南通XX冷冻设备有限公司.docVIP

南通XX冷冻设备有限公司出差管理制度（草案）一、目的：为了规范出差管理流程，明确本公司员工的差旅费报销、出差补贴标准，规范差旅费借支、审批、报销签批程序，并加强出差费用成本控制，特制定本管理制度。二、管理职责：1、出差人员及所在部门负责差旅费的申请、借支、报销及初步审核；2、财务部负责差旅费的控制、审核、借支款的及时返还及报销款的支付等财务管理工作。三、范围：本公司所有出差人员四、出差类别：1、短途出差：周边城市，路途较近，出差当日可返回公司；2、长途出差：跨省或路途较远，出差须在外住宿。五、出差申请及管理：1、 所有出差人员出差前应填写出差申请单，申请单中须明确注明出差起始日期和预计返回日期，注明出差线路及事由。2、 所有出差人员须经本部门主管及总经理同意并签字（或电话、信息）确认后方可出差，未按程序审核批准的，不予出差。3、 出差人员需及时向所在部门主管汇报出差在外的工作进展：1）被委派维修安装的一线或技术人员需及时填写相关维修安装单据，遇到问题第一时间向本部门主管电话汇报，寻求解决方案；2）业务人员出差后每三天须向各直接主管汇报工作进展及下一步工作计划安排，以便及时掌握咨询，调整销售方向。4、 各级主管对出差申请进行审批时，除须对申请人员所填出差目的及时间安排进行审核外，还应对其所提出的出差费用预算进行合理性测算。5、 未经批准出差的，不予报销差旅费，同时计旷工。6、 出差结束或临时有事需返回公司者须提前报知各直接主管，以便于主管进行工作调整，否则以旷工处理。7、 若出差返回当日时间为22：:00以后(必须以电子票为依据)，则次日上午可以休息半天，下午必须按正常时间到公司上班并及时报人事记录相关考勤。六、出差费用的报销及规定：1、 短途出差：出差人员原则上应当天返回，若确需住宿留驻，应取得部门主管同意后方可报销相关费用 。2、 出差人员必须在回公司后3日内凭出差申请单及相关报销单据，核报差旅费用（如有特殊情况需延迟报销则须提前请示上级主管，并在报销单据上写明延迟理由）。3、 维修安装及技术人员出差期间需填写相关维修安装记录单据，业务出差人员出差期间须如实认真填写业务员周工作小结，记录、分析、汇报出差期间的工作，其中时间、按顺序点到点的路线、拜访客户名，联系方式、达成结果、下步计划分析等必须填写清楚。出差后回公司报销时，相关部门人员报销发票内容须与各自对应的维修单、安装检验表及业务员周工作小结等内容相吻合（由各部门主管予以审核），否则当次出差费用不予报销。4、 住宿费报销规定：1） 出差人员住宿费用需控制在公司规定的标准范围内（住宿费用标准参照附表一），凭正规发票予以报销，如超标准住宿，超支部分一律自理（如有特殊情况超过标准住宿需事先向部门主管或总经理请示）。2） 出差人员住宿费发票必须与实际线路所在地一致方可报销，如集中开票，住宿费用一律不予报销。3） 业务人员在有办事处的城市，原则上不得报销住宿费，如因接待客户或公司领导，则须事先征得部门主管或总经理同意，报销时需在票据上写明原因，由部门主管核准，总经理审批后予以报销。4） 住宿发票原则上必须提供正规发票，且发票抬头必须为“南通XX冷冻设备有限公司”，如为手撕发票必须注明起止日期和天数。5） 当有两个或两个以上同性别人员同行出差时，原则上必须住双人间或三人间，如因特别情况需单独开单人间，需事先征得部门主管或总经理同意，其住宿标准按照高级别职务的标准报销。5、 交通费报销规定：1） 本着安全节约、合理选择的原则，超过12小时以上长途车应尽量选乘火车，无正当理由和其它特殊情况下，不得随意乘坐飞机，软卧、高铁以及动车一等座，如因急事必须乘坐飞机、高铁、软卧以及动车一等座时，需事先征得部门主管及总经理同意，返回报销时票据必须经由部门主管核准，总经理审批。2） 长途出差或返回原则上必须选用公共交通工具，不得随意打车或是包车，如确因工作需要必须事先征得部门主管及总经理同意，否则不予报销相关费用。3） 车船票以电子票据为准，如为手撕票或定额发票则必须有乘坐时间和点到点等详细备注说明。4） 搭乘或驾驶公司交通工具者，不得再报销同一时间段的交通费。5） 与出差线路无关的交通费用票据一律不得报销，特殊情况下需事先征得部门主管及总经理同意，注明理由，方可报销。6） 若定额票面面值大于实际报销金额时，应将面值金额改为实际需报销金额。7） 市内交通费原则上实报实销，如有出租车票必须有时间、点到点及乘坐事由的说明，部门主管做好核准审批工作。6、 伙食费：1）出差人员参加在外地召开的各类会议及展会时，若属食宿费自理，则可回公司按出差标准报销伙食费，如集体统一用餐，则不发放伙食补助。2）出差时间为当日中午12点之前时，伙食补助按全天发放；出差时间为当日中午12点后时，伙食补助按半天发放。7、 销售部相关出差费用及管理规定：1） 招待费及小礼品费：A、销售部各区域人员招待客户要本着从简节约的原则，招待客户需事先经各大区经（副）理批准，未经批准不得宴请，金额1000元时需经部门主管批准，金额2000元时需经总经理批准。B、招待费或是小礼品费报销凭证抬头原则上必须为“南通XX冷冻设备有限公司”，并注明项目名称，招待人员，联系电话。2） 通讯费：A、话费报销发票必须为通信公司开具的正规发票。B、业务人员（含区域主管）原则上按不同额定标准执行（标准为：业务员250元/月，区域经理300元/月，大区经（副）理级以上350元/月），每一额定标准为费用报销的上限，超过上限金额的费用自理；不超过上限金额时，实报实销。每月手机话费只可报销一次。3） 业务用车管理： 随着营销队伍的逐步壮大，业务用车数量也将逐渐增加，为了提高业务人员的办事效率，保证车辆的有效和安全使用，以保障工作的顺利开展，制定以下规定：A、 车辆使用管理：a、遵守公司车辆使用管理规定。b、严格遵守交通法规，严禁酒后驾车。c、为了保证驾驶人员的人身安全和车辆安全，业务部所有车辆统一安装GPS车辆定位系统。d、公司驻各片区车辆由公司统一管理，指定各区域负责人作为办事处车辆使用管理的具体责任人；由各驻外办事处负责人履行监督和管理车辆的安全、使用、停放、车况检查、维护与修理、保养及清洁等职责，认真填写车辆保养维修记录。e、各区域负责人作为车辆使用管理的第一责任人，具体负责车辆的日常管理；当车辆第一负责人由于各种原因无需使用车辆时，可由其指定其他人员作为临时负责人，代行车辆监管职责。f、公司为驻外业务人员配备的车辆，是为了改善驻外人员的办公条件，促进工作顺利开展和效率的提高，因此严禁公司业务车辆被用于非工作用途，或者出现外借、换车使用等情形。严禁将车辆交给无证人员驾驶或租借给他人。g、当车辆外出时，车辆使用者应填写车辆使用记录表，注明用途、使用时间、里程、地点等，每月上交部门主管，记入车辆管理台账存档。h、驾驶人员是车辆安全的具体责任人，应做好车辆停放、防盗措施等车辆安全工作；驾驶人员要严格遵守国家相关的交通法规，严禁酒驾、超速驾驶、疲劳驾驶等。B、 车辆保养、检查及维修管理：a、驻各片区的车辆需定期进行保养，每月要安排检查，业务用车的领用人必须做好日常检查、保养和维护记录。b、各片区所有人员要爱护公司车辆，安全停放并及时进行保养、检查及维修；由于片区负责人或者驾驶人员工作疏忽而未按照规定处理的，要承担相应的经济损失或有关责任。C、 车辆费用管理：a、车辆在使用过程中因维修、保养产生的费用及明细，需有正规发票及费用明细单交与行政管理办公室，用以存入车辆管理台账。b、车辆用油实行一车一油卡制度，油卡由公司统一办理，严禁利用油卡为其他单位和私人的车辆加油，一经发现，将取消其用车资格，并按照XX公司车辆使用管理规定相关条文处理。c、业务用车每次加油必须索要加油小票，并在票面上记下行驶里程数，油卡保管人需要按顺序将小票粘贴在车辆用油统计表上，在下一次充值油卡前需要将车辆用油统计表递交给行政管理办公室存档。d、行政管理办公室将根据每辆业务用车的油耗来核对上次的充值使用情况，对于核对出现的异议，各油卡保管人有责任作出解释。e、无特殊情况不允许使用现金加油，车辆在途中确需现金加油的，发票必须有销售部主管和行政部主管签字证明方可予以报销。f、车辆的一切违章罚款公司不予报销，其罚款由驾驶人承担。g、各车辆的油耗评估参见附表三。D、业务人员出差纪律：a、出差期间必须遵纪守法，遵守公司制度；b、出差期间每天工作必须有明确性，要把工作落到实处，业务部负责人将不定期跟踪监督其出差工作情况，将其工作表现列入绩效考核范围。c、不得从事有损公司形象、品牌形象、公司政策的活动；不谈论与公司形象、品牌形象、公司原则和公司政策相违背的言论；d、不给客户制造正常工作以外的难题和提出正常工作以外的要求；e、业务人员出差后须加强自身安全防范和财产保护意识，保证自身人身和财产安全。E、市区出差、市内培训（培训机构培训费、用餐费捆绑收除外）及4人（含）以下晚加班，公司不提供用餐，给予午餐补助，标准：20元/人次。七、本制度在以后的实际操作过程中将根据实际情况增加或删减内容。八、附表：附表1：住宿费等实报实销标准（标间）职务一级城市二级城市手机话费伙食补助总经理 30026050050销售总监/部门主管22018035050大区经理16014035050区域经理/部门分务员/员工12010025050附表2:住宿费及伙食补助包干报销标准（选用）职务一级城市