。如不是刘备力劝，田丰当时就做了刀下之鬼。由此可见，在进言中，秘书人员务必谨记身份，保持思维清晰；务必从容不迫，做到说理充分而不显锋芒。唯其如此，才能最大限度地化解不利因素对进言的干扰，最大程度地得到领导的认同，提高建议的采纳率。现代秘书不但要善谋，还要掌握和提高自己的参谋“技巧”，这需要秘书有很好的悟性，注意观察、揣摩、领会领导处理问题的思想方法和管理艺术。善于进行总结和积累，提高自己独立处置问题的能力，在充分掌握领导工作的内涵和外延的基础上，在领导活动目的确定过程中的某个环节上或某些环节上，提供必要的决策咨询和建议；在决策的实施过程中，大胆而又建设性地提出辅助和改进性意见；发挥主观能动作用，从而起到良好的参谋助手作用。在明确参谋艺术之前，笔者先明确秘书对领导提供参谋的范围：2 秘书参谋的内容为领导服务是秘书工作的最大特点,其中参谋服务是秘书工作之本,也是秘书工作之重。秘书要做好参谋工作必须为领导决策提供准确的信息、完备的资料和可靠的情况。那么，作为决策者的“参谋”，秘书参谋具体需要做哪些工作呢?2.1深入调查，为决策提供依据领导决策、决定的依据是全面、准确、及时的有关方面的信息。 秘书参谋就是在领导决策过程中为领导决策提供准确的信息、完备的资料和可靠的情况、为领导提出富有创造性和科学价值的参谋性服务。从而使领导在制定决策时具有准确的依据和可供选择的方案。提供这种参谋性的服务也是对各级领导的一种智力补充和延伸。而协助领导思考问题、发现问题和预见问题，是作好“参谋”的一项重要内容。我们的国家正处在大变革、大发展的时期.各种矛盾问题不断暴露出来.面对这种纷繁复杂的情况，就要求秘书善于捕捉各种倾向性、苗头性问题，善于对各种情况及时地作出准确判断，预见其发展趋势，提出相应的对策。例如:加入WTO后大量地引进外资，但对于引进外资后可能产生的一些弊病，秘书人员必须有足够的认识，以便于协助领导者对可能发生的问题，做到及时处理。2.2 根据问题，提供决策方案并进言在领导做出决策之前，针对决策中出现的问题，向领导提供有关方面的专家、技术人员名单、提供第一手可靠资料，以备领导咨询。秘书还要充分利用所积累的资料，竭尽全力地为领导提供决策依据。根据领导的动机和意图，经过充分的思考和周密的分析，提出若干个决策执行方案，包括解决问题的目标、步骤、措施和方法供领导选择。做好领导决策前的“参谋”，这是在新的历史条件下秘书工作的新发展，也是市场经济对秘书工作者的新要求。同时，秘书还要敢于“进谏”，实事求是地为领导“把关”。对收进的文件要经过认真筛选、确保文件真正能够说明问题，避免领导在“文山”中浪费精力；秘书还要对领导决策的结果细心地弥补漏误，尽责地做好善后工作。可见，秘书作为领导的左右手，他（她）的参谋涉及的范围是相当广的，而且对秘书与领导的关系、秘书个人劳动成果是否被认同等等都有非常重要的影响。由此可见，秘书人员提高自身的参谋艺术是非常重要的。3 秘书人员应积极提高自身参谋艺术在信息化社会和知识经济时代，随着各级领导的领导水平和执政能力的不断提高，秘书工作参谋服务的力度、广度和深度在不断拓展。要提高参谋的艺术实现当高参、设大谋、服好务的目标,秘书工作者必须讲究参谋的方式方法。3.1 在参谋时,讲究一个度所谓“度”,具体地说办公室人员在为领导提供参考意见时,首先应考虑到应不应该提供这个意见?什么时候去提供?用什么方式来提供?提供后可能起到的作用和效果等等。这些都应该谨慎、认真地去思考。因为办公室人员是为领导服务的,一定要根据领导的意图提供有价值的可靠的信息、资料和建议,切不可把自己的意见或观点强加于领导身上。笔者在实习过程中收集了这样一例：某县召开“老区经济建设促进会”三届二次会议,共商新千年老区开发和扶贫济困工作大计,并明确指定一名乡镇党政负责人带队参加会议。但会前在各地准备的多份经验介绍的材料中,却缺少一份基层党委、政府如何关心和支持老区经济开发工作的经验介绍。针对各地对此项工作长期存在的不平衡的状,负责筹备会议材料的办公室人员想出一条比较合理的建议,即选择一个关心和重视振兴老区经济、扶贫开发工作、且成绩突出的乡镇党委书记在会上介绍他们的经验。在会议即将开幕的时候,办公室人员考虑到提建议的效果,此时必须掌握好这把尺子,并没有直接向领导提出,而是通过副会长和秘书长,将这一动议传给主持工作的主要领导,当即被领导采纳。会后效果极佳,与会的一些乡镇负责同志纷纷来会议秘书组,索要该乡党委书记的发言,有的回去将该发言材料翻印、复印并分发给“三套领导班子”,以便工作时仿效。这只是简单的一例，工作中这样的案例不胜枚举。可见，秘书在为领导决策提供参谋时,“度”的把握是很重要，它直接影响秘书个人的劳动成果是否被认同。3.2在参谋时,有充分的准备所谓“备”，就是秘书为领导决策提供参考意见时要掌握充分的资料，要做到有理有据。这些资料不仅仅来源于调查，也来源于平时的收集。调查研究是参谋决策的前提，收集是参谋决策之根本，领导就某项工作或问题做出正确决策的依据是秘书部门对实际情况的调查和对信息的收集。也就是说，没有调查研究和信息收集就不可能有科学的决策。有关这方面的经验和教训不仅仅在现在，在历史上也有许多。比如水浒传中“宋江三打祝家庄”，前两次均因对情况掌握不准而告失败，第三次让军师吴用化装进入祝家庄侦察敌情和地形，了解和掌握了该庄的防御设施，确定了科学的进攻路线，因而取得了最后胜利。再比如：在实习期间，我们公司的成经理有一次出国考察，因法国某公司签订了出口贸易意向书。外方总经理将来考察公司。但于公司得知这一消息，时间已剩三天了，成经理立即召来李秘书，要他写一份公司建厂几十年的发展情况；另一份是详细公司在市场营销等方面所作的努力。李秘书在公司担任秘书已近五年，并一直收集公司和市场营销方面等的各种资料，并装订成册，平时也一直在翻阅。在接到任务时，李秘书在最短的时间内把材料交给了成经理。以上案例充分地证明了作为领导的“参谋”必须要做好调查研究和信息收集工作。3.3在参谋时,有足够的道理秘书向领导提一个正确建议,必须有足够的道理,才能让领导采纳你的建议。真理来自实践，这就必须要在理论联系实际方面狠督促检查下功夫。那么,怎样把理论与实际情况结合起来呢?在很大程度上取决于办公室人员的水平。作为一名办公室人员,首先原则性要强,政治品质要好,思想作风要正；还要具备一定的政治哲学、市场经济等基本理论和独立的科学思维能力；具备超前的、活跃的思想创新意识,对国家民族事业高度负责的精神；并对于一些具体情况及纷繁复杂的事物和矛盾在一定范围上应比领导掌握更多一些,应成为领导的“资料库”。这样才能保证理论与实际融会贯通,才能拿出有道理的建议。要做到这一点,秘书就要扮演“关起门来当领导”的角色,“不在其位,而谋其政”。工作职务不在领导位置上,但考虑问题应站在领导角度,想领导所想,急领导所急。3.4在参谋时,有充分的依据办公室人员作为领导的参谋和助手,一定要贯彻和服务于领导意图,在领导决策中发挥有效的作用。这直接关系到领导机关和党政领导的工作质量、效率及其形象。因此“谋”而有据,至关重要。例如:2002年6月，某市遭到特大洪灾。省委要求该市做一份汇报工作的材料，材料自然要写到抗洪救灾的情况。而市府办秘书早已在自己的笔记本中留下这些情况和一些必要的数字。并及时的做好这份汇报工作的材料以最快的速度交到省委领导的手中，使得省委领导在最短的时间内了解到抗洪救灾的情况。由